Акт приема передачи ключей для ремонта

Акт приема-передачи ключей от помещения

Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.

В каких ситуациях без документа не обойтись

Акт может сопровождать передачу ключей от разных объектов, которыми могут быть:

1. Квартиры во вновь построенном доме – тогда документ оформляется между юридической компанией-застройщиком и физическим лицом-собственником квартиры.
2. Если речь идет о зданиях, сооружениях и т.д., то акт формируется обычно между двумя организациями.
3. В некоторых случаях, документ может быть составлен и внутри какой-либо одной компании, например, когда передаются ключи от офиса, склада, торговой точки и т.п. от одного ответственного сотрудника другому.

Таким образом, практически всегда акт не является самостоятельным документом, а сопровождает какой-либо договор: аренды, покупки, продажи, залога и т.д. или же относится ко внутрикорпоративным бумагам, удостоверяющим передачу имущества предприятия между сотрудниками.

Для чего нужен документ

С того момента, как ключи переходят из одних рук в другие, ответственность за имущество, находящееся внутри помещения, равно как и за само помещение (здание, сооружение), несет тот, кому они были переданы.

Данный акт в основном нужен для четкого разграничения прав и обязательств по обеспечению целостности и сохранности товарно-материальных ценностей.

В случае причинения какого-либо материального урона охраняемому объекту, компенсация может быть взыскана с того, кто принял ключи по акту приема-передачи.

Кто должен подготовить акт

В формировании акта всегда участвуют две стороны. В качестве первой выступает лицо, передающее ключи, в качестве второй – принимающее их. Обычно акт составляет тот, кто ключи отдает, но, в любом случае, акт должен быть удостоверен подписями обеих сторон – только при соблюдении этого условия данный документ обретет легитимность и юридическую силу.

Общие моменты составления акта

Если вам понадобилось составить акт приема-передачи ключей, прочитайте наши рекомендации и посмотрите приведенный ниже его образец.

Сегодня нет стандартного образца акта приема-передачи ключей. Это означает, что его можно писать в произвольном виде, или, если в организации есть разработанный шаблон документа – по его форме. Главное, соблюсти несколько простых правил:

1. Акт должен иметь определенную структуру, в которую входят так называемая «шапка», основная часть и заключение.
2. Он должен в обязательном порядке включать подписи обеих сторон. При этом, если один из субъектов, участвующих в формировании акта, действует по доверенности, информацию об этом тоже нужно внести в акт, указав ее дату составления и другие идентификационные данные.
3. Если при приеме-передаче были свидетели, сведения о них надо включить в документ в следующем виде: ФИО, выписка из паспорта, адрес местожительства и подпись.

Как только акт будет подписан всеми присутствовавшими сторонами, ответственность за ключи, а также безопасность помещения, к которому они относятся, и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающему лицу.

Заверять готовый бланк печатью строгой необходимости нет, поскольку с недавних пор требование к организациям и предприятиям об обязательном использовании штемпельных изделий для визирования бумаг отменено. Проштамповать акт надо только тогда, когда применение штампов указано в локальных нормативных документах компании.

Акт может быть сформирован на обычном листе любого удобного формата (но общепринятый – А4) или на фирменном бланке организации с оттиском реквизитов. Он может быть написан от руки или напечатан – эти факторы в определении законности документа роли не играют.

Создается акт всегда минимум в двух экземплярах. Один из них остается у лица, ранее ответственного за ее хранение ключей, второй передается новому ответственному лицу. Свидетелям, если таковые присутствовали при составлении акта, надо отдать заверенные копии.

Сколько времени хранить готовый бланк

По завершении всех формальностей, когда ключи перейдут от одной стороны к другой, информацию об акте надо внести в специальный журнал учета документации. После этого бумагу нужно передать в архив компании на хранение. Здесь он должен находиться в протяжении периода, длительность которого устанавливается либо законом, либо внутренними нормами предприятия.

Образец документа

Здесь приведен пример акта приема-передачи ключей от одной компании другой по договору аренды помещения.
Сначала указываются:

• название документа (с кратким обозначением смысла);
• номер (по необходимости);
• место (населенный пункт, в котором работает компания);
• дата составления акта.

Затем, в основной части удостоверяется факт приема-передачи ключей. Тут надо написать:

• полное наименование предприятий, участвующих в данном процессе, лиц, которые их представляют (должности, ФИО);
• причину, ставшую основанием для процедуры приема-передачи;
• название и адрес объекта, ключи от которого передаются;
• номер и дата исполняемого договора.

При необходимости в акт можно внести и другие сведения (например, о количестве ключей и их копий, их принадлежности к той или иной двери/замку, состояние объекта и т.д.). Если к акту прилагаются какие-то дополнительные бумаги, информацию об этом также нужно отразить в бланке.

В заключение под актом должны поставить свои подписи представители обеих организаций и все прочие присутствовавшие при процедуре передачи лица.

Источник

Акт приема-передачи ключей

Причины для передачи ключей

Ключи – это всегда вторичный предмет, являющейся неким функциональным аксессуаром основной вещи: транспортного средства, жилого помещения, сейфа и т.д.

Самостоятельным предметом вещественного мира ключи могут быть в случае, если они являются вещью сами по себе, например, произведением искусства в виде ключа. Но в прикладном смысле подобный ключ не станет предметом передачи по акту приема-передачи ключей, а значит, в рассмотрении этого варианта просто нет смысла.

Таким образом, акт приема-передачи ключей составляется как документ к некоему соглашению, предусматривающему передачу объекта или предмета, для полноценного использования которого нужны ключи.

И в этом смысле нет необходимости в выделении фактов передачи ключей, например, от сейфа или дверей при передаче соответствующих должностных функций. В данном случае ключи все равно исполняют второстепенную роль, а основным предметом являются функциональные обязанности по трудовому соглашению.

В любом случае рассматриваемый вид акта составляется, когда ключи и предмет, с ними связанный, передаются разновременно. В противном случае составляется общий акт о передаче имущества и ключей к нему.

Итак, причинами для составления акта приема-передачи ключей могут быть:

• передача автомобиля по результатам договора купли-продажи, мены, дарения, наследования, аренды либо ремонта;
• передача жилого помещения по результатам договоров купли-продажи (в том числе ДДУ), мены, обмена, аренды, дарения и т.д.;
• передача предметов и объектов имущества, полноценное функционирование которых невозможно без применения ключей (сейфы, нежилые помещения, гаражи, склады) по договорам купли-продажи, мены, аренды и т.д.;
• передача должностных функций по трудовым соглашениям, если эти функции так или иначе связаны с доступом к имуществу или документации работодателя посредством ключей для отпирания помещений и сейфов.

Участники акта

При составлении акта приема-передачи ключей в обязательном порядке участвуют передающий и принимающий.

Возможно объединение одного передающего и двух принимающих в случае передачи ключей одновременно с передачей функциональных обязанностей. Например, бывший сотрудник передает ключи должностному лицу предприятия, а тот, в свою очередь, передает их тому, в чьем ведении будут находиться эти ключи.

При передаче ключей по договору купли-продажи (по ДДУ в том числе) передающим будет продавец или застройщик, а принимающим – покупатель или дольщик.

Акт передачи ключей может быть составлен:

1. покупателем и продавцом по договорам купли-продажи (включая ДДУ);
2. дарителем и одаряемым;
3. арендатором и арендодателем;
4. обменщиками;
5. заказчиком и исполнителем услуг по договору об оказании услуг.

Составление акта

При невозможности интегрирования факта передачи ключей в акт передачи предмета по основному договору составляется отдельный акт с целью фиксации именно факта передачи ключей. То есть, упрощенно, факт передачи ключей может быть зафиксирован как в акте передачи имущества или должностных функций, так и отдельно от него.

При этом передача ключей внутри организации и предприятия, вне зависимости от того совместно с имуществом или без него передаются ключи, будет относиться к актам передачи материальных ценностей.

Структура акта приема-передачи является стандартной и включает в себя:

1. наименование документа;
2. место составления акта и дата его составления;
3. место для визирования акта (для юридических лиц);
4. ФИО и паспортные данные участников акта (с указанием должностей, если передача происходит в рамках должностных обязанностей), с уточнением, кто передает и кто принимает;
5. сведения об основаниях передачи ключей, включая сведения об основном договоре и сведения об акте передачи того имущества, для которого ключи предназначаются;
6. сведения о самих ключах – комплектность, функциональность, пригодность для применения. Это означает, что передаваемые ключи в момент составления акта должны быть проверены – автомобиль должен быть ими заведен, дверь открыта и т.д.;
7. подписи участников акта.

Составляется акт в количестве экземпляров, достаточном для всех заинтересованных в акте лиц. Срок хранения актов рассматриваемого вида определяется правилами хранения документов и обычно составляет не менее трех лет.

Источник

Акт приема-передачи ключей — Правильный образец в 2021

Оформлять акт приема-передачи ключей нужно тогда, когда ключи передаются лицу не одновременно с передачей имущества. Если лицо получает доступ к объекту одновременно с ключами, оформляется акт о передаче определенного имущества, к примеру, авто либо недвижимости.
Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.

Файлы для скачивания:

В организациях или коммерческих учреждениях всегда должен назначаться человек, который несет ответственность за сохранность ТМЦ и деловых атрибутов, занимается контролированием их перемещений и использования по назначению. Но этот человек рано или поздно может уйти в отпуск, либо сменить должность, и именно в таких случаях необходимо составление акта, чтобы передать ТМЦ, ключи другому лицу.

Как заполнить акт приема-передачи ключей в 2021 году

Как и любой официальный документ, этот акт должен иметь «шапку». Здесь прописывается название документа, дата и место его оформления. Последующее заполнение можно разделить на несколько этапов:

1. Указывается информация об участниках, между которыми осуществляется передача ключей. Это могут быть разные данные, например, сведения из паспорта или учредительных документов.
2. Название помещения и его описание. Указывается, где именно оно находится, а именно, точный адрес.
3. Нередко помещения передаются с имуществом, находящимся внутри. Его также следует перечислить.
4. Если в пределах компании передаются ключи от всех помещений, но при проверке получатель обнаруживает, что каких-то не хватает, это обязательно должно быть отображено в акте.
5. После проверки документ подписывается, как участниками, так и свидетелями.

Если вам понадобилось составить акт приема-передачи ключей, прочитайте наши рекомендации и посмотрите приведенный ниже его образец.

Сегодня нет стандартного образца акта приема-передачи ключей. Это означает, что его можно писать в произвольном виде, или, если в организации есть разработанный шаблон документа – по его форме. Главное, соблюсти несколько простых правил:

1. Акт должен иметь определенную структуру, в которую входят так называемая «шапка», основная часть и заключение.
2. Он должен в обязательном порядке включать подписи обеих сторон. При этом, если один из субъектов, участвующих в формировании акта, действует по доверенности, информацию об этом тоже нужно внести в акт, указав ее дату составления и другие идентификационные данные.
3. Если при приеме-передаче были свидетели, сведения о них надо включить в документ в следующем виде: ФИО, выписка из паспорта, адрес местожительства и подпись.

Как только акт будет подписан всеми присутствовавшими сторонами, ответственность за ключи, а также безопасность помещения, к которому они относятся, и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающему лицу.

Заверять готовый бланк печатью строгой необходимости нет, поскольку с недавних пор требование к организациям и предприятиям об обязательном использовании штемпельных изделий для визирования бумаг отменено. Проштамповать акт надо только тогда, когда применение штампов указано в локальных нормативных документах компании.

Образец документа

Здесь приведен пример акта приема-передачи ключей от одной компании другой по договору аренды помещения.
Сначала указываются:

• название документа (с кратким обозначением смысла);
• номер (по необходимости);
• место (населенный пункт, в котором работает компания);
• дата составления акта.

Затем, в основной части удостоверяется факт приема-передачи ключей. Тут надо написать:

• полное наименование предприятий, участвующих в данном процессе, лиц, которые их представляют (должности, ФИО);
• причину, ставшую основанием для процедуры приема-передачи;
• название и адрес объекта, ключи от которого передаются;
• номер и дата исполняемого договора.

При необходимости в акт можно внести и другие сведения (например, о количестве ключей и их копий, их принадлежности к той или иной двери/замку, состояние объекта и т.д.). Если к акту прилагаются какие-то дополнительные бумаги, информацию об этом также нужно отразить в бланке.

В заключение под актом должны поставить свои подписи представители обеих организаций и все прочие присутствовавшие при процедуре передачи лица.

Когда и для чего нужен такой акт

Ключи передают при продаже объекта, при передаче его в аренду или в распоряжение между сотрудниками в рамках компании. Он почти всегда сопровождает сделку:

Самостоятельным документом выступает лишь в случаях, когда отсутствует передача прав собственности (владения) на само помещение: передача экземпляра от склада кладовщику, вручение экземпляров от кабинета работнику.

Момент передачи означает переход прав и обязанностей по отношению к объекту (или имуществу, которое находится в помещении) другому лицу и требует документальной фиксации.

Кто его готовит

Обычно подготовкой занимается передающий субъект: продавец, арендодатель, работодатель и т. п. Подписать его необходимо обеим сторонам: и передающей, и принимающей. Допустимы комиссионные передача и прием — с участием нескольких представителей.

• продавцом и покупателем;
• одаряемым и дарителем;
• обменщиками;
• арендодателем и арендатором;
• сотрудником и ответственным лицом компании;
• исполнителем услуг и заказчиком.

Правила составления

Шаблонного образца АППК не существует. Это значит, что документ допускается оформлять в произвольной форме либо, если в фирме предусмотрен шаблонный бланк АППК, на нем.

При составлении акта необходимо учитывать следующие рекомендации:

1. АППК должен обладать определенной структурой, состоящей из шапки, главной и заключительной частей.
2. АППК должен обязательно быть подписан обоими участниками сделки. При этом, если одна из сторон, которая участвует в составлении документа, действует по доверенности, данные об этом также необходимо занести в АППК. Нужно указать дату оформления доверенности, прочие сведения для идентификации документа.
3. Если при передаче предмета присутствовали свидетели, информацию о них нужно добавить в акт. Необходимо указать фамилию, имя, отчество, паспортные данные, место проживания, а также проставить в акте подписи свидетелей.

Удостоверять заполненный бланк штампом необязательно. Не так давно требование об обязательном применении штемпелей для заверения документов было отменено. Ставить штамп нужно лишь в том случае, если это прописано в локальных нормативных актах фирмы.

АППК можно оформить на обыкновенном листе любого формата либо на фирменном бланке компании с оттиском реквизитов. Его можно как написать от руки, так и напечатать. АППК заполняется всегда не меньше, чем в 2 экземплярах.

Один экземпляр остается у того, кто раньше нес ответственность за хранение ключей, 2-й экземпляр подлежит передаче новому обладателю.

Сколько времени хранить акт

Хранение документа осуществляют совместно с договором — основанием акта в течение срока хранения договора (не менее пяти лет).

Самостоятельный документ (без сделки-основания) храните до тех пор, пока не возвратите ключи назад или не передадите их иному лицу.

Закон не устанавливает специальных сроков. В среднем такая документация хранится не менее пяти лет.

Источник