Акт ремонт силами организации

Акт сдачи-приёмки выполненных работ

Акт по сдаче-приемке выполненных работ составляется после исполнения подрядчиком своих обязательств. Акт не является самостоятельным документов, а служит приложением к работе по договору подряда. Он является частью процедуры приема результатов работы и служит основанием для окончательных расчетов по подрядному договору между заказчиком и исполнителем.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ

Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.

При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе

• сведения об обеих сторонах договора,
• краткую информацию о самом договоре, по которому производились работы,
• наименование работ,
• дату проведения работ,
• качество и стоимость выполненных работ.

Акт должен быть подписан руководителями обеих организаций и проштампован печатями (с 2016 года наличие печатей и штампов у юридических лиц не является требованием закона, поэтому отсутствие оттиска не является строгой необходимостью)

В случае большого объема или особой сложности произведенных работ, для оценки их качества, а также оформления акта может привлекаться специально созданная комиссия, в которую входят представители подрядной организации и компании – заказчика.

При крайней необходимости может быть привлечена и третья сторона в виде экспертов или представителей контролирующих государственных инстанций. Их работа обязательно должна быть зафиксирована в акте, каждый эксперт также должен поставить под документом свою подпись.

Для чего нужен данный акт

Акт приемки работ — своего рода гарантия от возникновения судебных споров и разногласий. Если же подобное разбирательство все же возникает, акт становится доказательным документом. Отсутствие акта суд может расценить, как пренебрежение к законодательно установленной процедуре сдачи-приемки работ, что в свою очередь может повлечь наложение штрафных санкций со стороны контролирующих структур.

Из перечня выполненных работ составляют таблицу. В документе фиксируют и то, что работы выполнены должным образом и у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю.

В случаях, если заказчик остался недоволен качеством произведенных работ, это следует также отразить в акте с подробным перечислением выявленных недостатков, а также указанием сроков по их устранению.

Инструкция по оформлению акта сдачи-приемки выполненных работ

• В первую часть акта включаются сведения о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем посередине пишется слово «акт» и коротко обозначается его суть (в данном случае, «сдача-приемка работ»).
• Вторая часть включает в себя таблицу, но сначала фиксируется сам факт сдачи-приемки работ, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
• Затем в таблицу по порядку вносятся все виды выполненных работ, с указанием сроков сдачи, стоимости, качества, и замечаний заказчика.

Колонки о наименовании работ, качеству и замечаниям следует заполнять особенно тщательно, поскольку именно эти сведения в случае возникновения судебных споров будут являться основными аргументами в суде.

Далее необходимо внести пункт о том, что выполненные работы были проверены и претензии у заказчика отсутствуют. Если это не так – то в пункте ниже нужно подробно описать выявленные недостатки, а также внести сроки и порядок по их устранению.

Внизу документа следует указать наименование организаций-сторон договора подряда (в соответствии с учредительными документами).

И в завершение акт по сдаче-приемке работ должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных на проведение данной процедуры лиц.

При необходимости акт можно заверить печатями.

После подписания акта по сдаче-приемке выполненных работ, все претензии могут рассматриваться только в судебном порядке.

Источник

Правильное документальное оформление ремонта основных средств – скачать образцы документов

Исходя из законодательных положений Российской Федерации (9-й статьи Закона от 6-го декабря 2011-го года № 402-ФЗ), любая операция, касающаяся ремонта объектов основных фондов, нуждается в оформлении при помощи первичных документов.

И здесь стоит учитывать такой важный момент: обязательной документации подлежит как перемещение имущества, так и его приемка после работ восстановительного типа.

Суммы, которые уйдут на текущий ремонт, могут быть списаны в налоговом учете как прочие расходы (п. 1 ст. 260, п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

И совершенно не имеет значения, кем будут исполняться данные работы – компанией в самостоятельном порядке либо же сторонним исполнителем.

Для учета при налогообложении расходов на ремонтные работы, нужно предъявить документальное обоснования в необходимости ремонта.

Другими словами, потребуется предоставление доказательств – что без ремонтных работ дальше пользоваться в рабочей деятельности этим имуществом возможным не представляется.

Раньше нужно было собирать огромное количество бумаг, но сейчас это далеко не самая сложная процедура.

Какое документальное оформление ремонта основных средств предусмотрено на сегодняшний день?

Какие документы нужно оформить, чтобы бухгалтер смог правильно учесть затраты на работы в бухучете и уменьшить на их сумму налогооблагаемую базу в налоговом учете.

О бухгалтерском и налоговом учете ремонта основных средств читайте здесь.

Какие документы нужно оформить?

Подтвердить тот факт, что ремонт нужен, можно при помощи акта о вычисленных неполадках и дефектах основного средства. Другими словами, речь идет о дефектной ведомости.

В некоторых отраслях подобные документы обладают специальной унифицированной формой. Допустим, оформление повреждений подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов возможно при помощи дефектной ведомости, утвержденной при помощи постановления Минтранса России от 9-го января 2004 г. № 2.

Если речь идет про элементы трубопроводов тепловых электростанций, отражение возможно в ведомости дефектов трубопроводов. То есть, каждый случай является индивидуальным.

Если же унифицированная форма документа доказательства наличия выявленных дефектов отсутствует, возможна разработка бланка в самостоятельном порядке.

Допустим, акта о выявленных дефектах объекта основных средств либо дефектной ведомости. Акт должен содержать перечисление всех неисправностей и идеи, каким образом их можно устранить.

Какое количество экземпляров акта о выявленных неисправностях, дефектах основного средства необходимо составлять?

Здесь необходимо смотреть на такие моменты:

• Кто является владельцем имущества?
• Кем будет осуществляться ремонт основных средств?

Если в планах ремонт собственных объектов ОС при помощи хозметодов, иными словами, самостоятельный, хватит и создания одного экземпляра.

Если же ремонтные работы будут исполняться подрядчиками, документ необходимо составить по количество участвующих сторон в процессе.

У каждой стороны должен быть свой собственный экземпляр со всеми проставленными подписями.

В случае если ремонту будет подлежать новейшее оборудование, повреждения которого обнаружены при установке, для их фиксации стоит использовать акт о вычисленных дефектах оборудования. К примеру, может быть использована форма № ОС-16.

Делать это необходимо с теми объектами, которые еще не считаются основными средствами (то есть, не приняты на учет).

После подготовки дефектной ведомости готовится приказ о проведении ремонта, на основании которого объект ОС передается исполнителям для восстановления.

Отремонтированное основное средство принимается по акту ОС-3. Далее вносится информация в инвентарную карточку ОС-6.

Как оформить дефектную ведомость?

Унифицированная (типовая) форма для данного документа отсутствует. Также стоит сказать о наличии некоторых исключений (к примеру, дефектной ведомости, утвержденной постановлением Минтранса от 1-го января 2004-го года № 2 – этот документ позволил оформить дефекты подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов).

Этот документ нередко применяют в бухучете – это так называемая первичная документация (так как он гарантирует фиксацию конкретных хозяйственных транзакций в учреждении).

Таким образом, самый оптимальный вариант – оформление шаблона рассматриваемого документа, исходя из положений и требований 9-й статьи Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402.

Дефектная ведомость должна включать в себя информацию о том:

• как называется документ;
• когда он был составлен;
• как называется организация, оформившая этот документ;
• описание объекта ОС.

В отношении основного средства следует указать:

• название;
• сведения о его дефектах и нарушениях;
• причины, по которым возникли данные дефекты;
• разновидности ремонтных работ, основная задача которых — устранить обозначенные дефекты либо повреждения;
• отражения того, что устранить какой-то конкретный дефект возможным не представляется – то есть из вывода о списании соответствующего объекта;
• сроки устранения выявленных и обозначенных неполадок.

Также в дефектной ведомости следует обозначить:

• какова величина натурального либо финансового измерения факта хозяйственной жизни с обозначением измерительных единиц;
• какие должности занимают лица, несущие ответственность за хозяйственную операцию и грамотность ее проведения;
• Подписи вышеобозначенных лиц. Они в обязательном порядке должны быть расшифрованы – с ФИО, отображением текущих должностей.

Это стандартный обязательный перечень положений, которые должны быть внесены в дефектную ведомость. Возможны дополнения и корректировки.

Скачать образец дефектной ведомости для проведения ремонта основных средств – word.

Образец приказа

Сразу после оформления дефектной ведомости, начальник должен приступить к изданию приказа об осуществлении ремонта.

В приказе фиксируется, при помощи какого метода будет проведен ремонт ОС – в самостоятельном порядке либо с помощью подрядных учреждений.

Также обязателен учет следующего важного момента: должен быть указан срок на осуществление этой процедуры, сведения о лицах, которые несут ответственность за организационный процесс ремонтных работа, а также иная информация.

Скачать образец приказа о проведении ремонта ОС – word.

Как составить акт приема-сдачи отремонтированного объекта?

Для приема и ввода в эксплуатацию отремонтированного основного средства составляется акт приема-сдачи.

При этом можно использовать типовой бланк ОС-3 либо разработать свою форму.

Составляется акт в одном экземпляре, если ремонтируется ОС своими силами.

Если ремонт выполняет сторонний подрядчик, то требуется оформить два экземпляра: по одному для каждой стороны.

Данный акт должен включать данные об основном средстве на момент передачи и приема после ремонта, а также информация о произведенных затратах.

Скачать образец акта приема-сдачи отремонтированных ОС форма ОС-3 – word.

Как в инвентарной карточке отразить ремонтные работы по ОС?

Для отражения сведений о ремонте требуется пользоваться инвентарной карточкой учета основного средства – то есть, специализированной формой ОС-6 или ОС-6б, если речь идет о малом предприятии.

Здесь важно учитывать такой момент: отражать стоит только итог ремонтных работ, к примеру:

• смена запчастей;
• смена комплектующих – то есть, с конкретными пояснениями.

В унифицированной форме затраты на ремонт вносятся в шестой раздел, где указывается вид проводимых работ, реквизиты документа, на основании которого совершались операции, а также соответствующая сумма расходов.

Выводы

Документальное оформление ремонтных работ включает подготовку следующих документов – дефектной ведомости, приказа.

По факту проведенного ремонта в инвентарную карточку ОС вносится информация о проведенных работах.

Факт приема-передачи для проведения ремонтных работ фиксируется с помощью акта приема-передачи ОС-3.

Источник

Подтверждаем расходы на ремонт техники

Отремонтировать вышедший из строя автомобиль, экскаватор, грейдер и т. д. можно, обратившись в специализированную фирму, либо собственными силами строительной организации. Какими документами необходимо обосновать произведенные затраты в каждом из этих вариантов? Какие претензии чаще всего предъявляют инспекторы, проводящие налоговую проверку?

Ответы на эти вопросы – в данной статье.

Ремонт выполняет сторонняя компания

Законодательством не определен перечень документов, которые нужно составить в этом случае, поэтому имеются некоторые отличия в составе документов, применяемых фирмами, выполняющими работы по ремонту и обслуживанию автомобилей и спецтехники. Как правило, стороны заключают договор, например на год, и по мере необходимости отправляют технику в ремонт. Предварительная стоимость работ по ремонту и необходимых запасных частей фиксируется в заявке на ремонт. Факт сдачи машины в ремонт подтверждается актом приема-передачи транспортного средства исполнителю (в нем указываются комплектность автотранспортного средства, видимые наружные повреждения и дефекты и т. д.). Окончательная стоимость фактически выполненных работ и использованных запасных частей и материалов указывается в заказе-наряде, на основании которого составляются акт приема-передачи выполненных работ и счет-фактура. Возврат автомобиля стройфирме удостоверяется актом приема-передачи транспортного средства заказчику.

Для наглядности представим вышесказанное в виде блок-схемы.

Однако это не единственно возможный способ оформления взаимоотношений со специализированной компанией. Иногда стороны не заключают договор. Бывает, что заказ-наряд одновременно является актом приемки-передачи выполненных работ. Случается, что отдельно оформляются приобретение запчастей и заказ-наряд на выполнение работ по ремонту. Словом, варианты допустимы, что не должно негативно влиять на возможность признания расходов на ремонт и техническое обслуживание автомобилей и спецтехники для целей как бухгалтерского, так и налогового учета.

Для бухгалтера важно, чтобы имеющиеся у строительной организации документы подтверждали факт несения расходов по оплате ремонтных работ и использования автомобиля в хозяйственной деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС. При выполнении этих требований инспекторы не смогут лишить вас права признать затраты в составе расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, и принять к вычету предъявленный исполнителем НДС. А если решение по результатам налоговой проверки принято не в пользу организации, не стоит торопиться перечислять в бюджет начисленные контролерами суммы. Нужно идти в суд и отстаивать право на получение налоговой экономии. Арбитры не столь придирчивы к документальному оформлению и при рассмотрении споров во главу угла ставят не формальности, а факты (осуществления расходов и использования техники в основной деятельности). Например, ФАС ПО (Постановление от 09.09.2008 № А57-7577/07) отклонил довод инспекции о ненадлежащем подтверждении расходов в связи с отсутствием договора, заключенного со специализированной фирмой, производившей ремонт, и непредставлением дефектных ведомостей. Судьи решили, что представленные предприятием заказы-наряды, акты выполненных работ, счета свидетельствуют о выполнении работ по ремонту автомобилей.

В другом случае (см. Постановление ФАС ЗСО от 15.02.2010 № А81-3471/2009) инспекторы поставили под сомнение реальность операций по ремонту автосамосвалов и экскаваторов и добросовестность налогоплательщика. Арбитры, изучив представленные документы (договоры на ремонт техники, сметы стоимости ремонта, дефектные ведомости, акты о приеме-сдаче отремонтированных объектов, путевые листы и др.), пришли к выводу, что расходы, понесенные организацией на оплату работ по ремонту техники, носят производственный характер, указанная техника использовалась в основной деятельности (при производстве строительных работ). Ремонт техники вызван наличием повреждений, неполадок, что подтверждается дефектными ведомостями. Необходимые узлы и агрегаты заменены и установлены на соответствующих машинах.

И еще один нюанс, касающийся необходимости составлять унифицированную форму ОС-3. Некоторые налоговые инспекторы, исключая расходы на ремонт, обосновывают свое решение отсутствием у налогоплательщика названной формы. Налоговики отмечают: поскольку для строительной организации – заказчика ремонтных работ автотранспортное средство является основным средством, его передача-приемка из ремонта должна осуществляться по унифицированной форме ОС-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

К сведению

Напомним, Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств предусмотрено, что форма ОС-3 применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Ее подписывают члены приемочной комиссии или лицо, уполномоченное на приемку объектов основных средств, а также представитель организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо, затем документ сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй передается фирме, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Данные о ремонте, реконструкции, модернизации вносятся в Инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).

И в таких случаях с инспекторами можно поспорить. Нередко этот аргумент суды также признают неубедительным. Например, ФАС ВСО в Постановлении от 08.02.2011 № А69-564/2010 указал: поскольку текущий ремонт и техобслуживание автотранспортных средств осуществляются в процессе эксплуатации автомобиля без его остановки на длительное время, в данных случаях достаточно составить акт выполненных работ в произвольной форме, который в соответствии со ст. 753 ГК РФ подпишут обе стороны.

Исходя из положений гл. 37 «Подряд» ГК РФ законодательством не установлена форма документа, подтверждающего работы по ремонту и техобслуживанию, а также в нем нет требования о подтверждении таких расходов актом по форме ОС-3. Таким образом, в случае когда на основании документов, оформляемых сторонами договора в подтверждение выполняемых исполнителем работ (в том числе актов принятия результата работ, заказов-нарядов, заявок на осуществление работ, иных документов, предусмотренных договором), возможно установить объект имущества, в отношении которого осуществлялись ремонтные работы, а также объем работ, данные документы являются достаточным основанием отражения расходов по ремонту основного средства.

Примечательно, что в рассматриваемом ФАС ВСО случае нарушителем было Управление ФНС, а претензии ему предъявил Росфиннадзор, настаивавший на том, что налоговики ненадлежащим образом израсходовали бюджетные средства. Как видим, суд не согласился с мнением контролирующего ведомства и указал, что доказательством надлежащего расходования бюджетных средств могут являться любые первичные бухгалтерские документы, позволяющие достоверно установить их отношение к ремонту конкретных транспортных средств и его оплате.

Однако вернемся к налоговым спорам и в качестве примера приведем выдержку из Постановления ФАС ВВО от 10.09.2009 № А82-1209/2008-99. В этом случае ИФНС отказала организации в признании расходов на ремонт ввиду отсутствия актов формы ОС-16 и ОС-3, а также записей в инвентарных карточках формы ОС-6. Рассуждали арбитры так.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке формы ОС-6 на основании соответствующих документов. В рассматриваемом случае был произведен текущий ремонт двигателей, при котором не требуется внесение записей в инвентарную карточку.

Акт о выявленных дефектах оборудования по форме ОС-16 составляется на дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля. Указанный документ не был представлен налогоплательщиком, поскольку необходимость ремонта вызвана иными причинами, а именно большой степенью износа двигателя и перерасходом топлива, и подтверждена документами, включенными в материалы дела.

Акт формы ОС-3 применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Однако в данном случае производился ремонт части основного средства – двигателя, при этом выбытие самих основных средств для ремонта не происходило, поэтому составлять указанный акт не требовалось.

Подведем итог. Отсутствие каких-либо документов еще не повод для исключения затрат из состава расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, и не основание для отказа в вычете «входного» НДС. Расходы на ремонт можно подтвердить самыми разными документами.

Ремонт собственными силами стройфирмы

При таком способе проведения ремонта претензий к документальному подтверждению расходов еще больше. Обратимся к конкретным примерам, чтобы выяснить точку зрения налоговых инспекторов и позицию судов.

ПостановлениеФАС ЦО от 28.04.2011 №А35-6355/2010. В целях поддержания арендованных транспортных средств в надлежащем состоянии налогоплательщик приобретал запасные части на автомобили, которые приходовались на склад, о чем свидетельствуют приходные ордера.

По мере возникновения необходимости проведения ремонта издавались приказы на списание запчастей на текущий ремонт автомашин. В соответствии с такими приказами и на основании требований-накладных со склада водителям выдавались запчасти.

При этом налогоплательщик вел журнал учета использованных запчастей для ремонта автомобилей, в нем указывались сведения о марке и номере автомобиля, на который была установлена запасная часть, о наименовании запчасти, ее количестве и цене, а также ФИО водителя и его подпись.

Суд решил, что такой порядок оформления документов позволяет определить, какие именно запчасти и на какой автомобиль были установлены. Поэтому арбитры отклонили довод налогового органа о необходимости составления дефектных ведомостей и актов на списание запасных частей.

Постановление ФАС ЗСО от 15.12.2008 №Ф04-7695/2008 (17399-А45-25). Исключив расходы на ремонт, инспекторы указали, что затраты отражены не в регистрах налогового учета, а в калькуляционных ведомостях, которые не являются первичными бухгалтерскими документами.

Арбитры исходили из того, что гл. 25 НК РФ не установлены формы документов, являющихся первичными в целях начисления налога на прибыль. Не определены такие формы для целей признания расходов на ремонт и правилами бухгалтерского учета.

На основании учетной политики организации ремонт объектов основных средств производится в соответствии с планом и оформляется соответствующими документами (дефектная ведомость, утвержденная смета, заказ, акт выполненных работ).

В связи с отсутствием унифицированной формы для определения статей затрат и планируемой стоимости ремонта использовалась калькуляционная ведомость, в которой суммировались расходы на ремонт конкретного объекта основных средств.

Необходимость проведения ремонтных работ подтверждена дефектной ведомостью, которая составляется на каждый объект основных средств, подлежащий ремонту.

Фактические расходы на ремонт объекта основных средств подтверждаются актом приема-сдачи отремонтированных объектов основных средств (унифицированная форма).

На основании перечисленных обстоятельств суд встал на сторону налогоплательщика.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.08.2010 № 09АП-15448/2010-АК . Инспекция указала, что организация включила в состав расходов в целях налогообложения прибыли стоимость запасных частей, использованных для ремонта автотранспортных средств, без документов, подтверждающих необходимость ремонта и его выполнение, факт использования тех или иных запасных частей, замену автошин и связь произведенных расходов с деятельностью, направленной на получение дохода. В обоснование своей позиции ИФНС сослалась на отсутствие документов, предусмотренных постановлениями Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 и от 21.01.2003 № 7.

Данный довод судьи отклонили, обратив внимание на следующее. Материалами дела установлено, что для осуществления деятельности по оказанию автотранспортных услуг у организации имеются числящиеся на балансе основные средства, в том числе автомашины.

Для проведения текущего ремонта автомобилей предприятие располагает ремонтным боксом, местом хранения запасных частей, имеет штат соответствующих работников, что подтверждается материалами налоговой проверки.

Необходимость проведения текущего ремонта устанавливается на основании ежедневного осмотра автомобилей и жалоб водителей. Проведение текущего ремонта подтверждает механик.

Указанные обстоятельства подтверждены включенными в материалы дела приходными ордерами, товарными накладными, требованиями-накладными, актами технического осмотра автомобиля, заявками, ведомостями на установку запасных частей, сертификатом соответствия запчастей.

Списание использованных запасных частей для текущего ремонта производилось по унифицированной форме М-11, что инспекцией не оспаривалось.

Необходимость и объем произведенных текущих ремонтов инспекцией также не поставлена под сомнение.

Дефектная ведомость, на которую сослался налоговый орган, не предусмотрена в альбомах унифицированных форм. Отражение текущего ремонта в карточках формы ОС-6 не предусмотрено законодательством о бухгалтерском учете.

При таких обстоятельствах совокупность представленных организацией документов подтверждает обоснованность списания в расходы стоимости использованных запасных частей.

Постановление ФАС ЗСО от 05.03.2007 №Ф04-231/2007 (31203-А70-25). Основной аргумент инспекторов: отсутствуют дефектные ведомости. Вывод суда: законодательством не предусмотрено обязательное составление дефектных ведомостей в целях подтверждения обоснованности затрат на содержание и ремонт автомобиля.

Приведенные судебные акты наглядно свидетельствуют о том, что инспекторы при желании всегда найдут повод для исключения затрат на ремонт из состава расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, и отказа в применении вычета «входного» НДС. Однако, поскольку суды встают на сторону добросовестных налогоплательщиков, есть смысл обращаться в суд и отстаивать право на налоговую экономию.

Рассмотрим еще одну показательную ситуацию, изложенную в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2011 № 09АП-14258/2011-АК. Организация своими силами отремонтировала принадлежащие ей на праве собственности объекты основных средств, используемые в основной деятельности. Контролерам были представлены:

• план ремонтных работ;
• дефектные ведомости;
• документы, свидетельствующие о наличии в штате организации главного инженера и механиков;
• заявки главного инженера на покупку запчастей, накладные, счета-фактуры, платежные документы, подтверждающие в совокупности факт закупки запасных частей у специализированных фирм;
• требования-накладные на запасные части;
• акты о списании материальных затрат с указанием наименований запасных частей, израсходованных при ремонте, их количества, стоимости, норм расхода, направления расходования, счетов бухгалтерского учета, по которым отражены данные операции;
• инвентарные карточки основных средств по форме ОС-6, в которых сделаны отметки о датах проведения ремонта, указаны номера документа и суммы затрат.

Как вы думаете, на что сослались налоговики, начислив недоимку по налогу на прибыль и НДС (при наличии у фирмы такого объемного пакета подтверждающих документов)? Инспекторы решили, что, во-первых, ремонт следовало проводить в сервисном центре, во-вторых, при отсутствии актов по форме КС-3 расходы являются неподтвержденными.

Налогоплательщик обратил внимание арбитров на то, что налоговый орган в ходе проверки не затребовал акты по форме КС-3, поэтому они были представлены непосредственно в суд.

И, конечно, весьма предсказуемой является отмена судом решения ИФНС о доначислениях.

К сведению

Если для выполнения ремонта производилось перемещение техники из одного структурного подразделения организации в другое (например, со стройплощадки в ремцех), налоговики могут потребовать еще и накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме ОС-2. Вместе с тем, по мнению автора, ее отсутствие не помешает суду поддержать налогоплательщика.

О дефектной ведомости особо

На конкретных примерах мы показали, что дефектная ведомость, по мнению налоговиков, является обязательным документом, причем независимо от способа, которым производился ремонт: силами организации или специализированной фирмы (например, автосервиса). Тем не менее обязанность ее составления законодательством не установлена, что позволяет судам признавать требования инспекций необоснованными. Следовательно, выбор остается за организацией: оформлять дефектные ведомости или защищаться от предъявленных инспекторами претензий в арбитражном суде.

Обратите внимание

Для подавляющего большинства случаев форма дефектной ведомости не утверждена , поэтому налогоплательщик вправе разработать ее самостоятельно и предусмотреть обязанность ее применения в приказе об учетной политике.

Итак, организация может «изобрести» собственную форму дефектной ведомости или воспользоваться одной из существующих, например рекомендованной одним из ведомств для организаций соответствующей отрасли. В частности, в Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях (утверждены Минсельхозом РФ 16.05.2005) представлены примерные формы ведомости дефектов оборудования и акта о выявленных дефектах оборудования (машин, зданий и сооружений). Кроме того, форма дефектной ведомости имеется в Рекомендациях по экспертному обследованию грузоподъемных машин. Общие положения. РД 10‑112‑1‑04 (одобрены Федеральной службой по технологическому надзору, протокол от 26.04.2004). Еще один вариант дефектной ведомости содержится в Письме Минсельхоза РФ от 10.11.2009 № АС-05-54/7018.

Представляем один из возможных, по мнению автора, вариантов дефектной ведомости:

Об определениях и пояснениях

Некоторые бухгалтеры испытывают трудности в понимании отдельных терминов. Разобраться поможет ГОСТ 18322-78 «Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта СССР от 15.11.1978 № 2986). В соответствии с этим документом:

– капитальным признается ремонт, выполняемый для восстановления исправности и полного или близкого к полному восстановления ресурса изделия (автомобиля, спецтехники) с заменой или восстановлением любых его частей, включая базовые . При этом значение близкого к полному ресурсу устанавливается в нормативно-технической документации;

– текущим является ремонт, выполняемый для обеспечения или восстановления работоспособности изделия и состоящий в замене и (или) восстановлении отдельных частей;

– техническое обслуживание включает регламентированные в конструкторской документации операции для поддержания работоспособности или исправности изделия в течение его срока службы. В техническое обслуживание могут входить мойка изделия, контроль его технического состояния, очистка, смазывание, крепление болтовых соединений, замена некоторых составных частей изделия (например, фильтрующих элементов), регулировка и т. д.

Напомним, Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств предусмотрено, что сведения о проведенном капитальном ремонте должны отражаться в унифицированной форме ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Источник