Бизнес процесс ремонт автомобилей

Библиографическая ссылка на статью:
Саганенко А.А., Стебелев П.Н., Назарова О.Б. Моделирование бизнес-процессов технического обслуживания и ремонта в автосервисе // Современная техника и технологии. 2016. № 11. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: https://technology.snauka.ru/2016/11/11430 (дата обращения: 12.04.2021).

В автосервисах проблемы документооборота проявляются гораздо ярче, чем на предприятиях такого же масштаба, но занятых в других сферах деятельности [2,5]. Для определения сути проблемы, рассмотрим технологический процесс ведения технического обслуживания и ремонта или технического и сервисного обслуживания автотранспорта.

Во-первых, работник автосервиса в разговоре с клиентом должен владеть всей полнотой информации о наличии необходимых запчастей на складе. В этом случае на основании письменной заявки он может сформировать заказ. Если необходимые комплектующие отсутствуют, необходимо сделать заказ поставщику на конкретные недостающие запчасти.

Во-вторых, после поступления наряд-заказа в цех мастер вместе с кладовщиком должны документально зафиксировать каждую выданную запчасть и оформить расходные материалы.

Результаты анализа документооборота, сопровождающего техническое обслуживание и ремонт автотранспорта, представлены в виде диаграммы IDEF0 на рис.1-2.

Рисунок 1 – Диаграмма верхнего уровня (А0) функциональной модели деятельности автосервиса

Обобщение диаграммы верхнего уровня (А0) в контекстную диаграмму (А-0) выполняется на следующем этапе построения функциональной модели. Также нужно отметить, что не все граничные дуги на диаграмме А0 нашли свое отражение на диаграмме А-0. Для этих целей использовался туннель «не в родительской диаграмме» [4].

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма (А-0) функциональной модели деятельности автосервиса

Анализ предметной области и последующее построение функциональной модели позволили определить проблемы в текущей организации рассматриваемого бизнес-процесса технического и сервисного обслуживания:

− длительное составление отчетности;

− возможность потери документов;

− высокие риски организации и выполнения технического и сервисного обслуживания.

Одним из управленческих решений по устранению проблем является внедрение системы автоматизации документоооборота в автосервисе на базе платформы 1С: Предприятие , которая будет способствовать:

минимизации затрат времени от начала приемки автомобиля на ремонт или ТО, и заканчивая его сдачей клиенту;
осуществлению эффективной работы склада, ведению правильного учета всех запчастей, контролю за реализацией запчастей и комплектующих к ним;

а также позволит:

формировать множество финансовых и других отчетов, отображающих состояние дел в автосервисе как для руководства предприятия, так и для начальников структурных подразделений;
осуществлять расчет заработной платы сотрудников в зависимости от их трудовложений;
проводить расчет сметы ремонта [3].

Кроме того, представляется важным продумать, как минимизировать риски в процессе выполнения технического и сервисного обслуживания. Определим факторы и причины, влияющие на обозначенную проблему, и представим их на диаграмме причин и факторов Исикавы на рис. 3. Диаграмма Исикавы служит основой для составления плана взаимоувязанных мероприятий, обеспечивающих комплексное решение поставленной при анализе задачи [1].

Для начала сформулируем цель – минимизировать риски в процессе технического и сервисного обслуживания и определим первичные причины, влияющие на ее достижение: мониторинг, работники, метод, управление, материалы (в основе правило «шести М»).

Это правило состоит в том, что в общем случае существуют следующие шесть возможных причин тех или иных результатов:

материал (material),
оборудование (machine),
измерение (measurement),
метод (method),
люди (man),
менеджмент (management).

Рисунок 3-Диаграмма причин и факторов Исикавы

Расчет относительного веса фактора проведен для каждой причины первого уровня и их факторов с использованием экспертной оценки методом ранжирования. Цифры на данной диаграмме означают относительный вес конкретной причины или группы причин в рассматриваемой проблеме.

Читайте также: Ремонт авто грузовой газ

Далее представлен весь алгоритм расчета. Мы пригласили экспертов, которые оценили по пятибалльной шкале факторы, влияющие на минимизацию рисков. Результаты опроса экспертов сводятся в матрицу размерности (табл.1), которая называется матрицей опроса.

Источник

Бизнес-процесс ремонта автомобилей в автосервисе

Автосервисное предприятие осуществляет ремонт автомобилей. Будем называть процесс от предварительной записи на ремонт до сдачи автомобиля заказчику — проектом.

Каждый проект по ремонту автомобиля сопровождается выпиской документа «заказ-наряд». Можно сказать, что это ключевой документ в автосервисном предприятии. Заказ-наряд играет роль и счета, и договора о проекте, отражает все стадии ремонта автомобиля и заказа запчастей.

Проект по ремонту проходит последовательно несколько стадий, каждая из которых отражается в заказ-наряде соответствующими статусами:

Предварительный статус заказ-наряда

При предварительной записи на ремонт создается заказ-наряд со статусом предварительный. Ему автоматически присваивается очередной номер, и в документе фиксируется время ожидаемого прибытия заказчика.

В этом статусе заказ-наряд не проведен (т.е. не отражает накопительных действий в базе данных и хранит информацию «в самом себе») и не накладывает на организацию какие-либо обязанности по отношению к этому заказ-наряду.

Обычно заказ-наряд является предварительным, до момента, когда автомобиль реально приехал на СТО.

При необходимости, на предварительный заказ-наряд можно выписать подчиненный документ «Резервирование товаров» и зарезервировать запчасти на складе (документ «Резервирование товаров», введенный на основании заказ-наряда, т.е. связанный с ним ссылкой, сделает резерв указанных запчастей и закрепит этот резерв за связанным заказа-нарядом. Потом при выдаче этих запчастей в ремзону они автоматом возьмутся из сделанного резерва).

Статус «в работе»

Когда автомобиль въехал на СТО, заказ-наряд переводится оператором в статус «в работе». В этом статусе по заказ-наряду можно выдавать запчасти (о выдаче и возврате запчастей подробно написано в статье). Выдачу и возврат делает кладовщик, которому в программе разрешены соответствующие операции.

Чтобы закончить работу с заказ-нарядом, его должны проверить два ответственных лица: ответственный за выдачу запчастей со склада кладовщик и ответственный за заполнение работ и указание исполнителей.

Опционально в программе в настройках параметров учета можно активировать необходимость закрытия заказ-наряда по складу и по работам.

Статус «закрыт по складу»

Если в настройках параметров учета указано, что требуется закрытие заказ-наряда по складу, то для завершения работы с заказ-нарядом кладовщик подтверждает в программе, что в заказ-наряде правильно указаны все выданные запчасти, и делает документ закрытым по складу. Дальнейшая корректировка запчастей в документе становится невозможной.

Статус «закрыт по работам»

Если в настройках параметров учета указано, что требуется закрытие заказ-наряда по работам, то для завершения работы с заказ-нарядом главный мастер подтверждает в программе, что в заказ-наряде правильно указанны все работы и правильно указаны исполнители работ и делает документ закрытым по работам. Дальнейшая корректировка работ и исполнителей в документе становится невозможной.

Статус «завершен»

Главный мастер переводит заказ-наряд в статус «завершен». После завершения заказ-наряда механикам начисляется выработка, по которой в программе возможно начисление заработной платы. Дальнейшая корректировка документа становится невозможной.

Следующий этап — создание отгрузочных документов, по которым товары спишутся с ремзоны (в т.ч. спишутся партии) и начислится долг клиента.

Для отгрузки в заказ-наряде существует два статуса.

Статус «Отгружен»

При переводе заказ-наряда в статус «Отгружен» создаются: расходная накладная на услуги и товары и счет-фактура (если требуется). Документы печатаются и выдаются клиенту.

Статус «Закрыт на затраты»

При переводе заказ-наряда в статус «Закрыт на затраты» вместо расходной накладной создается акт списания. Такой статус нужен, когда нет возможности получить деньги с заказчика, например, в случае ремонта автомобиля руководства, если клиент скрылся и т.п.

Читайте также: Логотип для ремонта авто

Далее следует передача машины автовладельцу после проверки факта оплаты. Оплачен или нет заказ-наряд, можно увидеть прямо в журнале заказ-нарядов.

Источник

Моделирование бизнес-процесса «Сервисное обслуживание автомобилей»

Рубрика: 1. Информатика и кибернетика

Дата публикации: 29.02.2016

Статья просмотрена: 9851 раз

Библиографическое описание:

Романова, О. О. Моделирование бизнес-процесса «Сервисное обслуживание автомобилей» / О. О. Романова, Е. В. Абросимова, А. С. Улеев. — Текст : непосредственный // Технические науки: теория и практика : материалы III Междунар. науч. конф. (г. Чита, апрель 2016 г.). — Чита : Издательство Молодой ученый, 2016. — С. 16-19. — URL: https://moluch.ru/conf/tech/archive/165/9918/ (дата обращения: 22.06.2021).

Благодаря росту автомобилизации России и динамике приобретений легковых и грузовых автомобилей прослеживается тенденция роста численности и развития сферы автосервиса, где ассортимент предлагаемых услуг должен соответствовать растущим потребностям в обслуживании автомобилей, в том числе техническом.

До начала 90-х годов автосервис в России характеризовался довольно малым количеством станций технического обслуживания и ремонта автомобилей индивидуальных владельцев. Большинство автомобилистов занимались самообслуживанием и ремонтом своих автомобилей в собственных гаражах и ремонтных зонах коллективных автостоянок.

С развитием российской экономики и ростом благосостояния автовладельцы стали предпочитать иномарки, которые достаточно проблематично ремонтировать самостоятельно. Кроме того, отечественные автогиганты стали выпускать аналогичную по сложности технику. Это привело к развитию предприятий автосервиса и послепродажного обслуживания.

Основными целями деятельности любого автосервиса является восстановление изменившихся в процессе эксплуатации параметров системы автомобиля, предупреждение снижения эффективности ее работы, а также исключение преждевременного разрушения и снижения безопасности.

Для более наглядного понимания работы автосервиса рассмотрим бизнес-процесс «Сервисное обслуживание автомобилей».

Рис. 1. Бизнес-процесс «Сервисное обслуживание автомобилей»

Рис. 2. Бизнес-процесс «Сервисное обслуживание автомобилей» (продолжение)

Входом бизнес-процесса является обращение клиента в сервисный центр. Основанием для регистрации клиента служат документы:

 удостоверяющие личность клиента (паспорт, водительское удостоверение);

 паспорт транспортного средства (ПТС);

 свидетельство о регистрации ТС.

В ходе регистрации менеджер сервисного центра определяет цель обращения клиента: прохождение техобслуживания (ТО) или ремонт автомобиля.

Целью технического обслуживания является поддержание надлежащего внешнего вида автомобиля, уменьшение износа деталей, предупреждение возникновения неисправностей и поломок деталей автомобиля, а значит, и повышение технической готовности, продление срока его службы и повышение безопасности движения.

Промежуточная диагностика во время прохождения технического обслуживания автомобиля включает в себя:

 ежемесячную проверку масла в двигателе и антифриза (тосола) в радиаторе;

 наличие трансмиссионной жидкости в рулевом управлении (гидроусилителе) и коробке передач;

 проверка, прокачка тормозов и если необходима доливка жидкости;

 подкачка колес и измерение давления в них;

 визуальный осмотр, мойка кузова и чистка салона.

Функции «Диагностика» и «Осмотр автомобиля» подразумевают выполнение контрольно-диагностических и регулировочных работ. Их необходимо выполнять через определенный пробег автомобиля, в соответствии с указаниями, имеющимися в руководстве по эксплуатации. Диагностика позволяет определить степень работоспособности всех систем автомобиля.

Диагностике подвергаются следующие узлы и агрегаты автомобиля:

 ходовая часть, тормоза, сцепление;

 сайленблоки, шаровые наконечники, пружины, стойки, рулевые тяги, колодки, корзины и дисков сцепления, ABS и Airbag;

 системы охлаждения (кондиционер) и отопления (печка).

На основании проведенных диагностических работ механик сервисного центра составляет «Акт осмотра автомобиля» и передает его менеджеру автосалона.

При обращении клиента в сервисный центр с целью ремонта автомобиля также в первую очередь происходит его осмотр и составление «Акта осмотра автомобиля».

Функция «Оформление заказ-наряда»

На основании «Акта осмотра» автомобиля менеджер формирует заказ-наряд на выполнение работ. В заказе-наряде обязательно указываются: полный объем работ, выполняемый исполнителем; данные о ремонтных запасных частях и расходных материалах; описание каждого этапа работы; стоимость услуг. Документ нужно оформлять исключительно в соответствии с правилами технического обслуживания и ремонта автомобилей, утвержденными законодательством РФ. В заказе-наряде необходимо указать следующие атрибуты:

 сведения об исполнителе, его название и адрес;

 подробную контактную информацию о заказчике услуг;

 список услуг и работ, которые необходимо выполнить;

 полный перечень запасных частей и других материалов, которые были предоставлены заказчиком или исполнительной компанией;

 предполагаемые сроки выполнения заказа;

 стоимость оказанных услуг;

Функции «Произведение ремонта автомобиля» и «Повторная диагностика»

Механик сервисного центра производит ремонт автомобиля на основании ранее сформированного «Заказ-наряда» и проводит повторную диагностику. Если данная диагностика показала, что все неисправности устранены, то клиенту выставляется счет на оплату.

Функция «Переоформляет заказ на ремонт автомобиля»

Если в ходе диагностики были выявлены новые неисправности, компания ставит об этом в известность клиента, который вправе переоформить заказ на повторный ремонт автомобиля.

Функция «Оплата заказа»

После того как все неисправности устранены, механик сервисного центра передает «Заказ-наряд» с личной подписью в бухгалтерию, которая на основании данного документа выставляет счет на оплату клиенту.

Полученная модель позволяет провести анализ алгоритмов реализации бизнес-процесса «Сервисное обслуживание автомобилей» с целью его реинжиниринга, оптимизации и повышения качества услуг. Также данная модель позволяет ускорить обучение вновь принятых на работу сотрудников; осуществлять бенчмаркетинговый анализ с другими сервисными центрами; сохранить уникальные знания по выполнению бизнес-процессов и сформировать в дальнейшем базу знаний предприятия.

Войнов И. В., Пудовкина С. Г., Телегин А. И. Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей: Монография. — Челябинск: Изд. ЮУрГУ, 2002. — 392 с.
Волков О. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов. Режим доступа: http://www.connect.ru/article.asp?id=5710. — Загл. с экрана.
Григорьев Д. Моделирование бизнес-процессов предприятия. Режим доступа: http://www.valex.net/articles/process.html. — — Загл. с экрана.
Калянов Г. Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов // М.: Финансы и статистика, 2006.

Бизнес процесс ремонт автомобилей