Бухгалтерский учет ремонт помещения своими силами

Бухгалтерский учет ремонт помещения своими силами

Вопрос:

Какие документы необходимо оформлять для целей бухгалтерского и налогового учета при выполнении текущего ремонта арендованных помещений собственными силами организации?

Ответ:

В соответствии с пунктом 2 статьей 616 ГК РФ, арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды.

Исходя из этой обязанности, арендатор должен производить осмотр помещений с целью установления исправности его состояния.

В случае, когда в результате осмотра обнаружены какие либо неисправности, комиссией (сотрудником), проводящим осмотр составляется документ (акт или дефектная ведомость), содержащий перечень неисправностей.

На основании данного документа составляется смета (калькуляция) в которой указывается перечень необходимых работ, объем работ, перечень необходимых материалов и их количество, перечень специалистов, необходимых для выполнения данных работ (например, столяр, маляр, плотник и т.п.) и планируемое время для выполнения указанного объема работ.

Приказом руководителя принимается решение о произведении ремонта, и назначении бригады для выполнения работ, а так же ответственного лица. Соответствующим службам дается указание на отпуск материалов для выполнения указанных работ.

Ответственное лицо оформляет требования на материалы, получает материалы со склада, передает в работу бригаде, осуществляет руководство и контроль за выполнением работ.

После окончания работ (или месяца, в зависимости от того, что произошло ранее) ответственное лицо составляет материальный отчет о количестве фактически израсходованных материалов, закрывает наряды членам бригады, составляет документ о выполненной работе (акт или отчет), в котором содержится перечень фактически выполненных работ и их объем.

Руководитель утверждает и подписывает составленные документы, после чего они передаются в бухгалтерию.

В соответствии со статьей 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Но требования к документу такие, которые позволяют идентифицировать хозяйственную операцию, определить денежное выражение и количественные характеристики.

1. Акт осмотра, дефектная ведомость – основа для расчета сметы.
2. Смета на выполнение работ позволит определить необходимое количество материалов для закупки (или отпуска со склада), а так же позволит планировать занятость рабочих.
3. Материальный отчет об использованных материалах и акт о выполненных работах позволят определить обоснованность списания материальных затрат на текущий ремонт.
4. Наряды на выполнение работ рабочими – основание для начисления заработной платы, и отнесение ее на расходы по ремонту.
5. Акт выполненных работ необходим для определения даты и полной стоимости текущего ремонта.

В соответствии с п.1 ст.252 Налогового Кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под экономической оправданностью понимается установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение дохода, Определение ВАС РФ от 17.12.2009 N ВАС-13640/09 по делу N А45-1139/2009-17/24

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, приведенный выше перечень документов позволяет признать расходы для целей налогообложения оправданными, выраженными в денежной форме и документально подтвержденными.

Предлагаю следующие формы документов:

1. Дефектная ведомость
2. Смета на проведение текущего ремонта
3. Приказ о проведении ремонта
4. Материальный отчет о фактическом использовании материалов
5. Акт выполненных работ по текущему ремонту

Предлагаемые формы могут быть изменены, дополнены, исходя из характера операций и особенностей деятельности предприятия.

Это всего лишь модель минимального и достаточного (по мнению консультанта) документального оформления расходов по текущему ремонту помещений.

Комиссия в составе:

Должностное лицо (должность и фамилию указать) произвело плановый (внеплановый) осмотр помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.

В ходе осмотра обнаружены следующие повреждения и неисправности:

Выявленные дефекты, повреждения, неисправности

Необходимые для устранения работы

Поверхность стен имеет дефекты (сколы, трещины, отверстия и т.п.)

Выравнивание стен, покраска

Пол в помещении имеет дефекты (провалы, неровности, трещины и т.п.)

Выравнивание песчано-цементной смесью, покраска

Осветительные приборы вышли из строя

Замена осветительных приборов, выключателей и т.п.

Комиссией сделан вывод о необходимости проведения текущего ремонта в помещении ______________________________________________, информацию для принятия решения направить генеральному директору в срок до ___________________

Должностное лицо (должность и фамилию указать)

С выводами комиссии (должностного лица) ознакомлен

Генеральный директор ______________ (______________)

на проведение текущего ремонта

помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.

Источник

Как отремонтировать офис и правильно учесть расходы

Остафий Ирина Борисовна, ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ

В процессе эксплуатации основные средства часто изнашиваются. Их восстановление может осуществляться с помощью ремонта, реконструкции или модернизации 1 . Постараемся разобраться в сути этих понятий и в том, как результаты проводимых работ отражать в бухгалтерском и налоговом учетах.

К работам по достройке , дооборудованию , модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.

К реконструкции – переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.

К техническому перевооружению – комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей основных средств или их отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, механизации и автоматизации производства, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования новым, более производительным.

Таким образом, к ремонтным работам относятся виды работ, после которых не улучшаются (не повышаются) показатели объекта. Однако практика показывает: данный вопрос является камнем преткновения в отношениях между налогоплательщиками и налоговыми органами, поскольку ошибочное отнесение расходов к ремонту или модернизации влечет за собой серьезные налоговые последствия, разрешаемые лишь в судебном порядке. Суды в принятии решений опираются не только на понятия, данные в НК РФ, но и на отраслевые документы по строительству. Фирме во избежание разногласий с налоговой инспекцией либо на случай возникновения спора и судебного разбирательства следует иметь ряд бумаг, подтверждающих вид произведенных работ.

Приведем некоторые из них.

• Инструкция по заполнению форм федерального государственного статистического наблюдения по капитальному строительству, утв. Постановлением Госкомстата России от 03.10.1996 N 123.
• Методика определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации МДС 81-35.2004, утв. Постановлением Госстроя России от 05.03.2004 N 15/1.
• Приложение N 3 «Перечень работ по текущему ремонту зданий и сооружений по зданиям», Приложение N 8 «Перечень работ по капитальному ремонту зданий и сооружений» к Постановлению Госстроя СССР от 29.12.1973 N 279.

Особенно важно правильное оформление проведенных ремонтных работ. Если они осуществлялись специализированной строительной фирмой, то в договоре подряда, сметной документации и первичных документах (актах выполненных работ и справки оценки стоимости КС-2 и КС-3) по возможности следует избегать таких понятий, как «модернизация» и «реконструкция» 5 . В противном случае указанные работы следует включать в состав амортизируемого имущества и в течение длительного периода списывать их стоимость через амортизацию, что для предприятия невыгодно.

Арбитражные суды в отношении классификации ремонтных работ часто встают на сторону налогоплательщиков.

Приведем примеры подобных решений.

1. Замена оконных переплетов ввиду их ветхости и бетонных полов, ремонт кровли, а также косметический ремонт помещения (побелка, покраска и пр.) относятся к ремонтным работам, поскольку не улучшают (не повышают) технические показатели объекта 6 .

2. В отношении отнесения сооружения металлической разгрузочной эстакады, позволяющей увеличить несущую способность существующего перекрытия (ригеля и ребристых плит), к ремонтным работам было отмечено, что усиление фундамента производилось в целях недопущения раскрытия имеющихся трещин тела бетона. Поэтому суд квалифицировал указанные работы как ремонтные 7 .

3. Оборудование отдельного входа не является реконструкцией даже несмотря на то, что в договоре работы классифицировались как реконструкция. Арбитры мотивировали свое решение тем, что произведенные переделки не повлекли за собой изменение основных технико-экономических показателей объекта 8 .

4. В результате произведенной замены напольного покрытия и оконных блоков, монтажа навесного потолка, окраски помещений, оклейки стен обоями и установки гипсокартонных перегородок не произошло улучшение ранее принятых нормативных показателей функционирования здания (срок полезного использования и т. д.) и изменение его технико-экономических показателей (качество, площадь помещений, вместимость и т. д.). Учитывая вышеизложенное, суд пришел к выводу, что проведенные работы носят ремонтный характер, и затраты по ним подлежат включению в состав прочих расходов 9 .

5. Замена оборудования на более современное и частичная некапитальная перепланировка здания не являются реконструкцией и модернизацией здания как отдельного и цельного объекта учета основных средств. Следовательно, оснований для отнесения затрат на ремонт на счет 08 с последующим переносом этой суммы на счет 01 (увеличение первоначальной стоимости здания) нет 10 .

В заключение хочется отметить некоторые изменения для арендаторов в порядке учета капитальных вложений. Так, с 01.01.2006 г. в составе амортизированного имущества можно учитывать капитальные вложения в арендуемые объекты основных средств, произведенные с согласия арендодателя 11 .

На основании ст. 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. В случае, когда арендатор за счет собственных средств и с согласия арендодателя произвел улучшения арендованного имущества, не отделимые без вреда для имущества, арендатор имеет право после прекращения договора на возмещение стоимости этих улучшений, если иное не предусмотрено договором аренды 12 .

При этом указанные капитальные вложения будут амортизироваться в следующем порядке 13 :

• капитальные вложения, стоимость которых возмещается арендатору арендодателем, амортизируются арендодателем;
• капитальные вложения, произведенные арендатором с согласия арендодателя, стоимость которых не возмещается арендодателем, амортизируются арендатором в течение срока действия договора аренды исходя из сумм амортизации, рассчитанных с учетом срока полезного использования, определяемого для арендованных объектов основных средств в соответствии с классификацией основных средств, утверждаемой Правительством РФ.

Во избежание споров с налоговыми органами в отношении отнесения работ по восстановлению объектов основных средств и единовременному списанию расходов рекомендуем учитывать не только нормы бухгалтерского и налогового законодательств, но и отраслевые документы по классификации работ в строительстве. При этом особое внимание необходимо уделять составлению договоров, сметной документации и первичных документов.

1) п. 26 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01),
утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 N 26н;
п. 66 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н

2) п. 27 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утв. Приказом Минфина РФ
от 30.03.2001 N 26н; ст. 260 НК РФ

3) п. 27 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01),
утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 N 26н; ст. 257 НК РФ

4) п. 2 ст. 257 НК РФ

5) Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном
строительстве и ремонтно-строительных работ, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100

6) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.02.2006 N А66-9230/2004

7) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.10.2004 N А05-4953/05-19

8) Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.09.2002 N А11-1806/2002-К2-Е-871

9) Постановление ФАС Московского округа от 16.01.2003 N КА-А40/8739-02

10) Постановление ФАС Московского округа от 18.06.2003 по делу N КА-А40/3913-03

11) Федеральный закон от 06.06.2005 N 58-ФЗ
«О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации
и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»

12) п. 2 ст. 623 ГК РФ

13) п. 1 ст. 258 НК РФ, п. 12 ст. 1 Федерального закона от 06.06.2005 N 58-ФЗ

Источник

Первичные документы при ремонте арендованного помещения собственными силами?

Вопрос

Какие первичные документы надо оформить при ремонте арендованного помещения собственными силами (частичный ремонт кровли).

Ответ

Рассмотрев Ваш вопрос, поясняем, что прежде всего при ремонте собственными силами следует составить дефектную ведомость и смету расходов, в которой укажите все материалы, которые необходимы для ремонта, их количество и стоимость и плановую заработную плату рабочих. Оприходовать материалы по чекам и накладным, выдавать в производство требованиям- накладными. Если учитывалась заработная плата рабочих – табель учета рабочего времени и бухгалтерские справки по начислению заработной платы во время ремонта. По окончании работ по ремонту ОС следует составить акт и подпишет его приемная комиссия. За образец можно взять форму N ОС-3 либо документ — акт, разработанный самой организацией и имеющий все обязательные реквизиты первичного документа.

Обоснование

1.

Если арендованное помещение используется в процессе производства продукции (приобретения и продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг), затраты на его ремонт учитывайте в расходах по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

В случае выполнения ремонта силами собственной ремонтной службы затраты предварительно учитывайте на счете 23 «Вспомогательные производства».

Расходы на ремонт признайте в том отчетном периоде, в котором подписан документ, подтверждающий выполнение ремонтных работ (например, акт сдачи-приемки выполненных работ), имеющий обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99). В случае выполнения ремонта собственными силами документ обычно подписывают руководители организации и структурного подразделения, выполнившего работы.

Готовое решение: Как арендатору учитывать расходы на текущий и капитальный ремонт арендованного помещения (КонсультантПлюс, 2019)

2.

Вопрос: …Организация выполняет ремонт кровли собственными силами. Согласно учетной политике резерв на ремонт ОС не создается. Перед началом работ оформлена дефектная ведомость, подтверждающая наличие повреждений кровли. Списание на расходы использованных при ремонте материалов проводилось ежемесячно. Расходы по ремонту кровли включены в два налоговых периода — 2010 и 2011 гг. Когда оформляется акт по форме N ОС-3 (ремонт будет закончен в 2011 г.)? Вызовет ли претензии в случае налоговой проверки организации за 2010 г. то, что при исчислении налога на прибыль учтены расходы по ремонту кровли без акта? Оформляются ли акты на ремонт здания многократно по мере выполнения работ, если в здании практически ежемесячно выполняется текущий ремонт кабинетов и т.д.? (Консультация эксперта, 2012)

3.

Затраты на ремонт своими силами учитывайте по требованиям-накладным, ведомостям, бухгалтерским справкам. Если ремонтами в вашей компании занимается специальное подразделение, передачу ОС для ремонта можно оформить накладной ОС-2, а при возврате составить акт ОС-3.

Типовая ситуация: Как учесть ремонт основных средств (Издательство «Главная книга», 2019)

4.

в первую очередь следует составить документ (руководствуясь внутренними организационно-распорядительными документами) о повреждении ОС. В этот документ (назовем его актом повреждений ОС) необходимо включить информацию:

— об обстоятельствах, при которых были нанесены (обнаружены) повреждения;

— лицах, в результате действий которых предположительно нанесены повреждения (если эти лица известны);

— перечне и стоимости работ (мероприятий) по восстановлению объекта ОС;

Данный документ должен составляться в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ОС, специалистов технических служб, компетентных в вопросах оценки повреждений и стоимости восстановительных работ, и т.д.

На основании такого акта на объекте ОС проводятся необходимые ремонтные работы (восстановление объекта).

Вопрос: …Постороннее лицо сбило опору воздушной линии связи. Ремонт производится собственными силами организации. Как отразить это в бухгалтерском и налоговом учете? Какие документы необходимо оформить? («Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, N 5)

5.

В отношении расходов на ремонт подтверждающим документом будет акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме N ОС-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7) или иной первичный документ, разработанный налогоплательщиком самостоятельно. На основании такого документа все затраты на ремонт (стоимость израсходованных материалов, зарплата и др.) будут включены в расходы после окончания работ.

«Упрощенка: доходы минус расходы» (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2013)

6.

В случае когда ремонт проводится собственными силами, потребуются иные документы. Оформите калькуляцию всех затрат. Укажите в ней все материалы, которые необходимы для ремонта, их количество и стоимость. Приобретая материалы, позаботьтесь о документах, подтверждающих покупку и оплату (накладных, чеках ККТ и т.д.). Передавать материалы в ремонт нужно по лимитно-заборным картам (форма N М-8) или требованиям-накладным(форма N М-11). Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Независимо от того, каким способом был проведен ремонт, по его окончании нужно оформить акт по форме N ОС-3. Кроме того, данные о выполненных работах необходимо занести в разд. 6 инвентарной карточки (форма N ОС-6). Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Для справки. По завершении ремонта оформляется акт по форме N ОС-3. При этом неважно, собственными силами проводился ремонт или с привлечением подрядной организации.

Статья: Какими документами оформить ремонт основного средства (Синицына В.А.) («Упрощенка», 2012, N 9)

7.

Ответ: Сначала ответим на второй вопрос. Если здание, в котором располагается магазин, является основным средством (причем не важно, собственный это объект или арендуемый), то вы вправе списать стоимость ремонта на расходы в соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Если ремонт выполнен собственными силами, оформляются следующие документы:

— калькуляция всех затрат;

— лимитно-заборные карты (форма N М-8) или требования-накладные(форма N М-11). В них отражают расход материалов, использованных при выполнении ремонтных работ. Формы документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а;

— табели учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13), расчетно-платежные ведомости (форма N Т-49 или N N Т-51, Т-53). Нужны для учета расходов на оплату труда работников, выполнявших ремонтные работы. Формы документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;

— акт выполненных работ. Унифицированная форма такого акта Госкомстатом России не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы акт содержал обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

При этом не забудьте о документах, подтверждающих оплату использованных материалов.

Вопрос: …Унитарное предприятие, занимающееся торговлей (УСН, объект налогообложения — доходы минус расходы), в настоящее время приватизируется, поэтому была проведена аудиторская проверка. Можно ли списать в расходы оплату услуг аудитора? Можно ли включать в расходы стоимость материалов для ремонта торгового зала, служебных кабинетов, подсобных и складских помещений? Нужны ли помимо актов на списание материалов какие-либо документы? («Упрощенка», 2007, N 12)

Ответ подготовлен 10.10.2019 г.

Cтатус предоставленных документов актуален на момент формирования ответа.

Ответ подготовлен в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.

Источник