Форма ведомости документов для ремонта

Дефектная ведомость: порядок составления и образец

Дефектная ведомость — это документ, который составляет организация для установления неисправностей объекта основных средств с целью его ремонта. Бланк необходимо закрепить в учетной политике.

Работа организации связана с составлением документации на все случаи. Практически каждый шаг необходимо фиксировать для внутреннего учета и для подтверждения совершения операции по запросу внешних проверяющих. Обслуживание основных средств относится к операциям, документировать которые требуется с особой тщательностью. Если дорогостоящее имущество сломалось, его нельзя просто починить, необходимо выявить неисправность, установить стоимость и возможность ремонта. Только после таких действий стоимость ремонта разрешается отнести на расходы, уменьшающие прибыль. Для этого составляют дефектную ведомость, которую утверждает руководитель, а подписывают уполномоченные лица (письмо Минфина №03-03-06/4/94 от 04.12.2008).

Для чего нужна дефектовка

В бухгалтерии

На основании дефектовки подтверждается необходимость и ориентировочная стоимость ремонта для целей бухгалтерского и налогового учета. На первый взгляд кажется, что это лишняя бюрократия, но на практике отсутствие при налоговой проверке дефектной ведомости приведет к подозрению в завышении расходов и получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, налоговики проверяют реальность расходов на ремонтные работы, сверяя представленные им акты на затраты с другими первичными и учетными документами.

На основании дефектовки, как утверждают налоговики и подтверждают суды, запрещено подтверждать необходимость реконструкции или модернизации. Она содержит сведения о выявленных поломках и неисправностях, а не о состоянии объекта и его износе. Поэтому образец дефектной ведомости под реконструкцию помещений отсутствует, ее составляют только для капитального ремонта. Если же дефектовка составлена, налоговики признают ее необоснованной, а налоговую экономию на ее основании — неправомерной. Судебная практика это подтверждает (постановление Арбитражного суда ЗСО №Ф04-21029/2015 от 09.07.2015 по делу №А81-4014/2014).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнять «дефектовку» в разных ситуациях. Например, на ремонт основных средств или автомобиля. Используйте эти инструкции бесплатно.

В закупках

При подготовке тендерной документации и смет на проведение капитального ремонта требуется дефектовка. Ее прикладывают к смете, чтобы оправдать заложенные материалы. В документе указывают все повреждения и объем работ для их исправления. На основании дефектовки составляют техническое задание рабочим, смету и калькуляцию. Вот так выглядит дефектовка на ремонтные работы:

Какую форму использовать и как заполнить

Унифицированного бланка дефектовки не существует. Ее составляют в произвольной форме, обязательно указывая:

1. Наименование организации.
2. Название объекта и его признаки (адрес недвижимости, паспортные данные техники и т. п.).
3. Ф. И. О. председателя и членов комиссии.
4. Результаты осмотра объекта.
5. Сделанные после осмотра выводы.
6. Дату составления.

Заверяют документ все члены комиссии, а утверждает его директор организации. Эти правила применимы как для бухгалтерского акта, так и для строительного. Особенностей в составлении эти документы не имеют. Исправления допускаются только при их согласовании со всеми членами комиссии, подписавшими документ.

Вот так выглядит образец дефектовки на ремонт холодильника в торговой организации:

Источник

Дефектная ведомость

Дефектная ведомость относится к первичной документации и фиксирует изъяны, поломки, всевозможный брак оборудования, устройств, материалов, используемых в деятельности предприятия. Для того, чтобы провести их ремонт и восстановление по всем правилам нужно соблюсти определенную процедуру, частью которой является составление дефектной ведомости. Следует отметить, что дефектный акт, также оформляемый при обнаружении недостатков в товарно-материальных ценностях не является точной копией ведомости и служит лишь приложением к данному документу.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль ведомости

Документ носит сопроводительный характер при выявлении различного рода дефектов. В него вписываются:

• наименование и тип оборудования или материалов,
• найденные повреждения,
• пути их устранения.

Далее данный документ служит основанием для написания сметы и выделения средств на ремонтные работы.

Своевременное устранение поломок и дефектов позволяет увеличить производительность труда в организации, избежать нештатных случаев и ситуаций, способных привести к угрозе жизни и здоровью сотрудников.

Надо сказать, что данный документ не является повсеместно распространенным. Как правило, он применяется только на крупных предприятиях, где большое количество структурных подразделений, различного рода товарно-материальных ценностей, сложного оборудования и технических устройств.

Порядок проведения процедуры

Большие компании периодически проводят специальные обследования на предмет осмотра и проверки числящегося на балансе оборудования. Для этого отдельным приказом от лица руководителя компании создается комиссия в количестве от двух человек. Члены комиссии должны обладать определенным уровнем квалификации, знаниями и навыками, необходимыми для того, чтобы точно определить тип поломки и те действия, которые необходимо предпринять, чтобы исправить оборудование, устройство или какую-либо иную товарно-материальную ценность.

Как правило, членами комиссии становятся специалисты технического отдела, сотрудники бухгалтерии и представители того структурного подразделения, к которому относится поврежденный объект.

Исследование является визуальным и достаточно поверхностным, никаких особых экспертиз и глубоких проверок в процессе него не проводится, более тщательный контроль осуществляется только при необходимости.

Правила составления дефектной ведомости

На сегодня нет унифицированного образца дефектной ведомости, обязательного к применению, поэтому составляться она может по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в учетной политике фирмы или в свободной форме. Тем не менее, есть ряд значений, которые отразить в ней необходимо. Это:

• название компании,
• дата и номер составления ведомости,
• всё, что касается самого объекта.

К параметрам последнего относится его наименование (оно должно совпадать с тем названием, под которым объект числиться на балансе предприятия), выявленные дефекты или поломки, желательно с указанием причин их появления – это входит в компетенцию обслуживающего специалиста, а также работы, которые требуется провести для их устранения – это часть функционала сотрудника ремонтного цеха (если таковой имеется на предприятии). Данный раздел ведомости должен быть оформлен в виде таблицы.

При необходимости в документ следует внести ссылки на всевозможные приложения (фото и видео свидетельства, дефектный акт и т.п.).

Ошибки, допущенные в ведомости, можно исправлять, аккуратно зачеркнув их и сверху написав корректную информацию, заверенную подписью ответственного лица и поставив дату исправления. Однако, наиболее предпочтительный способ – при возможности заново составить и подписать документ.

Правила оформления документа

Ведомость может быть оформлена на стандартном листе формата А4 или на фирменном бланке организации – это роли не играет, при этом она может быть написана как от руки, так и в печатном виде. Составляется она обычно в нескольких экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Все копии должны быть подписаны членами комиссии, а также утверждены подписью руководителя компании.

Проштамповывать ведомость не обязательно, т.к. она относится к внутренней документации фирмы, кроме того, с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от обязанности использовать в своей деятельности печати и штампы.

После утраты актуальности, ведомость передается на хранение в архив предприятия, где содержится на протяжении времени, требуемого по закону или установленного внутренними правилами организации.

Образец составления дефектной ведомости

1. Вверху слева или справа (это значения не имеет) отводится несколько строк под утверждение руководителем предприятия. Сюда вписываются:
   • его должность (директор, генеральный директор),
   • фамилия, имя, отчество,
   • полное название компании.
2. Затем посередине строки пишется наименование документа и его номер по внутреннему документообороту, ниже – населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма, и дата составления ведомости.
3. Далее идет основная часть. Она формируется в виде таблицы,
   • в первый столбик которой вносится порядковый номер,
   • во второй – дефекты и повреждения, обнаруженные в ходе обследования,
   • в третий – требуемые меры по их устранению,
   • в четвертый – сроки, в которые повреждения должны быть исправлены.
4. В завершение документ подписывают члены комиссии, участвовавшие в осмотре оборудования, устройства или товарно-материальной ценности, с указанием их должностей и расшифровкой автографов.

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля

Кем составляется

Автомобиль, подлежащий ремонту или модернизации, должен быть осмотрен специалистом для констатации и определения дефектов, подлежащих устранению. Документ, в котором будет зафиксирован факт и результаты осмотра и представляет собой дефектную ведомость.

Составить этот акт в компании, которая будет ремонтировать или модернизировать транспортное средство, уполномочено специальное лицо, имеющее приемлемую для этой цели квалификацию. Он заверяет «дефектовку» своей подписью, тем самым фиксируя свою ответственность перед собственным начальством, владельцем авто а также налоговой инспекцией.

Когда составляется

Составление дефектной ведомости может быть вызвано одним из следующих поводов:

• хозяйственный – необходимость зафиксировать дефекты и спланировать необходимые действия для ремонта (модернизации) и профилактики;
• налоговый – на основании ведомости просчитывается эффективность инвестиций в ремонт и списание соответствующих расходов, что жестко контролируется налоговыми органами;
• уточняющий – данный документ является определяющим при установлении типа необходимых работ (ремонт, модернизация, усовершенствование, восстановление), а значит, их ценовой категории.

На что обратить внимание при составлении ведомости

Поскольку «дефектовка» является важным документом, имеющим значение для контролирующих органов и для юристов в случае возникновения споров, ее составлению нужно уделить особое внимание.

1. Марка автомобиля, названия деталей, наименование ремонтной организации должны быть приведены без сокращений.
2. Ведомость должна сопровождаться приложениями – документами на приобретение деталей, выполнение отдельных видов работ подрядчиками и т.п.
3. Документ должен быть обязательно заверен подписью ответственного лица, а также руководителя или бухгалтера. Обязательна подпись владельца авто об ознакомлении.
4. Исправления и ошибки не допускаются.
5. Документ должен иметь номер, который регистрируется в реестре «первички».
6. Заполнять ведомость следует от руки черной или синей пастой.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Автодоктор»
/А.П.Самосвалов/ Самосвалов А.П.
18.05.2017 г.

Дефектная ведомость № 12/16
по ремонту транспортного средства

Автобус, марка ТС КАВЗ 5683-22, госномер с 098 МК 78

Владелец: ООО «Лестрид»

с 16 по 17 мая 2017 года

№ п\п	Дата	Причина дефекта	Наименование работ	Ед.изм.	Кол-во
1.	16.05	Кольцо поршневое (ISBe) – износ наружной поверхности	К ремонту непригодно, замена	Шт.	4
2.	16.05	Палец поршневой – износ посадочных мест	К ремонту непригоден, замена	Шт.	4
3.	17.05	Вкладыш коренной (ISBe) – износ подшипника скольжения	К ремонту непригоден, замена	Шт.	10

С дефектной ведомостью ознакомлен:
уполномоченный представитель ООО «Лестрид» /Воинов/ А.П.Воинов

Дефектная ведомость на ремонт помещения

Когда есть необходимость в ее составлении

Дефектную ведомость на ремонт помещений составляют для обоснования расходов для проведения ремонтных работ. В ней специалист устанавливает и перечисляет дефекты, которые нужно устранить, учитывает необходимые для этого расходные материалы и объемы работ, а также может привести рекомендации и другую дополнительную информацию.

Для чего нужна дефектная ведомость на ремонт помещений

Главная функция данного документа – обосновывающая. На основании данных, внесенных в «дефектовку», «оправдываются» материальные расходы и их целесообразность с точки зрения налоговой инспекции.

Кто вправе составить

Дефектную ведомость на ремонт помещений составляет специальная комиссия, созданная по инициативе руководства, в которую входят:

• бухгалтер;
• специалист по оборудованию;
• специалист по ремонтным работам.

В результате должна получиться полная объективная картина грядущего фронта работ.

Что отображается в ведомости

Все данные, вносимые в ведомость, можно разделить на три группы:

• информация о самом помещении (наименование, расположение и т.п.);
• перечисление обнаруженных дефектов и причины, вызвавшие неисправности;
• перечень необходимых видов ремонтных работ.

Важные нюансы

При заполнении дефектной ведомости на ремонт помещений необходимо принять во внимание некоторые особенности, имеющие важное значение.

1. При перечислении ремонтных работ их необходимо формулировать в соответствии с принятой номенклатурой (по справочникам ТЕР и ФЕР).
2. При описании дефектов нужно четко описывать нарушения, их объемы и сроки устранения.
3. За каждый этап работы нужно назначать ответственных лиц, которые должны подписаться.
4. Полностью указывать марки, модели и другие характеристики материалов и оборудования, необходимого для выполнения работ.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Экспресс-Инфра»
/З.И. Трудин/ Трудин З.И.
11.06.2017 г.

Дефектная ведомость № 11/13
на ремонт помещения (здания)

Наименование объекта: фасад ООО «Лакримоза»

Адрес объекта: г.Пушкино, ул.Первомайская, д.8

№ п/п	Обнаруженные дефекты и повреждения	Необходимые работы для устранения	Объем выявленных дефектов	Сроки устранения
1	Трещины бетона карнизных плит	Восстановление защитного бетонного слоя карнизных плит	2 куб.м	Июль 2017 г.
2.	Повреждение фундаментных отливов и настенных желобов	Замена поврежденных элементов на оцинкованный металл	250 погонных метров	Август 2017 г.
3.	Трещина штукатурки наружных откосов	Нанесение цементно-известкового раствора. Покрытие акриловой краской	30 кв.м	Август 2017 г.

Начальник административно-хозяйственного отдела /Рамзин/ Л.С.Рамзин
Главный инженер /Загребельный/ Ю.Д.Загребельный
Техник /Лавринов/ Н.Н.Лавринов

Дефектная ведомость на ремонт системы отопления

Когда составляется

В дефектной ведомости на ремонт отопления специалистом выявляется содержание и объем неполадок, подлежащих устранению в ходе капитального ремонта систем отопления.

Данный документ составляется, только если необходим капитальный ремонт отопительных систем. Текущий и аварийный ремонты составления дефектной ведомости не требуют. Как правило, подобный ремонт по логичным причинам производят вне времени отопительного сезона.

Законодательные требования

Как и другие виды дефектных ведомостей, документ, регламентирующий будущий ремонт отопления, не имеет единого стандарта по оформлению. Более подробное составление часто избавляет от многих проблем и недопониманий. Чтобы дефектная ведомость имела юридическую силу как первичный учетный документ, в ней обязательно должны присутствовать такие важные моменты:

• название: «Дефектная ведомость»;
• дата заполнения ведомости;
• наименование организации, от имени которой составляется документ;
• операция, которую нужно будет произвести;
• единицы измерения этой операции (объем будущих работ);
• лицо, ответственное за исполнение (его должность и личная подпись).

ВАЖНО! Дефектная ведомость должна быть составлена перед или во время производимого ремонта. Если это затруднительно, документ нужно оформить сразу по завершении работы.

Ошибки оформления

Помимо отсутствия одного или нескольких из указанных реквизитов, недействительной ведомость могут сделать следующие недочеты:

• исправления, подчистка, корректировка данных – в дефектной ведомости они недопустимы так же, как в любых финансовых документах);
• исключительно электронная форма – первичная документация должна существовать на бумажном носителе.

Генеральный директор
ООО «Сантех-Профи»
/Кусторелов / Р.О.Кусторелов
12 июля 2017 года

Дефектная ведомость № 45/18
на капитальный ремонт системы отопления левого крыла здания

Наименование объекта: Дом Культуры железнодорожников

Адрес: г. Новгород, ул. Лесоводская, д. 1

№ п/п	Наименование работ	Ед. изм.	Кол-во
1.	Демонтаж труб отопления диаметром 50 мм	м	136
2.	Прокладка труб отопления диаметром 50мм с отводами	м	136
3.	Демонтаж радиаторов старого образца	шт.	50
4.	Монтаж новых радиаторов	секц.	322
5.	Прокладка трубопроводов отопления к радиаторам д-15 мм	м	322
6.	Установка кранов-спускников	шт.	25
7.	Установка вентилей шаровых диаметром 15 мм	шт.	25
8.	Врезка в стояки д-15	шт.	25
9.	Врезка в систему отопления трубопроводов диаметром 15 мм	шт.	12
10.	Монтаж стояков из труб диаметром 15 мм	м	126
11.	Учет вспомогательных операций, связанных с вводом в эксплуатацию системы отопления (опрессовка, проливка, окраска, уборка, вывоз мусора)	часов	8

Главный инженер /Погорельский/ А.С.Погорельский
Сварщик-сантехник /Курослепов/ Д.С. Курослепов

Дефектная ведомость на списание запчастей

Для чего она нужна

Предприятие, использующее любое оборудование, рано или поздно сталкивается с необходимостью замены отслуживших свой век или не подлежащих ремонту деталей. После демонтажа отработанные запчасти нужно будет списать. Списание – это важная хозяйственная операция, которая должна быть обоснована. Именно для обоснования списания и служит дефектная ведомость.

Как ее составить

Однозначно предписанной формы дефектной ведомости на списание запчастей не существует. Однако, Рослесхоз в своих рекомендациях от 1 января 2005 года предложил образец составления, оказавшийся очень удобным и закрепившийся в качестве отраслевой формы. В ней содержатся графы со следующей информацией:

• название компании, которая в процессе проведения ремонта техники столкнулась с необходимостью списания деталей;
• перечисление обследованной техники (предпочтительно с указанием инвентарных номеров);
• данные лиц, производивших технический осмотр;
• выявленные дефектные запчасти, причина их дальнейшей непригодности к работе;
• вывод относительно необходимости заменить испорченную деталь новой.

Составленный документ должны заверить специалисты, производившие осмотр.

Генеральный директор
ООО «ТехноЛевел»
/Зайченко/ П.Т.Зайченко
Заведующий цехом № 2
/Любимов/ Любимов Л.И.
15.07.2017 г.

Дефектная ведомость № 1
на списание запасных частей как этапа ремонта оборудования цеха № 2

№	Вид техники	Инвентарный номер	Дефект	Ед. изм.	Заключение
1.	Фрезерный станок АСЕ 5630	11456	Консоль подверглась коррозии вследствие длительного хранения на складе	1 шт.	Консоль полностью утратила функциональность и нуждается в замене
2.	Токарный станок АСВ	7028	Микросхема ЧПУ полностью потеряла работоспособность	1 шт.	Поскольку данный электронный компонент не производятся в РФ, токарный станок потерял функциональность и подлежит списанию.

Главный инженер /Лукоморов/ Д.Д. Лукоморов
Старший механик /Изволин/ К.Е. Изволин

Дефектная ведомость на ремонт кровли

Цель составления

Дефектная ведомость на ремонт крыши составляется при необходимости проведения ремонтных работ:

• для обозначения сути проблемы;
• для определения повреждений, подлежащих исправлению;
• для обоснования количества необходимых материалов для ремонта;
• для уточнения стоимости производимых работ;
• для контроля устранения неисправностей.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если речь идет о ремонте кровли многоквартирного дома, то дефектная ведомость нужна для оправдания необходимости назначения ремонта начальником коммунального управления.

На основании этого документа будет составляться смета на производимые работы.

Кто составляет

Дефектную ведомость на ремонт кровли должен составить специально уполномоченный технический специалист. «Толчком» к ее составлению может послужить как распоряжение начальства, так и заявление, составленное пользователями-жильцами многоквартирного дома, поданное ими диспетчеру.

Что должна содержать

Дефектная ведомость на ремонт кровли должна четко отвечать на вопросы о содержании и объеме предстоящих работ, а также о лицах, производивших освидетельствование. В нее вносится следующая информация:

• наименование объекта, то есть подробный адрес, где указываются не только почтовые обозначения, но и помещение с поврежденной кровлей;
• вид выполняемых работ – нужно уточнить точное местоположение дефекта, характер повреждения и способы его устранения;
• описание повреждения конструктивных элементов делается в произвольной форме, нужно только обязательно указать объем;
• примечания – если необходимо отметить дополнительные нюансы.

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО
«Жилтрестконтора»
/Зиминовский/ Н.Е.Зиминовский
12.07.2017 г.

Дефектная ведомость № 1/1
на ремонт кровли здания

Наименование объекта: Районная администрация

Адрес: г. Екатеринбург, ул. Пастера, д. 8

№ пп	Наименование работ и затрат	Ед. изм.	Кол-во
1.	Разборка покрытий кровель из волнистых и полуволнистых асбестоцементных листов	120 кв.м покрытия	9
2.	Разборка обрешетки из брусков с прозорами	120 кв.м кровли	3,12
3.	Разборка стропил со стойками и подкосами из брусьев и бревен	120 кв.м кровли	8,4
4.	Установка стропил	1 куб.м древесины в конструкции	4,48
5.	Ремонт деревянных элементов конструкций крыш – смена стропильных ног из бревен	110 м	0,287
6.	Устройство кровель из волнистых асбестоцементных листов обыкновенного профиля по деревянной обрешетке с ее устройством	120 кв.м кровли	8,63
7.	Смена обрешетки с прозорами из брусков толщиной 50 мм и выше	120 кв.м сменяемой обрешетки	3,24
8.	Погрузочные работы при автомобильных перевозках: мусор строительный	т	20,12
9.	Разгрузочные работы при автомобильных перевозках: мусор строительный	т	20,12

Главный инженер / Иванченко/ И.И. Иванченко

Источник