Гугл таблицы ремонт квартир

Google таблица. Как настроить для мастерской по ремонту, салона связи?

Доброго времени суток! Прошу помощи с программой. Мастерская по ремонту и небольшой салон связи.

Имею примитивную Google таблицу с перечнем клиентов, а также различного рода инвентаря, запчастей и других товаров.

1. Нужно сделать так чтобы при Открытии ( а часто я захожу с телефона) попадал на последнюю заполненную строку;

2. Нужна какая-либо хотя бы примитивная сортировка, классификация по типу, роду товаров, и хочется чтоб она была универсальной — чтобы хранить абсолютно всё что в мастерской, дома, в общем всё что подлежит фиксации, с разделением н
И чтобы искомые значения применялись как к целому прайсу, так и к определённой группе конкретно
(выпадающий список, и все фишки возможные по этой теме)

3. Нужно как-нибудь закрепить фото при необходимости напротив обозначения какого-либо товара (если как гиперссылку, то как это реализуется и куда будет ссылаться ? Тогда подозреваю придётся как-то задействовать облачный сервис. Но вопрос в том, что фотографии-то будут производиться с телефона, а на телефоне место всё-таки ограничено. Каким образом телефон и облако будут согласовываться. А если залить прямо в таблицу, то по достижении 1000 и более «выдержит ли»?

4. Защитить информацию. Работник сервиса имеет доступ к базе и заполняет её по мере надобности по запросув течение дня. Как защитить содержимое строк, информац. от удаления или изменения в дальнейшем после заполнения ( чтобы ни завтра, ни послезавтра изменить не мог)

5. Желательно — функции CRM с возможностью входа через телефон.

Возможно у кого-нибудь есть готовая подобная таблица. Благодарность от меня !

Источник

Как создать простую CRM в Google таблицах?

В этой статье

Что такое CRM и для чего ее используют

CRM или Customer Relationship Management переводится как управление взаимоотношениями с клиентами. Проще говоря, CRM — это система, помогающая бизнесу сохранить нужную информацию о клиентах для автоматизации бизнес-процессов, маркетинга и улучшения дальнейшего взаимодействия с клиентами.

Давайте представим, что у нас небольшая мастерская по производству изделий из кожи ручной работы. Нам звонит клиент и делает заказ на портмоне и обложку-органайзер. Мы уточнили детали заказа, договорились о времени выполнения, записали его имя и фамилию, номер телефона в ежедневнике, а на следующий день забыли взять ежедневник с собой — и не можем перезвонить.

Или мы обещаем позвонить ему если будут скидки, но через два месяца заметка на пост-ит потерялась и перезвонить вы не можете.

Чтобы такого не происходило, и нужна СРМ система

Зачастую малый бизнес или фрилансеры отказываются от готовых CRM систем в пользу «самодельных» CRM в гугл таблицах. Почему? Просто потому что большинство готовых СRM перегружены функциями, приходится тратить кучу времени на поиски нужного окна. Интуитивно эти продукты непонятны.

Финансовый фактор также играет важную роль. На первых порах бизнес не готов тратить бюджет на дополнительные инструменты, поэтому автоматизируем как автоматизируется 😉

Преимущество CRM в гугл таблицах, помимо бесплатности, в их простоте: все необходимые данные о клиенте в одной строке. К таким таблицам можно подкрутить необходимые плагины, что поможет приблизить таблицу к СRM.

Как обычно выглядит CRM система в гугл таблицах на примере мастерской:

Как правило все довольно просто:

• столбцы с основной информацией о клиенте;
• детали заказа;
• ответственный;
• статус (запрос,согласование, предоплата и т.д.).

В нашем примере мы также учитываем доход за месяц, чтобы отслеживать доход и эффективность от периода к периоду, мы создали поле «доход в месяц».

В конце каждого месяца мы проводим акцию: продаем оставшиеся в наличии изделия со скидками.

Вкладка «Акция»

Именно эту вкладку мы будем использовать для настройки e-mail рассылок, но об этом ниже.

Ценность такой CRM в гугл таблицах, что вы можете раздать доступ своей команде и вам не придется собирать по всем ежедневникам информацию о том, сколько у вас заказов и кто над чем работает.

Для постановки задач и налаживания работы внутри команды, малый бизнес обычно использует дополнительные сервисы, например trello. Обычно, внедрение таких таск-менеджеров в работу компании проходит легко и значительно упрощает работу. Как правило работа в таких сервисах ведется по принципу управления канбан. Для организации задач предусмотрена доска с карточками, которые можно помечать метками, перетаскивать, определять для них участников и сроки. Если возвращаться к trello, то данная платформа поддерживает интеграцию со многими популярными сервисами, например, Google Drive, Evernote, Dropbox, OneDrive, MailChimp.

Какие плагины можно использовать для автоматизации:

Начнем с того, что такое плагины и зачем они вообще нужны.
Плагины — это дополнение (расширение возможностей) для какой-то определенной программы или сервиса. В нашем случае пригодится плагин для автоматизации e-mail-рассылок о предстоящих акциях. Разберем установку плагина на примере Yet Another Mail Merge.

Для того, чтобы установить плагин к таблице необходимо, находясь в документе, нажать на пункт меню «Дополнения» и выбрать «Установить дополнение». Далее выбираем Yet Another Mail Merge. Нажимаем «Установить» :

После установки вернитесь назад в документ и снова нажмите на «Дополнения». Yet Another Mail Merg должен появиться в списке. Чтобы начать работу необходимо нажать на кнопку «Запустить Mail Merge»:

Теперь создайте шаблон для писем, которые пойдут в рассылку. В появившимся окне нажмите на «Посмотреть больше черновиков», а затем на кнопку «Login»:

После того как перейдете в свой аккаунт, нажмите на значок меню в левом верхнем углу и перейдите в раздел «Email Templates». Выберите необходимый шаблон, нажав на «Use this templates» и откройте его в своем аккаунте «Open in gmail»:

Далее шаблон появится в вашем аккаунте в разделе «Черновики». Нажмите на шаблон и отредактируйте так, как вам нужно:

После того как отредактировали шаблон, нажмите на значок «Сохранить и закрыть»:

Для того, чтобы убедиться в том, что шаблон получился таким, как вы хотели, попробуйте отправить его себе. Для этого вернитесь в документ и запустите Mail Marge. Выберите из списка нужный шаблон и нажмите на кнопку «Отправить мне тестовое»:

Проверьте свою почту. Наш шаблон выглядит так:

После настройки и тестирования можете смело запускать рассылку. После запуска в вашем документе появится новый столбец и окно со статистикой:

Как будет выглядеть таблица после запуска плагина

Плагины: способ посложнее

Для настройки плагина именно под ваш бизнес скорее всего придется обратиться к разработчику. Вы можете попробовать и самостоятельно подключить нужный вам плагин к таблице. Один из способов мы описали выше. Если он вам не подходит то «окей, гугл, мне нужен плагин для…». В сети достаточно много статей с готовыми кейсами от разработчиков. Вопрос только в том, насколько эти решения подойдут конкретно вам.

Минусы использования гугл-таблиц как CRM

• сложности при автоматизации;
• неудобно пользоваться не с компьютера;
• низкая прозрачность процессов;
• нет настройки прав доступа.

В СRM Пачке мы постарались учесть все базовые функции, которые могут понадобиться малому бизнесу или фрилансерам. Вы можете легко настроить все бизнес процессы: от добавления карточки клиента в систему до аналитики проделанной работы за определенный период.

Вы работаете в команде? Можете добавить своих коллег — у нас нет ограничений по пользователям. Ставить задачи и общаться можно также внутри CRM.

Если вам необходима интеграция с почтой или другими сервисами, то это также можно подключить. Тариф «Рост» стоит 1950 рублей в месяц, но при этом сумма не зависит от количества пользователей. Все мини-сервисы включены в эту цену. Подключать и отключать их можно одним кликом. Вы можете подключить Лучшие практики — настройки, которые помогут работать более продуктивно, или добавить другие сервисы к своей Пачке с помощью API. Выберите тот тариф, который будет соответствовать вашим требованиям к CRM.

Если вы сейчас находитесь в поиске сервиса, который поможет вам автоматизировать ваши бизнес процессы, но понимаете, что CRM Google Sheets — это не совсем то, что вам нужно, то вам будет полезно прочитать подборку «Лучшие бесплатные CRM в 2020 году».
В ней мы подробно описали сервисы, указали плюсы и минусы систем.

Душевный маркетолог из Петербурга. Работаю в Пачке. Провожу вечера за статьями, подкастами и книгами о бизнесе. Выбираю самое интересное и делюсь с вами.

Источник

Своя CRM система за 3 часа в Гугл-таблицах

В этом посте хочу поделиться опытом, как с помощью гуглдока можно создать CRM-систему, которая полностью будет закрывать потребности небольшой или средней студии ИТ-разработки.

Я сразу отказался от всех полуготовых решений, типа amoCRM (удобная, но нам рановато пока), ShugarCRM (кривая и медленная, вызывает невроз) и др., потому что я люблю, чтобы софт подстраивался под мой бизнес, а не бизнес-процессы подстраивались под софт (да и на первых порах нужно что-то по проще с низкой стоимостью внедрения). Так что — только гугл-док, только хардкор!

На создание этой системы ушло часа 3 — не больше. Давайте расскажу, как работает:

1. На листе «Активности» у нас исходные данные — мы указываем, все контакты по какому проекту, когда, что обсуждали и как изменился статус проекта. (Проекты, разумеется, выбираются из выпадающего списка — можно сделать кликнув по ячейке правой кнопкой -> проверка данных, и в графе «Правила» указать столбец со списком проектов, который у нас на странице «Лиды»)

2. Лиды — Это сводный лист со всеми проектами и статусами по ним. Взглянув на него сразу понятно, в каком состоянии продажи компании (даты последних контактов подсвечиваются в зависимости от свежести. Чем дольше не пинговал контакт, тем он белее) Это делается «Условным форматированием» во вкладке «Градиент»). Самое удобное, это то, что к каждому проекту подтягивается информация о последнем контакте и всегда видно, чем завершился последний контакт и чего ждать дальше.

3. Ну и, конечно, планирование: лист «План контактов». Тут все просто — пишем проект, дату будущего контакта и тему. Статус указывает, произошел контакт или еще нет, либо плановый контакт отменен.

На листе «Звонки на сегодня» уже поинтереснее в плане формул — выбирается с одной стороны все будущие контакты (а те, что на сегодня подсвечиваем цветом: в условном форматировании ставим, что условие равно =today() ) а во втором столбце подсвечиваем красным те, что просрочены. По формуле видно, что как только статус на странице с плановыми контактами изменится на «Проведен» или «Отменен», из списка пропущенных они уйдут.

Таким образом, чтобы всегда быть в курсе происходящего и видеть картинку по всем проектам, мне достаточно просто записывать результаты всех своих контактов, заполнять план контактов и отмечать, когда они произошли.

Скажу вам, что после начала учета видение бизнеса меняется кардинальным образом, как и подход к продажам. Контакты с лидами становятся периодическими и системными (а не только во время панических атак на тему «Мы скоро разоримся!111. »).

Источник