Иерархическая структура ремонта квартиры

Иерархическая структура работ (ИСР)

Есть такой мощный инструмент, про который, уверен, многие слышали, но мало кто знает как его использовать. Называется он «Иерархическая структура работ» (ИСР). Она же структурная декомпозиция работ (СДР), она же Work Breakdown Structure (WBS). С помощью нее можно делать много интересных вещей, о которых я сейчас вам последовательно расскажу на примерах и картинках.

Что такое ИСР? Способы отображения и кодировка элементов.

Иерархическая структура работ (далее ИСР) — это разбиение вашего проекта на более мелкие и измеримые части. ИСР описывает все результаты/работы, которые должны быть получены/выполнены для завершения проекта. Все, что не вошло в ИСР в рамки проекта не входит.

Часто ИСР представляют в виде диаграммы, где нижние уровни являются декомпозицией верхних. «Часто» — далеко не означает «всегда», как вы понимаете, поэтому ИСР также может быть представлена в виде:

• таблицы (очень удобный метод отражения)
• ментальной карты (например, в FreeMind)
• иерархической структуры задач (например, в Microsoft Project)
• диаграммы на рыбьих костях.

Все элементы ИСР имеют специальную кодировку, смысл которой — присвоить каждому элементу уникальный номер.

Самый верхний уровень имеет код 0 (ноль) и его часто именуют просто: «проект». Элементы первого уровня нумеруются последовательно от 1 до количества элементов на уровне (обычно не более 7). Второй и последующие уровни нумеруется таким образом, чтобы элемент сохранил ссылку на вышестоящий, например «1.2.4″. Чтобы лучше понять о чем идет речь, посмотрите на пример диаграммы.

В некоторых случаях иерархическая структура работ содержит специальное дополнение, т.н. «словарь ИСР«. Это чаще таблица, которая помогает правильно прочитать вашу диаграмму:

• код элемента
• название элемента
• содержание элемента (подробное описание назначения, состава, структуры, подэлементов и т.п. Главное — однозначно определить что(!) это за результат и как его отличить от других)
• кто отвечает за его получение (фамилия, имя и домашний адрес). Этот пункт здорово активизирует исполнителей, поверьте!
• оценка объемов и т.д.

Зададимся двумя вопросами:

• Какой принцип декомпозиции выбрать для первого уровня?
• До какого уровня декомпозировать проект?

Иерархическая структура работ. Принципы декомпозиции

Разные менеджеры по разному подходят к этому вопросу. Существует несколько популярных способов:

По фазам жизненного цикла

Например, ваш проект выполняется по таким фазам: Продажа, Аналитика, Проектирование, Дизайн, Продакшн, Верстка и т.д. Вы можете представить все эти объекты на первом уровне, чтобы дальше разбить их на более измеримые кусочки.

Это удобно, когда у руководителя проекта и заказчика нет разногласий по набору фаз проекта, а также каждая фаза имеет понятый всем участникам набор результатов.

По ключевым результатам проекта (deliverables)

Например, проект по внедрению системы управления транспортом может иметь такой набор результатов: Информационная система, Карты для маршрутизации транспорта, Векторные графы дорог и маршрутов, Механизм поддержки, Обученный персонал, Оборудование.

Эти результаты удобно отразить на первом уровне, чтобы заказчик ясно и точно видел, что будет сдано ему по завершению проекта. Здесь важно помнить, что если результат не представлен на ИСР, то в проекте он не будет получен.

По организационной структуре проекта

Например, в вашем проекте есть 4 структуры, которые вовлечены в реализацию проекта:

• бизнес-заказчик. Он может отвечать за результаты:
  • бизнес требования к системе
  • подготовленные к загрузке в систему данные
  • обученные пользователи
  • бизнес-тестирование и т.д.
• ИТ со стороны заказчика. Они могут отвечать за:
  • серверы
  • закупленные лицензии
  • интерфейс обмена с другими учетными системами и т.д.
• вендор (поставщик программного продукта) отвечает за
  • аудит технической архитектуры
• компания — внедренец программного обеспечения (ваша структура):
  • техническое задание
  • настройка системы
  • доп.программирование системы и т.п.

Очень удобно показать структуру результатов проекта, распределенную по всем участникам проекта, до подписания контракта.

По источникам финансирования

Например, проект выполняется с использованием своих и заемных средств. Наверняка спонсоры захотят увидеть, какой именно результат будет получен и за чьи инвестиции.

По подпроектам

Иногда можно использовать смешанный подход: на первом уровне фазы проекта, на втором организационные структуры, на третьем — результаты.

Главное — не запутайтесь. Важно, чтобы выбранный подход к декомпозиции позволил оценить весь объем проекта.

Иерархическая структура работ. Глубина декомпозиции

На этот счет есть только несколько практических рекомендаций:

• глубина декомпозиции должна позволять более-менее достоверно оценить объем работ элемента
• время на выполнение элемента не должно быть более периода контроля. Поясню: у меня проекты контролируются с периодичностью 1 раз в 2 недели. Значит, декомпозировать задачу можно до тех пор, пока ее длительность не составит 10 или меньше рабочих дней.

Лирическое отступление: ИСР — это инструмент планирования объема проекта, а не задачник. Поэтому вполне нормально, когда вы декомпозировали результаты до 5-10 рабочих дней, а последующую декомпозицию сделаете после подписания бюджета.

на выполнение данного элемента нужен 1 человек. Иными словами, если для выполнения элемента потребуются трое, например, аналитик, разработчик и тестировщик, то нужно продолжить декомпозицию, чтобы определить, за какой результат каждый из них будет отвечать.

Проверка корректности и достаточности ИСР в принципе не сложная:

• все элементы должны быть декомпозированы до достаточного уровня (например, до 10 дней и 1 исполнитель)
• не должно быть дублирования одного и того же элемента в разных ветках
• если проект предусматривает итерации, то каждая из них должна быть отражена и пронумерована
• заказчик должен прочитать ИСР хотя бы 1 раз

Промежуточный итог

1. Иерархическая структура работ — способ оценить объем работ по проекту, разбив его элементы на более измеримые части.
2. ИСР описывает все работы, которые должны быть выполнены в проекте. Все, что не отражено — не делается в проекте.
3. Если напротив каждого элемента ИСР написать фамилию ответственного, то вовлеченность исполнителя будет выше в 3 раза
4. Способов декомпозиции несколько, выбирай любой
5. Глубина декомпозиции должна позволять оценить объем пакета работ (остальное можно детализировать в ходе проекта)
6. Корректная ИСР — это структура без дублирования, с примерно одинаковыми по объему работ элементами и понятная заказчику

Источник

Иерархическая структура работ в Microsoft Project

Иерархическая структура работ (ИСР, WBS — Work Breakdown Structure) является иерархической декомпозицией целей проекта на результаты задач, выполняемых для достижения общих целей проекта. ИСР является основой работ по планированию проекта. ИСР разделяет объем проектных работ на более мелкие, управляемые пакеты работ для сохранения лучшего контроля над задачами проекта. По мере движения от верхних уровней WBS к нижним уровням определение проектных работ становится более детальным, при этом верхние уровни структуры обозначают основные этапы проекта. Нужно помнить, что ИСР изображает 100% всех работ, определенных в масштабе проекта. Все, не включенное в ИСР, считается не входящим в содержание проекта.

Для чего нужна иерархическая структура работ

Иерархическая структура работ соответствует следующим требованиям проекта:

• Определение масштаба проекта в категориях предоставляемых результатов и компонентов.
• Предоставление каркаса, на котором основаны отчеты о статусе и прогрессе проекта.
• Упрощение обмена информацией о масштабе проекта, графике, риске, производительности, стоимости и т.д. с заинтересованными лицами на протяжении всего жизненного цикла проекта.
• Предоставление входных данных для других процессов управления проектом, таких как оценка, составление графика, оценка риска и т.д.

При создании ИСР важно убедиться, что формат ИСР стандартизирован во всем портфеле проектов. Это гарантирует возможность легкого извлечения данных из конкретного проекта и формирование архива данных о проектах на будущее в течение некоторого времени.

Компоненты структуры декомпозиции работ

Существенные компоненты ИСР перечислены ниже:

• Уровни ИСР: Вся работа, выполняемая в проекте, группируется в иерархические уровни, причем верхние уровни изображают основные результаты проекта, а нижние уровни изображают мелкие операции, выполнить которые нужно для достижения результата. Число и сложность уровнейИСР зависят от размера и особенностей проекта.
• Словарь ИСР: Словарь ИСР является важной частью ИСР и более подробно описывает каждый элемент ИСР. Он дает подробные сведения о выполняемой работе, операциях и контрольных точках, оценках стоимости, требуемых ресурсах, и информацию о договоре для каждого элементаИСР. Основная цель словаряИСР – устранить любую неясность относительно содержания работ.
• Кодовые числа ИСР: Кодовое число ИСР является уникальным идентификатором для каждого элемента ИСР и должно легко расширяться, чтобы вместить любые последующие изменения ИСР.
• Формат наглядного представления: ИСР может быть представлена разными способами, в зависимости от удобства использования для проектной группы и организации. Типовые форматы для представления структуры ИСР следующие:
  • Структурное представление: В данном формате ИСР изображается с помощью разных уровней отступов, с сопутствующим кодовым числом ИСР для каждого элемента.
  • Табличное представление: В данном формате иерархическая структура ИСР изображается с помощью столбцов таблицы.
  • Древовидная структура: В данном формате ИСР изображается с помощью древовидной структуры, в которой каждый дочерний элемент линией соединен с родительским элементом. Родитель изображает более высокий уровень, разбиваемый на дочерний элемент.
• Элемент ИСР: Каждый компонент ИСР и его свойства образуют элемент ИСР.
• Пакет работ: Компонент ИСР самого низкого уровня для каждой ветви ИСР называется пакетом работ. Пакет работ также включает в себя операции графика и контрольные точки, которые надлежит достигать для выполнения результата пакета работ. Одной из главных проблем, c которой руководители проектов встречаются при создании ИСР, является выбор правильного размера для пакета работ. Слишком большой пакет работ означает слабый контроль над операциями. Аналогично, управление слишком маленьким пакетом работ требует много сил. Правило 8/80, часто соблюдаемое руководителями проектов, гласит, что размер пакета работ должен быть не менее 1 часа и не более 80 часов.

Создание ИСР в Microsoft Project с помощью нисходящего метода

ИСР может быть создана с помощью множества инструментов и методов. Одним из распространенных методов создания ИСР является нисходящий метод. Шаги, выполняемые при нисходящем подходе, перечислены ниже:

1. Определить конечную цель проекта. Это требует детального анализа документа масштаба проекта. В MS Project ввести с клавиатуры имя конечной цели в поле «Имя задачи».
2. Оценить конечные результаты, которые должны быть созданы для достижения целей, определенных на шаге 1. Ввести список конечных результатов в поле «Имя задачи». Сместить вправо все субрезультаты при помощи клавиши с направленной вперед стрелкой в MS Project. Теперь вы имеете конечный результат, состоящий из субрезультатов в MS Project.
3. Разбить конечные результаты на операции и продолжать это действие, пока не достигнут уровень (пакет работ), где вы можете контролировать и отслеживать отдельные задачи. Внимательно следить, чтобы каждый пакет работ содержал только один результат. В MS Project для каждого субрезультата ввести список операций. Повторять этот процесс, пока не достигнут уровень пакета работ. Обязательно продолжать смещать вправо каждый уровень. Смещение вправо создает связи между результатами и составляющими их субрезультатами. MS Project автоматически создает коды ИСР в поле структурного номера, основанного на общей структуре каждой задачи/операции. Эти структурные номера меняются при перемещении задачи на другой уровень или место.
4. Переоценить всю ИСР после основательного мозгового штурма вместе с проектной группой и ключевыми заинтересованными лицами. Целью должно быть достижение согласия насчет осуществимости успешного планирования проекта, что в свою очередь гарантирует успех вашему проекту.

Нисходящий метод создания ИСР обычно применяется, когда руководитель проекта и проектная группа имеют недостаточный опыт в создании ИСР, или когда требования к проекту не полностью поняты. Данный метод позволяет руководителю проекта и группе постепенно дополнять ИСР после нескольких совещаний и мозговых штурмов.

Встраивание ИСР в график проекта

ИСР образует основу для ряда действий по управлению проектами. Она дает ценные данные для оценки стоимости, составления графика и оценки прогресса проекта.

Чтобы встроить ИСР в график проекта с помощью MS Project, нужно добавить дополнительную информацию в ранее созданную вами древовидную структуру ИСР с отступами. Важная информация, которую надо добавить, включает в себя:

• Длительность: Полное время, требуемое на выполнение каждой задачи, должно быть указано в ИСР.
• Зависимости задач: Указывается связь между задачами. Можно установить зависимость с помощью анализа сетевой диаграммы, построенной на этапе составления графика.
• Ограничения: Нужно задать ограничения (если они есть) для каждой задачи. Ограничения также устанавливаются на этапе анализа графика.
• Дата начала задачи и дата завершения задачи: При задании длительности для каждой задачи MS Project автоматически вычисляет даты начала и завершения задачи.
• Имена ресурсов: Вы можете задать ресурсы путем нажатия на кнопку «Назначить ресурсы».

При встраивании ИСР в план проекта необходимо добавить словарь ИСР. Словарь ИСР помогает объединить другие процессы управления проектом с масштабом проекта и является полезным инструментом для прояснения точных требований к проекту в категориях объема работ, стоимости, контрольных точек и т.д. Четко определенная ИСР может оказать решающее влияние на успешность проекта. Она является главным объединяющим фактором между разными процессами управления проектом и считается основой проекта.

Источник