Как оплатить ремонт оргтехники

Ремонт офисной техники — о дымящемся принтере и расплавленной клавиатуре

Жизнь в офисе постоянно кипит — создаются и печатаются документы, делаются ксерокопии, пачки бумаги распаковываются одна за другой, гудит притер и плавится клавиатура. И обычно в самый неподходящий момент что-то ломается. Ничто не вечно, в том числе офисная техника, испытывающая повышенные нагрузки. Затраты на ремонт офисной техники необходимо отразить в бухгалтерском и налоговом учете. Для отражения расходов не обойтись без оформления первичных документов. Как это правильно сделать, разберемся в этой статье.

Ремонт или модернизация

Первое, что нужно сделать – определить модернизируют или ремонтируют основное средство. Учет этих двух процессов происходит по-разному, и важно знать, чем они отличаются. Если вместо сломанных запчастей ставятся точно такие же новые, это однозначно ремонт. Но в офисной технике (особенно в компьютерах) часто детали заменяют на другие. Как определить, не произошла ли модернизация?

Ремонт подразумевает починку техники с целью восстановления ее первоначальных технических характеристик. В случае проведения модернизации свойства техники улучшаются.

Предположим, у сотрудника сломался компьютер. Его отнесли на ремонт системному администратору. У сисадмина не было деталей, идентичных исходным, и он заменил их на другие. В результате этого увеличился объем памяти компьютера. Несмотря на то, что изначально технике требовался просто ремонт, в процессе починки произошла модернизация. И расходы уже нельзя признать расходами на ремонт офисной техники.

Документы

Чтобы иметь право принять в расход затраты на ремонт, компания должна оформить документы. Прежде всего, руководитель компании должен издать приказ о проведении ремонта неисправного основного средства.

Для того, чтобы подтвердить, что технике требуется ремонт, нужно составить дефектную ведомость. Форму вы можете разработать по собственному усмотрению (и не забудьте утвердить ее в учетной политике). В ведомости должно быть указано:

— данные основного средства (наименование, марка, инвентарный номер ОС),

— сведения о поломке. По возможности укажите, что именно неисправно, или опишите, в чем заключается проблема с техникой,

— что нужно сделать с техникой, чтобы она заработала. Укажите, какие детали необходимо заменить.

Данный документ заполняется и подписывается комиссией, в которую должны входить: сотрудник подразделения, в котором сломалась техника, специалист по ремонту (если в компании нет такого работника, пригласите представителя ремонтной организации), сотрудник бухгалтерии.

При выполнении починки собственными силами желательно составить график и план проведения ремонта, а также смету расходов. Если технику ремонтируют не на том месте, где она всегда стоит, а переносят в другое подразделение, следует также оформить акт на внутреннее перемещение по форме ОС-2. После проведения ремонтных работ компания должна составить акт по форме ОС-3. Если для ремонта закупались детали, вам также понадобятся накладные, счета-фактуры, товарные чеки от продавца, чтобы принять в расход понесенные затраты. Передача материалов в ремонт оформляется требованием-накладной или лимитно-заборными картами.

Если ремонт офисной техники будет проводиться сторонней организацией, вам следует получить у подрядчика акт выполненных работ и счет-фактуру (если подрядчик является плательщиком НДС). ОС-3 при этом также составляется. Ее оформляет заказчик, а представитель компании, которая осуществляла ремонт, ставит на ней свою подпись. Если основное средство перевозилось из офиса в ремонтную мастерскую, а потом обратно, следует составить акты о перемещении офисной техники.

После завершения ремонта сведения о проведенных действиях заносятся в инвентарную карточку основного средства (форма ОС-6).

Бухгалтерский учет

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 60 – отражены расходы на ремонт сторонней организацией,

Д 10 К 60 – куплены детали для ремонта техники,

Д 19 К 60 – отражен НДС с услуг по ремонту, покупке запчастей и т.д. (на каждое событие отдельная проводка),

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 10 – стоимость деталей списана в расход после ремонта ОС,

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 70 – начислена зарплата за осуществление ремонта ОС,

Налоговый учет

Налог на прибыль

Расходы на ремонт офисной техники признаются при расчете налога на прибыль в момент фактического осуществления таких расходов (п. 1 ст. 260 НК РФ), т.е. когда сделан ремонт, оформлен ОС-3 и получен акт выполненных работ, если ремонт производила сторонняя организация.

Компании, применяющие УСН с объектом «доходы – расходы», имеют право признать расход по объекту основных средств (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), когда выполнены 2 условия:

— ремонт произведен и учтен,

— ремонтные работы оплачены.

Пример 1

ООО «Лютик» занимается торговлей покупными товарами и находится на ОСНО. 1 августа в компании сломался компьютер, и 5 августа фирма пригласила подрядчика для ремонта техники в свой офис. Стоимость работ составила 2000 руб., в т.ч. НДС 305,08 руб. 5 августа компьютер был починен, все необходимые документы оформлены. ООО «Лютик» оплатило расходы по ремонту 1 сентября.

5 августа в бухгалтерском учете компания сделает следующие проводки:

Д 44 К 60 – 1694,92 руб. – стоимость ремонтных работ отнесена на расходы,

Д 19 К 60 – учтен НДС с ремонтных работ.

Пример 2

Рассмотрим ситуацию, когда ООО «Лютик» применяет УСН «Доходы — расходы».

Д 44 К 60 – 2000 руб. (т.к. компания находится на УСН, «входной» НДС принимается в расход).

Расход в налоговом учете будет признан 1 сентября в момент совершения оплаты услуг.

О бухгалтерском учете ремонта основных средств можно прочитать здесь.

Про учет основных средств на ЕНВД написано тут.

Источник

Абонентское обслуживание принтеров, МФУ, копиров и другой оргтехники

Заключите договор на обслуживание офисной оргтехники на выгодных условиях! Выезд специалиста 1 раз в месяц/квартал для профилактической чистки оборудования. Экстренные выезды в случае возникновения неисправностей. Заправка картриджей с корпоративной скидкой. Ремонт обслуживаемых аппаратов с оплатой только их запчастей Поставка компьютерной и оргтехники с отсроченным платежом. Бесплатные услуги службы доставки. Запросить расчёт обслуживания сейчас!

Мы обслуживаем:

• Копировальные аппараты и ксероксы
• Многофункциональные устройства (МФУ)
• Лазерные принтеры

Service812 обслуживает все популярные бренды оргтехники:

Стоимость обслуживания оргтехники

Минимальная стоимость абонентского обслуживания — от 3500 руб. в месяц (или квартал — по договоренности).

Если ваша компания уже стоит на обслуживании, сообщите нам, и мы предложим лучшие цены или условия договора.

Аппараты	Стоимость обслуживания, руб./мес.
Принтеры
Лазерный принтер, формат A4	От 250
Лазерный принтер, формат A3	От 490
Лазерный принтер цветной	От 390
Копировальные аппараты
Формат А4	От 390
Формат А3	От 590
Многофункциональные устройства (МФУ)
Формат А4	От 390
Формат А3	От 650
Плоттеры
Формат А0	Цена договорная
Формат А1	Цена договорная

Заключение сервисного договора на абонентское обслуживание оргтехники обеспечит стабильную работу оргтехники в офисе при оптимальных затратах. Цель абонентского обслуживания оргтехники – значительное увеличение срока службы вашей офисной техники и снижение затрат на её эксплуатацию.

Если у вашей компании немного оргтехники и нет необходимости в ее периодическом обслуживании, то с ценами на разовые услуги по диагностике и ремонту печатной техники вы можете ознакомиться в разделе Ремонт оргтехники.

Перечень услуг

Абонентское обслуживание оргтехники в «Service812» включает в себя:

Выезд мастера для осмотра техники и проведение профилактических работ (смазка и чистка аппарата) 1 раз в месяц. Экстренные выезды в случае возникновения неисправностей. Заправку картриджей, поставку картриджей и комплектующих со скидкой от 15%. В случае осуществления ремонта стоящей на обслуживании техники, работы по ремонту будут выполнены бесплатно. Вы платите только за запчасти, если они будут необходимы при ремонте.

Ремонт техники, не стоящей на абонементном обслуживании, осуществляется со скидкой 15%. Поддержание на нашем складе запаса комплектующих и расходных материалов для вашей техники. Поставку компьютерной и оргтехники с отсроченным платежом. Бесплатные услуги нашей службы доставки.

По нашему договору обслуживание оргтехники осуществляется только профессиональными инженерами с опытом работы не менее 4 лет.

Бесплатный аудит оргтехники

Перед заключением договора на абонентское обслуживание мы проведём бесплатный аудит вашей оргтехники, который состоит из:

• Анализа общего состояния всех принтеров, копиров, факсов и МФУ.
• «Пробега» каждого из устройств.
• Состояния имеющихся в наличии картриджей и периодичности их заправки.

По результатам аудита мы составим для вас подробный отчет с рекомендациями наших специалистов по устранению всех неисправностей и правильному распределению нагрузки на технику.

Как происходит обслуживание оргтехники в офисе

При заключении договора мы определим перечень обслуживаемых устройств и необходимых профилактических работ, согласуем график посещений вашего персонального и окончательную сумму договора.	После заключения договора ваш сервис-инженер будет приходить по оговоренному графику, следить за состоянием всех устройств, внесенных в договор, и выполнять необходимые профилактические работы.	Наша служба логистики заберет в сервисный центр технику для ремонта или картриджи для заправки и доставит обратно в оговоренные сроки. Услуга доставки для наших абонентов — бесплатна!

Договор на обслуживание техники, как правило, заключается на год, но мы готовы рассмотреть все пожелания наших клиентов.

Почему обслуживание офисной техники лучше доверить специализированному сервисному центру Service812?

• Для продления срока службы офисной техники необходимо регулярно выполнять профилактическое обслуживание аппаратов (чистку, смазку и др. работы). Но, как правило, штатные специалисты вследствие сильной загруженности или по другим причинам пренебрегают простыми рекомендациями производителей техники, реагируя только в случае неисправностей и необходимости срочного ремонта.
• Для проведения качественного ремонта специалист должен обладать необходимыми знаниями, опытом и квалификацией. Нередко компании пытаются сэкономить, приглашая на должность технических специалистов широкого профиля или пользуясь услугами студентов или знакомых.
• С развитием компании, открытием филиалов, новых офисов, магазинов увеличивается парк техники и неизбежно возрастает нагрузка на штатных специалистов, что снижает скорость реакции на проблемы и ведет к простою офисной техники и нередко всего офиса.

Наш специализированный сервисный центр может обеспечить качественный ремонт техники в короткие сроки с необходимым уровнем квалификации сервисных инженеров. А заключение договора на абонентское обслуживание позволяет гарантированно снизить уровень расходов на эксплуатацию и ремонт. При этом стоимость ежемесячной оплаты абонентского обслуживания зачастую значительно ниже средней ежемесячной зарплаты штатного сотрудника.

Договор на абонентское обслуживание офисной техники — это разумное решение!

Заключение договора на абонентское обслуживание оптимально для компаний и руководителей, которые стремятся:

• Оптимизировать затраты на обслуживание и ремонт, не снижая (и даже повышая) качественный уровень обслуживания техники.
• Обеспечить продолжительный срок службы офисной техники.
• Снизить затраты на оплату труда штатных сотрудников, либо переориентировать их на другие задачи.
• Минимизировать время простоя офиса вследствие неисправности техники.

Мы готовы помочь вам в этом!

Уверенность в техническом состоянии вашей оргтехники стоит не так дорого. Ежемесячные затраты на абонентское обслуживание составят от 2500 руб. в месяц или квартал, в зависимости от перечня техники.

В случае необходимости, в целях экономии бюджета, можно поставить технику не на ежемесячное, а на ежеквартальное обслуживание. При этом изменяется только периодичность постоянного посещения сервис-инженером вашего офиса для профилактических работ.

Оцените все преимущества абонентского обслуживания оргтехники:

• Вы будете уверены в том, что МФУ, принтеры, копиры и факсы в вашем офисе поддерживаются в рабочем состоянии.
• При возникновении неисправностей наши специалисты подъедут к вам в согласованные сроки.
• Работы по ремонту техники осуществляются бесплатно (оплачиваются отдельно лишь комплектующие).
• Вы существенно экономите на расходных материалах — для вашей компании скидки на заправку картриджей.
• Мы дадим вам рекомендации по оптимальному перечню устройств, необходимых для решения ваших задач.
• Мы обеспечим оперативную поставку техники и комплектующих, необходимых для работы ваших сотрудников.

Все это позволит практически полностью исключить простои в работе вашей компании по техническим причинам.

Позвоните нам, и мы выполним расчет стоимости абонентского обслуживания для вашей компании в кратчайшие сроки. Наши менеджеры ответят на все ваши вопросы.

Многоканальный телефон: . Ждем вас!

Источник