Как правильно хранить ремонт

Как правильно хранить документы

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

• документов налогового учета;
• кадровых;
• бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Срок хранения	Вид документа
1 год	Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет	Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции Книга учета доходов и расходов
50 лет Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года	Расчеты по страховым взносам
Постоянно	Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей Бухгалтерская (финансовая) отчетность Документы о ликвидации компании

Кадровые документы

Срок хранения	Вид документа
1 год	Правила внутреннего трудового распорядка
3 года	Графики отпусков
5 лет	Табели, журналы учета рабочего времени Авансовые отчеты
45 лет	Документы о несчастных случаях на производстве
50 лет Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года	Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников Личные дела сотрудников Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
Постоянно	Штатное расписание
До востребования	Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

• хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
• у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
• соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
• проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Нарушение	Штраф	Основание
Отсутствие документов бухучета	От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний	ст. 15.11 КоАП
Грубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения	10 000 ₽ за один налоговый период 30 000 ₽ — более одного налогового периода	ст. 120 НК РФ
Непредоставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	200 ₽ за каждый непредставленный документ	ст. 126 НК РФ, п. 1
Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента	10 000 ₽ для ИП и юрлиц	ст. 126 НК РФ, п. 2
Непредоставление или несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки	5000 ₽ 20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года	ст. 129.1 НК РФ, п. 1
Нарушение правил хранения кадровых документов	От 1000 до 5000 ₽ — для ИП От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц	ст. 5.27 КоАП, ч. 1

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.

• Поддержим порядок в кадровых, бухгалтерских документах
• Рассчитаем налоги и взносы
• Отправим отчетность за сотрудников в налоговую, ПФР, ФСС
• Посчитаем зарплату, больничные и отпускные

Источник

Ремонт: где хранить вещи, пока квартиру обновляют?

Выбросить, отправить на дачу, выставить в коридор, передержать у друзей, даже свалить в одной комнате в кучу — вот неполный перечень того, где можно оставить вещи на время ремонта.

Попробуем оптимизировать этот процесс, свести потери к минимуму и — важно — не переплатить.

Содержание статьи:

Шаг #1: сколько продлиться ремонт?

Месяц, три, полгода — определитесь. На перекраску комнаты хватит пары дней. На смену паркета лучше закладывать месяц. Выровнять стены, смыть потолки, поставить окна, переложить проводку — дело на целое лето.

Чем сложнее задача, тем больше времени потребуется. Конечно, есть расхожая шутка о том, что ремонт — процесс. Но, не ограничив его по времени, не понять, кто участники процесса. Делаете ли вы все сами или доверяете профессионалам?

Шаг #2: кто делает ремонт?

Вы никуда не спешите и не ограничены во времени.

Отлично, открывайте youtube, смотрите популярные каналы ремонтников и составляйте список оборудования. В эпоху DIY почти все можно сделать самому.

Важно: вы сэкономите на специалистах, но, возможно, не на материалах.

Вы не согласны жить в ремонте дольше полугода.

Звоните в управляющую компанию. Вызывайте маляра или плиточника из муниципалитета. С мелкими отделочными работами попробуйте справиться сами.

Важно: специалисты из ЖЭКа работают с 8:00 до 17:00. Днем нужно быть дома.

Ваш срок — 3 месяца, не больше.

Приглашайте профи. Лучше по рекомендации коллег или друзей, а не с avito или youdo. Но в обоих случаях договор на оказание услуг лишним не будет.

Важно: работая с новыми людьми, фиксируйте каждый этап ремонта и просите чеки.

Шаг #3: куда вывезти мебель на время ремонта?

Сделать это придется. И лучше до того, как на пол полетят штукатурка и куски обоев. На время ремонта оставьте в комнате только то, что не жалко испачкать, сломать и отправить в переработку. Теперь определимся — как вывозим, насколько и куда.

Коридор и общая прихожая не подойдут для крупных вещей. Для них там нет места. Можно оставить там ковры, кресло или тумбочку. Но не кровать, стеллаж или письменный стол. Особенно, если они не из Ikea, и вы не представляете, как их разбирать.

Решив хранить вещи и мебель во время ремонта на этаже, предупредите соседей. Они могут быть против. Поговорите с уборщицами или консьержем. Ведь вещи могут посчитать бесхозными. И обязательно попросите друзей помочь с перестановкой.

Дача, квартира друзей или бабушки плохой вариант, если ремонт продлится долго. Можно отдать плазму, игровую приставку или велик. Ими временный владелец сможет пользоваться. Но захламлять чужое пространство, чтобы освободить свое, — просто неэкологично.

Решив развести мебель по родне, посчитайте транспортные расходы. Диван не поместится в легковой автомобиль. Придется заплатить транспортной компании и грузчикам. И столько раз, сколько у вас адресатов.

Теплый склад Чердака подойдет для хранения мебели во время любого ремонта. Серьезно. Вам не нужно разбирать и упаковывать мебель — это делают муверы. Не нужно беспокоиться о ее сохранности — каждая вещь застрахована. Вы платите только за объемный вес вещей — согласно тарифу.

Решив сдать вещи на хранение на время ремонта нам, вы не платите ни за машину, ни грузчикам. К тому же возврат тоже будет бесплатным.

Источник