Компенсация за ремонт автомобиля по трудовому договору

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

• амортизацию автотранспорта;
• оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
• техобслуживание.

Вопрос: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.
В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд организации.
В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

• о марке транспорта работника, годе выпуска;
• о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Вопрос: Для оформления компенсации при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя достаточно приказа на выплату или надо оформлять дополнительное соглашение с работником?
Посмотреть ответ

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Вопрос: Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого работник не является (п. 1 ст. 217 НК РФ (до 31.12.2019 включительно — п. 3 ст. 217 НК РФ))?
Посмотреть ответ

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.

Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

• Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
• Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

1. Заключить договор аренды.
2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена выплата служащему	73	51	4000
Компенсация отражена в расходах	44	73	4000
Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20%	99	68	500

Недостатки компенсации по фиксированной ставке

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Источник

Должен ли работодатель компенсировать затраты на ремонт автомобиля?

Здравствуйте. Хочу обратиться по поводу трудовых отношений. Мой супруг работает в торговой компании третий год. Торговый представитель. Составлен трудовой договор, по которому оклад 10000, 40 процентов северная надбавка , 30 районный коэффициент. Есть » белая и черная » зарплаты. Белая приходит на карту в сумме 7500 аванс , и 11500 зарплата. Остальные , премия за продажи, выдают в кассе. По договору супругу положен отпуск 28 календарных дней плюс 8 за северные , и 3 дня за ненормированный рабочий день. Ездит в район , приезжает поздно. На деле отпуска нет. Но с зп отпускные вычитают, якобы он числится в отпуске, но отпускные на руки не выдают! Если обратиться с иском в суд, смогут ли ему компенсировать отпуск за два года и недоплаченный аванс? И еще. Машина , на которой он работает , наша собственная, находится в аренде у работодателя. В случае поломки , мелкой или крупной, супруг делает ремонт за свой счёт. Покупает расходники, масла, резину. Должен ли работадатель компенсировать затраты на ремонт автомобиля, если к зарплате за отдаленность доплачивают 1000 рублей, а ремонт часто обходится в 20- 30 тысяч.

Здравствуйте, Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.

В Трудовом кодексе РФ отмечается, что работнику положена компенсация за использование личного транспортного средства для нужд работодателя. Об этом говорит статья 188. Такое использование может быть однократное, либо на постоянной основе. Компенсация выдается с целью покрытия затрат на пользование машиной. Это:

покупка бензина;
обслуживание и ремонт;
амортизация.
Такие выплаты не относятся к заработной плате. У них иное назначение, не связанное с выполнением работником служебных обязанностей. Эти выплаты призваны компенсировать траты на транспорт, понесенные сотрудником в связи с выполнением трудовых обязанностей. Порядок, величина и сроки выплат закрепляются трудовым соглашением.

Важно! Трудовым кодексом оговаривается использование личного транспорта при наличии согласия работодателя. Наличие такового подтвердит заключенное соглашение между работником и организацией. Возможен вариант предоставления автомобиля в безвозмездное пользование на усмотрение работника.

Бухгалтерам, которым предстоит вести расчеты с работником и налоговой службой, помимо Налогового кодекса следует изучить Постановление Правительства № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций».

Соглашение о покрытии расходов

Этот документ составляется в интересах работника. Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:

характеристики машины;
сумма и сроки выплат.
Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.

В интернете много статей по этой теме.

Источник

🚕 Подробное руководство по оформлению компенсации за использование личного авто на работе

Ст. 188 Трудового кодекса РФ устанавливает, что при использовании в служебных целях личного имущества работника по соглашению с работодателем, ему устанавливают:

• компенсацию за эксплуатацию этого имущества и его износ;
• возмещение расходов.

То есть использование автомобиля для работы с согласия работодателя позволяет вернуть не только затраты на ГСМ, мойку, стоянку и прочие необходимые расходы, но и получить компенсацию за пробег и амортизацию.

ТК не диктует дополнительных условий — они должны быть оговорены в трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему и в одном из локальных актов предприятия (где указана методика расчета компенсации).

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Два способа оформления личного авто в служебных целях

Законодательство предусматривает два варианта оформления использования личного автомобиля сотрудника — трудовой договор и договор аренды. Последний регулируется нормами Гражданского кодекса (ст. 632 и ст. 642).

📑 Трудовой договор

Если использование личного ТС сотрудника оформляют трудовым договором или допсоглашением к нему, в документе закрепляют условия выплаты компенсации — фиксированную сумму в месяц по количеству отработанных дней или плату за пробег. Отдельным пунктом фиксируют способ компенсации затрат на использование ТС — оплату ГСМ, ТО, текущего ремонта и т. д,

📝 Договор аренды на транспорт

Ст. 632 ГК РФ регламентирует аренду ТС сотрудника с одновременным исполнением им функций водителя. Ст. 642 подразумевает, что управлять машиной может любое лицо по усмотрению работодателя.

Такие взаимоотношения оформляются договором аренды, где указаны условия, на которых машина передается во временное владение работодателя, в том числе размер арендной платы. Специалисты рекомендуют заключать такой договор с сотрудником, имеющим статус ИП (аренда с водителем). Вместо договора аренды с работником можно заключить договор на оказание услуг по управлению ТС, при этом все затраты по эксплуатации несет предприятие.

Второй необходимый документ — акт передачи автомобиля, в котором указаны стоимость машины, ее пробег, техническое состояние на момент передачи.

В период эксплуатации арендованного автомобиля на него оформляют в обязательном порядке путевки, а для подтверждения расходов на бензин и масло сохраняют чеки с АЗС. Кроме того, обязанность заключать договор ОСАГО будет лежать не на собственнике автомобиля, а на предприятии.

При этом в организации должны быть подтверждающие документы, что машина принадлежит сотруднику — копия свидетельства о регистрации и копия ПТС. Обязательными также будут являться расчеты компенсации, документы, подтверждающие произведенные на эксплуатацию расходы и их суммы.

Как рассчитать размер компенсации

Работник и предприятие могут установить в обоюдном соглашении, что сумма компенсации будет фиксированной — это удобнее с точки зрения расчетов. Постановление Правительства РФ № 92 от 09.02.2004 приводит нормы компенсации по видам транспорта:

• для легковых ТС с объемом двигателя до 2 000 см 3 — 1 200 руб. в месяц;
• свыше 2 000 см 3 — 1 500 руб.;
• для мотоциклов — 600 руб.

Второй способ расчета компенсации за использование личного авто — установление на предприятии собственной методики расчета. Она может быть «заимствована» у таксомоторных парков или разработана самостоятельно. При этом ключевым фактором будет являться или время использование машины, или пробег. Эксперты рекомендуют учитывать фактическое состояние автомобиля, степень его износа, условия эксплуатации и интенсивность использования.

Конкретный расчет компенсации может содержаться в трудовом договоре или локальном акте организации, а ее размер — в расчетном листке, приказе или соглашении (если принята фиксированная сумма).

Расчет компенсации при установлении фиксированной суммы:

1. Иванов И. И. и ООО «Ромашка» заключили соглашение, по которому работодатель платит сотруднику компенсацию за использование авто в служебных целях в размере 10 000 рублей ежемесячно в соответствии с фактически отработанными днями.
2. Иванов в июне отработал 18 дней, а в июле — 21 день (всего отработано 39 дней). При этом количество рабочих дней в периоде 20 + 21 = 41 день.
3. Рассчитаем сумму компенсации за 1 рабочий день: 10 000 х 2 месяца : 41 день = 487,8 руб.
4. Размер компенсации за июнь-июль составит 487,8 х 39 = 19 024,2 руб.
5. Отдельно сотруднику оплачивают затраты на ГСМ на основании представленных чеков и оплату нахождения ТС на стоянке на основании квитанций.

Расчет компенсации, если она учитывает пробег и износ:

1. Автомобиль стоит 1 000 000 рублей, срок полезного использования — 5 лет. Соответственно, амортизация в месяц составит 1 000 000 : 60 месяцев = 16 666,7 руб.
2. Среднедневной пробег — 25 км. Компенсация установлена в размере 10 руб. за км.
3. Затраты на пользование платной стоянкой — 5 000 руб. в месяц.
4. Мойка ТС и химчистка салона 1 раз в месяц — 6 000 руб.
5. Иванов И. И в июле отработал 19 дней.
6. Считаем сумму компенсации. Сначала по пробегу: 25 х 10 х 19 = 4 750 руб. Затем суммируем: 16 666,7 + 4 750 + 5 000 + 6 000 = 32 416,7 руб.
7. Затраты на бензин, ТО и текущий ремонт будут оплачены на основании кассовых чеков, квитанций и других финансовых документов дополнительно.

Как правильно оформить компенсацию в документах?

При оформлении трудового договора или дополнительного соглашения к нему работник и работодатель обязательно фиксируют:

• наименование ТС (марка, модель), год выпуска, регистрационный номер;
• условия эксплуатации;
• период использования авто в служебных целях;
• сумму или порядок расчета компенсации.

Законодательство не устанавливает конкретных требований к содержанию трудового договора по порядку расчета или оформления компенсации.

При оформлении договора аренды дополнительно указывают:

• способ фрахтования (с экипажем или без);
• срок аренды;
• техническое состояние машины и срок полезной эксплуатации;
• размер арендной платы;
• порядок компенсации ГСМ и прочих регулярных трат;
• перечень затрат на эксплуатацию, которые берет на себя работодатель (ТО и ЕО, штрафы ГИБДД, оплата парковки и пр.).

Источник