Оформление выполненных работ по текущему ремонту

Как заполнить по образцу дефектный акт на текущий ремонт и другую рабочую документацию (договор, смету и прочие)?

Решили сделать ремонт, но столкнулись с необходимостью оформления большого количества бумаг? Эта статья поможет вам разобраться, не только в том, какие документы нужны при проведении ремонта, но и для чего они требуются и каким образом правильно их оформить. Также вы сможете узнать, ожидают ли в процессе сбора документов какие-либо возможные затраты.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-14-90 . Это быстро и бесплатно !

Список

При плановом ремонте ведется следующая документация:

• договор;
• смета;
• дефектная ведомость;
• акт на списание материалов;
• план;
• проект;
• техническое задание.

Для собственников недвижимости требуется другой список документов:

• смета;
• договор;
• план;
• проект;
• журнал производства;
• техническое задание.

Обязательные и факультативные бумаги

При этом, не все из перечисленных документов необходимы. Для планового ремонта в обязанности управляющей компании входит:

• составление сметы;
• оформление дефектной ведомости (дефектного акта);
• составление акта на списание материалов.

Для собственника же достаточно составить отчет для налоговой инспекции, и список обязательных документов ограничивается сметой и договором (при его заключении).

При заказе ремонтных работ самостоятельно можно столкнуться с тем, что строительная компания навязывает большой и достаточно дорогой перечень услуг, в том числе оформление якобы необходимых документов. Не дайте себя обмануть! Если у вас возникают сомнения, стоит обратиться непосредственно в налоговую или ЖКХ для получения достоверной информации.

Правила оформления

Расскажем, как оформляется рабочая документация при текущем ремонте.

Договор

Заключается контракт со строительной фирмой или непосредственно с подрядом, выделенным для проведения работ. В качестве заказчика может выступать как управляющая компания, так и владелец жилья. Подробнее о том, кто составляет план и проводит текущий ремонт жилья, читайте тут.

Перед заключением договора заказчик имеет право ознакомиться с информацией о предстоящем ходе ремонта. Исполнитель в свою очередь должен в обязательном порядке предоставить следующие данные:

• цена услуг;
• способы оплаты;
• виды и качество работ;
• информация о подрядчике (стаж, квалификация и проч.).

В случае несоответствия заказа с выполненными работами или нарушения договора претензии предъявляются именно подрядчику. При необходимости разбирательство в суде проходит также с ним. Поэтому данные о нем – важный пункт.

Теперь вам известно об оформлении договора по ремонту помещения.

Дефектная ведомость

Это документ, объясняющий затраты компании на выполнение работ. Составление ведомости процесс трудоемкий. Для этого формируется специальная комиссия, задача которой проверить качество ремонта, соотнести с исходным заказом и выявить возможные дефекты. В состав комиссии входят:

• сотрудник бухгалтерского отдела;
• представитель подразделения по работе с оборудованием;
• подрядчик, или один из рабочих подряда.

Составление ведомости несет в себе две основные функции:

• контроль затрат;
• налоговый отчет.

Последнее следует понимать как оправдание перед налоговой, то есть на что были потрачены деньги компании за определенный период.

Структура дефектной ведомости на ремонт помещения представляет собой таблицу, содержащую сведения о проведенных работах, а также о возможных дефектах и несоответствиях, выявленных в ходе комиссии.

Четкого образца документа нет. Дефектная ведомость – основной документ локальной сметы.

Акт о списании материалов

Является одним из отчетных документов для компетентных органов. Данный документ содержит информацию об использованных стройматериалах с указанием цели их использования и стоимостью, которая и списывается со счетов компании.

Для составления акта на списание материалов также формируется комиссия, состоящая из:

• ответственного за материалы;
• главного бухгалтера;
• уполномоченного экономиста компании.

Члены комиссии заверяют документ подписями.

Смета

Самый необходимый документ при ремонте. Если говорить простым языком, это систематизация расходов на ремонт. Смета на ремонт помещения составляется при наличии бюджета, и подразумевает грамотный и рациональный расчет исходной суммы для наиболее качественного результата. Она включает в себя:

• список необходимых материалов и их стоимость;
• перечень работ и их стоимость;
• общие затраты на транспортировку.

При плановом ремонте составлением сметы занимается бухгалтер строительной компании. Перед этим проводится тщательный осмотр ремонтируемого объекта/помещения, чтобы рассчитать объем работ и материала.

Если вы занимаетесь ремонтом самостоятельно, то составить смету вы можете сами в программе Excel, но будьте при этом очень внимательны, чтобы верно все рассчитать. Если вы сомневаетесь в своих силах, вы можете заказать смету у строительной компании за отдельную плату. Имейте в виду, что сама услуга не будет включена в документ.

Техническое задание

Составляется заказчиком (компанией или собственником) для исполнителя. В первом случае составлением занимается бухгалтер совместно с компетентным представителем ЖКХ. Во втором – либо сам собственник, либо наемный работник.

Техническое задание представляет подробное описание подлежащего ремонту объекта, с указанием требуемых услуг и материалов, а также бюджета, которым располагает заказчик. В ТЗ следует с максимальной точностью расписать все, что требуется от рабочих – именно этим документом они будут руководствоваться во время проведения работ.

Журнал производства

Выдается собственнику в управляющей компании после получения разрешения на проведение ремонта. Но не для каждого вида работ требуется ведение журнала, а только для тех, которые прописаны в пп. 2 и 3 Приложения 1 ППМ №508, а именно:

• укрепление несущих стен;
• изменение конструкции полов;
• работы, связанные с гидроизоляцией.

Согласно с п.1 Приложения 4 ППМ 508 в редакции 840, в журнале производства указывается «технологическая последовательность, сроки, качество выполнения и условия производства работ по перепланировке».

Если вам выдали журнал, то за ним закреплен человек, имеющий разрешение на его заполнение. Все записи заверяются его подписью, а также подписями собственника и подрядчика.

Проект

Нужен ли проект? Да, его наличие обязательно для капитального, но относительно текущего ремонта составляется по желанию заказчика.

Проект является графическим представлением объекта после проведения всех соответствующих работ. В нем следует указывать:

• расположение и планировку комнат/помещений;
• места установки основной техники;
• розетки, выключатели.

Может быть составлен как общий проект, так и подробный, каждого помещения.

Проектированием занимается дизайнер, которого вам могут предложить в строительной компании, или вы можете нанять его самостоятельно.

Объединяет в себе техническое задание, проект и смету. Это описание всего процесса ремонта, необходимых работ и услуг с учетом их стоимости, а также предусматривает неожиданные ситуации и выход из них.

План текущего ремонта многоквартирного дома составляется заказчиком совместно с подрядчиком и сотрудником строительной компании.

Заявление на проведение работ

Документ относится к плановому ремонту. Такое заявление составляется жильцами, требующими проведения ремонта в своем доме.

Вы можете написать претензию в управляющую компанию, если плановый ремонт не был произведен.

Управляющая компания обязана проводить плановый ремонт многоквартирных домов в соответствии с Постановлением ГК по строительству №170 от 27.09.03. Плата за плановый ремонт включена в стоимость коммунальных услуг. Поэтому в случае игнорирования заявления в УК вы имеете право обратиться в суд.

Что входит в содержание и текущий ремонт жилья, читайте здесь, а в этой статье рассказано о законодательных актах, регулирующих проведение работ.

Возможные затраты

В вышеописанных документах, казалось бы, отражены все стороны ремонта, учтены все нюансы. Но следует понимать, что в целом помимо закупки материалов и оплаты услуг подряда возможны дополнительные расходы, как например:

• заказ проекта и плана;
• оплата услуг бухгалтера (при составлении сметы);
• дополнительные затраты при непредвиденных обстоятельствах.

Как оказалось, не так сложно разобраться в документации при текущем ремонте. Но если вы делаете ремонт самостоятельно, рассчитывать только на свои не всегда верное и выгодное решение – смело обращайтесь за помощью к специалистам, знающим свое дело.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Источник

Оформление выполненных работ по текущему ремонту

Вопрос:

Какие документы необходимо оформлять для целей бухгалтерского и налогового учета при выполнении текущего ремонта арендованных помещений собственными силами организации?

Ответ:

В соответствии с пунктом 2 статьей 616 ГК РФ, арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды.

Исходя из этой обязанности, арендатор должен производить осмотр помещений с целью установления исправности его состояния.

В случае, когда в результате осмотра обнаружены какие либо неисправности, комиссией (сотрудником), проводящим осмотр составляется документ (акт или дефектная ведомость), содержащий перечень неисправностей.

На основании данного документа составляется смета (калькуляция) в которой указывается перечень необходимых работ, объем работ, перечень необходимых материалов и их количество, перечень специалистов, необходимых для выполнения данных работ (например, столяр, маляр, плотник и т.п.) и планируемое время для выполнения указанного объема работ.

Приказом руководителя принимается решение о произведении ремонта, и назначении бригады для выполнения работ, а так же ответственного лица. Соответствующим службам дается указание на отпуск материалов для выполнения указанных работ.

Ответственное лицо оформляет требования на материалы, получает материалы со склада, передает в работу бригаде, осуществляет руководство и контроль за выполнением работ.

После окончания работ (или месяца, в зависимости от того, что произошло ранее) ответственное лицо составляет материальный отчет о количестве фактически израсходованных материалов, закрывает наряды членам бригады, составляет документ о выполненной работе (акт или отчет), в котором содержится перечень фактически выполненных работ и их объем.

Читайте также:  Ремонт газовых колонок запальники

Руководитель утверждает и подписывает составленные документы, после чего они передаются в бухгалтерию.

В соответствии со статьей 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Но требования к документу такие, которые позволяют идентифицировать хозяйственную операцию, определить денежное выражение и количественные характеристики.

1. Акт осмотра, дефектная ведомость – основа для расчета сметы.
2. Смета на выполнение работ позволит определить необходимое количество материалов для закупки (или отпуска со склада), а так же позволит планировать занятость рабочих.
3. Материальный отчет об использованных материалах и акт о выполненных работах позволят определить обоснованность списания материальных затрат на текущий ремонт.
4. Наряды на выполнение работ рабочими – основание для начисления заработной платы, и отнесение ее на расходы по ремонту.
5. Акт выполненных работ необходим для определения даты и полной стоимости текущего ремонта.

В соответствии с п.1 ст.252 Налогового Кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под экономической оправданностью понимается установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение дохода, Определение ВАС РФ от 17.12.2009 N ВАС-13640/09 по делу N А45-1139/2009-17/24

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, приведенный выше перечень документов позволяет признать расходы для целей налогообложения оправданными, выраженными в денежной форме и документально подтвержденными.

Предлагаю следующие формы документов:

1. Дефектная ведомость
2. Смета на проведение текущего ремонта
3. Приказ о проведении ремонта
4. Материальный отчет о фактическом использовании материалов
5. Акт выполненных работ по текущему ремонту

Предлагаемые формы могут быть изменены, дополнены, исходя из характера операций и особенностей деятельности предприятия.

Это всего лишь модель минимального и достаточного (по мнению консультанта) документального оформления расходов по текущему ремонту помещений.

Комиссия в составе:

Должностное лицо (должность и фамилию указать) произвело плановый (внеплановый) осмотр помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.

В ходе осмотра обнаружены следующие повреждения и неисправности:

Выявленные дефекты, повреждения, неисправности

Необходимые для устранения работы

Поверхность стен имеет дефекты (сколы, трещины, отверстия и т.п.)

Выравнивание стен, покраска

Пол в помещении имеет дефекты (провалы, неровности, трещины и т.п.)

Выравнивание песчано-цементной смесью, покраска

Осветительные приборы вышли из строя

Замена осветительных приборов, выключателей и т.п.

Комиссией сделан вывод о необходимости проведения текущего ремонта в помещении ______________________________________________, информацию для принятия решения направить генеральному директору в срок до ___________________

Должностное лицо (должность и фамилию указать)

С выводами комиссии (должностного лица) ознакомлен

Генеральный директор ______________ (______________)

на проведение текущего ремонта

помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.

Источник