Дефектная ведомость: порядок составления и образец
Дефектная ведомость — это документ, который составляет организация для установления неисправностей объекта основных средств с целью его ремонта. Бланк необходимо закрепить в учетной политике.
Работа организации связана с составлением документации на все случаи. Практически каждый шаг необходимо фиксировать для внутреннего учета и для подтверждения совершения операции по запросу внешних проверяющих. Обслуживание основных средств относится к операциям, документировать которые требуется с особой тщательностью. Если дорогостоящее имущество сломалось, его нельзя просто починить, необходимо выявить неисправность, установить стоимость и возможность ремонта. Только после таких действий стоимость ремонта разрешается отнести на расходы, уменьшающие прибыль. Для этого составляют дефектную ведомость, которую утверждает руководитель, а подписывают уполномоченные лица (письмо Минфина №03-03-06/4/94 от 04.12.2008).
Для чего нужна дефектовка
В бухгалтерии
На основании дефектовки подтверждается необходимость и ориентировочная стоимость ремонта для целей бухгалтерского и налогового учета. На первый взгляд кажется, что это лишняя бюрократия, но на практике отсутствие при налоговой проверке дефектной ведомости приведет к подозрению в завышении расходов и получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, налоговики проверяют реальность расходов на ремонтные работы, сверяя представленные им акты на затраты с другими первичными и учетными документами.
На основании дефектовки, как утверждают налоговики и подтверждают суды, запрещено подтверждать необходимость реконструкции или модернизации. Она содержит сведения о выявленных поломках и неисправностях, а не о состоянии объекта и его износе. Поэтому образец дефектной ведомости под реконструкцию помещений отсутствует, ее составляют только для капитального ремонта. Если же дефектовка составлена, налоговики признают ее необоснованной, а налоговую экономию на ее основании — неправомерной. Судебная практика это подтверждает (постановление Арбитражного суда ЗСО №Ф04-21029/2015 от 09.07.2015 по делу №А81-4014/2014).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнять «дефектовку» в разных ситуациях. Например, на ремонт основных средств или автомобиля. Используйте эти инструкции бесплатно.
В закупках
При подготовке тендерной документации и смет на проведение капитального ремонта требуется дефектовка. Ее прикладывают к смете, чтобы оправдать заложенные материалы. В документе указывают все повреждения и объем работ для их исправления. На основании дефектовки составляют техническое задание рабочим, смету и калькуляцию. Вот так выглядит дефектовка на ремонтные работы:
Какую форму использовать и как заполнить
Унифицированного бланка дефектовки не существует. Ее составляют в произвольной форме, обязательно указывая:
- Наименование организации.
- Название объекта и его признаки (адрес недвижимости, паспортные данные техники и т. п.).
- Ф. И. О. председателя и членов комиссии.
- Результаты осмотра объекта.
- Сделанные после осмотра выводы.
- Дату составления.
Заверяют документ все члены комиссии, а утверждает его директор организации. Эти правила применимы как для бухгалтерского акта, так и для строительного. Особенностей в составлении эти документы не имеют. Исправления допускаются только при их согласовании со всеми членами комиссии, подписавшими документ.
Вот так выглядит образец дефектовки на ремонт холодильника в торговой организации:
Источник
Дефектная ведомость на ремонт (дефектный акт).
При планировании проведения текущего и капитального ремонтов сметная документация составляется на основании дефектных ведомостей или дефектных актов, что является одним и тем же.
Для каждого объекта, который нужно отремонтировать составляется отдельная дефектная ведомость (дефектный акт), в которой указывается инвентарный номер данного объекта (помещения). Затраты на ремонт затем будут отнесены на данный объект в соответствии с его инвентарным номером.
Составление дефектной ведомости.
При производстве ремонтов помещений очень часто возникают неучтенные работы, поэтому от правильного и полного составления дефектной ведомости зависит качественное составление сметы в соответствии с которой будет производится оплата ремонтных работ.
Для составления дефектной ведомости назначается комиссия, состоящая не менее чем из 3-х человек. Обычно первый представитель это руководитель структурного подразделения, которое эксплуатирует данное помещение, второй это заведующий хозяйством, а третий это специалист по строительству и ремонту. Необходимо чтобы люди, назначенные в комиссии были специалистами именно в той области, в которой выполняется ремонт например если ремонт подразумевает большой объем замены электропроводки, кабелей, светильников, то и в комиссии по возможности должен быть инженер-энергетик, если большой объем трубопроводов отопления и водоснабжения, то специалист разбирающийся в этой области и т.д.
Первоначально составляем на черновике. Сначала демонтаж. Затем ремонтные работы общестрой (снизу вверх по порядку — пол, стены, потолок), потом электромонтажные работы, слаботочные сети, сантехнические работы и прочие работы.
В ведомости учитывается только объем выполняемых работ, но для проверки правильности составления отдаем посмотреть сметчику или строителю разбирающемуся в сметах. Сметчик задает миллион вопросов. Например: какие размеры окон и дверей, ширина и длина подоконников, демонтаж окон в каменном здании или в деревянном, названия монтируемых радиаторов, окраска за два раза или один, монтируем плинтусы с кабель каналом или без, а может деревянные и т.д. и т.п. От всего этого зависит величина расценки выполняемых работ при составлении сметы.
Дополняем ведомость с учетом уточнений и корректировок.
Утверждает ведомость руководитель или главный инженер организации – собственника помещения.
Источник
Составление дефектной ведомости на ремонт здания
- Составление дефектной ведомости на ремонт здания — является основным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет).
Как составить дефектную ведомость на ремонт здания
1. Для чего нужна дефектная ведомость
Документ является обоснованием расходов предприятия на ремонт здания — это сводная таблица ремонтов, дефектов, служит для определения объёмов ремонта. Содержит объемы, перечень дефектов, выводы и рекомендации по устранению. Является основным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет). Рекомендуем использовать как документ первичного учета в бухгалтерской отчетности.
2. Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта
В большинстве случаев актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется собственными работниками назначенными руководителем и по этой причине наиболее удобен для внутреннего документа оборота. Вместе документы считаются отчетом комиссии о произведенном обследовании здания.
3. Как составить дефектную ведомость — акт
Стандартной формы документов нет. Можно составить самостоятельно в составе комиссии в произвольной табличной форме с учетом унифицированных форм первичной отчетности (фирменный бланк, реквизиты и т.д.). Особой квалификации работников не требуется – в том случае если речи идет о видимых, очевидных дефектах (мелкие трещины, сколы), а также замены окон, дверей, покрытий. В остальных случаях ведомость составляют специализированные организации по подготовке проектно — сметной документации. В состав работ рекомендуем включить визуальный осмотр и обследование с помощью измерительных приборов.
4. Почему это должны сделать мы?
В ведомости нужно детально указать все для ремонта. Мы умеем составить ведомость таким образом, чтобы снизить издержки. Наши специалисты обладают большим опытом и допуском к данным видам работ. По результатам работ составляется ведомость. Смета затрат на ремонт здания составляется по желанию Заказчика.
Составление дефектной ведомости
Дефектная ведомость или дефектовка – это официальный документ, который составляется специальной комиссией после осмотра некоторых материальных объектов с целью установления необходимого ремонта. Иначе говоря, если материальный объект (здание, помещение) нуждается в ремонте или капитальном восстановлении, необходимо собрать специальную комиссию и произвести полный осмотр объекта. Комиссия должна состоять из компетентных специалистов, которые должны выявить и описать ремонт.
При составлении дефектной ведомости учитываются следующие вопросы:
- что из себя представляет объект, подлежащий ремонту;
- почему он требует ремонта;
- какие ремонтные работы необходимо провести.
Дефектная ведомость является документом первичного учета в бухгалтерской отчетности. Обычно она выполнена в форме таблицы, в которой сведены воедино уже имеющиеся дефекты, поломки, которые, возможно, произойдут в ближайшее время, ремонтные работы, которые необходимо проводить регулярно, а также их объем и общая стоимость. Составление дефектной ведомости требуется для четкого обоснования необходимого ремонта и расходов на него. Документ не имеет специальной формы и может быть составлен в любом виде, однако должен содержать все необходимые данные:
- номер и дату документа;
- фирму и ее адрес;
- описание возникшей проблемы и последующего ремонта, его сроки и стоимость.
Для осмотра материального объекта составляется специальная комиссия. В нее входят представитель бухгалтерии, представитель подразделения, которому принадлежит объект, а также должен присутствовать исполнитель ремонтных работ, который после будет занят самим ремонтом. После составления дефектной ведомости ее подписывает сперва комиссия, затем руководитель: директор, главный инженер или заведующий зданием (помещением).
Составление дефектной ведомости на ремонт здания
Калькулятор стоимости разработки, проверки и негосударственной экспертизы сметы для госбюджета
Разработка, технический отчет (визуальное техническое обследование), фотофиксация объекта, смета.
Проверка смет. Расчет стоимости негосударственной экспертизы смет.
*Калькулятор рассчитывает условно верную стоимость от 9 999 м2 или Vстр=30 999 м3.
*Стоимость менее 10 тыс./м2 определяется КП. Рассчитаем КП в течении 24 часов. Ждем задание на эл. почту
*Минимальная стоимость заказа не менее 49 999 руб.
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
на составление сметной документации
| № | Перечень основных данных и требований | Содержание основных данных и требований | |
| 1 | 2 | 3 | |
| 1. КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ | |||
| 1.1 | Заказчик | ||
| 1.2 | Адрес заказчика | ||
| 1.3 | Контакты заказчика | ||
| 1.4 | Ответственный представитель заказчика | ||
| 1.5 | Контакты ответственного представителя заказчика | ||
| 1.6 | Исполнитель | ||
| 1.7 | Адрес исполнителя | ||
| 1.8 | Контакты исполнителя | ||
| 2. ОБЩАЯ ЧАСТЬ | |||
| 2.1 | Наименование (титул) объекта строительства | ||
| 2.2. | Место расположения объекта строительства | ||
| 2.3 | Вид выполняемых работ | ||
| 2.4 | Исходные данные для составления сметной документации | Проектная документация, предоставляемая Заказчиком. Исполнитель не несет ответственности за качество исходных данных, предоставленных Заказчиком | |
| 2.5 | Особые условия производства работ | — | |
| 3. ТРЕБОВАНИЯ К СМЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ | |||
| 3.1 | Применяемая сметно-нормативная база | ||
| 3.2 | Метод определения сметной стоимости | индексный | |
| 3.3 | Применяемые индексы/каталоги сметных цен | ||
| 3.4 | Условия предоставления индексов/каталогов сметных цен | предоставляются Исполнителем | |
| 3.5 | Программное обеспечение для составления сметной документации | ||
| 3.6 | Состав сметной документации на СМР (наличие/отсутствие) (V/-) | локальные сметы | объектные сметы |
| сводный сметный расчет | пояснительная записка | ||
| ведомость договорной цены | расчет индекса | ||
| затраты на утилизацию мусора | цены на материалы и оборудование, отсутствующие в сметно — нормативной базе | ||
| затраты на командирование | |||
| затраты на перебазировку | |||
| 3.6.1 | Состав сметной документации на ПИР (наличие/отсутствие) (V/-) | проектные работы (двухстадийное проектирование) | обследование зданий и сооружений |
| проектные работы (стадия П) | проектные работы (стадия Р) | ||
| инженерно — геодезические изыскания | инженерно — геологические изыскания | ||
| инженерно — экологические изыскания | землеустроительные работы | ||
| 3.7 | Прочие требования к сметной документации (V/-) | локальные сметы в 2-х уровнях ведомости подсчета объемов работ цен | |
| маркетинговый анализ цен на материалы и оборудование, отсутствующих в сметно-нормативной базе | |||
| 3.8 | Перечень отдельных локальных смет | ||
| 3.9 | Система налогообложения в сметах | ||
| 3.10 | Выдача сметной документации заказчику | В электронном виде, по электронной почте, в формате *.xml. | |
| 3.11 | Прочие условия | ||
| Стоимость отдельных наименований материалов и оборудования предоставляется Заказчиком. | |||
| 3.12 | Порядок согласования сметной документации | Учтено согласование в 1-й инстанции (сопровождение прохождения проверки достоверности сметной документации). | |
| 4 | Особые условия | Исполнитель не несет ответственности за дальнейшее использование сметной документации, переданной Заказчику. | |
Цены и скидки
Составление смет
| Цена строки руб. | Количество строк* | Скидка |
| 149 | до 48 | нет |
| 129 | 49-498 | 9% |
| 119 | 499-4 998 | 19% |
| 99 | более 4 999 | 29% |
Сервис
| Услуга* | Цена руб. |
| Определение объёмов работ из имеющиеся в составе проекта спецификации | 149 / пост |
| КС-2, КС-3 | 500 |
| Выезд эксперта: Москва / область / Россия | 4 500 / 7 500 / договор |
| Полиграфические услуги печать на бумеж6ном носителе. Дефектный акт / акт технического обследования / техническое обследование | от 2 999 / 5 999 / 9 999 |
| Доставка Москва / область / Россия | 200 / 400 / Почта РФ |
*Минимальный заказ 5000 рублей без НДС.
Определите точную стоимость
Точно определить стоимость составления сметной документации в зависимости от предоставленных исходных данных и трудоемкости Вам помогут наши специалисты. Работая с нами, Вы получаете сметную документацию, выполненную профессионально и быстро целым отделом, гарантированную ее защиту в органах экспертизы.
Источник