Отчет агента по ремонту

Оформление отчёта агента по агентскому договору

Составление отчета агента происходит только в тех случаях, когда между сторонами заключен агентский договор. Отчет относится к учетной документации и должен составляться в строго определенном порядке.

Что такое агентский договор

Агентский договор – это вид соглашения, по которому одна сторона правовых отношений поручает второй стороне, выступающей в роли посредника, оказание каких-либо услуг или продажу товаров за определенное вознаграждение.

Таким образом, в процессе, например, купли-продажи участвуют не как обычно, две стороны, а три.

Кто может выступать в качестве агента

Агентом может быть любое лицо как физическое (индивидуальный предприниматель или просто гражданин РФ), так и юридическое: предприятие или организация.

Объектами агентского договора могут быть сделки по продажам, услугам, выполнению работ и т.д.

Основные моменты агентского договора

Обычно в соответствии с такого рода договорами, агент действует от своего имени, являясь как бы официальным представителем компании-доверителя. При этом круг его прав и полномочий имеет определенные ограничения, нарушать которые чревато расторжением договорных отношений.

Если объектом агентского договора являются какие-то товарно-материальные ценности, то они не становятся собственностью агента ни на каком этапе сделки, а переходят от продавца к покупателю без учета на счетах агента.

В зависимости от объемов выполненных работ или сделанных продаж вознаграждение по агентскому договору может быть:

Договор может заключаться:

• для осуществления какой-то одной сделки;
• для предоставления комплекса услуг;
• на определенный промежуток времени;
• бессрочно.

Все пункты агентского договора, в том числе предоставление отчета о деятельности агента, должны быть прописаны тщательно и скрупулезно, поскольку то, так составлен основной документ, может влиять на выполнение обязательств по нему.

Нужно помнить и о том, что если вдруг между компанией-доверителем агента и самим агентом возникнут какие-то трения и конфликты, документ может обрести статус доказательства (особенно актуально при решении споров в судебной инстанции).

Суть отчета агента

По результатам своей работы агент должен предоставить своему партнеру отчет. В нем прописываются все сведения о проведенных в рамках договора услугах или продажах, а также средствах по этим сделкам.

Цель отчета – показать полную картину деятельности агента за определенный промежуток времени и дать возможность его доверителю удостовериться в том, что условия агентского договора выполняются в полной мере.

Как составить отчет агента

На сегодняшний день унифицированного образца отчета агента нет, так что предприятия и организации имеют право писать документ в произвольной форме или по внутреннему шаблону, утвержденному в учетной политике компании.

Следить нужно только за тем, чтобы документ соответствовал некоторым стандартам деловой документации и нормам делопроизводства, кроме того, в нем должны присутствовать определенные сведения. Например, в отчете обязательно должны быть указаны:

• дата и номер его составления;
• наименования предприятий-партнеров;
• номер и дата агентского договора, в рамках исполнения которого формируется данный документ;
• период, за который делается договор.

Далее в отчете должна быть основная часть, оформленная в виде таблицы. Сюда вносятся:

• порядковый номер;
• дата и содержание операции;
• стоимость операции;
• сумма расходов по проведению операции.

Таблица может быть дополнена какими-то другими столбцами (в зависимости от тех условий, которые прописаны в агентском договоре), к примеру, сведениях о подрядчиках, понесенных агентом расходах, о документах, сопровождающих ту или иную сделку и т.п.

В заключение указывается то, что вторая сторона может возразить на предоставленную информацию в определенный промежуток времени (или к какой-то конкретной дате).

Нюансы при оформлении отчета

Отчет агента можно оформлять как в печатном виде, так и в рукописном, на фирменном бланке или на обычном листе А4 формата.

Главное условие здесь заключается в том, чтобы он содержал «живую» подпись представителя предприятия-агента (после получения своего экземпляра вторая сторона также должна завизировать документ).

Удостоверять бланки отчета при помощи печатей не обязательно, т.к. с 2016 года коммерческие компании (предприятия и организации) могут использовать в своей деятельности различного рода штампы только тогда, когда эта норма закреплена в их локальных нормативно-правовых актах.

Данный отчет всегда формируется в двух экземплярах, один из которых остается у агента, второй передается партнерской организации.

Сколько времени и как хранить бланк

Заполненный и подписанный обеими сторонами отчет должен находиться в отдельной папке вместе с договором, к которому он прилагается. Срок хранения определяется законодательством РФ (не менее трех лет) или внутренними нормативными документами организации, после чего его можно уничтожить.

Как передать отчет

Отправить документ можно несколькими способами:

• через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
• лично в руки представителю контрагента;
• через курьерскую службу.

Эти варианты различаются по срокам доставки, но гарантируют получение агентского отчета адресатом.

С некоторых пор распространение получил еще один способ: отправление официальной документации, в том числе и отчетов, через электронные средства связи. Однако, в этом случае важно, чтобы компания-отправитель имела электронную цифровую подпись (официально зарегистрированную), правда, даже это не может дать уверенность в том, что отчет не попадет в папку «спам» и дойдет до получателя.

Источник

Как агенту отчитаться о выполнении агентского договора

Отчет по агентскому договору — неотъемлемая часть контракта, заключаемого между агентом и принципалом. Их отношения регулируются главой 52 Гражданского кодекса РФ.

Правовые особенности агентских договоров

В соответствии с действующим законодательством обязательными участниками договора агентирования являются две стороны — агент и принципал:

• от лат. Agentis, англ. agent — действующий;
• от лат. principalis, англ. principal — главный.

Особенности правового регулирования отношений между сторонами установлены главой 52 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ).

Законодательно унифицированная форма не регламентирована, а значит, форма отчета по агентскому договору на оказание услуг разрабатывается сторонами самостоятельно, исходя из специфики условий сделки.

Когда и как отчитываться

В соответствии со статьей 1008 ГК РФ агент обязан подготовить отчет и предоставить его принципалу в сроки, установленные контрактом.

Следует отметить, что условие о сроках, в которые предоставляется акт, может отсутствовать в заключенном между сторонами контракте, и в этом случае отчитываются перед принципалом либо по мере исполнения условий заключенного соглашения, либо по окончании срока его действия.

Документ принимается, если в тридцатидневный срок с момента его предоставления от принципала не поступило никаких возражений.

Условиями контракта может быть предусмотрен иной срок подачи возражений.

Образец отчета агента

Разрабатывая форму такого документа, участники сделки руководствуются положениями ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» . В связи с этим обязательными реквизитами будут:

• название документа;
• дата составления документа;
• наименование экономических субъектов — участников сделки;
• содержание факта хозяйственной жизни — в данном случае это будут поручения;
• затраты, произведенные агентом и возмещаемые принципалом, а так же размер вознаграждения — как показатель, характеризующий натуральное и денежное измерение факта хозяйственной жизни;
• наименование должности ответственных лиц, их подписи с расшифровкой.

В качестве подтверждения понесенных расходов в рамках заключенного контракта (если они были осуществлены за счет принципала) агент обязан подтвердить их документально.

Порядок исправления ошибок

На практике нередко случаются ошибки, которые необходимо исправить. В этом случае возможны два варианта внесения изменений:

• как в любой другой первичный документ, исправление вносится с учетом « Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете » (утверждены Минфином СССР 29.07.1983 N 105) и п. 7 ст. 9 статьи Федерального закона №402-ФЗ: делается надпись «исправлено», которую заверяют подписями ответственных лиц, с расшифровкой, указывается дата исправления;
• составляется протокол возражений, на основании которого готовится новый документ, содержащий верные сведения.

Источник

Отчет агента по ремонту

Агентский отчет нужно составлять на основании договора. Документ относится к учетной документации. Поэтому обязательно необходимо использовать образец, который позволит понять особенности оформления документации. Он доступен для скачивания в этой статье.

Когда требуется отчет агента

Предполагается, что отчет будет содержать подробное описание посредником направления используемых финансов, выданных заказчиком. Помимо этого, могут отражаться расходы агента, которые обусловлены необходимостью выполнения рабочей задачи. Деньги должны быть возмещены заказчиком.

В отчете должно быть точное указание суммы вознаграждения. Ее получит агент от заказчика.

Если была оказана посредническая услуга, документ может понадобиться. При утверждении составленной документации рекомендуется включить в расходы агентское вознаграждение за выполненные рабочие обязанности.

Частота оформления отчета

В агентском договоре нужно отразить оптимальные сроки для предоставления отчетов агентом. Подразумевается использование статьи 1008 ГК РФ. Вопрос решается путем договоренности двух сторон. Наиболее подходящий срок — месяц или квартал.

Какие еще важные аспекты должны быть в документации, что будет подтверждать пример договора:

1. Система налогообложения используется каждым участником оформляемого договора.
2. Частота проведения действий должна быть зафиксирована в договоре.
3. В договоре можно не прописывать определенные требования, которые касаются срока сдачи отчета.

Какую информацию нужно включить в отчет

К обязательным сведениям относится:

• дата составления документа;
• наименование и личные данные агента и принципала;
• вид выполняемых услуг и их стоимость;
• печати и подписи сторон.

Для составления отчета отсутствует унифицированная форма. Поэтому нужно самостоятельно разработать бланк, предварительный формат которого можно скачать ниже.

Обязательно следует обратить внимание на правильное оформление документов. Например, рекомендуется использовать не только отчет агента по агентскому договору, но и доказательство агентских расходов, предоставляемые в виде копий.

Следует помнить, что документ может быть недействительным, если будут выявлены какие-либо ошибки либо недочеты.

Основываясь на законодательстве Российской Федерации, для указания ошибок в первоначальном варианте дается один месяц. Если в течение этого периода не были отмечены какие-либо недочеты, то документ считается действительным.

При наличии ошибок агент имеет право внести необходимые изменения в договор либо оформить новую документацию.

Источник

Отчет агента, который обоснует расходы принципала на поиск клиентов

Денис Корнилов, генеральный директор ООО «Аудиторская фирма «БИЗНЕС-СТУДИО»

Опубликовано в журнале «Практическое налоговое планирование» № 05, 2009 г.

Как документ позволит сэкономить. Для перевода прибыли на пониженный режим налогообложения нередко используется привлечение компании на «упрощенке» или убыточной организации в качестве агента. Чаще всего при этом предметом договора стороны выбирают поручение найти покупателей и поставщиков или проверить их благонадежность. То есть услуги, реальность которых очень трудно проверить. Именно поэтому подобные ситуации, даже заключенные с реальной деловой целью, очень часто вызывают подозрения налоговиков. Убедить их в добросовестности принципала поможет грамотно составленный отчет агента, который согласно статье 1008 ГК РФ является обязательным документом.

Конечно, есть прецеденты, когда суды признавали, что возможно указание в отчетах лишь общей информации, если это предусмотрено условиями агентского договора (к примеру, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 24.08.07 № А56-51819/2006). Однако чаще суды считают, что если отчет не содержит сведений о конкретных видах работ и услуг, их объеме, то он не может считаться первичным документом (постановления Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 27.10.08 № Ф04-6501/2008(14672-А67-41), от 27.10.08 № Ф04-6565/2008(14882-А67-25)).

В каком виде составляется. Унифицированная форма отчета агента не установлена. Его форма может быть разработана сторонами и во избежание разногласий утверждена в качестве приложения к договору. При этом в отчете обязательно должны быть все реквизиты первичного документа, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что обязательно должно быть в документе. Отчет должен содержать данные, позволяющие точно установить, за что конкретно принципал уплатил вознаграждение. Например, если агент по договору осуществляет поиск покупателей или поставщиков, в отчете необходимо указать сведения о найденном клиенте: наименование, контактную информацию, местонахождение, сферу деятельности, представителя компании с которым велись предварительные переговоры, сотрудника агента проводившего переговоры, результат договоренности. К отчету можно приложить визитку потенциального клиента или поставщика, перечень заинтересовавших его работ или услуг, вариант предварительного договора.

Если агент проверял добросовестность потенциального контрагента, то в отчете можно указать следующую информацию: зарегистрирована ли компания в ЕГРЮЛ (с приложением выписки к отчету), какие лица имеют действовать от имени компании без доверенности, состав учредителей, место нахождения клиента и т.д. В отчете следует указать действия, предпринятые агентом: с кем и где велись переговоры, как была получена та или иная информация. Кроме того, к отчету также можно приложить визитки контактных лиц, копии рекламных объявлений в СМИ и прочую доступную информацию.

Если агент по договору осуществляет помощь в предоставлении принципалу кредитов и займов, следует указать перечень составленных для кредитной организации документов: бизнес-плана, технико-экономических обоснований и т.д. Также можно приложить список требуемых банком или займодавцем документов, сведения о сотрудниках агента задействованных для этой работы, а также о поиске и привлечении сторонних специалистов с указанием их данных и квалификации.

Дополнительные меры безопасности. В целях безопасности обязанности агента не должны дублировать трудовые функции работников компании принципала. Иначе налоговики могут признать расходы в виде агентского вознаграждения необоснованными независимо от наличия отчета. Кроме того, если договором на посредника возлагается обязанность по проверке добросовестности потенциальных контрагентов, то можно прописать и ответственность агента за недостоверные данные.

Также в договоре безопаснее все расходы агента включить в общую сумму его вознаграждения, а не выделять отдельно в качестве возмещения. В этом случае принципалу не понадобиться документально подтверждать расходы агента, соответственно, поводов для претензий со стороны налоговиков будет меньше. Агент же имеет полное право учесть в составе расходов затраты, которые не возмещаются принципалом (письмо Минфина России от 17.05.06 № 03-03-04/1/463).

Кроме того, в договоре желательно четко оговорить срок представления агентом отчета. Он определяется по соглашению сторон, а при отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора (п. 1 ст. 1008 ГК РФ). Но чтобы принципал не сталкивался с трудностями признания расходов в налоговом учете при длительных взаимоотношениях, отчет лучше предоставлять, как минимум, по окончании квартала. Именно этот период является отчетным по налогу на прибыль и налоговым — по НДС.

ПРИМЕР ОТЧЕТА АГЕНТА О ВЫПОЛНЕННЫХ УСЛУГАХ

Отчет компании «Агент»

за период с 01 марта 2009 года по 31 марта 2009 года

город Москва от «02» апреля 2009 года

Во исполнение договора № 01/09-А от 15.12.08 года, заключенного с ООО «Принципал» ИНН 7701028891, ООО «Агент», ИНН 7701023389, в лице генерального директора Иванова А.М., действующего на основании Устава, представляет настоящий отчет о нижеследующем:

В период с «01» марта 2009 года по «31» марта 2009 года Агентом были совершены следующие действия:

По поиску клиентов (во исполнение положений подпункта 3 пункта 3 Договора):

1. Найдена компания ООО «Потенциальный клиент», заинтересованная в оказании услуг по уборке помещений по адресу г. Москва, ул. Доватора, д.15 общей площадью 1500 кв. м. Проведены предварительные переговоры. Проверены статус действия юридического лица, полномочия лиц, действующих от имени юридического лица без доверенности, место нахождения самой компании и принадлежащего ей объекта.

Дополнительная информация: юридический адрес компании (он же фактический) — г. Москва, ул. Перерва д.1, офис18-Б, тел./факс, (495) 118-18-19, ИНН 7701027112, контактное лицо Веселов Дмитрий Иванович, руководитель эксплуатационной службы. Выписка из ЕГРЮЛ от 23.03.09 прилагается к отчету.

По проверке добросовестности компаний, с которыми «Принципал» уже достиг устной договоренности о заключении контрактов (во исполнение положений подпункта 5 пункта 3 Договора):

1. По компании ООО «Контрагент» ИНН 7701026587 были осуществлены следующие действия:

— проверен статус действия юридического лица – компания является действующей, что подтверждается выпиской из ЕГРЮЛ от 23.03.09 (прилагается к отчету);

— выявлено, что фактически компания располагается по адресу г. Москва, ул. Большая Красносельская, д.26, оф. 502, что не совпадает с юридическим адресом, указанным в регистрационных документах г. Москва, ул. Бутырская, д.8;

— проверено, что юридический адрес не является массовым согласно базе данных налоговых органов, размещенной на сайте www.nalog.ru;

— действующие контакты: тел./факс (495) 2484849;

— выявлено, что от имени компании без доверенности имеют право действовать только генеральный директор Кириллов Олег Викторович;

— получены копии учредительных документов ООО «Контрагент», а также копии титульных листов налоговых деклараций (прилагаются к отчету);

— проверено, что срок присутствия ООО «Контрагент» на рынке стройматериалов – 12 лет, в частности, именно в газетах такой давности обнаружена реклама указанной компании;

— выявлено, что компания за последние 5 лет не меняла место своего расположения и место регистрации в налоговой инспекции;

— проверено, что среди клиентов числятся такие компании как ОАО «Клиент № 1», ЗАО «Клиент № 2» ООО «Клиент № 3» (рекомендательные письма прилагаются).

В соответствии с подпунктом 3 пункта 4 Договора вознаграждение ООО «Агент» составляет 5 900 (пять тысяч девятьсот) рублей, в том числе НДС по ставке 18 процентов в сумме 900 (девятьсот) рублей.

Генеральный директор ООО «Агент» __________________ /А.М. Иванов/

Источник