План мероприятий для ремонта

Правильное планирование ремонта квартиры.

Купив квартиру, многие вынуждены задуматься о том, чтобы преобразить теперь свое помещение согласно собственным представлениям об уюте, комфорте и удобстве. Причем это касается не только квартир, приобретенных на вторичном рынке, но и жилья в новостройках. В первом случае главной движущей силой, которая заставляет человека сделать ремонт квартиры , выступает желание привести квартиру в состояние соответствующее привычкам, потребностям и своим предпочтениям, а во втором — элементарная необходимость довести квартиру до пригодного для комфортного проживания состояния.

О планировании ремонта в целом.

Бросаясь в омут ремонтных работ многие, особенно неопытные в вопросах ремонта квартир люди, часто делают ошибки из-за отсутствия четкого плана проведения ремонтных работ и неправильной оценки своих сил и возможностей.
Чтобы ремонт в квартире мог максимально четко и точно соответствовать Вашим предпочтениям и пожеланиям, а также не создавать проблем в будущем, нужно в обязательном порядке составить четкий план действий и просчитать все нюансы, которые могут возникнуть при проведении ремонта. Это поможет не только сэкономить время и финансовые затраты, но и будет гарантировать качественный результат – ремонт, приносящий лишь комфорт и удовольствие будущим жильцам квартиры.
Даже специалисты, которые занимаются ремонтами всю свою жизнь, не приступают к выполнению работ без предварительно составленного четкого и подробного плана, а также сметы работ. Это позволяет избежать недопонимания и несогласованностей действий, которые, разумеется, негативно отражаются на результате работ.

Правильное планирование ремонта.

Итак, как же правильно составить план работ по ремонту квартиры ? Перечень видов работ, в порядке очередности их выполнения представлен ниже:

0. Нулевой этап — обязательно сделайте план будущей расстановки мебели . Желательно, чтобы этот план был сделан однажды и больше никогда не менялся. Также — о дверях. В какую сторону они будут открываться?
Суть такого планирования — появление конкретики по размещению розеток и выключателей. Будет очень неприятно, когда розеток окажется мало в одном месте и избыток в другом. Или если выключатель окажется за дверью…

1. Далее проводятся самые грязные работы . Это демонтаж старых настенных и напольных покрытий, размывка поверхностей, вывоз мусора и уборка пыли и грязи.
Делать это в самом начале ремонтных работ следует по двум причинам: во-первых, пыль и грязь могут испортить или загрязнить отделочные материалы , используемые в дальнейшем, а во-вторых, в вычищенном от лишнего мусора помещении проще работать – ничего не мешает и не валяется под ногами.
Кроме демонтажа к самым грязным работам относится также замена окон и проводить замену нужно сразу.

2. Следующим этапом ремонта является разводка водопроводных и отопительных труб , демонтаж-монтаж батарей , полотенцесушителя. Одновременно могут выполняться и электромонтажные работы . Для этого нам пригодится уже составленный в нулевом пункте план размещения розеток и выключателей .
Вода, тепло и свет служат не только важнейшими факторами для нашего комфортного существования, но еще и источником серьезных проблем при неправильном монтаже коммуникаций. Поэтому к выполнению именно этого этапа ремонтных работ следует подходить с максимальной ответственностью, т.к. потом переделать что-либо без демонтажа отделочных материалов будет крайне сложно.
Прокладка труб и проводки осуществляется на таком раннем этапе ремонта еще и для того, чтобы была возможность их скрыть,- заштукатурить штробы, залить в стяжку и т.п.

3. Третьим шагом должно быть устройство стяжки на полу для его выравнивания, устройство электрических тёплых полов .
Дело в том, что выравнивать пол необходимо в 99% квартир, т.к. его неровности могут быть достаточно значительными. Впрочем, касается это утверждение практически всех поверхностей в российских квартирах – полы, потолки, стены. Но об этом чуть позже.
Если пол очень неровный, то выполнение работы по выравниванию пола и высыхание стяжки может затянуться на довольно длительный срок. Возможно будет необходимо применять быстротвердеющие составы наливных полов или сухую стяжку. Что поможет сэкономить немного времени общего ремонта.

4. Черновая отделка – штукатурные работы для выравнивания стен и подготовки поверхности к нанесению финишного покрытия. Это очень важный этап, влияющий на результат всего ремонта в целом.
Неровные стены, выпирающие трубы и провода не выглядят эстетично. Поэтому нужно выровнять стены и скрыть все коммуникации. Одновременно с черновой отделкой могут выполняться плиточные работы — отделка ванной комнаты, туалета. Работы по санузлу также одни из самых грязных.
Только после этого помещение будет подготовлено к проведению окончательной отделки. На этом же этапе стены и потолок грунтуются и затираются. Большой грязи быть уже не должно, пыли от работы с плиткой и сухими смесями -тоже.

5. Финишная отделка . Завершающий этап проведения ремонтных работ. Начинается с оклеивания стен обоями, нанесения любых других финишных покрытий, например чистовое окрашивание.
После завершения работ по стенам можно сделать монтаж натяжных потолков , укладку ламината и установку дверей. Примерно в таком порядке. Двери точно после ламината, а натяжные потолки — на выбор или до и после него.

6. Монтаж встроенной мебели , кухонного гарнитура, внутренних блоков кондиционеров, навес аксессуаров и всего остального, что создаёт комфортные и уютные условия. Это самое последнее. Возможно даже, что придётся немного пожить без таких мелочей, чтобы понять какая именно полка и где должна быть.

Вот так, в шести пунктах, выполняется правильное планирование ремонта . Однако, перечисленное — не конечная инстанция. Помните, что нулевой этап очень важен, даже если кажется, что всё просто. А также,- чем подробнее план, тем легче прежде всего Вам. Ну и исполнителю, конечно, тоже.
Пишите в комментариях свои мнения и замечания. Обсуждайте. Регистрация необязательна.

Источник

План ремонта квартиры – долго запрягаем, быстро едем!

Пожалуй, больше всего состояние ремонта, который не был тщательно спланирован, передает афоризм живого классика сатиры Михаила Жванецкого – «Ремонт закончить нельзя, его можно только прекратить». Но мы-то не хотим жить в соседстве с мешками цемента, шпаклевки и банками краски вечно? В таком случае тщательно составляем план ремонта квартиры.

Пошаговый план ремонта квартиры – с чего начать?

Отсутствие спланированных действий в ремонте – это огромный риск, который выражается не только в затягивании работ на долгие месяцы, но и в излишних финансовых затратах, возникающих вследствие переделок. Например, когда на уже готовой оштукатуренной стене приходится проделывать штробы под проводку, о которой так невовремя забыли.

Итак, начнем. Не важно, будете ли вы обращаться к дизайнеру интерьера или сами решите, как оформить квартиру – берите много чистых листов бумаги, цветные карандаши, много журналов с модными интерьерами (в качестве подсказки) и садитесь за создание дизайн-проекта. Даже если вы потом поручите эту работу опытному специалисту, вам легче будет донести до него пожелания, ведь они будут четко сформированы.

Для составления дизайн-проекта вам понадобится подробная и точная схема квартиры со всеми параметрами комнат, текущим расположением коммуникаций, окон и дверей. Дальше определитесь, на какой бюджет рассчитываете, намерены ли вы вложить в ремонт столько, сколько понадобится, или должны вписаться в определенную сумму. Для ремонта без ограничений бюджета можно посоветовать такие стили оформления интерьера, как классика, декоративный модерн, хай-тек, кантри, восточный.

А вот если приходится экономить, то присмотритесь к конструктивному модерну, который от декоративного отличается более практичным взглядом на мебель и отделку и минимизирует декоративные детали, уменьшая вместе с тем и расходы. Минимализм и эклектика (смешение нескольких стилей) также будут более экономными направлениями. В любом случае, не рассчитывайте сэкономить на стройматериалах – в противном случае результат ремонта будет недолговечным.

Определитесь, как долго вы планируете эксплуатировать квартиру или дом без повторного капремонта. С учетом появления сверхпрочных современных материалов вы можете отремонтировать квартиру на ближайшие 30–40 лет. Например, полиуретановые наливные полы позволяют получить ровную и удивительно прочную поверхность, которая не боится влаги, кислот и щелочей, такими же свойствами обладают и акриловые шпатлевочные составы. Вот только существенный минус подобных стройматериалов – их высокая стоимость и ненатуральность.

Если высокая цена оправдана большим сроком эксплуатации, то химическое происхождение стройматериалов отпугивает многих, ведь жить хочется в безопасной среде. На самом деле, полимерные материалы и компоненты сегодня встречаются повсеместно, и они ничуть не вредны для нашего здоровья. Вредным могут быть только подозрительно дешевые материалы от неизвестных производителей – в этом случае пеняйте только на себя.

Точный расчет – половина работы

Не забудьте решить и бытовые вопросы, вроде того, куда отправится семья на время ремонтных работ, и как умиротворить соседей, чтобы во время самых громких строительных работ они не писали жалобы в коммунальные службы.

Наверняка, в вашей квартире уже есть какая-то мебель. Возможно, часть вы планируете выбросить на свалку – не спешите этого делать, на время ремонтных работ такой стол, стул или диван, наверняка, пригодятся рабочим. Продумайте, с какой комнаты вы начнете ремонт, как вы будете перестанавливать мебель. Чаще всего начинают работы с самой дальней комнаты, а заканчивают кухней.

Порядок проведения основных этапов при капремонте выглядит следующим образом:

• Грязные работы, а именно демонтаж старых покрытий, демонтаж стен при перепланировке, выравнивание бетонных поверхностей, монтаж звукоизоляции и утеплителя.
• Замена электропроводки, щитка. Учитывайте, как будет располагаться в будущем мебель, чтобы не установить розетку в месте, где будет стоять шкаф. На кухне и в ванной лучше предусмотреть количество отверстий для розеток с запасом и установить наиболее качественную электропроводку.
• Замена системы отопления, установка сантехники.
• Базовое оштукатуривание поверхностей – обычно на высыхание штукатурки уходит несколько дней, в это время проводятся другие работы, которые не затрагивают стены.
• Финальное выравнивание всех поверхностей – монтаж наливных полов или стяжки, шпатлевание стен и потолка.
• Замена окон и дверей – только после выравнивания стен и пола. Только в этом случае вы можете быть уверены в точности расстояния от окон до пола.
• Установка розеток и выключателей в подготовленные ранее отверстия. Если в доме будут маленькие дети, обзаведитесь заглушками для розеток – затраты на их приобретение копеечные, зато меньше рисков для любознательной малышни.
• Монтаж полок, карнизов, плинтусов и галтелей, наличников и откосов. Некоторые откосы устанавливаются еще на этапе штукатурки или шпаклевки.

Если в квартире есть лоджия или балкон, к ремонту этого помещения следует приступать в последнюю очередь – там удобнее всего хранить остатки стройматериалов, которые могут понадобится для корректировки каких-то моментов, а также инструменты и оборудование. Важный момент – постарайтесь все сварочные работы провести одним этапом до укладки финальных покрытий. Иначе искры от сварки неизбежно испортят ваши труды.

Расчет стройматериалов для ремонта – контролируем расходы

Не важно, будете ли вы выполнять ремонт самостоятельно или пригласите мастеров – расчет стройматериалов для ремонта необходим в обоих случаях. В первом варианте вы избежите нехватки нужной смеси в самый неподходящий момент, а во втором точный подсчет позволит обезопасить бюджет ремонта от банального разворовывания.

Если это возможно, покупайте стройматериалы частями и обязательно требуйте чек. В таком случае вы можете по чеку вернуть излишки, если упаковка не была повреждена. Вот только времени на такой возврат у вас – две недели с момента покупки. Поэтому и желательно покупать материалы поэтапно, по мере их необходимости.

На нашем сайте вы найдете конкретные рекомендации и формулы для расчета практически всех работ и необходимых материалов, например, число рулонов обоев или количество мешков цемента. В каждом случае возможны свои нюансы, однако в основном всегда следует закупать на 8–10 % стройматериалов больше. В смету расходов следует включить и затраты на транспорт, вывоз мусора до и после завершения работ, оплату наемным работникам.

Запаситесь также всеми необходимыми номерами коммунальных служб, ведь в случае капитального ремонта вам, наверняка, понадобится перекрыть воду в стояках или отключить на время электричество.

Если вы намерены делать ремонт своими руками, продумайте, какие работы могут оказаться вам не по силам одному, чтобы заранее предусмотреть возможность вызова подмоги в виде более опытного строителя. Не допускайте простоя в работе – пока в одной комнате сохнет штукатурка стен, в другой вы можете заняться очисткой и выравниванием поверхностей. Только в случае тщательного планирования вы можете рассчитывать, что за несколько месяцев успеете провести капитальный ремонт.

Источник

Планы мероприятий: программы и проекты

Разработка плана мероприятий не представляет затруднений для специалиста по управлению проектами. Однако автору многократно доводилось наблюдать, как авторитетные руководители составляли довольно сумбурные планы, из которых никак нельзя было заключить, каким же образом будет достигаться цель повышения эффективности работы направления, подразделения или предприятия в целом. Вместо конкретных действий в планах фигурировали лишь декларации с неопределенными сроками и результатами.

План мероприятий это документ, который определяет цели, конкретные действия (работы или мероприятия), требования к их результатам, сроки выполнения и исполнителей этих действий.

Совокупность мероприятий (в указанном понимании) представляет собой проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов [8] или программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности [8].

Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. Обманчиво простая форма плана мероприятий требует (если, конечно заказчик заинтересован в получении реального результата) кропотливой вдумчивой работы. Нет нужды напоминать о том, что «самое главное в производстве – это подготовка производства» и что хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта.

Рекомендации по организации работы, предшествующей появлению плана мероприятий, содержится в многочисленных руководствах по повышению эффективности бизнеса, среди которых можно отметить [2], [3], [7] и, как наиболее близкое к теме нашей статьи, [1].

В настоящей статье мы расскажем, как разработать целенаправленный и обоснованный план мероприятий, предварительно выполнив необходимую аналитическую работу. Для этого рассматривается один поучительный пример из практики автора, в котором использование ключевых показателей эффективности сочетается с техникой причинно-следственной диаграммы 1 , «5 почему» и с обычным для менеджера проекта умением строить расписания проекта 2 . Этот пример полезен еще и тем, что он типичен для многих предприятий сервисного бизнеса [5].

Структура плана

Приведенное выше определение плана мероприятий позволяет определить лишь самые общие требования к структуре (разделам) документа:

• Наименование
• Цели мероприятий
• Исполнители мероприятий
• Плановые сроки мероприятий
• Обоснование мероприятий
• План-график
• Требования к результатам
• Отчетность и контроль
• Приложения

Форма плана

Форму плана мероприятий рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [4].

Обязательными реквизитами плана мероприятий являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проект плана мероприятий, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован. В конце текста плана мероприятий или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

Разработка содержания плана мероприятий

Идея метода

Начнем с идеи метода разработки содержательной части плана мероприятий. Эта идея, по сути, воспроизводит начало цикла DMAIC 3 , известного по книгам о методологии «шести сигм» (см. например, [1], [2], [3], [7]).

Постановка задачи: имеется продукт или направление деятельности организации, показатели качества которого необходимо улучшить.

Решение задачи предлагается осуществить в несколько шагов.

• Шаг 1. Точно описать продукт (продукты) рассматриваемого направления деятельности.
• Шаг 2. Определить основные показатели качества продукта (продуктов).
• Шаг 3. Классифицировать причины нарушения качества.
• Шаг 4. Оценить степень влияния выявленных причин на нарушение качества.
• Шаг 5. Предложить мероприятия, направленные на устранение или компенсацию выявленных причин.
• Шаг 6. Оценить степень влияния предполагаемых мероприятий на повышение показателей качества.
• Шаг 7. Ранжировать мероприятия по приоритетности, ориентируясь на степень их влияния на результат, срокам и стоимости; отобрать наиболее эффективные мероприятия.
• Шаг 8. Сформировать сетевой график мероприятий.
• Шаг 9. Сформировать временной график мероприятий, определить исполнителей.

Первый шаг включен в последовательность действий потому, что описание продукта (требований к нему) является определяющим для всего последующего процесса планирования. Если достаточно точного представления о продукте не сформировано, то дальнейшие действия обречены на неполноту или неэффективность.

Применение описанного метода проиллюстрируем примером.

Исходная ситуация

Сервисная компания (далее – СК) предоставляет в аренду оборудование и инструмент для ремонта нефтяных скважин, который выполняет специализированная компания по ремонту скважин (далее – КРС) (см. рис. 1). Оборудование доставляется в бригады КРС, работающие на месторождениях, в соответствии с заявками КРС в оперативном режиме. Заявка содержит требования к комплектации оборудования. Укомплектованное оборудование должно сопровождаться комплектом документов, подтверждающих его исправность и возможность использования. СК обеспечивает исправность оборудования, выполняя его техническое обслуживание и ремонт после возвращения его из КРС. Доставка выполняется транспортной компанией (далее – ТК), работающей у СК на субподряде. Некоторые виды ремонта и испытаний также выполняются субподрядчиками СК. КРС оплачивает время аренды или количество успешных операций, выполненных с помощью арендованного оборудования. Непроизводительное время бригады КРС, причиной которого стало арендованное оборудование, не оплачивается.

Описанное направление деятельности является для СК относительно новым, поэтому некоторые вопросы придется решать «с нуля».

Рис. 1. НК, КРС, СК и ее субподрядчики

Другие данные об исходной ситуации приводятся по ходу изложения ниже.

Требуется разработать годовой план мероприятий по повышению операционной эффективности компании.

Шаг 1. Описание продукта

Продуктом СК является оборудование, удовлетворяющее требованиям к:

1. техническим характеристикам (тип, марка, размер, мощность, диаметр и т.п.) – определяются заявкой;
2. ресурсу или надежности – определяются правилами ведения работ, руководствами по эксплуатации оборудования или договором между КРС и СК;
3. комплектности – определяются руководствами по эксплуатации оборудования или заявкой;
4. наличию сопроводительных документов – определяются правилами ведения работ и/или договором между КРС и СК;
5. месту и времени доставки – определяются заявкой.

Нарушение хотя бы одного из перечисленных требований влечет невозможность использования оборудования в процессе ремонта скважины. Контроль соблюдения требований осуществляет мастер ремонтной бригады или супервайзер нефтяной компании (далее – НК), которая является заказчиком ремонта скважины.

Выполнение перечисленных требований должно быть обеспечено следующим бизнес-процессами СК соответственно:

1. формирование оборотного фонда оборудования;
2. обеспечение технической готовности (включает подпроцессы: ревизия, техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания);
3. комплектация;
4. управление документацией;
5. доставка.

Таким образом, требования к продукту СК декомпозируются в требования к продуктам отдельных бизнес-процессов.

Шаг 2. Основной показатель качества

Напомним, что качеством продукта называется соответствие продукта требованиям клиента. Показатели качества являются количественными измерителями такого соответствия.

Наивный подход к определению показателей качества в нашем случае привел бы к простому набору из нескольких индикаторов несоответствий. Например, для данного вида оборудования необходимо иметь 5 сопроводительных документов, по факту привезли 3, следовательно, по выполнению требований к документам ставим «минус» и т.п.

Правильный взгляд на процесс (с точки зрения не потребителя продукта СК, а с точки зрения НК – потребителя продукта КРС) приводит к одному показателю – потерям производительного времени ремонтной бригады в процессе ремонта скважины 4 . Действительно, НК заинтересована в минимальном времени простоя скважины в связи с ремонтом. Необходимое время ремонта определяется планом работ КРС; время, потраченное сверх нормативного, а тем более простои КРС не оплачиваются. Следовательно, КРС также заинтересована в минимизации потерь производительного времени. Заинтересована в этом, посредством системы тарификации, и СК.

Итак, основой показатель качества продукта СК – количество потерь производительного времени КРС (далее – ППВ), вызванных использованием арендованного оборудования. Измеряется этот показатель в бригадо-часах. Цель состоит в его минимизации.

Шаг 3. Классификация причин нарушения качества

ППВ связаны как с качеством самого продукта (т.е. доставленного в бригаду оборудования), так и с его эксплуатацией бригадой. Поэтому первый шаг классификации ППВ состоит в определении виновной в потерях стороны, которой могут быть:

Следующий шаг классификации показан на рис. 2.

Рис. 2. Классификация причин потерь производственного времени.

Отметим, что в нашей классификации причины потерь соответствуют бизнес-процессам СК, которые, в свою очередь, отвечают видам требований к качеству продукта СК (см. шаг 0).

Итогом шага является причинно-следственная диаграмма нарушений качества, напоминающая диаграмму Исикавы и построенная по методу «5 почему».

Шаг 4. Степень влияния причин нарушения качества на результат

Для того, чтобы оценить степень влияния выделенных нами причин на результат, необходим аналитический учет по видам причин. Как правило, такой учет в СК ведется – хотя бы для того, чтобы корректно выставить претензии субподрядчикам или заказчику (КРС). На рис. 2 приведены соответствующие цифры.

К категории «прочие» относятся проблемы, масштаб потерь от которых невелик или природа которых неясна.

Наибольшая доля потерь (80%) приходится на СК; в свою очередь, наибольшие проблемы (60%) связаны с процессом технического обслуживания и ремонта, призванного обеспечить исправность и достаточный ресурс предоставляемого заказчику оборудования.

Попробуем разобраться с проблемами ремонта глубже. Как и всякий производственный процесс, ремонт обеспечивается следующими ресурсами:

• технологией,
• производственными мощностями,
• запасными частями и материалами,
• персоналом,
• общей организаций производства.

По каждому из перечисленных видов ресурсов мы и зададим следующее «почему?» (третье по счету).

Следует признать, что редкие компании ведут корректный аналитический учет потерь качества в привязке к производственным ресурсам. Не была исключением и рассматриваемая СК. Поэтому для оценки степени влияния производственных ресурсов на качество продукта пришлось воспользоваться мнениями экспертов. В соответствии с ними по степени проблемности ресурсы выстроились следующим образом:

• недостаточная оснащенность производства (20%),
• отсутствие или несоответствие технологий ремонта (10%),
• нерациональная организация производства (10%),
• недостаточная квалификация персонала (10%),
• недостаточная мотивация персонала (5%),
• некачественные запчасти (5%).

Итогом шага является расширенная причинно-следственная диаграмма нарушений качества, на которой приведены количественные оценки влияния выделенных причин на нарушение качества.

Шаг 5. Предложение мероприятий

В первую очередь, как явствует из приведенных оценок, надо заняться обновлением производственных мощностей. Однако дело это дорогое и длительное. Поэтому на данном шаге мы, не сдерживая фантазию, попробуем предложить как можно больше разнообразных мероприятий, способствующих решению тех или иных проблем (см. рис. 3).

Рис. 3. Мероприятия.

На практике для изготовления рисунка, подобного рис. 3, полезно пользоваться доской или какой-либо программной средой типа MS Visio, поскольку придется дописывать и переставлять мероприятия и выстраивать из них причинно-следственные «грозди». Каждое мероприятия будет «бить» в одну или в несколько проблем, либо предшествовать по логике одному или нескольким мероприятиям (заодно появляется и прообраз сетевого графика мероприятий).

Отметим, что к категории проблем под названием «прочие» никакие меры принимать не предлагается, так как отнесение определенного процента нарушений к этой категории означает, что проблемы либо не настолько критичны, либо природа их неясна. В итоговой версии плана мероприятий «прочим» категориям могут быть посвящены действия, направленные на прояснение причин таких потерь, если, конечно, такие действия будут экономически оправданны.

Уже на этом шаге вполне можно оценить, насколько «легким» или «тяжелым» будет предлагаемое мероприятие с точки зрения его стоимости, продолжительности или иных факторов (например, степени сопротивления его выполнению). Тем не менее, повторим, что на данном шаге следует освободиться от предрассудков и максимально расширить спектр применяемых средств.

Итогом шага является диаграмма, в которой причинам потерь качества отвечают мероприятия, образующие причинно-следственную сеть.

В финальной версии такой диаграммы остаются, конечно, далеко не все мероприятия, которые были предложены во время «мозгового штурма», а только те, которые планируется выполнить. Общее время на реализацию мероприятий может быть определено либо исходя из необходимости достигнуть поставленную цель, либо как фиксированный период (например, год). Напомним, что в нашем примере для реализации мероприятий отводится один год.

Шаг 6. Оценка степени влияния мероприятий на результат

На этом шаге необходимо понять, насколько выполнение тех или иных мероприятий влияет на результат. В нашем случае – насколько те или иные мероприятия снизят ППВ.

Оценка улучшений рассчитывается исходя из того, что все мероприятия, отображенные на диаграмме, будут выполнены.

К требуемой оценке можно подойти двояко: либо мы определяем, какое улучшение возможно и рассчитываем целевое значение, либо целевое значение устанавливается, а размер улучшения рассчитывается. В ситуации, явившейся прообразом рассматриваемого нами примера, применялись оба подхода. Рассмотрим некоторые детали подробно.

Возьмем ППВ по вине заказчика оборудования – КРС. Основные потери связаны с некорректностью подачи заявки и с неправильной эксплуатацией оборудования в бригадах КРС.

Некорректность заявки означает неправильное указание типоразмера или комплектации оборудования. В свою очередь, неправильное указание типоразмера может быть обусловлено отсутствием (или сознательным неиспользованием) единого справочника оборудования либо ошибкой технолога, подготавливающего заявку.

Первая причина ликвидируется на первых этапах разъяснительной работой с технологами, созданием «бумажного» единого справочника 5 , обязательного к использованию, а на финальных этапах – автоматизацией процесса заказа, когда единый справочник будет использоваться в рамках единой автоматизированной информационной системы.

Вторая причина, скорее всего, не устранима средствами, доступными СК. Ошибки будут, тем более, что часть из них в реальности обусловлена действиями НК, выдающей КРС определенный план работ по скважине.

В итоге, реальной оценкой будет снижение потерь по категории «некорректная заявка» наполовину, то есть в итоге на 1% от общего объема ППВ.

Аналогично, примерно наполовину удастся сократить потери, связанные с неправильной эксплуатацией оборудования. Здесь основными инструментами воздействия является налаженная претензионная работа, опирающаяся на данные контроля эксплуатации оборудования со стороны КРС. Однако, контроль эксплуатации все равно не будет тотальным, так как требует значительного увеличения ресурсов СК.

Прочие потери по вине КРС остаются неизменными.

Рассмотрим теперь потери, связанные с собственной производственной деятельностью СК.

Для оптимизации оборотного фонда оборудования (закупок необходимого оборудования, консервации, продажи или ликвидации ненужного) требуется предварительная аналитическая работа по расчету номенклатуры и объема оптимального оборотного фонда 6 . Для этого необходимы данные о поведении случайных величин спроса на оборудование со стороны КРС и времени оборота, складывающегося из времени эксплуатации оборудования бригадой КРС на скважине, времени ремонта оборудования на базе СК, времени транспортировки оборудования и времени нахождения оборудования в состоянии технической готовности на складе СК 7 . Требуемую статистическую информацию надо собирать не менее полугода. Финансовое ограничение также не позволит решить проблему оптимизации оборотного фонда полностью. Разумной оценкой будет улучшение по данному показателю на 5% от общего объема ППВ.

Целевое значение для улучшения качества ремонта (втрое в относительном измерении и на 40% ППВ в абсолютном) в нашем примере было поставлено «авторитарно». Тем не менее, это значение было подкреплено трезвыми оценками возможностей. А именно:

• Проблема нехватки технологий ремонта решалась отчасти путем закупки технологических руководств у предприятий-изготовителей 8 или организации обучения технологов СК, отчасти за счет собственной разработки. За год планировалось приобретение или разработка технологической документации по ремонту и обслуживанию наиболее дорогостоящих видов оборудования.
• Качество запасных частей и материалов предлагалось тотально контролировать на входе. Такой подход минимизировал потери данной категории.
• Навести порядок в организации производства планировалось за счет внедрения начальных шагов «5S» и регламентации процессов выполнения заявок заказчика и ремонта оборудования. Эти организационные мероприятия должны были снять остроту проблемы на 3/4 (8% ППВ). Они же должны были почти полностью решить проблемы, связанные с оборотом сопроводительной документации по оборудованию и с задержками при комплектации полученных заявок.
• Оснащение производства предполагалось значительно улучшить как за счет рационализации размещения ремонтных мощностей, так и за счет приобретения нового оборудования – монтажных и испытательных стендов, станков и инструментов.
• Вопросы, связанные с персоналом, предполагалось решить, к сожалению, только наполовину, поскольку начальный уровень квалификации был довольно низок, а текучесть велика.

Суммируя полученные оценки по стрелкам причинно-следственной диаграммы потерь, получаем, что за счет планируемых мероприятий ППВ могут (и должны) быть снижены на 60% в течение года 9 .

Полученный результат представляет собой целевое значение ключевого показателя качества и, соответственно, основную цель мероприятий. Диаграмма показывает, за счет чего достигается целевое значение.

После того, как будет сформирован график мероприятий (см. шаг 8), можно будет говорить о значениях целевого показателя, которые должны быть достигнуты поэтапно. Если предполагается, что целевое значение должно достигаться равномерно, то по известным формулам 10 следует рассчитать целевые значения помесячно или поквартально.

Шаг 7. Ранжирование мероприятий

На этом шаге следует определить приоритетность предложенных мероприятий, принимая во внимание степень их влияния на целевые показатели мероприятий.

Фактически, шаги 4, 5 и 6 происходят одновременно или циклически во время рисования диаграммы проблем и мероприятий. Определяя приоритетность того или иного мероприятия, мы определяем приоритетность всех связанных с ним мероприятий (по логическим связям, которые показываются на диаграмме). Однако для независимых мероприятий необходимо определить приоритет, исходя как из количественных, так и из «политических» соображений.

Итогом шага должен являться упорядоченный по важности перечень независимых групп мероприятий.

В нашем примере важность всех групп мероприятий была признана одинаковой, иными словами, «наступление» на потери решено было вести «по всем фронтам» одновременно.

Шаг 8. Формирование сетевого графика мероприятий

Сетевой график для наших целей представляет собой диаграмму, показывающую логическую зависимость мероприятий. На диаграмме мероприятия изображаются вершинами графа и соединяются стрелками, если результаты одного мероприятия являются входными объектами для другого.

Вершинами графа являются как мероприятия, перечисленные ранее, так и дополнительные мероприятия, необходимость которых диктуется логикой.

Так, добавлены мероприятия, связанные со сбором статистической информации, необходимой для расчета оптимального объема оборотного фонда оборудования и норм расходов ресурсов на ремонт. Работам по автоматизации процессов СК предшествует постановка задачи (разработка технического задания) и выбор поставщика программного решения.

Рис. 4. Сетевой график мероприятий.

Шаг 9. Формирование временного графика

Временной график показывает, как должна разворачиваться реализация мероприятий во времени.

Для построения временного графика необходимо:

• иметь сетевой график мероприятий,
• оценить ресурсоемкость каждого мероприятия,
• оценить продолжительность каждого мероприятия, исходя из ограниченности ресурсов,
• привязать мероприятия к временной оси,
• определить исполнителей и иные необходимые ресурсы.

Построение временного графика – сложная задача (задача целочисленной оптимизации), поэтому на практике решается она в несколько итераций. Расположение мероприятий во времени не должно противоречить связям «предшествует – последует», указанным на сетевом графике. Объем мероприятий, в которых задействован некий ресурс, не должен превосходить объем (пропускную способность) этого ресурса. Продолжительность мероприятий, в которых задействованы внешние по отношению к организации исполнители, должна быть определена с учетом риска задержек по вине другой стороны. Максимально широко следует использовать распараллеливание мероприятий.

Необходимо внимательно подойти к временнoму характеру и определению продолжительности мероприятий. Именно, мероприятие может быть:

• однократным (например: подготовка технического задания или закупка определенного вида оборудования);
• периодическим (например: обучение);
• текущим (например: сбор статистической информации).

Продолжительность однократного мероприятия четко ограничена датами начала и окончания. Периодическое мероприятие характеризуется периодичностью и продолжительностью каждой реализации. Текущее мероприятие также ограничивается, как правило, датами начала и окончания, но простирается на весь период от запуска до конца периода планирования мероприятия. Чтобы пояснить различия между этими видами мероприятий, а также сослаться на правила, в соответствии с которыми производятся периодические или текущие мероприятия, в плане мероприятий используют поле «примечания».

Нередки случаи, когда в план мероприятий включаются мероприятия, связанные с разработкой некоторого подпроекта и его реализацией. В таких случаях, как правило, разработка плана подпроекта относится к вполне определенному сроку, продолжительность же реализации подпроекта может быть определена лишь приблизительно или вообще заранее не определена. В таком случае в общем временном графике мероприятий следует указать приблизительный интервал, сопроводив мероприятие примечанием о том, что оно осуществляется в соответствии с планом (заданием), утвержденным на предыдущем этапе (дать ссылку на пункт плана) и что его продолжительность подлежит уточнению в соответствии с указанным планом.

Аналогичную рекомендацию можно дать и для упорядочения периодических и текущих мероприятий. Если порядок их проведения заранее не определен, то в рамках планируемых мероприятий следует предусмотреть мероприятия по установлению такого порядка. Например, для периодических многосторонних технических совещаний вначале принимается регламент таких совещаний: устанавливается периодичность (скажем, один раз в месяц), порядок формирования повестки дня, обсуждения и принятия решений. Далее в план включается периодическое мероприятие «проведение технических совещаний», а в примечании указывается: «в соответствии с регламентом, см. п. … плана мероприятий»; при этом указанный регламент фигурирует в плане мероприятий как результат мероприятия, на который дана ссылка.

Если в план мероприятий внесено однократное мероприятие, по результатам которого запускается иной проект или текущая работа, то это указывается в примечании.

В соответствии с приведенными рекомендациями состав мероприятий, полученных на предыдущем шаге, может быть изменен или дополнен.

Помесячный график мероприятий для нашего примера приведен в табл. 1.

Табл 1. Временной график мероприятий.

Итак, содержательная часть плана мероприятий разработана.

Содержание плана мероприятий

После разработки содержательной части плана мероприятий, построения диаграмм и графиков, выполнения расчетов можно приступить к оформлению документа.

Наименование

Наименование документа обычно выглядит как:

если речь идет о большой систематической работе.

В любом случае наименование должно быть кратким, точно характеризующим основную цель мероприятий, а также, при необходимости, место и период выполнения мероприятий. Например:

Программа развития сервиса нефтепромыслового оборудования по Нижневартовскому региону на 201Х год.

Цели мероприятий

В этом разделе документа кратко формулируются основные цели мероприятий.

Порядок перечисления целей определяется приоритетом целей; целевые количественные показатели предшествуют качественным. Оба типа показателей должны допускать объективное измерение. При формулировке целей возможно краткое пояснение, за счет чего предполагается достижение данной цели. Количество указываемых целей не должно превышать 3 – 5. Обилие целей затрудняет проверку их достижения.

1. Сокращение потерь производительного времени заказчиков по Нижневартовскому региону не менее, чем на 60% от уровня 201Х-1 г. до конца 201Х года и ежемесячно в течение 201Х г. не менее, чем на 8% по сравнению с предыдущим месяцем.

2. Достижение рентабельности по направлению сервиса нефтепромыслового оборудования за 201Х г. не менее 5% за счет оптимизации организации бизнеса направления.

3. Увеличение выручки направления сервиса нефтепромыслового оборудования за счет принятия на обслуживание новых заказчиков в 201Х г.

Целью мероприятий является разработка унифицированных положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников ООО «ААА», ООО «БББ», ООО «ВВВ».

Недопустимо отсутствие целей, указание чисто декларативных целей, целей без установления объективно измеримых количественных или качественных показателей.

Исполнители мероприятий

В этом разделе перечисляются исполнители мероприятий в соответствии с временным графиком, построенным на шаге 8.

Исполнители группируются по организациям, если в мероприятиях принимают участие несколько организаций. В таком случае указывается головная организация (стоит в перечне первой), руководитель мероприятий, руководители рабочих групп по организациям, кураторы мероприятий и т.д.

При необходимости следует указать, что:

По указанию руководителя мероприятий к участию в мероприятиях могут привлекаться работники по согласованию с их непосредственными руководителями.

Если некоторые исполнители должны быть назначены или выбраны по итогам выполнения некоторых этапов мероприятий, то наименование таких исполнителей указывается условно (кратко описывается его роль в реализации мероприятий) и дается пояснение, как и когда определяется конкретный исполнитель. Например:

Подрядчик-поставщик АИС – подрядчик Общества, поставляющий программное обеспечение; определяется по итогам конкурса на этапе 7.

Плановые сроки мероприятий

В этом разделе указываются плановые сроки начала и окончания выполнения мероприятий, исходя из временного графика, полученного на шаге 8.

Обоснование мероприятий

Этот раздел плана мероприятий не является необходимым, но полезен для обоснования поставленных целей и предлагаемых для их достижения средств. Возможно перенесение этого раздела в приложение к плану мероприятий.

В зависимости от предмета мероприятий в данном разделе могут быть помещены описания ситуации «как есть» (до выполнения мероприятий) и «как будет» (после выполнения мероприятий), включая количественные оценки в разрезе целевых показателей, упомянутых в разделе «Цели мероприятий».

План-график

Этот раздел является центральным для плана мероприятий. В нем мероприятия группируются в этапы (по времени) или иные разделы, а для каждого отдельного мероприятия указываются:

• порядковый номер или условное обозначение;
• полное наименование мероприятия;
• требуемый результат;
• сроки выполнения (начало, окончание или периодичность);
• место выполнения;
• исполнители (в том числе, ответственный исполнитель);
• примечания.

Форма представления информации о мероприятиях в данном разделе может быть разной. При выборе формы следует руководствоваться принципами полноты информации и наглядности.

Весьма удобна следующая комбинированная форма, которой мы уже воспользовались выше (табл. 1).

Если исполнители однотипных мероприятий находятся в разных организациях, то можно воспользоваться двумя таблицами – общим планом работ (табл. 2) и традиционным временным графиком (табл. 3).

Табл. 2. Образец общего плана работ.

Табл. 3. Образец временного графика.

Наименование мероприятия должно быть кратким и точно определять суть мероприятия. Обобщенные формулировки допускаются для наименования блоков мероприятий – разделов плана. Наименование мероприятия начинается, как правило, отглагольным существительным, указывающим на предпринимаемое действие (например: разработка, построение, создание, внедрение, приобретение и т.п.); следующие слова описывают объект действия (например: приобретение лицензий, формирование разделительного баланса, сбор статистической информации и т.п.). Желательно, чтобы наименования мероприятий, при их упоминании вне полного контекста плана работ, позволяли бы идентифицировать выполняемые действия (например: вместо двух мероприятий с наименованием «приобретение лицензии» в двух разных разделах плана лучше написать «приобретение лицензий на бухгалтерское программное обеспечение» и «приобретение лицензий на технологию выполнения сварочных работ»).

Наименование результатов мероприятий также должно быть предельно конкретным. Не беда, если в наименование результата надо будет повторить часть наименования мероприятия (например: мероприятие – «заключение договора на поставку запасных частей», результат – «заключенный договор на поставку запасных частей»; отметим, что краткая формулировка «заключенный договор» не будет идентифицировать результат, если перечень результатов мероприятий будет процитирован в другом документе без указания наименования мероприятий).

Следует различать мероприятия, приводящие к различным результатам. В свою очередь, различия результатов могут проявляться в статусах соответствующих объектов. Например, общее мероприятие «заключение договора» бывает целесообразно разделить на «подготовку проекта договора» с результатом «проект договора», «согласование проекта договора с контрагентом» с результатом «согласованный с контрагентом проект договора» и «подписание договора» с результатом «подписанный договор». Целесообразность этого обусловлена в различии исполнителей (проект договора готовит одна сторона, согласуют и подписывают обе), а также необходимостью разделения сроков выполнения (подготовка проекта договора – процесс, полностью контролируемый одной стороной; согласование – двусторонний процесс с риском затягивания по вине другой стороны).

Требования к результатам

В этом разделе приводятся требования к результатам мероприятий или ссылки на источники таких требований (например, отраслевые стандарты или локальные нормативные акты организации).

Раздел с описанием требований к результатам обязателен, если такие требования не являются общеизвестными или не установлены действующим законодательством или локальными нормативными актами организации. В частности, специфические требования к назначаемым или выбираемым исполнителям могут быть сформулированы в данном разделе документа.

Отчетность и контроль

Этот раздел посвящен формам и методам контроля за выполнением мероприятий.

Если в организации имеется локальный нормативный акт, устанавливающий порядок управления проектами, в котором с надлежащей детальностью описаны формы и методы контроля выполнения проектов, то в данном разделе плана мероприятий достаточно дать ссылку на соответствующие разделы такого нормативного акта с уточнением персоналий.

В противном случае в данный раздел плана мероприятий необходимо включить минимальный набор положений, обеспечивающих контроль за выполнением мероприятий.

Отчеты о выполнении мероприятий подготавливаются, как правило, по всей вертикали управления мероприятиями, начиная с рядовых исполнителей до куратора мероприятий, который отчитывается перед органом, утвердившим план. Частота предоставления отчетов при этом убывает при движении по вертикали управления снизу вверх. Главную контрольную функцию выполняет куратор мероприятий; финальные решения по мероприятиям принимает орган, утвердивший план мероприятий. Например:

Руководитель рабочей группы еженедельно (в понедельник недели, следующей за отчетной, до 10.00 московского времени) отчитывается по установленной форме о ходе проекта куратору мероприятий.

Куратор мероприятий отчитывается о выполнении мероприятий перед генеральным директором не реже одного раза в две недели.

Контроль мероприятий, включающий согласование рабочих планов, проверку соблюдения сроков выполнения мероприятий, проверку (экспертизу) соответствия результатов мероприятий установленным требованиям, осуществляется куратором мероприятий.

Формы отчетности могут содержать информацию о выполнении целевых показателей проекта и административную информацию о соблюдении сроков выполнения мероприятий, назначении исполнителей, планируемых действиях (детализирующих мероприятия плана), проблемах по ходу выполнения мероприятий.

Неплохо зарекомендовал себя на практике «Рапорт о состоянии проекта» объемом на одну-две страницы 14 , содержащий следующие разделы:

• Выполняемые этапы.
• Полученные результаты.
• Планируемые действия.
• Проблемы.
• Предложения.

Приложения

В приложения к плану мероприятий может быть вынесена вся информация, которая необходима для реализации мероприятий, но не была отражена в перечисленных выше основных разделах плана.

К такой информации могут относиться:

• планы использования ресурсов, в том числе финансовых (иными словами, бюджет мероприятий);
• план коммуникаций и иных действий, сопровождающих выполнение мероприятий;
• анализ рисков мероприятий.

Литература

1. Pyzdek Th. The Six Sigma Project Planner: A Step-by-Step Guide to Leading a Six Sigma Project Through DMAIC – McGraw-Hill. – 2003. – 232 p.
2. Pyzdek Th., Keller P. The Six Sigma Handbook. – McGraw-Hill. – 2010. – 548 p.
3. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
5. Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.
6. Демидов Е.Е. Эффективное использование оборотного фонда. / Справочник экономиста. – 2013. – № 1. – с. 80 – 87.
7. Майкл Дж. Л. Бережливое производство + шесть сигм: комбинируя качество шести сигм со скоростью бережливого производства. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2005. – 360 с.
8. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Четвертое издание. (Русский перевод.) – Project Management Institute. – 2008. – 463 с.

1 Она же «диаграмма Исикавы» и «диаграмма рыбьей кости».

2 Они же «временные графики», «ленточные графики» или «графики Ганта».

3 Define – Определяй, Measure – Измеряй, Analyze – Анализируй, Improve – Улучшай, Control – Проверяй.

4 К таким потерям относятся: простои (в т.ч. ожидания), аварии, повторные операции (операции, не предусмотренные планом работ, но выполняемые вследствие неуспешности предусмотренных операций), невыполнения норм по скорости работ, прочие аналогичные виды потерь.

5 Автор подчеркивает, что создание единого справочника (непростое, конечно, дело!) является обязательным условием для использования предложенного инструментария улучшений.

6 О том, как это может быть сделано, рассказано в [6].

7 Полученная информация будет основой для борьбы со снижением вариабельности указанных случайных величин в духе «шести сигм», которая во всей полноте должна развернуться на следующий год проекта.

8 Предприятия-изготовители всячески ограничивают распространение технологий обслуживания и ремонта, чтобы избежать появления конкурентов.

9 В идеале, конечно, потери должны быть снижены до нуля, однако при имеющихся ограничениях, в том числе и временных, определенные нами 60% представляют реальную цель. Указание нереальных целей девальвирует как план, так и весь проект.

10 Линейным (арифметическая прогрессия) или нелинейным (геометрическая прогрессия) способом. В нашем примере целью было поставлено ежемесячное сокращение ППВ не менее, чем на 8% от уровня предыдущего месяца – с небольшим опережением, поскольку 100 x (1 – 8/100)12= 36.8.

11 Жирным шрифтом здесь и далее в таблице выделен ответственный исполнитель.

12 В реальном плане указываются Ф.И.О. исполнителей.

13 НПО – нефтепромысловое оборудование.

14 Полезно сразу ограничить объем такого рапорта, скажем, то одной страницы – тогда руководитель проекта вынужден будет отдать предпочтение наиболее существенным достижениям, планам и проблемам.

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2021

Источник