Предоставление помещения для работы при ремонте

Предоставление помещения для работы при ремонте

Вопрос:

Какие документы необходимо оформлять для целей бухгалтерского и налогового учета при выполнении текущего ремонта арендованных помещений собственными силами организации?

Ответ:

В соответствии с пунктом 2 статьей 616 ГК РФ, арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды.

Исходя из этой обязанности, арендатор должен производить осмотр помещений с целью установления исправности его состояния.

В случае, когда в результате осмотра обнаружены какие либо неисправности, комиссией (сотрудником), проводящим осмотр составляется документ (акт или дефектная ведомость), содержащий перечень неисправностей.

На основании данного документа составляется смета (калькуляция) в которой указывается перечень необходимых работ, объем работ, перечень необходимых материалов и их количество, перечень специалистов, необходимых для выполнения данных работ (например, столяр, маляр, плотник и т.п.) и планируемое время для выполнения указанного объема работ.

Приказом руководителя принимается решение о произведении ремонта, и назначении бригады для выполнения работ, а так же ответственного лица. Соответствующим службам дается указание на отпуск материалов для выполнения указанных работ.

Ответственное лицо оформляет требования на материалы, получает материалы со склада, передает в работу бригаде, осуществляет руководство и контроль за выполнением работ.

После окончания работ (или месяца, в зависимости от того, что произошло ранее) ответственное лицо составляет материальный отчет о количестве фактически израсходованных материалов, закрывает наряды членам бригады, составляет документ о выполненной работе (акт или отчет), в котором содержится перечень фактически выполненных работ и их объем.

Руководитель утверждает и подписывает составленные документы, после чего они передаются в бухгалтерию.

В соответствии со статьей 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Но требования к документу такие, которые позволяют идентифицировать хозяйственную операцию, определить денежное выражение и количественные характеристики.

1. Акт осмотра, дефектная ведомость – основа для расчета сметы.
2. Смета на выполнение работ позволит определить необходимое количество материалов для закупки (или отпуска со склада), а так же позволит планировать занятость рабочих.
3. Материальный отчет об использованных материалах и акт о выполненных работах позволят определить обоснованность списания материальных затрат на текущий ремонт.
4. Наряды на выполнение работ рабочими – основание для начисления заработной платы, и отнесение ее на расходы по ремонту.
5. Акт выполненных работ необходим для определения даты и полной стоимости текущего ремонта.

В соответствии с п.1 ст.252 Налогового Кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под экономической оправданностью понимается установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение дохода, Определение ВАС РФ от 17.12.2009 N ВАС-13640/09 по делу N А45-1139/2009-17/24

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, приведенный выше перечень документов позволяет признать расходы для целей налогообложения оправданными, выраженными в денежной форме и документально подтвержденными.

Предлагаю следующие формы документов:

1. Дефектная ведомость
2. Смета на проведение текущего ремонта
3. Приказ о проведении ремонта
4. Материальный отчет о фактическом использовании материалов
5. Акт выполненных работ по текущему ремонту

Предлагаемые формы могут быть изменены, дополнены, исходя из характера операций и особенностей деятельности предприятия.

Это всего лишь модель минимального и достаточного (по мнению консультанта) документального оформления расходов по текущему ремонту помещений.

Комиссия в составе:

Должностное лицо (должность и фамилию указать) произвело плановый (внеплановый) осмотр помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.

В ходе осмотра обнаружены следующие повреждения и неисправности:

Выявленные дефекты, повреждения, неисправности

Необходимые для устранения работы

Поверхность стен имеет дефекты (сколы, трещины, отверстия и т.п.)

Выравнивание стен, покраска

Пол в помещении имеет дефекты (провалы, неровности, трещины и т.п.)

Выравнивание песчано-цементной смесью, покраска

Осветительные приборы вышли из строя

Замена осветительных приборов, выключателей и т.п.

Комиссией сделан вывод о необходимости проведения текущего ремонта в помещении ______________________________________________, информацию для принятия решения направить генеральному директору в срок до ___________________

Должностное лицо (должность и фамилию указать)

С выводами комиссии (должностного лица) ознакомлен

Генеральный директор ______________ (______________)

на проведение текущего ремонта

помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.

Источник

Об обязанности жителей предоставлять УО доступ к общему имуществу

Для исполнения обязанностей по договору управления УО требуется доступ ко всему общему имуществу дома. Но иногда собственники создают для этого препятствия. Рассказываем, как УО решить такую ситуацию и кто отвечает за последствия аварий, произошедших из-за недопуска ремонтных бригад к общим коммуникациям.

Доступ к общему имуществу дома необходим для проведения ремонтных работ

Управляющая домом организация по договору управления обязана содержать в надлежащем состоянии общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме (ч. 2 ст. 162 ЖК РФ).

К такому имуществу, согласно ч. 1 ст. 36 ЖК РФ, п.п. 5 – 7 ПП РФ № 491, относятся помещения общего пользования, которые предназначены для обслуживания более одного помещения в доме, крыши, несущие и ненесущие конструкции, земельный участок со всеми объектами на нём, а также всё инженерно-техническое оборудование, предназначенное для обслуживания двух и более помещений.

При этом в многоквартирном доме должен быть обеспечен свободный доступ к общему имуществу дома: для использования собственниками и нанимателями помещений, для текущего и капитального ремонта управляющей организацией (в пп. «б» п. 32, «е» п. 34 ПП РФ № 354).

Переустройство помещений не должно мешать доступу УО к общему имуществу дома

Собственник может провести переустройство своей квартиры и расширить её за счёт общего имущества только в случае, если на это было дано согласие 100% собственников на общем собрании, поскольку такие действия влекут уменьшение состава ОИ МКД (ч. 2 ст. 40 ЖК РФ). Также согласовать переустройство должен орган местного самоуправления.

При этом переустройство помещения собственника не должно ограничивать доступ к коммуникациям и инженерным системам, которые относятся к общему имуществу дома. За состояние и ремонт таких элементов отвечает управляющая организация, и она вправе добиваться демонтажа перегородок и элементов, которые препятствуют доступу к элементам общего имущества МКД.

Так, через суд УО добилась от жителей дома, чтобы они убрали металлический короб колясочной: он преградил путь к люку в отсек с инженерными коммуникациями системы водоотведения.

В Московской области УО нашла другой выход из ситуации, когда перепланировка преградила ей путь к коммуникациям: было проведено ОСС, на котором монтаж новой перегородки согласовали все собственники. При этом ключи от нового помещения, где проходили инженерные системы, собственники передали в аварийно-диспетчерскую службу УО.

Собственник обязан предоставлять УО доступ в квартиру для осмотра или ремонта общего имущества

С большими сложностями, чем новые перегородки, управляющие организации сталкиваются, если текущий или капитальный ремонт требуется инженерным системам дома, расположенным в помещении собственников или нанимателей. В таком случае требуется не просто доступ к инженерным системам, а доступ в квартиру, который может предоставить только сам собственник.

Иногда такой доступ УО может получить через суд. Например, в Кургане в начале 2019 года СМИ говорили сразу о двух подобных ситуациях: управляющая организация в судебном порядке получила право войти в квартиру собственника, чтобы заменить секцию канализационной трубы, а регоператор по капремонту только через суд добился права войти в квартиру для ремонта балконной плиты.

Теме получения доступа в помещение собственника для ремонта транзитных инженерных коммуникаций Минстрой РФ посвятил письмо от 16.01.2019 № 794-АО/06. Ведомство отметило, что обязанность владельца помещения в МКД, через которое проходят общедомовые инженерные системы, закреплена в пп. «б» п. 32, «е» п. 34 ПП РФ № 354.

Собственник обязан впускать в квартиру сотрудников УО для осмотра технического и санитарного состояния оборудования в заранее согласованное время, но не чаще 1 раза в 3 месяца. Для выполнения необходимых ремонтных работ допуск предоставляется по мере необходимости, а для ликвидации аварий – в любое время.

Поэтому, как утверждает Минстрой РФ, если проложенные в стенах или полу квартиры коммуникации требуют текущего или капремонта, собственник такого помещения должен впустить ремонтную бригаду УО или представителей подрядной организации, которая проводит капремонт.

При отказе собственника пустить УО в квартиру необходимо составить об этом акт

Причины, по которой жители квартир не пускают ремонтные бригады, различны. Например, кто-то боится, что при ремонте коммуникаций будут вскрыты стены/полы, а восстановление придётся оплачивать самому собственнику, а кто-то – что при работах обнаружатся несогласованные перепланировки квартиры.

В письме № 794-АО/06 Минстрой РФ также объясняет, как действовать управляющей или иной, проводящей ремонт общего имущества, организации в случае, если собственник не пускает бригаду в квартиру.

В такой ситуации оргнизации необходимо составить акт об отказе в доступе. Акт должен подписать собственник помещения, а если он откажется – два незаинтересованных свидетеля. В акте следует прописать, что ремонт элемента невозможен, поскольку доступ к нему закрыт.

Затем УО следует обратиться в орган Госжилнадзора либо для ускорения процесса – напрямую в суд. Особенно это важно в ситуации, когда коммуникации требуют срочного, порой аварийного ремонта.

Если орган ГЖН решит привлечь УО к ответственности из-за ненадлежащего содержания общего имущества, то управляющая организация должна будет доказать, что:

• ситуация сложилась не по её вине;
• сама организация предпринимала все зависящие от неё шаги для надлежащего исполнения своих обязанностей.

Такая позиция отражена в судебной практике, например, в постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А12-25299/2013, решении АС Республики Татарстан по делу № А65-8715/2014.

При недопуске к общему имуществу ответственность за последствия несёт собственник

Минстрой РФ в письме также остановился на вопросе ответственности собственника в случае, если он не пускает ремонтные бригады в своё помещение для проведения ремонта на общедомовых коммуникациях. В таком случае всю ответственность за возможные последствия аварий несёт собственник помещения, не пустивший в квартиру УО или подрядчика.

Если в период, пока УО через суд добивается доступа к общему имуществу дома для проведения аварийных или восстановительных работ, случится прорыв трубы или другая авария, то весь причинённый вред будет возмещать собственник помещения, куда не смогли попасть ремонтные бригады (ч.ч. 1, 2 ст. 1064 ГК РФ). Ущерб и иной вред при этом взыскиваются с виновного через суд.

Собственник при ремонте в квартире не должен перекрывать доступ к общему имуществу

Собственника помещения, в котором требуется провести ремонт общедомовых коммуникаций, обычно волнует вопрос, кто заплатит за повреждение полов/стен, в которых эти коммуникации проложены. Ведь чаще всего, чтобы добраться до труб, необходимо вскрывать эти части помещения.

Минстрой РФ напомнил о том, что если ремонтные работы, в том числе капитального характера, невозможно провести без повреждения имущества собственника помещения, то расходы на демонтаж и монтаж конструкций должны быть включены в стоимость такого текущего ремонта или в проектную документацию на капремонт.

Другая ситуация, если при проектировании и строительстве дома доступ к общедомовым инженерным системам был оборудован внутри помещений собственников, а жители сделали ремонт, смонтировали встроенную мебель, и такой доступ стал невозможен.

В соответствии с п. 5.4.9 СП 30.13330.2012 (актуализированная редакция СНиП 2.04.01-85*), водопроводные стояки и вводы холодной и горячей воды в квартиры и другие помещения, а также запорную арматуру, измерительные приборы, регуляторы следует размещать в коммуникационных шахтах с устройством специальных технических шкафов, обеспечивающих свободный доступ к ним.

Если управляющая или подрядная организация обнаружила, что доступ к общим коммуникациям в квартире собственниками перекрыт, то она имеет право требовать, чтобы собственники демонтировали возведённые конструкции и открыли инженерные системы (п. 10.6 СНиП 31-01-2003)

Сделать это собственник должен за свой счёт, поскольку в его обязанности входит соблюдение норм и требований законодательства к содержанию жилого помещения и общего имущества, прав и законных интересов иных лиц, проживающих в доме (ч. 4 ст. 30 ЖК РФ).

Закрывая при ремонте доступ к общим инженерным системам дома, собственник берёт на себя все риски, в том числе финансовые, которые могут возникнуть в случае, если потребуется осмотреть или отремонтировать данное оборудование. Такие выводы подтверждает и судебная практика: дела № А55-25303/2013, № 2-463/2017.

На заметку управляющим организациям

Управляющая организация по договору управления имеет право требовать от собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме доступа к общему имуществу для его ремонта и надлежащего содержания:

1. При самовольном переустройстве – демонтажа перегородок или предоставления ключей от помещения.
2. При размещении коммуникаций в квартирах – допуска в квартиру и демонтажа возведённых конструкций/мебели, преграждающих путь к инженерным системам.

При отказе пустить работников УО к объектам общего имущества управляющая организация должна составить соответствующий акт, а затем через суд добиваться выполнения собственником её законных требований.

Если жители квартиры в ходе ремонта или перепланировки закрыли доступ к общим коммуникациям, то УО через суд также может потребовать демонтажа соответствующих ограждающих элементов за счёт собственника.

Если коммуникации проложены в стенах/полу квартиры в соответствии с техдокументацией дома, то в смете на проведение ремонтных работ УО следует предусмотреть средства на восстановление повреждённых при ремонте конструкций квартиры.

Источник