Расходы по ремонту авто усн

Особенности бухгалтерского учета ремонта автомобиля

Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Вопрос: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на текущий ремонт автомобиля, полученного по договору аренды без экипажа, произведенный вспомогательным производством организации?
Затраты на текущий ремонт автомобиля составили 40 000 руб. (в том числе материалы, заработная плата работников, страховые взносы). В месяце завершения ремонтных работ использованные материалы стоимостью 24 000 руб. полностью оплачены, а заработная плата и страховые взносы оплачены в следующем месяце. Автомобиль используется в основном производстве организации. Резерв на ремонт основных средств (ОС) для целей налогообложения прибыли организацией не создавался. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на последнее число каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Вопрос: Организация на ОСН приобрела в лизинг автомобиль. В январе произошло ДТП не по вине лизингополучателя, в результате которого автомобиль не подлежит ремонту. Можно ли учесть лизинговые платежи с января по июль до окончания срока лизинга в составе расходов по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Вопрос: Как отразить в учете организации-дилера проведение гарантийного ремонта проданных автомобилей (приобретенных у дистрибьютора), если затраты на ремонт возмещаются дистрибьютором в размере понесенных расходов? Организация признает оценочное обязательство в связи с необходимостью проведения гарантийного ремонта в бухгалтерском учете, но оно уже полностью использовано ранее, и произведенные расходы им не покрываются. В налоговом учете резерв на гарантийный ремонт не создается.
Стоимость проведенного гарантийного ремонта составила 52 000 руб. (в том числе стоимость запчастей — 20 000 руб. (без НДС), сумма НДС, ранее принятого к вычету при их приобретении, — 4 000 руб.). Отчет о стоимости выполненных работ и использованных запчастей направлен дистрибьютору. Возмещение получено на расчетный счет в том отчетном периоде, в котором произведен гарантийный ремонт.
Посмотреть ответ

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 51 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

В каком размере организация-арендодатель может учесть для целей налога на прибыль расходы на ремонт застрахованного автомобиля, переданного в аренду (п. 1 ст. 260 НК РФ)?

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.

Источник

Подборки из журналов бухгалтеру

Учитываем расходы на автомобиль при упрощенке

Можно ли в налоговом учете при УСН отнести на расходы стоимость автомобиля?

Да, можно включить в налоговую базу при УСН затраты на покупку автомобиля (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Чтобы списать покупку автомобиля на расходы, нужно выполнить три условия: ввести транспорт в эксплуатацию, начать использовать в предпринимательской деятельности и оплатить расходы (п. 3 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом, чтобы принять к учету автомобиль, не нужно дожидаться его госрегистрации (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 10.12.95 № 196ФЗ)

В каком порядке списывать расходы на автомобиль при упрощенке?

Если соблюдены все три условия для учета, затраты на покупку авто включайте в расходы при УСН ежеквартально равными долями в течение первого календарного года использования объекта (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, если вы ввели в эксплуатацию полностью оплаченный автомобиль ценой 600 000 руб. в мае 2014 года, то на конец каждого квартала (30 июня, 30 сентября и 31 декабря) отражайте в затратах при УСН по 200 000 руб. Таким образом, полную стоимость основного средства вы спишете 31 декабря 2014 года

Как учесть стоимость автомобиля, купленного в рассрочку?

Стоимость авто, купленного в рассрочку, списывайте на затраты при УСН по мере его оплаты (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ и письмо ФНС России от 06.02.2012 № ЕД-4-3/1818). Однако учитывайте уплаченную сумму не сразу в текущем квартале, а распределяйте ее по кварталам, оставшимся до конца года. То есть каждую оплату списывайте так, как если бы вы учитывали полностью оплаченное основное средство. При этом относите цену на затраты в последнее число каждого отчетного (налогового) периода (письмо Минфина России от 17.05.2011 № 03-11-06/2/78)

Например, если первый платеж за транспорт вы перевели в I квартале (допустим, в январе), то включайте 1/4 его часть в расходы при УСН каждый квартал: 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря. Когда сумма отдана во II квартале, распределяйте ее уже на три квартала и списывайте на расходы в июне, сентябре и декабре. Соответственно если платеж пришелся на IV квартал, всю его величину отнесите на затраты 31 декабря. Если же до конца года задолженность по объекту вы не погасите (такое возможно, когда рассрочка дана на несколько лет), то неоплаченные части перенесите на следующий год. И продолжайте учитывать их в таком же порядке

Как отразить покупку автомобиля в Книге учета доходов и расходов?

Отражайте расходы на покупку авто в разделе II Книги учета. Причем запись делайте на последнее число отчетного (налогового) периода в размере фактически уплаченных сумм (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Итоговые данные из раздела II перенесите в раздел I Книги учета — в графу 5 «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы».

При оплате автомобиля по частям каждую сумму оплаты за квартал отражайте как отдельный объект основных средств

Какими проводками отразить покупку автомобиля?

В бухучете расходы, связанные с приобретением автомобиля, отражайте на счете 08. То есть формируйте следующие проводки:

ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств» КРЕДИТ 60 (76)
— отражена стоимость купленного имущества;

ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств» КРЕДИТ 23 (26, 70, 76…)
— отражены расходы на покупку объекта и доведение его до состояния, пригодного к использованию

Как в бухучете принять купленный автомобиль к учету и ввести его в эксплуатацию?

Принятие автомобиля к учету отражайте на счете 01 «Основные средства» или 03 «Доходные вложения в материальные ценности». Если основное средство вводится в эксплуатацию одновременно с принятием его на учет, то делайте запись:

ДЕБЕТ 01 (03) КРЕДИТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
— принято к учету и введено в эксплуатацию купленное основное средство.Если автомобиль вводится в эксплуатацию позже его принятия на учет, то откройте к счету 01 (03) такие субсчета: «Основные средства на складе (в запасе)» и «Основные средства в эксплуатации». Принятие объекта к учету отразите проводкой:

ДЕБЕТ 01 (03) субсчет «Основные средства на складе (в запасе)» КРЕДИТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
— принято к учету купленное основное средство.При вводе автомобиля в эксплуатацию произведите запись:

ДЕБЕТ 01 (03) субсчет «Основные средства в эксплуатации» КРЕДИТ 01 (03) субсчет «Основные средства на складе (в запасе)»
— введено в эксплуатацию купленное основное средство

Ремонт автомобиля

В каком порядке отразить расходы на ремонт автомобиля в налоговом учете при УСН?

Если работы проводит сторонняя фирма, то для подтверждения расходов вам понадобится договор о проведении ремонта, калькуляция расходов и акт выполненных работ. Если вы ремонтируете машину сами, составьте смету трат, указав в ней количество деталей, необходимых для ремонта, и их стоимость. После того как бумаги будут оформлены, а ремонт оплачен, спишите цену работ на расходы сразу после оплаты (подп. 3 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 и п. 1 ст. 252 НК РФ)

Стоимость страховки

Входит ли в налоговую базу при УСН стоимость ОСАГО?

Да, в налоговом учете при УСН вы можете списать стоимость обязательного страхования коим является ОСАГО (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). На расходы спишите всю фактически уплаченную стоимость полиса сразу после его оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Можно ли уменьшить на расходы при УСН стоимость КАСКО?

Уменьшить налоговую базу по «упрощенному» налогу на стоимость полиса КАСКО нельзя. Дело в том, что при УСН можно учесть расходы только на обязательное автострахование. Затраты на уплату страховки по добровольному страхованию — КАСКО не входят в перечень расходов, которые можно учесть при УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ и письмо Минфина России от 10.05.2007 № 03-11-04/2/119).

Стоимость ГСМ

Как учитывать в расходах стоимость ГСМ?

Можно учесть в качестве материальных затрат сразу после оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Какие документы подтвердят расходы на топливо?

Путевой лист, авансовый отчет, кассовые (товарные) чеки (п. 2 ст. 346.16 НК РФ)

Стоимость платной парковки

Учитывается ли в расходах при УСН стоимость парковки?

Да. Сразу после оплаты спишите на расходы в качестве материальных затрат всю стоимость оплаты за парковку (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Какие документы подтвердят оплату услуг парковочных мест?

Квитанция на парковку автомобиля, соответствующая требованиям постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, и кассовый чек с указанием ИНН организации, выдавшей этот чек

Расходы, которые возникают при аренде автомобиля

Арендная плата

Можно ли учесть в расходах при УСН арендную плату?

Да, после оплаты арендодателю всю сумму арендной платы включите в налоговую базу при УСН (подп. 4 п.1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Какие документы обоснуют выплату арендной платы?

Договор аренды и акт приема-передачи автомобиля.

Нужно ли удерживать НДФЛ, если арендная плата перечисляется работнику за использование его автомобиля?

Да, так как арендная плата в этом случае — это доход работника. Поэтому при его выплате удержите и уплатите в бюджет НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Сделать это нужно не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы.

Облагается ли страховыми взносами арендная плата, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля?

Арендная плата не облагается страховыми взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ).

При аренде автомобиля с экипажем сама сумма арендной платы, перечисленной работнику, не будет облагаться взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

В договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды.

Ремонт арендованного автомобиля

Можно ли учесть расходы на ремонт автомобиля?

Как учесть такие расходы на автомобиль при упрощенке, как ремонт? В договоре аренды укажите, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Тогда подобные расходы будут обоснованными и уменьшат налоговую базу при УСН в полной сумме (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Условия договора аренды транспортного средства (гл. 34 ГК РФ)

Условие

Содержание Предмет договора Укажите, как передается транспортное средство — с экипажем или нет. Опишите транспортное средство (п. 3 ст. 607 ГК РФ). Укажите его марку, год выпуска и цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер Если аренда без экипажа, также лучше прописать пробег и технические характеристики машины. Кроме того, в этом случае арендодатель должен передать арендатору свидетельство о регистрации машины, технический паспорт и талон техосмотра

Размер арендной платы

Укажите размер арендной платы и порядок ее выплаты (ст. 614 и 654 ГК РФ) Срок аренды Если не указать срок аренды транспортного средства, то считается, что договор заключен на неопределенный срок Ремонт транспортного средства По общим правилам арендатор обязан проводить ремонт транспортного средства (ст. 644 ГК РФ). Однако в договоре можно установить иной порядок. Например, такой: «Арендодатель обязан при необходимости за свой счет проводить капитальный ремонт Транспортного средства. Арендатор обязан поддерживать Транспортное средство в надлежащем состоянии и проводить за свой счет текущий ремонт транспорта» Наличие доверенности, дающей лицу полномочия сдавать в аренду автомобиль

По общему правилу право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику (ст. 608 ГК РФ). Однако заключить договор аренды от имени собственника может любое лицо. Главное — наличие доверенности.

Без доверенности сам договор аренды автомобиля с лицом — несобственником считается недействительным. Следовательно, и расходы по такому договору будут признаваться необоснованными как противоречащие законодательству. При этом нотариального заверения такой доверенности не требуется, ее можно составить в произвольной форме (ст. 163 и 186 ГК РФ)

Выплата компенсации за использование автомобиля

Можно ли учесть в расходах при УСН компенсации за использование легкового автомобиля?

Можно, только в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они составляют 1200 руб. в месяц за использование в служебных целях легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно и 1500 руб. в месяц — свыше 2000 куб. см, за использование в служебных целях мотоциклов — 600 руб. в месяц (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Компенсации, выплаченные сверх норм, при расчете единого налога не учитываются. Причем компенсация по нормам включает в себя в том числе и стоимость израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).

Норма установлена в расчете на полный месяц использования автомобиля — в течение всех рабочих дней. За те дни, когда автомобиль не использовался в работе компании, компенсацию не выплачивайте.

Входит ли в налоговую базу при УСН стоимость компенсации за использование грузового автомобиля?

Компенсацию за использование грузового автомобиля в расходы включить нельзя (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля?

Не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ , письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ и подп. 2 «и» п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Если сотрудник использует в работе арендованное имущество или, например, управляет автомобилем по доверенности, компенсация будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами (письма Минфина России от 21.09.2011 № 030406/6228 и Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19). Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса РФ предполагает выплату компенсации за использование работником личного имущества. Компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом РФ не предусмотрены. То есть компенсация считается законодательно установленной и не облагается НДФЛ только при условии, что машина является личным имуществом сотрудника. Это подразумевает, что автомобиль находится в собственности арендодателя.

Как списывать стоимость ГСМ на расходы в пределах норм

Способ нормирования

Пояснение Нормирование по лимитам, утвержденным распоряжениями Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р и от 14.05.2014 № НА-50-р

Документы содержат нормы для основных марок автомобилей. Кроме того, к нормам установлены поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты в зависимости от условий и местности эксплуатации авто. Например, коэффициенты для летнего и зимнего времени, различных населенных пунктов, качества дорог и пр.

Несмотря на то что нормы топлива закреплены распоряжением Минтранса, все равно придется провести дополнительные расчеты, чтобы найти величину норматива с учетом поправочных коэффициентов

Нормирование по данным технической документации завода-изготовителя автомобиля Расчет норм проводится по данным расхода топлива, которые представлены техническими документами на машину для трех видов дорог: «город, трасса, смешанный». Вы сможете выбрать тот вариант, где чаще всего эксплуатируете авто Разработка собственных нормативов учета расходов на ГСМ

Разработку нормативов можно поручить специализированной государственной или коммерческой фирме, с которой нужно будет заключить договор на выполнение расчета норм расходов на ГСМ. Либо можно самостоятельно произвести контрольные замеры топлива. Для этого залейте в бак определенный объем бензина, например 100 литров.

Затем исходя из показаний спидометра определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо.

Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда.

Его руководитель должен утвердить своим приказом.

Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести контрольные замеры в разных условиях эксплуатации транспортного средства. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для летних и зимних поездок, при использовании кондиционера и т. п. Формулу расчета нормативного расхода топлива можно вывести для каждого вида транспорта

Источник