Расходы по ремонту оргтехники

Учет оргтехники и расходов по ее содержанию

«Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 5

На сегодняшний день нельзя представить ни одну бухгалтерию без использования организационной техники (далее — оргтехника). Оргтехника представляет собой совокупность технических средств, призванных механизировать и автоматизировать управленческие и офисные работы. К этим средствам относятся копировальные аппараты, сканеры, принтеры, факсы и прочее. Применение оргтехники способствует повышению производительности труда и эффективности управленческой деятельности. В данной статье рассмотрим порядок учета объектов оргтехники и расходов на ее содержание.

По своему предназначению оргтехника разделяется на следующие группы:

1. средства копирования и оперативного размножения документов. Сюда относятся копировальные аппараты, сканеры, принтеры;
2. средства обработки документов. В эту группу входят сортировальное оборудование, бумагорезательное оборудование, уничтожители документов;
3. средства оперативно-технологической и производственной связи. К этой группе относятся АТС, мини-АТС, административно-диспетчерские устройства, устройства громкоговорящей связи;
4. средства вычислительной техники и передачи информации. К ним относятся компьютеры, устройства вывода и ввода, средства передачи данных.

Бухгалтерский учет оргтехники

Согласно ОКОФ большинство объектов оргтехники относится к средствам механизации и автоматизации управленческого труда (код 14 3010000). Объектом классификации оргтехники считается каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

Как правило, срок полезного использования предметов оргтехники составляет больше года, поэтому согласно п. 38 Инструкции N 157н их следует учитывать в составе основных средств на счете 0 101 04 000 «Машины и оборудование».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Принимаются к учету объекты оргтехники по первоначальной стоимости, которой признается сумма фактических вложений в их приобретение, с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками (кроме их приобретения в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ) (п. 23 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. 47 Инструкции N 157н в целях определения первоначальной стоимости объекта оргтехники при ее приобретении за плату к фактическим вложениям относятся:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением (созданием, изготовлением) объекта основного средства;
• регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с приобретением (созданием, изготовлением) объекта основного средства;
• таможенные пошлины, таможенные сборы и иные аналогичные платежи, связанные с приобретением (с уступкой) имущественных прав правообладателя;
• суммы вознаграждений, уплачиваемых посреднической организации, через которую приобретен объект основного средства;
• затраты на доставку объекта основного средства до места его использования;
• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта основного средства, включая проценты по займам на их приобретение (создание), затраты по договору лизинга.

Закупка оргтехники осуществляется в соответствии с Федеральными законами N N 44-ФЗ и 223-ФЗ .

Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Отметим, что принятие к учету объектов основных средств ранее отражалось в бухгалтерском учете на основании оформленного акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001). В связи с принятием Приказа Минфина России N 52н вместо данной формы акта учреждения применяют акт приема-передачи (ф. 0504101). При этом в Методических указаниях по применению первичных документов, утвержденных этим же Приказом, отмечено, что новый акт не составляется при осуществлении операций по приобретению основных средств, если иное не установлено учетной политикой учреждения. Таким образом, теперь для того, чтобы отразить принятие оргтехники к учету, такой акт оформлять не обязательно.

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (находится на регистрации в Минюсте). С принятием такого Приказа утрачивает силу Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н с одноименным названием.

В то же время Приказом Минфина России N 52н введен дополнительный первичный документ — приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), который составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений). Такой приходный ордер служит основанием для принятия объекта к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения.

Начиная с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия к бухгалтерскому учету, на объекты оргтехники ежемесячно начисляется амортизация до полного погашения стоимости этих объектов либо их выбытия (п. 86 Инструкции N 157н). Для отражения начисленных амортизационных отчислений в данном случае применяются соответствующие аналитические счета счета 0 104 04 000 «Амортизация машин и оборудования».

Пример 1. По договору с поставщиком бюджетное учреждение культуры приобрело многофункциональное устройство (МФУ) (включает в себя принтер, сканер и копировальный аппарат) стоимостью 40 000 руб. за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. Отдельно (не включены в стоимость МФУ) в договоре выделены расходы на доставку в сумме 500 руб. Для установки, подключения и привязки к локальной сети был приглашен специалист из технического центра. Стоимость его услуг составила 3000 руб. Срок полезного использования МФУ равен пяти годам (60 мес.). Устройство отнесено к иному движимому имуществу учреждения. Сумма ежемесячных амортизационных отчислений согласно учетной политике включается в состав общехозяйственных расходов.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Источник

Порядок отражения расходов на проведение ремонта, модернизацию и содержание (эксплуатацию) компьютерной и иной оргтехники

«Консультант Бухгалтера», N 7, 2000

Наличие практически на каждом предприятии одного или нескольких компьютеров полной конфигурации, включающей в себя непосредственно процессор (системный блок), монитор (дисплей), иные периферийные устройства (клавиатуру, модем, принтер, сканер и т.п.), а также оргтехники (самым необходимым обычно является копировальный аппарат) обуславливает возникновение расходов на ее обслуживание и ремонт.

Отметим, что тенденция к оснащению офисов предприятий современными средствами вычислительной техники отражает необходимость в повышении эффективности управления производством, а использование оргтехники значительно повышает производительность труда конкретных исполнителей. Следовательно, отражение в учете расходов на обслуживание и ремонт компьютеров и иной оргтехники является достаточно частым явлением для бухгалтера и требует более подробного разговора. Ответы на многие возникающие вопросы бухгалтер может найти в ПБУ 6/97, содержащем методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах, находящихся в организации на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления и договора аренды, а также в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств (утверждены Приказом Минфина России от 20 июля 1998 г. N 33н).

Отражение расходов на ремонт (текущий, средний, капитальный) компьютеров и иной оргтехники

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, то есть объект со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему. В случае с компьютерной техникой уместно говорить об обособленном комплексе конструктивно сочлененных предметов разного назначения, представляющих собой единое целое (компьютер), имеющих общее управление и предназначенных для выполнения определенной работы (п.2.3 ПБУ 6/97).

Находящийся в комплексе предмет (принтер, сканер, монитор, мышь и т.п.) может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. Приобретаемые в разное время периферийные устройства подключаются к компьютеру и входят в состав единого инвентарного объекта, используемого для управления в течение срока, превышающего 12 месяцев.

Списание в качестве расходных материалов или МБП, например, монитора или блока бесперебойного питания для компьютера не могут быть признаны соответствующими законодательству. Бухгалтер, учитывая компьютер на балансе, имеет дело с объектом учета, стоимость которого чаще всего превышает стократный установленный законом МРОТ (на дату подготовки статьи 83,49 х 100 = 8349 руб), поэтому отражение расходов на ремонт компьютерной и иной оргтехники является операциями по ремонту основных средств. Кроме того, в п.2.2 ПБУ 6/97 прямо указано, что в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета вычислительная техника относится к основным средствам.

Порядок учета и финансирования ремонта компьютерной и оргтехники, как части основных производственных фондов, представляет собой элемент учетной политики предприятия, который закрепляется в приказе об учетной политике.

Законодательством предусмотрены следующие варианты организации учета и финансирования ремонта производственных основных средств:

затраты на ремонт включаются в себестоимость текущего отчетного периода в соответствии с п.6 Постановления Совмина СССР от 22 октября 1990 г. N 1072 «О единых нормах амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР»;

создается резерв для финансирования затрат на ремонт;

затраты на ремонт предварительно отражаются в составе расходов будущих периодов.

Кроме того, возможен вариант создания специального ремонтного фонда для проведения в течение ряда лет особо сложных видов ремонта.

Отметим, что первый вариант учета расходов, связанных с ремонтом основных средств (с использованием счетов издержек производства и обращения) наиболее часто используется малыми предприятиями, не обладающими большим количеством дорогостоящих основных средств. Учет затрат на ремонт в составе себестоимости текущего отчетного периода достаточно прост, дает определенную «экономию» по начислению и уплате налога с прибыли в том периоде, в котором ремонт завершен, так как сразу же уменьшает прибыль для целей налогообложения через увеличение себестоимости. По окончании ремонта все произведенные затраты оказываются списанными. Но резкие колебания себестоимости вследствие наличия ремонтных расходов не всегда приветствуются, так как не позволяют спланировать предстоящие расходы, объективно их отразить в учете и определить источники их финансирования.

Создание резерва для ремонта основных средств, частью которых является компьютерная техника и оргтехника, в соответствии с п.72 Положения по ведению бухгалтерского учета должно быть предусмотрено в качестве элемента учетной политики. Кроме того, для конкретных видов производств существуют Отраслевые методические рекомендации по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг), которые учитывают особенности технологии производств, и, как следствие, содержат указания по порядку формирования и использования (списания на себестоимость) резерва для ремонта основных средств. Отметим, что при этом используется счет 89 «Резервы предстоящих расходов и платежей», аккумулирующий зарезервированные в установленном порядке суммы для проведения ремонта и обобщающий информацию о состоянии и движении денежных сумм на эти цели.

Несомненным достоинством при выборе в учетной политике метода резервирования затрат на ремонт является равномерность включения расходов и платежей, относящихся к ремонту, в издержки производства и обращения. Кроме того, бухгалтер всегда может соотнести предполагаемые объемы ремонтных работ с имеющимся в наличии (сформированным) источником финансирования.

При накоплении в составе расходов будущих периодов затрат на ремонт используется счет 31 «Расходы будущих периодов», который обобщает информацию о расходах на ремонт, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам. При отсутствии на предприятии резерва на ремонт основных средств резкие колебания себестоимости ввиду неравномерно проводимых ремонтов могут быть преодолены путем отражения расходов на ремонт сначала на счете 31 «Расходы будущих периодов». Учтенная на нем стоимость ремонтных работ подлежит списанию на издержки производства или обращения или за счет других источников в порядке, определяемом приказом об учетной политике либо другим документом, имеющим законную силу для бухгалтерии. Отметим при этом, что чаще всего срок списания расходов со счета 31 принимается в пределах календарного года.

Ремонт компьютера или иной оргтехники как инвентарного объекта основных средств может быть текущим, средним или капитальным (п.69 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 20 июля 1998 г. N 33н), проводиться подрядным способом (силами привлекаемой специализированной организации) или хозяйственным способом (собственными силами).

В соответствии с Положением о составе затрат стоимость работ по поддержанию основных производственных фондов в рабочем состоянии (расходы на технический осмотр, на проведение текущего, среднего и капитального ремонта) включаются в состав издержек производства и обращения.

Отметим при этом, что оргтехника чаще всего проходит капитальный ремонт по истечении установленного срока эксплуатации (или после выполнения определенного объема работ, например, после печати 10 000 копий). Компьютерная техника может иметь мелкие дефекты, устраняемые в ходе текущего или средней сложности ремонта. Капитальный ремонт компьютера проводится крайне редко ввиду значительной трудоемкости и сложности выполнения ремонтных работ. Чаще всего бухгалтер имеет дело не с капитальным ремонтом компьютера, а с его модернизацией.

Ремонт компьютера предполагает замену отдельных износившихся или пришедших в негодность узлов и деталей на новые, приобретаемые дополнительно. При этом стоимость запасных частей списывается на себестоимость продукции (работ, услуг) на основании п.6 Положения о составе затрат, а стоимость произведенного ремонта является затратами по поддержанию основных производственных фондов в рабочем состоянии (пп.»е» п.2 Положения о составе затрат).

Детали и другие материалы (платы, дисководы, элементы корпуса и т.д.), получаемые при разборке, принимаются на учет по цене возможного использования.

Независимо от того, каким способом — подрядным или хозяйственным — выполняется ремонт, необходимо качественно оформить первичную документацию, которая должна определять объемы проводимых работ, сроки и стоимость ремонта, а также служить подтверждением законности отнесения стоимости проведенного ремонта на себестоимость продукции (работ, услуг).

Перед ремонтом компьютерная и иная оргтехника должна быть обследована представителями технической (ремонтной) службы предприятия (комиссией, назначаемой распоряжением руководителя). Комиссия должна оформить материалы предварительного обследования и предложения по характеру планируемого ремонта с перечнем выявленных дефектов основных конструктивных элементов или дефектов оборудования по форме ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования». На основании этих документов, утвержденных руководителем, составляется сметно — техническая документация (расцененная опись работ) и график проведения ремонта.

Расход материалов в ходе осуществления ремонта должен подтверждаться требованиями на отпуск, расходными накладными, лимитно — заборными картами; при подрядном способе ведения работ — приемо — сдаточными актами и накладными.

Окончание и приемка в эксплуатацию отремонтированных, реконструированных или модернизированных объектов оформляется актом по форме ОС-3 «Акт приемки — сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов».

Решение вопроса о том, каким образом проводить ремонт — самостоятельно или силами сторонней организации — зависит от наличия на предприятии персонала соответствующей квалификации. Чаще всего присутствует «комбинированный» способ: часть оборудования (например, принтер) вывозится в стационар и ремонтируется силами специализированной ремонтной организации (подрядчика), а ремонт копировальных аппаратов (независимо от марки россияне называют их ксероксами) проводится «на месте» собственными силами или привлеченными специалистами.

Затраты по законченному ремонту, осуществленные хозяйственным способом, учитываются по дебету счетов учета издержек производства (обращения) в корреспонденции с кредитом счетов учета произведенных затрат. Наиболее типичными являются следующие проводки:

дебет счета 10 «Материалы» кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражено приобретение запасных частей и комплектующих деталей для проведения ремонта компьютерной и иной оргтехники;

дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит счета 60 — отражен НДС, указанный в счете — фактуре поставщика;

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», или дебет счета 20 «Основное производство», или дебет счета 44 «Издержки обращения» кредит счета 10 — издержки производства и обращения увеличены на стоимость запасных частей и комплектующих деталей, израсходованных в ходе проведения ремонта;

дебет счета 26, или дебет счета 20, или дебет счета 44 кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — начислена заработная плата ремонтным работникам;

дебет счета 26, или дебет счета 20, или дебет счета 44 кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — начислены обязательные отчисления во внебюджетные фонды от заработной платы ремонтных работников;

дебет счета 10 кредит счета 26, или 20, или 44 — детали и другие материалы, полученные при разборке и ремонте, оприходованные по цене возможного использования.

Затраты по законченному ремонту компьютера, осуществленные подрядным способом, отражаются в учете по дебету счета, на котором аккумулируются указанные затраты в корреспонденции со счетами учета расчетов.

дебет счета 60 кредит счета 51 «Расчетный счет» — произведена оплата ремонтных услуг, выполненных сторонней организацией;

дебет счета 19 кредит счета 60 — зачтен НДС, уплаченный сторонней организации, проводившей ремонт компьютерной и оргтехники;

дебет счета 26, или дебет счета 20, или дебет счета 44 кредит счета 60 — после подписания акта сдачи — приемки работ стоимость выполненного ремонта отнесена на издержки производства и обращения;

дебет счета 68 «Расчеты с бюджетом», субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» кредит счета 19 — НДС, уплаченный за проведение ремонта, отнесен на расчеты с бюджетом.

В случае выбора предприятием в качестве элемента учетной политики предварительного резервирования предстоящих затрат на ремонт его формирование отражается проводкой:

дебет счета 20 или дебет счета 44 кредит счета 89 «Резервы предстоящих расходов и платежей», субсчет «Резерв предстоящих затрат по ремонту основных средств» — на сумму ежемесячных отчислений в резервный фонд.

Проводки по использованию резервного фонда для проведения ремонтов предполагают, что источником покрытия расходов является не себестоимость текущего отчетного периода, а формируемый в течение отчетного года резерв:

дебет счета 89, субсчет «Резерв предстоящих затрат по ремонту основных средств» кредит счета 10 (69, 70) или 60 или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на сумму израсходованных в процессе ремонта материалов, начисленную заработную плату ремонтным рабочим и обязательные отчисления (при хозяйственном способе ремонта), или на стоимость ремонтных работ, проведенных сторонней организацией (при подрядном способе проведения ремонта);

дебет счета 19 кредит счета 60 (76) — отражен НДС, указанный в счетах — фактурах поставщиков товарно — материальных ценностей и услуг, использованных при осуществлении ремонтных работ компьютерной и иной оргтехники;

дебет счета 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» кредит счета 19 — НДС, уплаченный за проведение ремонта, отнесен на расчеты с бюджетом.

Факт закрепления в учетной политике метода отражения расходов на ремонт компьютерной и иной оргтехники в составе расходов будущих периодов предполагает предварительное отражение стоимости ремонта на счете 31 «Расходы будущих периодов» и последующим списанием их равными долями на себестоимость продукции (работ, услуг). Отметим при этом, что при отсутствии создаваемого предприятием резерва на ремонт этот метод наиболее приветствуется работниками налоговых органов, так как не ведет к резким колебаниям себестоимости, позволяет распределить расходы на несколько отчетных периодов, что, в свою очередь, ведет к относительной стабильности показателя прибыли и налоговых изъятий в бюджет.

Проводки при предварительном накоплении затрат на ремонт в составе расходов будущих периодов имеют вид:

дебет счета 31 кредит счета 10 (70, 69) или кредит счета 60 (76) — на сумму расходов на ремонт, выполненных хозяйственным способом или принятых объемов ремонтных работ при подрядном способе;

дебет счета 19 — отражен НДС, указанный в счетах — фактурах поставщиков товарно — материальных ценностей и услуг, использованных при осуществлении ремонтных работ компьютерной и иной оргтехники;

дебет счета 60 кредит счета 51 «Расчетный счет» — на сумму оплаченных ремонтных работ при подрядном способе его осуществления;

дебет счета 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» кредит счета 19 — НДС, уплаченный за проведение ремонта, отнесен на расчеты с бюджетом.

При закреплении в учетной политике конкретного источника финансирования ремонтных работ обращается особое внимание на то, что определенный источник не подлежит изменению в течение всего текущего финансового года.

В соответствии с п.70 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств ремонт рекомендуется проводить на основании самостоятельно разрабатываемого плана с учетом характеристик имеющейся на балансе техники, условий ее эксплуатации, необходимости в ремонте. Система планово — предупредительного ремонта должна предусматривать расходы по обслуживанию компьютерной и иной оргтехники, расходы и сроки проведения текущего, среднего, капитального и особо сложного ремонта отдельных объектов основных средств.

Утверждаемый руководителем организации годовой план ремонта вычислительной техники в составе системы планово — предупредительного ремонта имеет особо важное значение при разграничении расходов по капитальному ремонту, относимых на себестоимость продукции (работ, услуг) и затрат на реконструкцию и модернизацию, осуществляемых в порядке, установленном для учета капитальных вложений.

Кроме того, этот план позволит разграничить расходы, учитываемые в составе текущих и капитальных затрат. Наиболее часто предприятия для единовременного отнесения расходов на себестоимость, оформляют документы при модернизации техники так, словно произведен ее капитальный ремонт. Таким образом «ремонтируется» техника, находящаяся в эксплуатации один — два месяца. Безусловно, даже новый компьютер может иметь дефекты, требующие капитального ремонта (но при этом не следует забывать о возможности предъявления претензий изготовителю и сроках гарантийного ремонта и обслуживания). Достаточно часто проводимый «капитальный ремонт» компьютерной и иной техники при отсутствии подтверждающих документов о поломках и причинах их возникновения вызывает вопросы со стороны контролирующих органов, которые классифицируют проведенные работы не как ремонт, а как модернизацию. Это, в свою очередь, влечет исключение из состава затрат стоимости проведенных работ и исключение из состава НДС, принятого к зачету, величины НДС, относящейся к проведенной модернизации.

Следует напомнить, что в соответствии с п.7 Инструкции по заполнению форм государственного статистического наблюдения за наличием и движением основных фондов (средств) — форма N 11, утвержденной Госстаткомитетом РФ 14 июля 1995 г. N 101, капитальный ремонт машин, оборудования и транспортных средств проводится с периодичностью свыше 1 года.

Отражение расходов по модернизации компьютерной и иной оргтехники

Восстановление объектов основных средств (компьютерной и оргтехники в том числе) может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции (п.5.1 ПБУ 6/97).

В большинстве случаев компьютерная техника именно модернизируется, причем модернизация может осуществляться как на работоспособном оборудовании, так и в ходе проведения капитального ремонта. В связи с тем, что затраты на модернизацию основных средств не включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) и учет расходов на модернизацию ведется в режиме капитальных вложений, отличном от учета текущих затрат, следует обратить внимание на разграничение понятий капитального ремонта и модернизации.

Учет затрат на производство капитального ремонта организуется по отдельным объектам или группам основных средств. При этом следует учитывать, что в соответствии с п.72 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств в применении к рассматриваемому вопросу о капитальном ремонте компьютерной и иной оргтехники производится полная разборка компьютера, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов (дисководов, звуковых плат, вентиляторов и т.п.), замена всех изношенных деталей и узлов на новые и более современные (с большим объемом памяти, лучшей разрешающей способностью и т.п.). По окончании капитального ремонта обязательна сборка и настройка отремонтированного объекта, его регулировка и контрольные (тестовые) испытания. Компьютер после капитального ремонта полностью восстанавливает ранее утраченную работоспособность, повышается скорость обработки информации и быстродействие периферийных устройств (прежде всего принтера). В условиях постоянно обновляющейся компьютерной техники капитальный ремонт компьютера с целью восстановить его утраченную работоспособность (и немного повысить быстродействие) производится крайне редко, так как по техническим параметрам даже работоспособные компьютеры морально устаревают очень быстро. Для того чтобы вычислительная техника отвечала требованиям времени, ее модернизируют.

Модернизация призвана улучшить (повысить) ранее имевшиеся нормативные показатели функционирования (прежде всего мощность и качество работы) компьютера, придать ему свойства, ранее отсутствовавшие (например, возможность работы в локальной сети, возможность подключения к сети Интернет через модем и т.п.).

Затраты на модернизацию и реконструкцию объектов основных средств (в применении к компьютерной и иной оргтехнике чаще используется термин «модернизация») после их окончания, если указанные затраты улучшают (повышают) ранее принятые нормативные показатели функционирования (прежде всего — мощность, качество применения и т.п.) могут увеличивать первоначальную стоимость и относятся на добавочный капитал организации (п.73 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств). Следует обратить внимание на оговорку «могут увеличивать первоначальную стоимость объекта». Дело в том, что в процессе модернизации учет затрат, связанных с модернизацией объекта основных средств, осуществляется в порядке, установленном для учета капитальных вложений. Это означает, что при модернизации организация может понести затраты, не включаемые в первоначальную стоимость объекта. В применении к модернизации компьютерной и иной оргтехники это замечание носит теоретический характер, так как в соответствии с п.3.1.7 Положения по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвержденного Письмом Минфина России от 30 декабря 1993 г. N 160, к таким затратам, не увеличивающим первоначальную стоимость модернизированного объекта основных средств относятся, в частности:

расходы по оплате процентов по кредитам банков сверх учетных ставок Центробанка РФ;

расходы, связанные с уплатой процентов, штрафов, пени и неустоек за нарушения в финансово — хозяйственной деятельности, и другие.

Таким образом, капитальный ремонт чаще всего восстанавливает и немного улучшает те свойства компьютерной и иной оргтехники, которые ранее существовали; модернизация дает качественное изменение основных параметров работы, а также придает компьютерной технике свойства, ранее отсутствовавшие.

Для проведения модернизации компьютерной техники чаще всего привлекаются специализированные организации, принимающие в качестве частичной оплаты своих работ материалы, узлы и детали, годные для дальнейшего использования. Для списания узлов и деталей, использование которых в дальнейшем невозможно из-за их поломки или морального износа (в области вычислительной техники «старение» и снятие с производства определенных деталей происходит достаточно быстро), бухгалтерии предприятия следует побеспокоиться о документах (акте, справке), заверенных представителями организации, проводящей модернизацию.

Учет расходов по модернизации предполагает выполнение следующих операций:

дебет счета 08 «Капитальные вложения» кредит счета 10 — стоимость узлов, комплектующих и деталей, списанных для проведения модернизации компьютера (при условии их приобретения организацией самостоятельно);

дебет счета 08 кредит счета 60 — стоимость услуг специализированной организации по модернизации компьютера;

дебет счета 19, субсчет «НДС при осуществлении капитальных вложений» кредит счета 60 — сумма НДС за модернизацию компьютера, уплаченная сторонней организации;

дебет счета 08 кредит счета 19 — на сумму НДС по модернизации;

дебет счета 01 «Основные средства» кредит счета 08 — сумма дооценки компьютера по окончании модернизации;

дебет счета 88 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» кредит счета 87 «Добавочный капитал» — сумма прироста добавочного капитала, равная сумме дооценки компьютера вследствие модернизации;

дебет счета 88 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» или дебет счета 96 «Целевые финансирование и поступления» кредит счета 08 «Капитальные вложения» — сумма расходов по модернизации, не увеличивающих первоначальную стоимость компьютерной и иной оргтехники, которые относятся за счет собственных средств организации или целевых поступлений;

дебет счета 68, субсчет «Расчеты по НДС» кредит счета 19, субсчет «НДС при осуществлении капитальных вложений» — сумма НДС, относящегося к фактическим затратам на модернизацию, увеличивающим первоначальную стоимость объекта основных средств;

дебет счета 88 или дебет счета 96 кредит счета 19, субсчет «НДС при осуществлении капитальных вложений» — сумма НДС по фактическим затратам на модернизацию, не увеличивающим первоначальную стоимость объекта основных средств и относимых за счет собственных средств организации или целевых поступлений.

Порядок списания расходных материалов в составе эксплуатационных расходов

Своевременное предохранение компьютерной и оргтехники от преждевременного износа и поддержание ее в рабочем состоянии предполагает проведение работ по ее обслуживанию, предусмотренных п.71 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств. Согласно пп.»и» п.2 Положения о составе затрат на себестоимость подлежат отнесению эксплуатационные расходы по содержанию оборудования, а также расходы по содержанию и обслуживанию средств управления. Покупные комплектующие изделия и полуфабрикаты, расходуемые в процессе обслуживания (моющие и антистатические жидкости, специальные приспособления и «чистящие комплекты») являются материальными затратами в составе эксплуатационных расходов.

Кроме того, приобретаемые для эксплуатации компьютеров расходные материалы (дискеты, компакт — диски, картриджи, тонеры для матричных и лазерных принтеров, чернила и специальную фотобумагу для струйных принтеров) следует также относить на себестоимость продукции (работ, услуг). Учитывая значительную стоимость расходных материалов, их учет и отпуск в производство следует организовывать аналогично учету движения товарно — материальных ценностей со склада в производство.

Списание расходных материалов (бумаги, чернил, картриджей, тонера, чистящих составов и т.п.) в составе эксплуатационных расходов предполагает оформление необходимой первичной документации по приобретению и отпуску расходных материалов, а также их использования для обеспечения работоспособности вычислительной техники.

Порядок отражения в бухгалтерском учете процесса приобретения и заготовления материалов (в том числе расходных) должен быть закреплен в приказе об учетной политике.

В соответствии с Планом счетов (Инструкцией по применению Плана счетов) учет материалов может вестись двумя способами:

по фактическим ценам с использованием счета 10 «Материалы»;

по учетным ценам с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение», 16 «Отклонение в стоимости материалов».

В соответствии с требованиями ПБУ 5/98 материалы (в том числе и приобретаемые для заправки, технического обслуживания и эксплуатации вычислительной и оргтехники) должны приниматься к учету на счет 10 по фактической себестоимости, а счет 15 может применяться в качестве промежуточного для наглядного отражения фактических затрат по приобретению расходных материалов.

При этом заметим, что небольшие предприятия традиционно используют для отражения стоимости приобретенных расходных материалов только счет 10, так как приобретают их в необходимом количестве, не формируя запасов, и сразу же используют в процессе производства.

Более крупные предприятия, централизованно закупающие расходные материалы для обслуживания нескольких десятков единиц компьютерной и оргтехники и для сети своих филиалов (подразделений), используют в учете счета 10, 15, 16, закрепляя это в учетной политике.

При списании расходных материалов небольшие предприятия предпочитают проводить их оценку по себестоимости каждой единицы, а крупные — в зависимости от метода, закрепленного в учетной политике (по средней себестоимости, методом ФИФО или ЛИФО).

При применении предприятием в учете счета 10 для отражения на нем материалов (в том числе и расходных) основные бухгалтерские проводки по приходу и списанию их в составе эксплуатационных расходов таковы:

дебет счета 10 кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на стоимость оприходованных расходных материалов, приобретенных подотчетным лицом в сети розничной торговли;

дебет счета 61 «Расчеты по авансам выданным» кредит счета 51 — на величину аванса, перечисленного поставщику расходных материалов;

дебет счета 10 кредит счета 60 — на стоимость оприходованных расходных материалов по товаросопроводительным документам поставщика;

дебет счета 60 кредит счета 61 «Расчеты по авансам выданным» — на сумму аванса, засчитанного в оплату поставленных расходных материалов;

дебет счета 19 — на сумму НДС по счету — фактуре поставщика;

дебет счета 20 или 44 кредит счета 10 — на стоимость расходных материалов, отпущенных в производство;

дебет счета 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» кредит счета 19 — на сумму НДС, принятого к зачету по счету — фактуре поставщика.

В случае если приказом по учетной политике предприятия установлено, что учет материалов ведется по учетным ценам с использованием счетов 15 и 16, то основные бухгалтерские проводки предполагают наличие посредника, оказывающего, например, услуги по транспортировке материалов.

В учете это отражается следующим образом:

дебет счета 15 — приняты к учету расходные материалы, отгруженные посредником от имени поставщика, и оформлены документы о переходе права собственности на расходные материалы к покупателю;

дебет счета 19 кредит счета 60 — отражен НДС, подлежащий к уплате поставщику расходных материалов;

дебет счета 15 кредит счета 76 — отражена стоимость услуг посредника;

дебет счета 19 кредит счета 76 — отражен НДС, подлежащий уплате посреднику;

дебет счета 10 кредит счета 15 — оприходованы расходные материалы на склад по учетной цене;

дебет счета 16 кредит счета 15 — отражена разница между фактической и учетной стоимостью материалов;

дебет счета 60 кредит счета 51 — оплачены расходные материалы поставщику, включая НДС;

дебет счета 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» кредит счета 19 — зачтен НДС, уплаченный поставщику;

дебет счета 76 кредит счета 51 — оплачены услуги посредника, включая НДС;

дебет счета 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» кредит счета 19 — принят к учету НДС, оплаченный посреднику;

дебет счета 20 или дебет счета 44 кредит счета 10 — расходные материалы отпущены в производство в составе эксплуатационных расходов.

Ввиду того, что многие расходные материалы имеют значительную стоимость и их использование рассчитано на определенный срок (6 месяцев, год) или на выполнение определенного объема работ (количество копий), целесообразно при большом потреблении расходных материалов разрабатывать нормы расхода для обеспечения контроля за их рациональным использованием. Кроме того, некоторые расходные материалы (картриджи для принтеров, печатных машинок) могут быть заправлены и использованы повторно, поэтому ответственные за эксплуатацию оргтехники лица должны обеспечить сохранность контейнеров (картриджей), в которых поставляются расходные материалы, с целью их заправки и повторного использования.

Источник