Ремонт арендуемого помещения документы

Аренда помещения: как не потерять деньги на ремонте

Справочная / Договоры

Аренда помещения: как не потерять деньги на ремонте

Арендатор редко обходится без ремонта помещения. Чтобы не отдать за ремонт лишнего, стоит знать закон, внимательно читать договор аренды и действовать правильно. Мы разобрали три частые ошибки арендаторов и рассказали, как их избежать.

Ремонт без согласия арендодателя

Часто арендатор первым делом вкладывается в ремонт: меняет планировку и дизайн под свой бизнес и вкус. После такого ремонта работать в помещении более комфортно, а его цена увеличивается. Арендодатель сможет продать его дороже или сдать новому арендатору по ставке выше, чем сейчас. Закон называет это неотделимыми улучшениями имущества — ст. 623 ГК РФ.

Неотделимые улучшения — это когда в помещении сделали ремонт, чтобы стало лучше, новее. Но технической необходимости не было: с потолка не капало, пол не проваливался, розетки не искрили.

По закону так: если арендодатель согласился на неотделимые улучшения, он компенсирует арендатору расходы, когда тот съезжает. Как вариант — стоимость ремонта засчитывают в будущую арендную плату. Это идеальная ситуация для арендатора.

Ремонт, сделанный без согласия арендодателя, арендатору не возмещается. Даже если арендатор сделал очень качественный ремонт и помещение выросло в цене. Суды разбирали подобные споры. К примеру, предприниматель вложил в обновление зала под закусочную почти три миллиона. Потом так вышло, что договор аренды разорвали досрочно. Арендатор хотел компенсацию, но суд отказал. Собственник не давал согласия на улучшения, а смету на работы вообще не видел — дело № А62-289/2017.

Чтобы получить компенсацию за ремонт, надо письменно согласовать с арендодателем проект перепланировки, смету на работы и стройматериалы и любые другие расходы.

В договор аренды может попасть невыгодное арендатору условие, что арендодатель не возмещает стоимость неотделимых улучшений и не уменьшает за их счёт арендную плату. Так можно по закону. Не пропустите подобные пункты в договоре.

Отдельная история — когда арендатор поторопился и начал ремонт до подписания договора аренды. Потом что-то пошло не так, с арендой не получилось и договор так и не оформили. В этом случае правила об аренде и улучшениях не работают. Ремонт остаётся собственнику, и он обязан оплатить его по правилам о неосновательном обогащении из ст. 1102 ГК РФ. Но тоже только если соглашался на работы и был в курсе стоимости. В подобной ситуации предприниматель потерял полмиллиона на установке новых окон и вентиляции в помещении, где так и не получилось поработать — дело № А17-702/2011.

Капремонт по договору аренды делает арендатор

Время от времени в помещении что-то отваливается, выходит из строя и нуждается в замене. Правила из ст. 616 ГК РФ здесь такие: мелкий ремонт делает арендатор, капитальный — арендодатель.

Но в договоре аренды обязанности можно распределить как угодно. Например, и текущий, и капитальный ремонт повесить на арендатора. Бывает, арендодатели сдают недвижимость именно на таких условиях. А бывает, что подобный пункт случайно попал в шаблон договора аренды. Но суть дела не меняется.

Капитальный ремонт — это замена труб, проводки, сантехники, сгнившего пола, текущего потолка, треснувшей штукатурки. Капитальный ремонт всегда вызван технической необходимостью. Без него работать в помещении опасно, холодно или негигиенично. Как правило, на капитальные работы и материалы уходят немаленькие деньги.

Если по договору аренды капремонт возложен на арендатора, придётся платить из своего кармана. Один предприниматель потерял два с половиной миллиона на ремонте текущей крыши и затопленного подвала. Предъявить расходы собственнику не получилось. По договору аренды капремонт делает арендатор, а состояние крыши и подвала он видел, когда принимал помещение— дело № А73-15490/2017.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Ремонт за свои деньги, если во время приёмки арендатор не сказал о недостатках

Арендодатель обязан передать помещение, в котором арендатор сможет вести свой бизнес. В договор записывают, что именно арендатор собирается делать — организовать магазин, офис или ресторан. Это следует из ст. 611 ГК РФ.

Передачу помещения оформляют актом. Во время приёмки арендатор осматривает его состояние и если видит недостатки, записывает в акт. Такие недостатки называют видимыми. Дальше собственник устраняет недостатки за свои деньги, делает скидку к арендной плате или компенсирует арендатору его расходы.

Если арендатор молча согласился с недостатками, с арендодателя снимается ответственность. Даже когда по факту помещение не пригодно для вида деятельности арендатора, и собственнику это ясно. К примеру, помещение берут под шаурму навынос, но в зал не подведена вода. Без записи в акте арендатор заплатит за трубы и канализацию своими деньгами. Правило — из ст. 612 ГК РФ.

А вот предъявить собственнику скрытые недостатки можно и после подписания акта. Если спустя время окажется, что склад в цоколе затапливают вешние воды, можно требовать установить дренаж, снизить плату или возместить свои расходы. Ограничений по времени здесь нет.

Источник

Как оформить и учесть ремонт в арендованном помещении

Сделаем его работу от 1666 руб/мес.

Многие организации чаще предпочитают брать необходимые им помещения в аренду, чем покупать собственные. Рано или поздно любой арендатор сталкивается с необходимостью проведения ремонта в снятом помещении и тут же появляется вопрос — как правильно оформить документы и учесть понесенные расходы? Об этом рассказывает Полина Бондарь, бухгалтер компании Ascour

Сделаем его работу от 1666 руб/мес.

Документальное оформление

Учет понесенных расходов

• Если ремонт был связан с поддержанием текущего состояния арендуемого помещения и после такого ремонта его характеристики принципиально не поменялись, то проведенные улучшения считаются текущим ремонтом.
• Если во время ремонта у помещения появились новые или значительно изменились имеющиеся характеристики, а также если возникшие улучшения нельзя отделить от арендованного помещения, не причинив ему ущерб, такие ремонтные работы являются неотделимыми улучшениями в арендованное имущество.

Учет текущего ремонта

Учет неотделимых улучшений

Что делать при расторжении договора аренды?

Автоматизируем ваш учёт и отчётность за 10 минут.

Источник

Ремонт арендуемого помещения документы

Вопрос:

Какие документы необходимо оформлять для целей бухгалтерского и налогового учета при выполнении текущего ремонта арендованных помещений собственными силами организации?

Ответ:

В соответствии с пунктом 2 статьей 616 ГК РФ, арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды.

Исходя из этой обязанности, арендатор должен производить осмотр помещений с целью установления исправности его состояния.

В случае, когда в результате осмотра обнаружены какие либо неисправности, комиссией (сотрудником), проводящим осмотр составляется документ (акт или дефектная ведомость), содержащий перечень неисправностей.

На основании данного документа составляется смета (калькуляция) в которой указывается перечень необходимых работ, объем работ, перечень необходимых материалов и их количество, перечень специалистов, необходимых для выполнения данных работ (например, столяр, маляр, плотник и т.п.) и планируемое время для выполнения указанного объема работ.

Приказом руководителя принимается решение о произведении ремонта, и назначении бригады для выполнения работ, а так же ответственного лица. Соответствующим службам дается указание на отпуск материалов для выполнения указанных работ.

Ответственное лицо оформляет требования на материалы, получает материалы со склада, передает в работу бригаде, осуществляет руководство и контроль за выполнением работ.

После окончания работ (или месяца, в зависимости от того, что произошло ранее) ответственное лицо составляет материальный отчет о количестве фактически израсходованных материалов, закрывает наряды членам бригады, составляет документ о выполненной работе (акт или отчет), в котором содержится перечень фактически выполненных работ и их объем.

Руководитель утверждает и подписывает составленные документы, после чего они передаются в бухгалтерию.

В соответствии со статьей 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Но требования к документу такие, которые позволяют идентифицировать хозяйственную операцию, определить денежное выражение и количественные характеристики.

1. Акт осмотра, дефектная ведомость – основа для расчета сметы.
2. Смета на выполнение работ позволит определить необходимое количество материалов для закупки (или отпуска со склада), а так же позволит планировать занятость рабочих.
3. Материальный отчет об использованных материалах и акт о выполненных работах позволят определить обоснованность списания материальных затрат на текущий ремонт.
4. Наряды на выполнение работ рабочими – основание для начисления заработной платы, и отнесение ее на расходы по ремонту.
5. Акт выполненных работ необходим для определения даты и полной стоимости текущего ремонта.

В соответствии с п.1 ст.252 Налогового Кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под экономической оправданностью понимается установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение дохода, Определение ВАС РФ от 17.12.2009 N ВАС-13640/09 по делу N А45-1139/2009-17/24

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, приведенный выше перечень документов позволяет признать расходы для целей налогообложения оправданными, выраженными в денежной форме и документально подтвержденными.

Предлагаю следующие формы документов:

1. Дефектная ведомость
2. Смета на проведение текущего ремонта
3. Приказ о проведении ремонта
4. Материальный отчет о фактическом использовании материалов
5. Акт выполненных работ по текущему ремонту

Предлагаемые формы могут быть изменены, дополнены, исходя из характера операций и особенностей деятельности предприятия.

Это всего лишь модель минимального и достаточного (по мнению консультанта) документального оформления расходов по текущему ремонту помещений.

Комиссия в составе:

Должностное лицо (должность и фамилию указать) произвело плановый (внеплановый) осмотр помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.

В ходе осмотра обнаружены следующие повреждения и неисправности:

Выявленные дефекты, повреждения, неисправности

Необходимые для устранения работы

Поверхность стен имеет дефекты (сколы, трещины, отверстия и т.п.)

Выравнивание стен, покраска

Пол в помещении имеет дефекты (провалы, неровности, трещины и т.п.)

Выравнивание песчано-цементной смесью, покраска

Осветительные приборы вышли из строя

Замена осветительных приборов, выключателей и т.п.

Комиссией сделан вывод о необходимости проведения текущего ремонта в помещении ______________________________________________, информацию для принятия решения направить генеральному директору в срок до ___________________

Должностное лицо (должность и фамилию указать)

С выводами комиссии (должностного лица) ознакомлен

Генеральный директор ______________ (______________)

на проведение текущего ремонта

помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.

Источник

Ремонт в арендованном помещении: какими документами оформлять?

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Уфа)

Наше предприятие занимается розничной торговлей лекарственных средств (режим ЕНВД), мы арендовали под аптеку здание и произвели там капитальный ремонт(наняли строительную организацию (общий режим), которая нам выставила сч-фактуру, КС-2, КС-3). Сейчас мы хотим предъявить выполненные работы арендодателю в в счет аренды. Какими документы мы должны оформить? Как правильно оформить у себя данную операцию. Как нам предъявлять выполненные работы с НДС или нет, ведь строительные работы не подпадают под ЕНВД. Нужно ли заключать отдельный договор подряда с арендодателем?

Например, можно закрепить в договоре аренды один из следующих вариантов распределения обязанностей по ремонту:

— капитальный ремонт осуществляет арендатор самостоятельно за свой счет;

— арендатор производит капитальный ремонт, а арендодатель возмещает ему расходы;

— любой ремонт арендодатель осуществляет самостоятельно за свой счет;

— арендатор осуществляет все виды ремонта, а арендодатель возмещает ему все связанные с этим затраты.

Проведение ремонта, расходы по которому возмещаются арендодателем, фактически приравниваются к выполнению работ для другой организации. Ведь в данном случае ремонтные работы осуществляются в интересах арендодателя, арендатор ремонтирует не собственное, а чужое имущество. Следовательно, если право собственности на результаты выполненного ремонта переходит к арендодателю, что и имеет место в данной ситуации, то нужно говорить о «реализации работ» и, соответственно, об объекте обложения налогом на добавленную стоимость, т.е. у арендатора возникает выручка для целей НДС. Выручка возникает независимо от того, получена она в виде денег или зачтена в счет арендных платежей, но порядок расчета должен быть четко прописан в договоре.

Рассмотрим порядок бухгалтерского учета операций по ремонту арендованного оборудования, расходы по которому возмещаются арендодателем в счет арендной платы.

Дебет 20 (26,44). Кредит 60. Начислена причитающаяся к уплате арендная плата за месяц.

Дебет 19. Кредит 68. Выделен НДС по арендной плате за месяц.

Дебет 62. Кредит 90. Предъявлен акт на выполненные работы по капитальному ремонту.

Дебет 90. Кредит 68 (76). Начислен НДС на сумму выполненных работ по ремонту.

Дебет 20 (26,44). Кредит 60. Отнесены на расходы работы по ремонту, принятые от субподрядчика.

Дебет 19. Кредит 60. Выделен НДС по работам, принятым от субподрядчика.

Дебет 90. Кредит 20 (26,44). Списаны на себестоимость расходы по ремонту.

Дебет 60. Кредит 51. Оплачены работы, выполненные субподрядчиком.

Дебет 68. Кредит 19. НДС по принятым и оплаченным субподрядчику работам предъявлен к вычету.

Дебет 60. Кредит 62. Осуществлен зачет взаимных требований.

Дебет 68. Кредит 19. НДС по погашенной зачетом арендной плате предъявлен к вычету.

Заметим, что фактически в бюджет НДС не будет уплачен. Сумма начисленного НДС будет равна НДС, предъявленному к вычету. Возмещается фактическая стоимость работ, и так называемой добавленной стоимости не возникает.

Объектом обложения по налогу на прибыль в соответствии со ст. 247 признаются полученные доходы, уменьшенные на сумму расходов. Доходом является выручка от реализации товаров (работ, услуг). Мы уже отметили, что выполнение ремонта в интересах другого предприятия является выручкой. Однако налог рассчитывается не с дохода, а с разницы между доходом и расходом. Расходом в этом случае является стоимость ремонтных работ. Это следует из ст. 253 НК РФ, где сказано, что производственные расходы включают в себя затраты, связанные с выполнением работ. Поскольку арендатор не закладывает в стоимость ремонта прибыль, а просто возмещает понесенные расходы, налогооблагаемая база по налогу на прибыль от данной операции будет равна нулю.

Документы от подрядной организации по капремонту выставите арендодателю от своего имени, в том же составе и та же сумма.

Получить персональную консультацию Елизаветы Сейтбековой по бухгалтерскому учету и налогообложению в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться три — пять наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях специалиста.

Источник