Ремонт оборудования собственными силами документальное оформление

Правильное документальное оформление ремонта основных средств – скачать образцы документов

Исходя из законодательных положений Российской Федерации (9-й статьи Закона от 6-го декабря 2011-го года № 402-ФЗ), любая операция, касающаяся ремонта объектов основных фондов, нуждается в оформлении при помощи первичных документов.

И здесь стоит учитывать такой важный момент: обязательной документации подлежит как перемещение имущества, так и его приемка после работ восстановительного типа.

Суммы, которые уйдут на текущий ремонт, могут быть списаны в налоговом учете как прочие расходы (п. 1 ст. 260, п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

И совершенно не имеет значения, кем будут исполняться данные работы – компанией в самостоятельном порядке либо же сторонним исполнителем.

Для учета при налогообложении расходов на ремонтные работы, нужно предъявить документальное обоснования в необходимости ремонта.

Другими словами, потребуется предоставление доказательств – что без ремонтных работ дальше пользоваться в рабочей деятельности этим имуществом возможным не представляется.

Раньше нужно было собирать огромное количество бумаг, но сейчас это далеко не самая сложная процедура.

Какое документальное оформление ремонта основных средств предусмотрено на сегодняшний день?

Какие документы нужно оформить, чтобы бухгалтер смог правильно учесть затраты на работы в бухучете и уменьшить на их сумму налогооблагаемую базу в налоговом учете.

О бухгалтерском и налоговом учете ремонта основных средств читайте здесь.

Какие документы нужно оформить?

Подтвердить тот факт, что ремонт нужен, можно при помощи акта о вычисленных неполадках и дефектах основного средства. Другими словами, речь идет о дефектной ведомости.

В некоторых отраслях подобные документы обладают специальной унифицированной формой. Допустим, оформление повреждений подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов возможно при помощи дефектной ведомости, утвержденной при помощи постановления Минтранса России от 9-го января 2004 г. № 2.

Если речь идет про элементы трубопроводов тепловых электростанций, отражение возможно в ведомости дефектов трубопроводов. То есть, каждый случай является индивидуальным.

Если же унифицированная форма документа доказательства наличия выявленных дефектов отсутствует, возможна разработка бланка в самостоятельном порядке.

Допустим, акта о выявленных дефектах объекта основных средств либо дефектной ведомости. Акт должен содержать перечисление всех неисправностей и идеи, каким образом их можно устранить.

Какое количество экземпляров акта о выявленных неисправностях, дефектах основного средства необходимо составлять?

Здесь необходимо смотреть на такие моменты:

• Кто является владельцем имущества?
• Кем будет осуществляться ремонт основных средств?

Если в планах ремонт собственных объектов ОС при помощи хозметодов, иными словами, самостоятельный, хватит и создания одного экземпляра.

Если же ремонтные работы будут исполняться подрядчиками, документ необходимо составить по количество участвующих сторон в процессе.

У каждой стороны должен быть свой собственный экземпляр со всеми проставленными подписями.

В случае если ремонту будет подлежать новейшее оборудование, повреждения которого обнаружены при установке, для их фиксации стоит использовать акт о вычисленных дефектах оборудования. К примеру, может быть использована форма № ОС-16.

Делать это необходимо с теми объектами, которые еще не считаются основными средствами (то есть, не приняты на учет).

После подготовки дефектной ведомости готовится приказ о проведении ремонта, на основании которого объект ОС передается исполнителям для восстановления.

Отремонтированное основное средство принимается по акту ОС-3. Далее вносится информация в инвентарную карточку ОС-6.

Как оформить дефектную ведомость?

Унифицированная (типовая) форма для данного документа отсутствует. Также стоит сказать о наличии некоторых исключений (к примеру, дефектной ведомости, утвержденной постановлением Минтранса от 1-го января 2004-го года № 2 – этот документ позволил оформить дефекты подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов).

Этот документ нередко применяют в бухучете – это так называемая первичная документация (так как он гарантирует фиксацию конкретных хозяйственных транзакций в учреждении).

Таким образом, самый оптимальный вариант – оформление шаблона рассматриваемого документа, исходя из положений и требований 9-й статьи Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402.

Дефектная ведомость должна включать в себя информацию о том:

• как называется документ;
• когда он был составлен;
• как называется организация, оформившая этот документ;
• описание объекта ОС.

В отношении основного средства следует указать:

• название;
• сведения о его дефектах и нарушениях;
• причины, по которым возникли данные дефекты;
• разновидности ремонтных работ, основная задача которых — устранить обозначенные дефекты либо повреждения;
• отражения того, что устранить какой-то конкретный дефект возможным не представляется – то есть из вывода о списании соответствующего объекта;
• сроки устранения выявленных и обозначенных неполадок.

Также в дефектной ведомости следует обозначить:

• какова величина натурального либо финансового измерения факта хозяйственной жизни с обозначением измерительных единиц;
• какие должности занимают лица, несущие ответственность за хозяйственную операцию и грамотность ее проведения;
• Подписи вышеобозначенных лиц. Они в обязательном порядке должны быть расшифрованы – с ФИО, отображением текущих должностей.

Это стандартный обязательный перечень положений, которые должны быть внесены в дефектную ведомость. Возможны дополнения и корректировки.

Скачать образец дефектной ведомости для проведения ремонта основных средств – word.

Образец приказа

Сразу после оформления дефектной ведомости, начальник должен приступить к изданию приказа об осуществлении ремонта.

В приказе фиксируется, при помощи какого метода будет проведен ремонт ОС – в самостоятельном порядке либо с помощью подрядных учреждений.

Также обязателен учет следующего важного момента: должен быть указан срок на осуществление этой процедуры, сведения о лицах, которые несут ответственность за организационный процесс ремонтных работа, а также иная информация.

Скачать образец приказа о проведении ремонта ОС – word.

Как составить акт приема-сдачи отремонтированного объекта?

Для приема и ввода в эксплуатацию отремонтированного основного средства составляется акт приема-сдачи.

При этом можно использовать типовой бланк ОС-3 либо разработать свою форму.

Составляется акт в одном экземпляре, если ремонтируется ОС своими силами.

Если ремонт выполняет сторонний подрядчик, то требуется оформить два экземпляра: по одному для каждой стороны.

Данный акт должен включать данные об основном средстве на момент передачи и приема после ремонта, а также информация о произведенных затратах.

Скачать образец акта приема-сдачи отремонтированных ОС форма ОС-3 – word.

Как в инвентарной карточке отразить ремонтные работы по ОС?

Для отражения сведений о ремонте требуется пользоваться инвентарной карточкой учета основного средства – то есть, специализированной формой ОС-6 или ОС-6б, если речь идет о малом предприятии.

Здесь важно учитывать такой момент: отражать стоит только итог ремонтных работ, к примеру:

• смена запчастей;
• смена комплектующих – то есть, с конкретными пояснениями.

В унифицированной форме затраты на ремонт вносятся в шестой раздел, где указывается вид проводимых работ, реквизиты документа, на основании которого совершались операции, а также соответствующая сумма расходов.

Выводы

Документальное оформление ремонтных работ включает подготовку следующих документов – дефектной ведомости, приказа.

По факту проведенного ремонта в инвентарную карточку ОС вносится информация о проведенных работах.

Факт приема-передачи для проведения ремонтных работ фиксируется с помощью акта приема-передачи ОС-3.

Источник

Ремонтируем оборудование хозспособом

Предприятие вправе самостоятельно решить, создавать резервы расходов на ремонт основных средств или обходиться без них. Свой выбор необходимо закрепить в учетной политике. Об особенностях бухгалтерского и налогового учета в обоих случаях и поговорим…

Необходимость проведения ремонтных работ должна быть подтверждена документально. Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) объекта. Если предприятие ремонтирует актив собственными силами, акт оформляют в одном экземпляре.

При передаче оборудования в ремонт в специальное подразделение организации (например, ремонтную службу) надо составить накладную на внутреннее перемещение по форме № ОС-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7). Но если при ремонте местонахождение объекта не меняется, накладную составлять не нужно.

По окончании ремонтных работ оформляется акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств унифицированной формы № ОС-3 в одном экземпляре. Затем сведения о проведенном ремонте отражают в инвентарной карточке (форма № ОС-6 или ОС-6а). Названные формы также утверждены постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

На практике различают текущий и капитальный ремонт. Как правило, под текущим ремонтом понимается техническое обслуживание объектов для поддержания их в рабочем состоянии. Капитальный ремонт предполагает замену основных элементов (деталей, конструкций, узлов и т. п.).

При долгосрочном ремонте активы целесообразно учитывать обособленно – на отдельном субсчете «Основные средства в ремонте» счета 01.

Расходы на проведение ремонта собственными силами состоят из:

– стоимости запасных частей и расходных материалов;

– зарплаты работников, выполнивших ремонт;

– страховых взносов, начисленных с зарплаты этих специалистов, и т. д.

Порядок учета этих затрат зависит от того, создает предприятие резерв расходов на ремонт или нет.

Допустим, на предприятии создана собственная ремонтная служба. В этом случае расходы на проведение работ отражают проводкой:

ДЕБЕТ 23 КРЕДИТ 10 (16, 69, 70 …)

– отражены расходы на ремонт оборудования.

После того как объект будет полностью отремонтирован (то есть будет подписан акт по форме № ОС-3), расходы, учтенные на счете 23, списывают на счета учета затрат в зависимости от того, для каких целей используется актив.

Как правило, это счета, на которых отражается амортизация по отремонтированному объекту:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 23

– списаны затраты на ремонт оборудования на счета учета расходов.

Если же ремонтной службы в компании нет, то расходы на ремонт предварительно на счете 23 не учитывают. По мере их возникновения сразу же делают проводку по дебету счетов учета затрат (20, 25 и т. п.) и кредиту счетов учета активов и обязательств (10, 70 и т. п.)

Но есть и другой способ. Для равномерного списания затрат организация может учитывать затраты на ремонт основных средств как расходы будущих периодов. >|ПБУ 10/99 не запрещает учитывать затраты на ремонт в составе расходов будущих периодов.| – учтены затраты на ремонт оборудования;

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29 …) КРЕДИТ 97

– списаны расходы на ремонт оборудования (в порядке, предусмотренном в учетной политике).

В этом случае сначала утверждают плановую смету расходов на ремонт основных средств на текущий год, где устанавливают годовую сумму отчислений в резерв. Соответственно ежемесячную сумму отчислений рассчитывают, разделив годовую сумму на 12 месяцев (п. 69 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Резервирование сумм отражают такой проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29 …)
КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на ремонт основных средств»

– отражены отчисления в резерв.

В течение года фактические расходы на ремонт списывают за счет созданного резерва:

ДЕБЕТ 96 субсчет «Резерв на ремонт основных средств»
КРЕДИТ 10 (16, 69, 70 …)

– списаны текущие затраты на ремонт оборудования.

В конце года по состоянию на 31 декабря проводят инвентаризацию созданного резерва. В ходе инвентаризации сравнивают фактическую сумму понесенных расходов на ремонт с суммой отчислений в резерв. В результате могут возникнуть три ситуации. Первая: сумма созданного резерва меньше суммы фактических расходов на ремонт, то есть сальдо счета 96 субсчет «Резерв на ремонт основных средств» оказалось дебетовым. В таком случае делается запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29 …)
КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на ремонт основных средств»

– доначислен резерв на сумму превышения фактических расходов на ремонт над величиной резерва.

Вторая: сумма сформированного резерва больше суммы фактических расходов на ремонт (остаток по счету 96 субсчет «Резерв на ремонт основных средств» – кредитовый). В этом случае делают сторнирующую проводку:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29 …)

КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на ремонт основных средств»

– сторнирована излишне начисленная сумма резерва на ремонт. И наконец, третий вариант – резерв полностью использован и перерасхода нет (сальдо счета 96 субсчет «Резерв на ремонт основных средств» будет нулевым).

Порядок налогового учета затрат на ремонт также зависит от того, создает предприятие резерв расходов или нет.

Обратимся к пункту 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ.

Здесь сказано, что затраты на ремонт основных средств рассматриваются как прочие расходы. Они признаются в налоговом учете в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были понесены (в размере фактических затрат).

Организации, применяющие метод начисления, могут создавать резервы под предстоящие ремонты основных средств. Такое право им предоставляет пункт 3 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Порядок формирования и использования резерва установлен статьей 324 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание на следующий момент. В состав налоговых расходов включаются именно отчисления в резерв. Их относят на затраты равномерно в течение всего календарного года – ежеквартально или ежемесячно (в зависимости от того, что считается отчетным периодом по налогу на прибыль).

Годовую сумму отчислений в резерв рассчитывают, умножив совокупную стоимость основных средств на норматив отчислений в резерв (в процентах).

Совокупная стоимость основных средств – это сумма первоначальной стоимости всех амортизируемых объектов, введенных в эксплуатацию по состоянию на начало текущего налогового периода.

Норматив отчислений предприятие устанавливает самостоятельно и отражает в учетной политике. При этом следует помнить об одном ограничении. Предельная сумма резерва не может превышать среднюю величину фактических расходов на ремонт за последние три года. Таким образом, если планируемая сумма больше средних расходов на ремонт, то норматив определяется исходя из средних расходов. А если меньше, то исходя из планируемых затрат.

>|Предельная сумма отчислений в резерв определяется исходя из периодичности ремонта, частоты замены элементов основных средств (в частности, узлов, деталей, конструкций) и сметной стоимости ремонта (п. 2 ст. 324 Налогового кодекса РФ).| – за 2010 год – 600 000 руб.;
– за 2009 год – 400 000 руб.;
– за 2008 год – 500 000 руб.

Средняя сумма расходов на ремонт за предыдущие три года равна 500 000 руб. (1 500 000 руб. : 3 года).

Получается, что планируемая сумма расходов на ремонт превысила среднюю сумму расходов (600 000 руб. > 500 000 руб.). Поэтому предельная годовая величина резерва равна 500 000 руб.

По состоянию на 1 января 2011 года на балансе завода числились основные средства, совокупная стоимость которых составляет 5 000 000 руб.

Значит, максимально возможный норматив отчислений в резерв составит 10 процентов (500 000 руб. : 5 000 000 руб. Ч 100). Эта величина была указана в учетной политике организации на 2011 год для целей налогообложения. Отчетные периоды по налогу на прибыль – I квартал, полугодие и т. д.

Ежеквартальная сумма отчислений в резерв такова:

5 000 000 руб. Ч 10% : 4 кв. = 125 000 руб.

Таким образом, в составе налоговых расходов за I квартал 2011 года бухгалтер завода вправе учесть 125 000 руб.

Фактические расходы на ремонт, понесенные в текущем году (стоимость запчастей и расходных материалов, суммы оплаты труда специалистов, привлеченных к ремонтным работам, и др.), относят на использование резерва. Включать их непосредственно в состав налоговых затрат нельзя (поскольку в налоговом учете в данном случае признаются суммы, направленные на создание резерва). Результат использования резерва определяют в конце года. Возможны три варианта:

– сумма фактических затрат на ремонт превысила сумму резерва (перерасход резерва);

– сумма фактических затрат на ремонт оказалась меньше суммы резерва (резерв недоиспользован);

– сумма фактических затрат на ремонт равна сумме резерва (резерв полностью использован в календарном году).

В случае перерасхода резерва разницу между фактическими затратами и суммой использованного резерва включают в состав прочих расходов. Датой признания таких расходов будет последний день календарного года.

Если по итогам года резерв будет недоиспользован, то разницу между суммой резерва и фактическими затратами включают в состав внереализационных доходов (п. 7 ст. 250 Налогового кодекса РФ). Дата признания таких доходов – последний день календарного года. Переносить неиспользованный остаток резерва на следующий год нельзя.

Если же резерв полностью использован, дополнительных доходов или расходов в налоговом учете не возникает.

Предельный размер отчислений в резерв вполне может быть увеличен. Это произойдет, если предприятие (помимо обычного ремонта) планирует проведение особо сложного и дорогого ремонта и накапливает средства для этого в течение более одного налогового периода. В этом случае определяют размер годовых отчислений на дорогостоящий капремонт (разделив сумму плановых затрат на количество лет, в течение которых организация планирует накапливать средства). Рассчитанная таким образом сумма и увеличивает годовой резерв. Однако заметьте: поступить так можно лишь при условии, что в предыдущих налоговых периодах (три года) особо сложный и дорогой ремонт не проводился.

Также помните, что сформировать резерв расходов только на сложный и дорогой ремонт (а затраты на проведение текущего ремонта основных средств списывать без создания резерва) нельзя. Статьей 324 Налогового кодекса РФ создание отдельного резерва затрат на сложный и дорогой ремонт не предусмотрено. Поэтому предприятие должно либо сформировать единый резерв на все виды ремонта, либо не создавать его вообще.

Пример 2.
Воспользуемся условиями предыдущего примера. Предположим, что в составе основных средств завода числится объект, по которому следует проводить дорогостоящий капитальный ремонт каждые пять лет.

Планируемая сумма расходов на него (согласно смете) составляет 1 250 000 руб. Поэтому ежегодно организация вправе дополнительно отчислять в резерв по 250 000 руб. (1 250 000 руб. : 5 лет). В этом случае максимально возможный норматив отчислений в резерв расходов на ремонт составит:

(500 000 руб. + 250 000 руб.) : 5 000 000 руб. Ч 100 = 15%.

Ежеквартальная сумма отчислений в резерв такова:

5 000 000 руб. Ч 15% : 4 кв. = 187 500 руб.

Соответственно в составе налоговых расходов за I квартал 2011 года бухгалтер завода вправе учесть 187 500 руб.

Обратите внимание: в отличие от отчислений на обычный ремонт зарезервированная сумма на сложный ремонт, не использованная в течение года, не включается во внереализационные доходы. Она переносится на следующий год. Правда, при условии, что сложный и дорогой ремонт еще не проведен (не закончен). >|В год окончания дорогостоящего капитального ремонта результат использования резерва определяют в порядке, аналогичном применяемому при обычном ремонте.|

Источник