Ремонт оборудования сопроводительное письмо

Заявка на ремонт оборудования

На предприятиях с большим количеством оборудования нередко происходит его поломка. Тогда требуется произвести ремонт своими силами (специальный отдел в организации) или пригласить сотрудника сервисного центра или подобной компании для ремонта. Первым делом нужно заполнить заявку.

Общая информация

Чтобы сдать оборудование в ремонт или пригласить специалиста, необходимо сначала заполнить заявку. Как правило, это делается в двух экземплярах: один — для заказчика, другой — для исполнителя.

Необходимо описать как можно подробнее, в чем проявляется неисправность оборудования. Это поможет существенно сэкономить на диагностике.

Если на предприятии есть свой отдел, который занимается ремонтом какого-либо оборудования, и не нужно прибегать к помощи сторонних организаций, то для ремонта также понадобится заполнить заявку. Форма ее может быть и электронная.

Такая заявка важна для организаций, где каждое действие нужно подтверждать документами: она удостоверит, что специалист для ремонта приглашен. После ремонта оборудования всю документацию по этому процессу нужно хранить вместе: заявку, заключение эксперта, акты, чеки.

Как составить заявку на ремонт оборудования

Законодательством не утверждена какая-то определенная форма такой заявки. Сервисные центры или другие организации разрабатывают ее самостоятельно. Как правило, она представляет собой таблицу с данными о приборе или оборудовании. Оформляют на листе А4, рекомендуется также оформление на бланке организации, оказывающей услуги ремонта.

Что может быть указано в таблице бланка заявки на ремонт:

• Дата заявки.
• Наименование организации, сделавшей заявку, и ФИО ответственного лица или ФИО физического лица.
• Адрес организации или физлица, номер телефона.
• Что нужно произвести: ремонт, техническое обслуживание или диагностику.
• Наименование прибора или оборудования.
• Марка, модель.
• Год выпуска.
• Серийный номер.
• Дата покупки, подключения оборудования, дата, с которой началась эксплуатация.
• Характер неисправности прибора или оборудования. Лучше составить подробное описание. Если на экране прибора высвечивались коды ошибок или оборудование издавало типичные для неисправностей сигналы, то все это нужно написать в заявке.

На бланке должны стоять подписи заказчика услуги и исполнителя.

К сведению! Наш бланк можно при необходимости изменить под свои нужды.

Образец заявки на ремонт оборудования

Заявка на ремонт оборудования

Дата	19 февраля 2021 года
Заказчик	ИП Миронов А.В.
Адрес заказчика	г. Сарапул, ул. Мельничная, д. 45, пекарня «Сдоба»
Телефон	89091231212
Что нужно выполнить (ремонт, техническое обслуживание, диагностика)	Ремонт
Наименование оборудования	Печь конвекционная электрическая
Марка, модель, год выпуска, серийный номер	Danler BQ-10E, 2019 год, № RT1234567
Дата покупки, дата введения в эксплуатацию	Введена в эксплуатацию 12.05.2019
Описание неисправности	Включается не с первого раза, при готовке снизу подгорает выпечка. Печь шумит.

Заказчик: Миронов / А.В. Миронов
Исполнитель: Романов / Г.П. Романов

Источник

Сопроводительный лист к неисправному оборудованию, отправляемому в ремонт

Сопроводительный лист к неисправному оборудованию,

отправляемому в ремонт

Дата отправки «_______»______________200____г

1. СВЕДЕНИЯ О КЛИЕНТЕ

1. Наименование организации /ФИО для ч/л

2. Адрес (с почтовым индексом)

3. Телефон /Факс (доб. номер, если есть)

4. Контактное лицо (должность ФИО)

6. №. Сервисного контракта (при наличии)

2. СВЕДЕНИЯ ОБ ОБОРУДОВАНИИ (заполнить, что возможно).

1.документ поставки (с/фактура, требованию, накладная, иное)

Тип документа __________________________________________

3. Серийный номер

3. СВЕДЕНИЯ О НЕИСПРАВНОСТИ (описать максимально информативно. В случае необходимости продолжить на обратной стороне).

не работает полностью

не работает частично

в полном комплекте

Товар сдан: __ лично

__ водителю компании ___________________________________________________________________________

С условиями согласен Ф. И.О.____________________________ Подпись______________________ м. п.

Условия транспортировки и приема товара:

до приема в СЦ товар находится в собственности покупателя. Все последствия транспортировки не упакованного товара с возможным возникновением не гарантийных случаев покупатель берет на себя.

ВНИМАНИЕ! Все поля обязательны к заполнению. Сопроводительный лист упаковывается непосредственно с каждым устройством.

Правило заполнения — отмеченный пункт \/ — не отмеченный пункт Х. Пустая графа является ошибкой заполнения.

Источник

Порядок сдачи приборов учета МКТС в ремонт/поверку

Для предоставления в Сервисный центр (СЦ) оборудования МКТС с целью проведения ремонта и/или поверки Вам необходимо:

• Заполнить форму «Заявка на ремонт, поверку» или «Заявка на выезд монтажной бригады». Оборудование, поступившее в СЦ без сопроводительной информации, в работу не принимается.
• При отправке обеспечить наличие оригинала паспорта на оборудование. Наличие паспорта на оборудование является обязательным для проведения гарантийного ремонта.
• Очистить оборудование, подготовленное к отправке, удалить паронитовые прокладки. При несоблюдении данных условий «Интелприбор» оставляет за собой право выставить счет за дополнительные услуги по очистке оборудования.
• Тщательно упаковать оборудование во избежание его повреждения при транспортировке.
• При очередной поверке обеспечить наличие полного комплекта теплосчетчика, вкл. оригинал паспорта на каждый элемент теплосчетчика.

Обращаем Ваше внимание:

• На все грузы, отправляемые в СЦ Транспортной компанией «Деловые линии», просим указывать адрес доставки – Терминал Томилино.
• Обратная доставка оборудования Заказчику, по умолчанию, осуществляется Транспортной компанией «Деловые Линии».
• Для оформления первичных документов при получении оборудования после ремонта и/или поверки (самовывоз) необходимо в обязательном порядке иметь при себе печать или доверенность на каждый счет от организации плательщика.

Для получения счета/заключения договора на ремонт и/или поверку оборудования необходимо предоставить:

• Свидетельство, удостоверяющее факт государственной регистрации Общества;
• Приказ о назначении руководителя;
• Карточку реквизитов предприятия.

Уважаемые заказчики, обращаем Ваше внимание на то, что с 2015 года Сервисный центр «Интелприбор» перешел на авансовую систему оплаты предоставляемых услуг:

• При необходимости проведения поверки Теплосчетчика МКТС Заказчику выставляется авансовый счет для оплаты данной услуги, действительный в течение 10 (десяти) рабочих дней с даты выставления. Теплосчетчик МКТС отправляется на поверку только после оплаты авансового счета.
  Если в результате проведения поверки Теплосчетчика МКТС будет установлено, что оборудованию требуются соответствующие ремонтные работы, замена преобразователей температуры (ПТ) и/или преобразователей давления (ПД), то по окончанию работ Заказчику будет выставлен дополнительный счет за ремонт, замену ПТ и/или ПД.
• При необходимости проведения ремонта Теплосчетчика МКТС сначала Заказчику выставляется авансовый счет за диагностику, действительный в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты выставления.
  После проведения диагностики Заказчику выставляется счет за требуемые ремонтные работы, действительный в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты выставления. Теплосчетчик МКТС отправляется в ремонт только после оплаты авансового счета.

В случае неоплаты авансовых счетов в указанные выше сроки, оборудование МКТС, поступившее в Сервисный центр для проведения поверки и/или ремонта от региональных заказчиков, будет незамедлительно отгружено в адрес заказчиков транспортной компанией за счет Получателя.

Настоящие меры были приняты «Интелприбор» в связи с многочисленными неплатежами за услуги, оказанные Сервисным центром, а также в связи с дефицитом мест складирования.

Источник

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Компания-подрядчик к акту выполненных работ может также приложить сопроводительное письмо. Такие письма являются требованием делового этикета. Их отправляют с документами не только контрагентам, но и в различные ведомства: ФНС, ПФР и т.д. Какие функции выполняет сопроводительное письмо к акту приема-передачи и как правильно его написать, рассмотрим в статье.

Для чего необходимо сопроводительное письмо

В законодательстве нигде не сказано, что с документами нужно обязательно отправлять сопроводительное письмо. Но его отправка может решить сразу несколько задач:

1. Соблюдение правил делового этикета.
2. Подтверждение передачи пакета документов. В канцелярии компании-адресата должны поставить отметку на сопроводительном письме, подтверждающую получение бумаг. Кроме того, письмо регистрируется в компании-адресате в журнале входящей корреспонденции.
3. Перечисление отправляемых документов.
4. Напоминание о сроках подписания акта выполненных работ.

Таким образом, рекомендуется проявить деловую этику, одновременно обезопасив интересы собственной компании, получив отметку на собственном экземпляре сопроводительного письма.

Как написать сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет структуру, аналогичную структуре других деловых писем. Оно имеет шапку и основную часть.

В шапке указывают такие данные, как:

1. Полное наименование компании, ее реквизиты (адрес, телефон, ИНН, КПП, ОГРН). Если письмо формируют на фирменном бланке организации, то реквизиты так или иначе будут на нем.
2. Должность и ФИО получателя. Им выступает руководитель компании-адресата.
3. Дата составления.
4. Номер, под которым письмо зарегистрировано в компании в журнале исходящей корреспонденции.
5. Наименование документа.

Далее начинается основная часть. В ней необходимо написать следующее:

1. Информацию о факте отправки: получателю отправлен акт приема-передачи выполненных работ в 2 экземплярах (или больше). Нужно указать реквизиты этого документа.
2. Просьбу о рассмотрении, подписании и возврате одного экземпляра документа.
3. Срок возврата. Правила делового этикета гласят, что нужно ответить на корреспонденцию в течение 30 рабочих дней. Если подписанный акт нужно получить раньше, то нужно заявить об этом в вежливой форме, без применения директивной формы. Например: «Просим ответить в течение 10 рабочих дней».
4. Указание на пункт договора, где сказано, что работы будут считаться выполненными, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи и т.д. или отказ от его подписания в определенный срок. Обычно такой пункт включают в договор подряда или любой подобный.

Затем указывают перечень прилагаемых документов: сам акт приема-передачи, какие-либо счета на оплату, другая документация. Отмечают также количество листов каждого документа.

В конце ставит подпись руководитель компании или его уполномоченный представитель.

Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации компании и отправить получателю.

Отправлять письмо можно по почте либо с курьером. Возможен вариант отправки посредством электронной почты, тогда нужно подписывать документы электронной подписью.

Формулировки, которые можно использовать в письме

Особое внимание нужно уделить формулировкам в сопроводительном письме. При написании нельзя использовать разговорную лексику, только клишированные выражения официально-делового стиля. Никаких ошибок в письме быть не должно.

Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: » Сообщаем Вам, что работы по …. окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».

Напоминание о сроках может быть выражено такими фразами: «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней», «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».

Внимание! Необходимо обращаться к адресату по имени и отчеству.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Гермес»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889

Генеральному директору ООО «Афродита»
Пушину Роману Романовичу

Исх. №134
27.11.2019 г.

Уважаемый Роман Романович!

Предоставляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма.

Напоминаем также, что в соответствии с п. 8.7 договора подряда №67-К от 20.10.2019, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи либо мотивированный отказ от подписания в согласованный срок (10 рабочих дней), то работы считаются выполненными подрядчиком и принятыми заказчиком.

1. Акт приема-передачи выполненных работ №45 от 26.11.2019 в 2 экземплярах на 2 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Гермес»
Самойлов Николай Николаевич

Источник

Ремонт оборудования сопроводительное письмо

Международная выставка «Индустрия Камня-2021», Москва, ВДНХ

Новосибирск, выставка «Некрополь-Сибирь 2021»

Ритуальные услуги. Камнеобработка. 20-я специализированная выставка-форум, Екатеринбург

Пожалуйста, оформляйте доставку курьерской почтой (транспортной компанией) не до транспортного терминала, а «до дверей» компании САУНО (см. адрес выше).

При отправке на ремонт приложите к Вашей посылке сопроводительное письмо. Укажите в письме следующие данные:

1. Характер неисправности. По возможности указывайте подробности. Если станок или программа на компьютере выдает код ошибки, напишите код и сообщение об ошибке. Напишите, как часто происходит ошибка, например «на каждом изображении» или «примерно один раз на 10 изображений».

Если вы не знаете точно, посмотрите фотографии станков на нашем сайте.

3. Размеры рабочего поля станков см. в разделе «Прайс-лист».

Размеры рабочего поля указаны в договоре на станок.

4. Номер версии станка.
Версии станка: 10.0, 9.0, 8.0, 7.2, 7.1, 6.3E, 6.3B, 6.2, 6.1, 6.0, 5.2

Как узнать номер версии станка?
Выключить станок и снова включить. При включении станка на экране пульта на несколько секунд загорится номер версии. Если пульт не работает, посмотрите номер версии в верхней строке (заголовке) программы Engrave на компьютере.

5. Срок эксплуатации станка .

6. ФИО отправителя (если физическое лицо) или название организации .

7. Почтовый адрес отправителя , включая почтовый индекс.

8. Контактный телефон отправителя . Желательно указывать телефон человека, который работает на станке и может объяснить суть неисправности.

Во время гравировки станок останавливается и выдает код ошибки 7 «Резкое изменение уровня». Это происходит примерно на каждой второй картинке.
Отправляю вам плату управления и ударную головку (магнит, датчик уровня).
Мой станок «График-3КП», рабочее поле 60х90см, версия 7.2. Станок приобрели в 2012 году.

ООО «Камень»,
123456, г.Москва, ул.Мира, д.1
Контактный телефон: 8-916-123-4567, Иванов Иван Петрович

Источник

Отправка на ремонт станков и неисправных узлов (сопроводительное письмо)

Станки и отдельные узлы отправляйте на ремонт в сервис-центр «САУНО» по адресу:

ООО «САУНО» 142717, Московская обл., Ленинский р-н, с.Беседы, ул.Ленинская, д.41П

Телефоны сервисного центра см. в разделе «Контакты. «

Не отправляйте ремонтные узлы в центральный офис!