Ремонт офисного помещения подтверждающие документы
Вопрос:
Какие документы необходимо оформлять для целей бухгалтерского и налогового учета при выполнении текущего ремонта арендованных помещений собственными силами организации?
Ответ:
В соответствии с пунктом 2 статьей 616 ГК РФ, арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды.
Исходя из этой обязанности, арендатор должен производить осмотр помещений с целью установления исправности его состояния.
В случае, когда в результате осмотра обнаружены какие либо неисправности, комиссией (сотрудником), проводящим осмотр составляется документ (акт или дефектная ведомость), содержащий перечень неисправностей.
На основании данного документа составляется смета (калькуляция) в которой указывается перечень необходимых работ, объем работ, перечень необходимых материалов и их количество, перечень специалистов, необходимых для выполнения данных работ (например, столяр, маляр, плотник и т.п.) и планируемое время для выполнения указанного объема работ.
Приказом руководителя принимается решение о произведении ремонта, и назначении бригады для выполнения работ, а так же ответственного лица. Соответствующим службам дается указание на отпуск материалов для выполнения указанных работ.
Ответственное лицо оформляет требования на материалы, получает материалы со склада, передает в работу бригаде, осуществляет руководство и контроль за выполнением работ.
После окончания работ (или месяца, в зависимости от того, что произошло ранее) ответственное лицо составляет материальный отчет о количестве фактически израсходованных материалов, закрывает наряды членам бригады, составляет документ о выполненной работе (акт или отчет), в котором содержится перечень фактически выполненных работ и их объем.
Руководитель утверждает и подписывает составленные документы, после чего они передаются в бухгалтерию.
В соответствии со статьей 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Но требования к документу такие, которые позволяют идентифицировать хозяйственную операцию, определить денежное выражение и количественные характеристики.
- Акт осмотра, дефектная ведомость – основа для расчета сметы.
- Смета на выполнение работ позволит определить необходимое количество материалов для закупки (или отпуска со склада), а так же позволит планировать занятость рабочих.
- Материальный отчет об использованных материалах и акт о выполненных работах позволят определить обоснованность списания материальных затрат на текущий ремонт.
- Наряды на выполнение работ рабочими – основание для начисления заработной платы, и отнесение ее на расходы по ремонту.
- Акт выполненных работ необходим для определения даты и полной стоимости текущего ремонта.
В соответствии с п.1 ст.252 Налогового Кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под экономической оправданностью понимается установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение дохода, Определение ВАС РФ от 17.12.2009 N ВАС-13640/09 по делу N А45-1139/2009-17/24
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, приведенный выше перечень документов позволяет признать расходы для целей налогообложения оправданными, выраженными в денежной форме и документально подтвержденными.
Предлагаю следующие формы документов:
- Дефектная ведомость
- Смета на проведение текущего ремонта
- Приказ о проведении ремонта
- Материальный отчет о фактическом использовании материалов
- Акт выполненных работ по текущему ремонту
Предлагаемые формы могут быть изменены, дополнены, исходя из характера операций и особенностей деятельности предприятия.
Это всего лишь модель минимального и достаточного (по мнению консультанта) документального оформления расходов по текущему ремонту помещений.
Комиссия в составе:
Должностное лицо (должность и фамилию указать) произвело плановый (внеплановый) осмотр помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.
В ходе осмотра обнаружены следующие повреждения и неисправности:
Выявленные дефекты, повреждения, неисправности
Необходимые для устранения работы
Поверхность стен имеет дефекты (сколы, трещины, отверстия и т.п.)
Выравнивание стен, покраска
Пол в помещении имеет дефекты (провалы, неровности, трещины и т.п.)
Выравнивание песчано-цементной смесью, покраска
Осветительные приборы вышли из строя
Замена осветительных приборов, выключателей и т.п.
Комиссией сделан вывод о необходимости проведения текущего ремонта в помещении ______________________________________________, информацию для принятия решения направить генеральному директору в срок до ___________________
Должностное лицо (должность и фамилию указать)
С выводами комиссии (должностного лица) ознакомлен
Генеральный директор ______________ (______________)
на проведение текущего ремонта
помещений _________________________ по адресу ________________________________, используемых по договору аренды №____ от ______________ площадью ______ кв.м.
Источник
Как отремонтировать офис и правильно учесть расходы
Остафий Ирина Борисовна, ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ
В процессе эксплуатации основные средства часто изнашиваются. Их восстановление может осуществляться с помощью ремонта, реконструкции или модернизации 1 . Постараемся разобраться в сути этих понятий и в том, как результаты проводимых работ отражать в бухгалтерском и налоговом учетах.
К работам по достройке , дооборудованию , модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.
К реконструкции – переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.
К техническому перевооружению – комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей основных средств или их отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, механизации и автоматизации производства, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования новым, более производительным.
Таким образом, к ремонтным работам относятся виды работ, после которых не улучшаются (не повышаются) показатели объекта. Однако практика показывает: данный вопрос является камнем преткновения в отношениях между налогоплательщиками и налоговыми органами, поскольку ошибочное отнесение расходов к ремонту или модернизации влечет за собой серьезные налоговые последствия, разрешаемые лишь в судебном порядке. Суды в принятии решений опираются не только на понятия, данные в НК РФ, но и на отраслевые документы по строительству. Фирме во избежание разногласий с налоговой инспекцией либо на случай возникновения спора и судебного разбирательства следует иметь ряд бумаг, подтверждающих вид произведенных работ.
Приведем некоторые из них.
- Инструкция по заполнению форм федерального государственного статистического наблюдения по капитальному строительству, утв. Постановлением Госкомстата России от 03.10.1996 N 123.
- Методика определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации МДС 81-35.2004, утв. Постановлением Госстроя России от 05.03.2004 N 15/1.
- Приложение N 3 «Перечень работ по текущему ремонту зданий и сооружений по зданиям», Приложение N 8 «Перечень работ по капитальному ремонту зданий и сооружений» к Постановлению Госстроя СССР от 29.12.1973 N 279.
Особенно важно правильное оформление проведенных ремонтных работ. Если они осуществлялись специализированной строительной фирмой, то в договоре подряда, сметной документации и первичных документах (актах выполненных работ и справки оценки стоимости КС-2 и КС-3) по возможности следует избегать таких понятий, как «модернизация» и «реконструкция» 5 . В противном случае указанные работы следует включать в состав амортизируемого имущества и в течение длительного периода списывать их стоимость через амортизацию, что для предприятия невыгодно.
Арбитражные суды в отношении классификации ремонтных работ часто встают на сторону налогоплательщиков.
Приведем примеры подобных решений.
1. Замена оконных переплетов ввиду их ветхости и бетонных полов, ремонт кровли, а также косметический ремонт помещения (побелка, покраска и пр.) относятся к ремонтным работам, поскольку не улучшают (не повышают) технические показатели объекта 6 .
2. В отношении отнесения сооружения металлической разгрузочной эстакады, позволяющей увеличить несущую способность существующего перекрытия (ригеля и ребристых плит), к ремонтным работам было отмечено, что усиление фундамента производилось в целях недопущения раскрытия имеющихся трещин тела бетона. Поэтому суд квалифицировал указанные работы как ремонтные 7 .
3. Оборудование отдельного входа не является реконструкцией даже несмотря на то, что в договоре работы классифицировались как реконструкция. Арбитры мотивировали свое решение тем, что произведенные переделки не повлекли за собой изменение основных технико-экономических показателей объекта 8 .
4. В результате произведенной замены напольного покрытия и оконных блоков, монтажа навесного потолка, окраски помещений, оклейки стен обоями и установки гипсокартонных перегородок не произошло улучшение ранее принятых нормативных показателей функционирования здания (срок полезного использования и т. д.) и изменение его технико-экономических показателей (качество, площадь помещений, вместимость и т. д.). Учитывая вышеизложенное, суд пришел к выводу, что проведенные работы носят ремонтный характер, и затраты по ним подлежат включению в состав прочих расходов 9 .
5. Замена оборудования на более современное и частичная некапитальная перепланировка здания не являются реконструкцией и модернизацией здания как отдельного и цельного объекта учета основных средств. Следовательно, оснований для отнесения затрат на ремонт на счет 08 с последующим переносом этой суммы на счет 01 (увеличение первоначальной стоимости здания) нет 10 .
В заключение хочется отметить некоторые изменения для арендаторов в порядке учета капитальных вложений. Так, с 01.01.2006 г. в составе амортизированного имущества можно учитывать капитальные вложения в арендуемые объекты основных средств, произведенные с согласия арендодателя 11 .
На основании ст. 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. В случае, когда арендатор за счет собственных средств и с согласия арендодателя произвел улучшения арендованного имущества, не отделимые без вреда для имущества, арендатор имеет право после прекращения договора на возмещение стоимости этих улучшений, если иное не предусмотрено договором аренды 12 .
При этом указанные капитальные вложения будут амортизироваться в следующем порядке 13 :
- капитальные вложения, стоимость которых возмещается арендатору арендодателем, амортизируются арендодателем;
- капитальные вложения, произведенные арендатором с согласия арендодателя, стоимость которых не возмещается арендодателем, амортизируются арендатором в течение срока действия договора аренды исходя из сумм амортизации, рассчитанных с учетом срока полезного использования, определяемого для арендованных объектов основных средств в соответствии с классификацией основных средств, утверждаемой Правительством РФ.
Во избежание споров с налоговыми органами в отношении отнесения работ по восстановлению объектов основных средств и единовременному списанию расходов рекомендуем учитывать не только нормы бухгалтерского и налогового законодательств, но и отраслевые документы по классификации работ в строительстве. При этом особое внимание необходимо уделять составлению договоров, сметной документации и первичных документов.
1) п. 26 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01),
утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 N 26н;
п. 66 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н
2) п. 27 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утв. Приказом Минфина РФ
от 30.03.2001 N 26н; ст. 260 НК РФ
3) п. 27 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01),
утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 N 26н; ст. 257 НК РФ
4) п. 2 ст. 257 НК РФ
5) Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном
строительстве и ремонтно-строительных работ, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100
6) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.02.2006 N А66-9230/2004
7) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.10.2004 N А05-4953/05-19
8) Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.09.2002 N А11-1806/2002-К2-Е-871
9) Постановление ФАС Московского округа от 16.01.2003 N КА-А40/8739-02
10) Постановление ФАС Московского округа от 18.06.2003 по делу N КА-А40/3913-03
11) Федеральный закон от 06.06.2005 N 58-ФЗ
«О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации
и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»
12) п. 2 ст. 623 ГК РФ
13) п. 1 ст. 258 НК РФ, п. 12 ст. 1 Федерального закона от 06.06.2005 N 58-ФЗ
Источник
Текущий ремонт помещений. Какие документы?
11.12.2006, 18:15
Сообщений: 28
Текущий ремонт арендованных помещений — подрядным способом.
Накопал, что нужно оформлять:
— актом по форме № КС-2
— справкой о стоимости выполненных работ по форме КС-3
— актом приемки-сдачи по форме ОС-3
Смущает:
— ремонт текущий, а не капитальный
— помещения арендованные, а не собственные (к форме ОС-3)
Не достаточно ль будет обычного неунифицированного акта?
Большое спасибо за помощь! 
12.12.2006, 11:48
Сообщений: 28
Поднимаю темку повыше. Очень нужно. Откликнитесь, кому не сложно.
Иначе заведу тему типа «Какими нитками вы подшиваете документы: черными ли белыми?» Вот где-то слышал, что нужно обязательно черными, белые не катят. Написано где-то. В инструкции. Потому что когда подшиваешь белыми нитками и жрешь при этом плитку шоколада, они каким-то удивительным образом превращаются из белого цвета в г. стый.
По-моему очень актуальная тема. Ни в какое сравнение с моей нынешней — жалкой и затасканной.
12.12.2006, 12:53
Сообщений: 28
12.12.2006, 13:05
Сообщений: 1 108
ОС-3 оформляется на собственные основные средства, поскольку Вы ремонтируете арендованное имущество, то в данном случае ОС не оформляется.
насчет КСов — КС2 применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений — чтобы определить, необходим ли он Вам, нужно оценить, будут ли произведенные работы строительно-монтажными, я так думаю
12.12.2006, 13:19
Сообщений: 28
==насчет КСов — КС2 применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений — чтобы определить, необходим ли он Вам, нужно оценить, будут ли произведенные работы строительно-монтажными, я так думаю==
Да вот и я над этим задумался.
По сути — там у меня косметический ремонт: облицовка стен гипсокартоном, шпаклевка стен, окраска. Имхо, не тянет на строительно-монтажные работы. Но я в этом не специалист. Вот и пытаюсь.
Тут еще про лицензии вспомнил: ведь у фирмы, которая занимается строительно-монтажными работами наверняка должна быть на это дело лицензия. А на тот ремонт, что у меня делают. вроде и не нужна. А если забабахаю КС-ки — то может всплыть вопрос о лицензиях. Хотя и не наверняка.
цитата из статьи:
«Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», 2005, N 30
Документальное подтверждение расходов
Результаты выполненных подрядным способом ремонтно-строительных работ оформляются актом приемки (форма N КС-2) и справкой о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3), утвержденными Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100.
После выполнения всего комплекса работ (как подрядным, так и хозяйственным способом) всегда оформляется акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма N ОС-3), утвержденный Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. При этом, если организация сама проводила ремонт здания (офисного помещения), акт составляется в одном экземпляре работником структурного подразделения, ответственного за приемку основных средств. Если ремонт выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй — передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Обратите внимание! После приемки отремонтированных объектов ОС в их инвентарную карточку (форма N ОС-6) должны быть внесены записи о проведенных работах и изменениях в характеристике объекта.
Эти документы подтверждают расходы организации на ремонт помещений в налоговом учете (Письмо Минфина России от 05.03.2005 N 03-03-01-04/1/97).
Е.Бондарь
Ведущий эксперт «ЭЖ»
Подписано в печать
28.07.2005
12.12.2006, 14:03
Сообщений: 1 108
Basil
более или менее внятно про ремонт и лицензии написано на сайте [www.flc.ru], с этим вообще путаница обычно:
ниже привожу Вам ответы на вопросы, которые у себя обнаружила, может пригодится
578. Предприятие рассматривает возможность оказания услуг физическим лицам по ремонту жилых помещений в которых они проживают. — нужна ли предприятию лицензия на производство работ по ремонту жилых помещений, перечень работ включает: 1.отделочные работы 2.работы по замене труб и сантехнических приборов работы с полом 3.работы по возведению стеновых перегородок
Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2002 N 174 «О лицензировании деятельности в области проектирования и строительства» утверждено Положение о лицензировании деятельности по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом.
Согласно утвержденному Положению лицензированию подлежит деятельность юридических лиц независимо от организационно-правовой формы и индивидуальных предпринимателей при осуществлении строительства, расширения, реконструкции, капитального ремонта и технического перевооружения зданий и сооружений.
Капитальный ремонт здания — ремонт здания с целью восстановления исправности (работоспособности) его конструкций и систем инженерного оборудования, а также поддержания эксплуатационных показателей.
Капитальный ремонт должен включать устранение неисправностей всех изношенных элементов, восстановление или замену (кроме полной замены каменных и бетонных фундаментов, несущих стен и каркасов) их на более долговечные и экономичные, улучшающие эксплуатационные показатели ремонтируемых зданий. При этом могут осуществляться экономически целесообразная модернизация здания или объекта, его перепланировка, не вызывающая изменения основных технико-экономических показателей здания.
Текущий ремонт зданий и сооружений лицензированию не подлежит. Вид ремонта определяется степенью изношенности здания и сооружения с разработкой и утверждением в установленном порядке проектной или сметной документации.
826. Слышала, что если в лицензии указаны работы на текущий и капитальный ремонт, то лицензия на составление сметной документации не нужна. Такая лицензия предоставляется только при новом строительстве. Если это так, то какой документ это подтверждает?
(Хазова Виктория Александровна, 27.04.2005, 10:06:29)
В соответствии с Положением о лицензировании деятельности по проектированию зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2002 г. N 174, деятельность по проектированию зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом включает в себя разработку проектной документации на строительство, расширение, реконструкцию, капитальный ремонт и техническое перевооружение зданий и сооружений.
Составление сметы на перечисленные виды строительства выполняется в составе указанной деятельности, подлежащей лицензированию в установленном порядке.
Для составления сметы на текущий ремонт зданий и сооружений лицензия не требуется.
879. Подлежат ли лицензированию работы связанные с ремонтом мягкой кровли, ремонтом отопительных систем, полов, отделочных работ внутри жилых помещений и помещений принадлежащих организациям.
(Багданов Руслан Ринатович, 06.06.2005, 09:44:49)
Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2002 N174 «О лицензировании деятельности в области проектирования и строительства» утверждено Положение о лицензировании деятельности по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом.
Согласно утвержденному Положению деятельность по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом включает выполнение строительно-монтажных работ, в том числе общестроительных, отделочных, санитарно-технических, специальных и монтажных работ, а также выполнение работ по ремонту зданий и сооружений, пусконаладочных работ и функций заказчика-застройщика.
Указанным Положением установлено, что лицензированию подлежит деятельность юридических лиц независимо от организационно-правовой формы и индивидуальных предпринимателей при осуществлении строительства, расширения, реконструкции, капитального ремонта и технического перевооружения зданий и сооружений. Текущий ремонт зданий и сооружений лицензированию не подлежит.
893. Какие ремонтно-строительные работы не подлежат лицензированию?
(Кизенко Екатерина Борисовна, 24.06.2005, 06:08:38)
Ремонтные строительные работы, производимые на зданиях и сооружениях, находящихся в эксплуатации, за исключением капитального ремонта, Росстроем не лицензируются.
904. Необходима ли лицензия юридическому лицу для заключения договоров подряда на капитальный ремонт собственного здания?
(Цуканова Нина Алексеевна, 01.07.2005, 16:36:22)
Для заключения договоров подряда юридическому лицу следует иметь лицензию на осуществление деятельности на строительство зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом, предусматривающую возможность выполнения функций заказчика (застройщика) независимо от принадлежности объекта строительства или капитального ремонта, так как в его функции входит выполнение целого ряда обязанностей, требующих специального образования и квалификации.
Отправка отредактированного (12-12-06 14:05)
Источник
