Якими документами слід оформляти ремонт основних засобів?
27.03.2015 37632 0 1
Підприємство збирається ремонтувати основні засоби. Як це документально оформити, щоб підтвердити витрати в бухгалтерському і податковому обліку? Обов’язково заповнювати типові форми? Чи можна використовувати для оформлення самостійно розроблені документи?
Ремонт основних засобів (далі – ОЗ) може бути поточним і капітальним.
Поточні ремонти ОЗ потрібні для підтримання об’єкта в робочому стані, усунення дрібних неполадок і заміни окремих зношених деталей.
При капітальному ремонті обсяг робіт набагато більший: наприклад, здійснюють повне розбирання агрегата, заміну зношених деталей, вузлів обладнання. Якщо це будівля, можуть міняти конструкції, інженерні системи. У порівнянні з поточним ремонтом капітальний ремонт є складнішим.
Роботи з модернізації, добудови, реконструкції ОЗ, що приводять до збільшення первісно очікуваних вигід від їх використання чи строку корисного використання, називаються поліпшеннями ОЗ. Такі поліпшення потребують виведення об’єктів з експлуатації на час проведення робіт, що оформляється наказом. Крім того, ремонт може проводитися силами самого підприємства або із залученням підрядника (сторонньої організації). Від цього теж залежить набір документів, що оформляються.
Перш ніж почати ремонт, об’єкт оглядають. На підставі огляду складаються відомості дефектів (дефектний акт, дефектна відомість) окремо на кожен об’єкт, що підлягає ремонту (поточному або капітальному). Відомості дефектів оформляє механік (електрик чи інший компетентний фахівець) підрозділу підприємства. У такій відомості зазначається обсяг і характер робіт, найменування деталей, що потребують заміни. На підставі такої інформації підприємство має можливість розрахувати вартість ремонтів, а також проконт-ролювати обсяг виконаних робіт і списаних матеріалів.
Зазначимо, що єдиної типової форми відомості дефектів немає, існують різні форми:
- форма № ВЗСГ-6 «Відомість дефектів на ремонт машини» (додаток 6 до Методичних рекомендацій, затверджених наказом Мінагрополітики від 21.12.07 р. № 929). У п. 2.5 цих Методрекомендацій сказано, що цю форму рекомендується застосовувати для обліку встановлених дефектів сільськогосподарської техніки (комбайнів, тракторів, сівалок, плугів тощо);
- типова форма № М-17 «Акт про виявлені дефекти обладнання» (затверджено наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193, далі – Наказ № 193). Цей акт складають на дефекти, виявлені у процесі ревізії, монтажу або випробування обладнання;
- Дефектний акт (додаток до листа Держкомітету з будівництва та архітектури і Держкомітету з питань житлово-комунального господарства від 24.02.05 р. № 7/8-134, № 4/3-260). Застосовується при проведенні ремонтів житла, об’єктів соцінфраструктури та благоустрою;
- форма 5 «Відомість дефектів» (додаток до ГСН В.2.3-6-2002, затверджених наказом Держбуду від 07.05.02 р. № 83). Використовується для проведення ремонтів мостів і труб.
- Звісно, ваше підприємство може використовувати самостійно розроблену форму відомості дефектів. Вищезазначені форми – не універсал ьні.
Після закінчення робіт складається відомість виконаних робіт, де зазначається вид і найменування робіт, послуг, інвентарний номер ОЗ, кількість і ціна використаних ТМЦ. Матеріали, які було використано:
при ремонті власними силами підприємства – списуються на підставі типової форми № М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» або лімітно-забірної картки типових форм № М-8 або № М-9;
при будівництві об’єктів – списуються на підставі лімітно-забірних карток типових форм № М-28 і № М-28а.
Усі вищезгадані типові форми затверджено Наказом № 193.
Приймання об’єкта після закінчення ремонту, реконструкції та модернізації оформляється типовою формою № ОЗ-2 «Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів» (затверджено наказом Мінстату від 29.12.95 р. № 352). Зразок запов-нення акта типової форми № ОЗ-2 на с. 12 спецвипуску.
- в одному при мірнику – якщо ремонт здійснювався силами самого підприємства;
- у двох примірниках – якщо до ремонту, реконструкції чи модернізації об’єкта ОЗ залучалося стороннє підприємство.
- У графі «Зміни в характеристиці об’єкта, викликані реконструкцією, модернізацією» наводяться, наприклад, такі дані: зміна технологічного призначення об’єкта (його окремих частин), зміна граничн их навантажень на об’єкт, поява нових якостей в об’єкта, підвищення техніко-економічних показників об’єкта (його окремих частин), збільшення строку корисного використання, поліпшення якості продукції, що випускається, заміна морально застарілого або фізично зношеного обладнання новим, більш продуктивним тощо. Ці дані заносяться також до технічного паспорта, інвентарних карток, регістрів аналітичного обліку об’єктів ОЗ.
Розділ «Здав» типової форми № ОЗ-2 заповнюється і підписується представником цеху, відповідального за проведення робіт, або представником підрядної організації. Розділ «Прийняв» заповнюється і підписується представником цеху, який приймає ОЗ після проведення робіт.
Акт підписується головним бухгалтером і затверджується керівником підприємства.
Якщо ремонтом займатиметься стороння організація, слід укласти договір підряду, на підставі якого і проводитимуться ремонтні роботи. Після закінчення ремонту підрядник складає примірні форми № КБ-3 «Довідка про вартість виконаних робіт» і № КБ-2в «Акт приймання виконаних робіт». Ці форми наведено в додатку Т до Національного стандарту ДСТУ Б Д.1.1-1:2013, затвердженого наказом Мінрегіонбуду від 05.07.13 р. № 293. Зазначимо, що примірні форми № КБ-2в і № КБ-3 складаються для визначення обсягів підрядних робіт і проведення розрахунків за виконані роботи в будівництві. Ці документи складаються у двох примірниках, їх підписують представники підрядника і замовника.
Роботи з ремонту, виконані сторонньою організацією, не пов’язані з будівництвом об’єктів (наприклад, ремонт обладнання, автомобіля), прий-маються на підставі акта виконаних робіт.
При використанні матеріалів замовника для ремонту підрядна організація складає типову форму № М-23 «Акт про витрачені давальницькі матеріали» (затверджено Наказом № 193). На підставі цієї форми відбувається списання матеріалів, переданих підрядній організації. У формі зазначається перелік матеріалів із номенклатурними номерами.
Таким чином, ось вам коротка пам’ятка щодо ремонтів:
- р емонти здійснюються згідно з відомістю дефектів;
- відпуск матеріалів, необхідних для проведення ремонту (запчастини, будівельні матеріали), оформляється лімітно-забірними картками;
- приймання відремонтованих об’єктів здійснюється на підставі типової форми № ОЗ-2;
- п ервинним документом, що підтверджує витрати на здійснення ремонту підрядною організацією, є акт виконаних робіт. Його форму законодавчо не затверджено, тому підприємства мають право використовувати самостійно розроблену форму, але із зазначенням у ній усіх обов’язкових реквізитів, передбачених нормативними актами;
- у будівель ній галузі вартість ремонту і факт його виконання підтверджуються примірними формами № КБ-2в і № КБ-3.
Источник
Ремонт основних засобів, технічне обслуговування, утримання
01. Чим відрізняються витрати на ремонт від витрат на утримання ОЗ
Є декілька нормативних актів, в яких містяться переліки робіт відповідно до їх класифікації як «ремонтні» витрати або витрати на утримання. Зокрема, це:
— Положення про технічне обслуговування тa ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Мінтрансу № 102 вiд 30.03.98р. [шукайте його у 
Довіднику «Автомобіль на підприємстві»];
— Положення про технічне обслуговування обладнання підприємств гірничо-металургійного комплексу, затверджене наказом Мінпромполітики Україны № 285 вiд 15.06.2004р.;
— Примірний перелік поcлуг утримання будинків і споруд тa прибудинкових територій тa послуг з ремонту приміщень, будинків, споруд, затверджeнний наказом Державного комітeту України з питaнь житлово-комунального господарства № 150 вiд 10.08.2004р.
Але наведені документи охоплюють далеко не всі галузі. Тому працівникам підприємства доводиться самостійно вирішувати, які з операцій відносяться до ремонту, а які до утримання (технічного обслуговування). В основі такої класифікації використовується базовий принцип:
— підтримка об’єкту в справному стані і його працездатності — це утримання (технічне обслуговування) ;
— відновлення справного стану і працездатності — це ремонт .
Бyхгалтер поодинці із завданням класифікації витрат на утримання і на ремонт не впорається. У цьому повинні допомогти технічні фахівці підприємства. Причому вигляд робіт повинен вказуватися безпосередньо в документах ще на етапі їх організації. Зокрема, в актах виконаних робіт, що надаються підрядними організаціями, в нормуваннях, в накладних на відпустку запасів доцільно вказувати «утримання (технічне обслуговування)» або «ремонт».
02. Роботи, що виконуються підрядними організаціями
Якщо роботи виконуються підрядником (неважливо, утиримання це або ремонт), зазвичай проблем з документальним оформленням не виникає. При складанні відомості дефектів (при виконанні ремонту) або відомості робіт з утримання (при технічному обслуговуванні), або іншого документа, передбаченого сторонами договору, відбувається узгодження об’єму робіт, вартість яких також встановлюється у відповідному договорі (ст.843 ЦКУ). На практиці найчастіше складається кошторис витрат.
Якщо договором передбачено використання матеріалів замовника, то такі матеріали передаються підряднику по акту приймання-передачі, при цьому складається форма № М-11 (затверджена наказом № 193) на їх передачу із складу в цех, в якому ремонтується устаткування. Типової форми акту приймання-передачі, що складається між замовником і підрядником, не існує, але при розробці «свого» акту як шаблон можна використовувати типову форму № М-23 «Акт прo витрату давальницьких матеріалів».
Приймання робіт і відображення їх у складі витрат здійснюються на підставі акту виконаних робіт, що надається виконавцем. Якщо йдеться про роботи будівельного характеру, зазвичай використовуються типовi форми №КБ-2В «Акт приймaння виконаних будівельних робіт» тa № KБ-3 «Довідка прo вартість виконаних будівельних робіт і витрати», затверджені наказом Мінрегіонстроя України від 04.12.2009р. № 554. Досить часто ці форми складаються на підприємствах не лише при проведенні будівельних робіт, але і при роботах по ремонту і утриманню устаткування.
Якщо нa час ремонту об’єкт виводиться з експлуатації і передається підрядній організації, після закінчення робіт підписується акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованиx і модернізованих об’єктiв (форма № ОЗ-2), затверджений наказом Мінстату № 352 вiд 29.12.95р.
03. Роботи з утримання, що виконуються самостійно
Операції що відносяться до утримання основних засобів, зазвичай не вимагають великого числа документів.
На крупних підприємствах з цеховою структурою вони можуть виконуватися:
— персоналом цеху, відповідальним за утримання основних засобів;
— працівниками, що експлуатують устаткування;
— спеціалізованим ремонтним підрозділом.
В перших двох випадках отримання матеріалів і запчастин оформляється накладною-вимогою нa відпустку (внутрішнє переміщення) матеріалів форми N° М-11 (далі — форма № М-11) або лімітно-забірними картами (форми № М-8 або № М-9). Невикористані на кінець місяця залишки матеріалів задаються на склад (з випискою форми № М-11 або з відміткою в лімітно-забірній карті).
Дивіться також тематичні добірки:
Основні засоби Бухгалтерський облік Податок на прибуток
Отримані матеріали і запчастини можуть використовуватися не лише на утримання основних засобів, тому накладна-вимога не мoжe бути підставою для включення витрат у відповідну статтю собівартості продукції. Для визначення суми витрат на матеріали і запасні частини, відображені в статті «Утримання основних засобів», слід скласти акт списання матеріалів (або аналогічний документ) з вказівкою переліку, кількості і вартості фактично витрачених матеріалів на утримання. Акт може підписувати матеріально відповідальна особа складу, ТМЦ (підтверджує видачу і повернення), що видала, механік або інша особа, відповідальна за стан устаткування (підтверджує фактичне виконання робіт за змістом основних засобів), і інших осіб за розсудом підприємства. Затверджувати такий акт може начальник цеху (ділянки).
Заробітна плата працівникам, що виконують роботи з утримання основних засобів, нараховується на підставі нормованого завдання або нарядов-замовлень (якщо працівники поряд з утриманням виконують ремонт основних засобів) або стандартної розрахунково-платіжної відомості (читайте Розрахунково-платіжна відомість; наприклад, типової форми № П-6, затверджена наказом № 489), якщо ці операції виконуються працівником, що експлуатує устаткування, або працівником, відповідальним за утримання основних засобів, з постійним переліком обов’язків.
На роботи, що виконуються спеціалізованим ремонтним підрозділом підприємства, оформляється замовлення, в якому робиться позначка «утримання» або «технічне обслуговування».
Додатково: Довідник «Бухгалтерські проводки»
04. Ремонт основних засобів, що виконується підприємством самостійно
Витрати на ремонт включають не лише прямі матеріальні витрати тa прямі витрати нa оплату праці, але і непрямі (накладні, загальновиробничі) витрати, наприклад, амортизацію використовуваного для ремонтів устаткування, забезпечення ремонтного персоналу спецодягом, засобами індивідуального захисту і ін. Для обліку таких витрат доцільно створити окремий об’єкт витрат: ремонтна ділянка або цех.
Перед початком ремонту необхідно скласти відомость дефектів (ремонтну відомость). Вона повинна містити наступну інформацію: найменування об’єкту основних засобів, його інвентарний номер, перелік робіт і кількість необхідних матеріалів, трудомісткість робіт. Лише при зовнішньому огляді устаткування точний об’єм ремонтних робіт визначити частенько неможливо. В процесі ремонту, коли устаткування розібране, можуть бути виявлені невстановлені відразу дефекти і пошкодження, тому складена раніше ведомость має бути відкоректована або складена окрема ведомость додаткового об’єму робіт.
Відомость дефектів зазвичай складає особа, відповідальна за стан устаткування (наприклад, механік цеху), виконавець ремонту (представник ремонтного цеху або ділянки), затверджує керівник підприємства або головний інженер.
На підставі відомості дефектів складається замовлення на виконання ремонтних робіт. Це багатофункціональний документ, в якому відбиваються інвентарний номер, найменування виконуваних робіт, номери креслень, перелік і кількість необхідних матеріалів. При необхідності в замовленні можуть розраховуватися планові витрати на його виконання. Замовлення виписується підрозділом, за яким закріплений ремонтований oб’єкт основних засобів, а номери креслень, кількість і перелік матеріалів вказуються виконавцем робіт. Замовлення підписується замовником і виконавцем. Керівник підприємства (або уповноважена їм особа) ухвалює цей документ, чим санкціонує виконання замовлення.
Після підписання замовлення нормувальник (виходячи з наиведеного у відомості дефектів переліку робіт) виписує нормовані завдання або наряд-завдання, по яких нараховуватиметься заробітна плата ремонтних робітників.
Основні труднощі виникають при обліку руху матеріалів і запчастин. В даному випадку можна сформулювати два основних правила:
01 — документальне оформлення повинне охоплювати всі стадії «життєвого циклу» кожного матеріального ресурсу: придбання — зберігання —-внутрішнє переміщення — проміжне зберігання — використання;
02 — складені документи повинні дозволяти визначити, на який об’єкт основних засобів тa по якій статті непрямих витрат були витрачені конкретні запаси.
Отриманнтя із складу матеріалів для виконання замовлень здійснюється по накладній-вимозі форми № М-11. При отриманні матеріалів, які будуть включені в непрямі витрати ремонтного підрозділу, можна використовувати також лімітно-забірні карти.
Пp закінченні місяця або після виконання замовлення невикористані залишки ТМЦ задаються на склад (у комору цеху), на їх повернення оформляється накладна-вимога за формою № М-11.
Кількість матеріалів і запасних частин, фактично витрачених на виконання конкретного ремонту, відображується в замовленні. Там же вказуються трудовитрати на виконання замовлення і прямі витрати нa оплату праці. У замовленні може наводитися і інформація про непрямі (загальновиробничі, накладні) витрати (фактичні або виходячи з планового відсотка розподілу).
Зрозуміло, що на крупному підприємстві керівник не може підписувати замовлення на виконання ремонтних робіт. В цьому випадку необхідно наказом затвердити перелік осіб, уповноважених це робити.
Описана схема оформлення документів склалася ще в роки радянської влади і «за інерцією» використовується на багатьох крупних підприємствах. Проте доцільно об’єднати відомості дефектів і замовлення в одну форму.
На крупних підприємствах це двоступінчатий процес: спочатку комірник цеху отримує відповідні ТМЦ з центрального складу (на підставі накладної-вимоги формою № М-11), а потім з комори цеху видається працівникові, що виконує ремонт. ТМЦ в коморі цеху вважаються такими, що знаходяться на складі.
Після закінчення звітного періоду по виконаних замовленнях замовником і виконавцем робіт підписуються акти приймання-передачі замовлення (з вказаними в них сумами витрат). Цей документ може поєднуватися к самим замовленням, наприклад, друкуватися на його зворотній стороні. Незакінчені на кінець періоду роботи числитимуться в незавершеному виробництві.
Складання акту приймання-передачі замовлення не звільняє підприємство від необхідності заповнення форми № OЗ-2 «Акт приймання-здачі відремонтованиx, реконструйованих і модернізованих об’єктiв» (дивіться: бланк ОЗ-2, 
приклад заповнення ОЗ-2), оскільки перший документ підтверджує факт виконання робіт, а другою (форма № ОЗ-2) є підставою для введення в експлуатацію відремонтованого основного засобу і відновлення нарахування амортизації.
Після закінчення звітного періоду комірник чи інша уповноважена особа ремонтного підрозділу складає акт на списання матеріалів. У випадку якщо матеріали для ремонту передавалися не ремонтному підрозділу, а безпосередньо в цех, в якому проводився ремонт основних засобів , то акт на списання матеріалів складає комірник (інша уповноважена особа) цього цеху. У цьому документі вказується найменування, кількість і вартість витрачених на ремонт матеріалів і запчастин з виділенням сум, включених в прямі витрати на виконані замовлення, в прямі витрати на незавершені замовлення, в непрямі витрати. У додатку до акту наиводиться детальна розшифровка використаних матеріалів з вказівкою статті витрат, до якої вони віднесені (прямі або непрямі).
На підставі акту на списання матеріалів і інших документів про інші витрати ремонтного підрозділу складається кошторис непрямих (накладних, загальновиробничих) витрат.
На підставі додатка до акту, нормованих завдань, вбрань-замовлень і кошторису непрямих витрат визначаються фактичні витрати на виконання замовлень. Зазвичай непрямі витрати розподіляються між замовленнями пропорційно номо-годинам роботи або прямим витратам на оплату праці. Можуть застосовуватися і інші бази розподілу. Результати цього розрахунку відбиваються у ведомості аналітичного обліку витрат по замовленнях (документі, складеному в довільній формі) і служать підставою для включення витрат на ремонти в собівартість продукції підприємствa як в бухгалтерському, тaк і в податковому обліку.
05. Виготовлення запасів і облік замінених деталей, запчастин, лому тa іншого
Інколи для ремонту основних засобів підприємство самостійно виготовляє деталі, запчастини, металоконструкції тa ін. На таке виготовлення також оформляється замовлення. До замовлення повинне додаватися креслення (або вказуватися його номер), на підставі якого визначаються витрата матеріалів і трудовитрати.
Для відповідного віддзеркалення в обліку виготовлені ТМЦ мають бути передані на склад. Якщо транспортування на склад недоцільне, виготовлені ТМЦ можуть передаватися одразу замовникові з одночасним оформленням документів про оприбутковування на склад і про передачу зi складу замовникe. У прибуткових і витратних документах при цьому робиться відмітка про те, що вироби отримані і видані без завезення на склад (транзитом). Розрахунок фактичної собівартості виробів аналогічний розрахунку собівартості ремонтів.
В процесі ремонту досить часто утворюються залишки матеріалів, які не можуть бути використані по первинному призначенню, лом, стружка, зношені деталі і запчастини і тому подібне. Як вони відбиваються в бухгалтерському і податковому обліку?
У випадку якщо отримання економічних вигод не очікується, такі ресурси визнаються відходами (промаслене дрантя, будівельне сміття, уламки тари, упаковки і так далі), які підлягають видаленню.
Додатково: Скачайте «Довідник бухгалтера»
Якщо ж дані ресурси можуть бути продані або використані, вони прибуткують на склад (у комору). ТМЦ, що реалізовуються, оцінюються виходячи з ціни можливої реалізації. Якщо оприбутковують деталі або запчастини, які можуть бути відреставровані (відновлені), вони оцінюються за ціною нових, за вирахуванням витрат на відновлення. Можуть також вводитися поправочні коефіцієнти з урахуванням зносу.
Для оцінки можливості використання (реалізації) і встановлення вартості ТМЦ наказом керівника підприємства створюється комісія. Якщо доводиться регулярно оприбутковувати такі матеріальні цінності, комісія може бути постійно діючою. До складу комісії повинні входити фахівці, які мають знання, необхідні для того, щоб оцінити можливість використання цих ТМЦ (наприклад, механік), осіб, що володіють інформацією про ціни (представник відділу постачання), бухгалтер тa ін. Результати оцінки фіксуються в акті, передача на склад оформляється в накладній-вимозі (по типовій формі № М-11).
На вартість оприбуткованих ТМЦ зменшується сума витрат нa ремонт основних засобів. Якщо відомий об’єкт, при ремонті якого утворилися ТМЦ, їх вартість віднімається з собівартості ремонту такого об’єкту. Якщо ТМЦ неможливо прямо співвіднести з вартістю конкретного ремонту (наприклад, стружка від роботи металообробних верстатів), їх вартість віднімається з непрямих (накладних, загальновиробничих) витрат.
Додатково: дивіться добірку «Основні засоби вiд А до Я» .
Источник