Ремонт принтера статья затрат

Ремонт офисной техники — о дымящемся принтере и расплавленной клавиатуре

Жизнь в офисе постоянно кипит — создаются и печатаются документы, делаются ксерокопии, пачки бумаги распаковываются одна за другой, гудит притер и плавится клавиатура. И обычно в самый неподходящий момент что-то ломается. Ничто не вечно, в том числе офисная техника, испытывающая повышенные нагрузки. Затраты на ремонт офисной техники необходимо отразить в бухгалтерском и налоговом учете. Для отражения расходов не обойтись без оформления первичных документов. Как это правильно сделать, разберемся в этой статье.

Ремонт или модернизация

Первое, что нужно сделать – определить модернизируют или ремонтируют основное средство. Учет этих двух процессов происходит по-разному, и важно знать, чем они отличаются. Если вместо сломанных запчастей ставятся точно такие же новые, это однозначно ремонт. Но в офисной технике (особенно в компьютерах) часто детали заменяют на другие. Как определить, не произошла ли модернизация?

Ремонт подразумевает починку техники с целью восстановления ее первоначальных технических характеристик. В случае проведения модернизации свойства техники улучшаются.

Предположим, у сотрудника сломался компьютер. Его отнесли на ремонт системному администратору. У сисадмина не было деталей, идентичных исходным, и он заменил их на другие. В результате этого увеличился объем памяти компьютера. Несмотря на то, что изначально технике требовался просто ремонт, в процессе починки произошла модернизация. И расходы уже нельзя признать расходами на ремонт офисной техники.

Документы

Чтобы иметь право принять в расход затраты на ремонт, компания должна оформить документы. Прежде всего, руководитель компании должен издать приказ о проведении ремонта неисправного основного средства.

Для того, чтобы подтвердить, что технике требуется ремонт, нужно составить дефектную ведомость. Форму вы можете разработать по собственному усмотрению (и не забудьте утвердить ее в учетной политике). В ведомости должно быть указано:

— данные основного средства (наименование, марка, инвентарный номер ОС),

— сведения о поломке. По возможности укажите, что именно неисправно, или опишите, в чем заключается проблема с техникой,

— что нужно сделать с техникой, чтобы она заработала. Укажите, какие детали необходимо заменить.

Данный документ заполняется и подписывается комиссией, в которую должны входить: сотрудник подразделения, в котором сломалась техника, специалист по ремонту (если в компании нет такого работника, пригласите представителя ремонтной организации), сотрудник бухгалтерии.

При выполнении починки собственными силами желательно составить график и план проведения ремонта, а также смету расходов. Если технику ремонтируют не на том месте, где она всегда стоит, а переносят в другое подразделение, следует также оформить акт на внутреннее перемещение по форме ОС-2. После проведения ремонтных работ компания должна составить акт по форме ОС-3. Если для ремонта закупались детали, вам также понадобятся накладные, счета-фактуры, товарные чеки от продавца, чтобы принять в расход понесенные затраты. Передача материалов в ремонт оформляется требованием-накладной или лимитно-заборными картами.

Если ремонт офисной техники будет проводиться сторонней организацией, вам следует получить у подрядчика акт выполненных работ и счет-фактуру (если подрядчик является плательщиком НДС). ОС-3 при этом также составляется. Ее оформляет заказчик, а представитель компании, которая осуществляла ремонт, ставит на ней свою подпись. Если основное средство перевозилось из офиса в ремонтную мастерскую, а потом обратно, следует составить акты о перемещении офисной техники.

После завершения ремонта сведения о проведенных действиях заносятся в инвентарную карточку основного средства (форма ОС-6).

Бухгалтерский учет

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 60 – отражены расходы на ремонт сторонней организацией,

Д 10 К 60 – куплены детали для ремонта техники,

Д 19 К 60 – отражен НДС с услуг по ремонту, покупке запчастей и т.д. (на каждое событие отдельная проводка),

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 10 – стоимость деталей списана в расход после ремонта ОС,

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 70 – начислена зарплата за осуществление ремонта ОС,

Налоговый учет

Налог на прибыль

Расходы на ремонт офисной техники признаются при расчете налога на прибыль в момент фактического осуществления таких расходов (п. 1 ст. 260 НК РФ), т.е. когда сделан ремонт, оформлен ОС-3 и получен акт выполненных работ, если ремонт производила сторонняя организация.

Компании, применяющие УСН с объектом «доходы – расходы», имеют право признать расход по объекту основных средств (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), когда выполнены 2 условия:

— ремонт произведен и учтен,

— ремонтные работы оплачены.

Пример 1

ООО «Лютик» занимается торговлей покупными товарами и находится на ОСНО. 1 августа в компании сломался компьютер, и 5 августа фирма пригласила подрядчика для ремонта техники в свой офис. Стоимость работ составила 2000 руб., в т.ч. НДС 305,08 руб. 5 августа компьютер был починен, все необходимые документы оформлены. ООО «Лютик» оплатило расходы по ремонту 1 сентября.

5 августа в бухгалтерском учете компания сделает следующие проводки:

Д 44 К 60 – 1694,92 руб. – стоимость ремонтных работ отнесена на расходы,

Д 19 К 60 – учтен НДС с ремонтных работ.

Пример 2

Рассмотрим ситуацию, когда ООО «Лютик» применяет УСН «Доходы — расходы».

Д 44 К 60 – 2000 руб. (т.к. компания находится на УСН, «входной» НДС принимается в расход).

Расход в налоговом учете будет признан 1 сентября в момент совершения оплаты услуг.

О бухгалтерском учете ремонта основных средств можно прочитать здесь.

Про учет основных средств на ЕНВД написано тут.

Источник

Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Работу любой фирмы или офиса в настоящее время сложно представить без офисной техники. В данной статье рассмотрим порядок отражения операций, связанных с расходами по приобретению и списанию картриджей и по их заправке в бухгалтерском учете и в целях налогообложения. Сначала рассмотрим порядок отражения операций по приобретению и списанию картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Документальное оформление

Приемка и оприходование картриджей

Согласно п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование картриджей оформляют приходным ордером по форме N М-4.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Картриджи принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).

Списание картриджей

Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.

Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.

Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.

При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

Бухгалтерский учет

Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная поставщиком картриджа, принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия картриджа к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость картриджей учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организация приобрела картриджи на сумму 17 700 руб., в том числе НДС — 2700 руб.

Материалы поступили в организацию в полном объеме.

Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура.

Материалы оплачены безналичным путем.

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10.9 Кредит 60

— 15 000 руб. — поступили материалы (оформлен приходный ордер по форме N М-4);

Дебет 19 Кредит 60

— 2700 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 51

— 17 700 руб. — оплачены материалы с расчетного;

Дебет 68 Кредит 19

— 2700 руб. — входной НДС принят к вычету;

Дебет 26 (44) Кредит 10.9

— 15 000 руб. — картриджи переданы в эксплуатацию (оформлен документ требование-накладная по форме N М-11).

Для целей налогообложения прибыли стоимость картриджей, переданных в производство, учтена Организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Теперь рассмотрим порядок отражения операций по заправке картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Заправка картриджей

Бухгалтерский учет

В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).

Работнику производственной организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной организации.

Работником в этот же день в бухгалтерию организации представлены авансовый отчет и документы, подтверждающие заправку картриджа (акт приемки — сдачи работ, счет — фактура), на сумму 11 800 руб. (включая НДС 1 800 руб.)

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Источник

Учет оргтехники и расходов по ее содержанию

«Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 5

На сегодняшний день нельзя представить ни одну бухгалтерию без использования организационной техники (далее — оргтехника). Оргтехника представляет собой совокупность технических средств, призванных механизировать и автоматизировать управленческие и офисные работы. К этим средствам относятся копировальные аппараты, сканеры, принтеры, факсы и прочее. Применение оргтехники способствует повышению производительности труда и эффективности управленческой деятельности. В данной статье рассмотрим порядок учета объектов оргтехники и расходов на ее содержание.

По своему предназначению оргтехника разделяется на следующие группы:

1. средства копирования и оперативного размножения документов. Сюда относятся копировальные аппараты, сканеры, принтеры;
2. средства обработки документов. В эту группу входят сортировальное оборудование, бумагорезательное оборудование, уничтожители документов;
3. средства оперативно-технологической и производственной связи. К этой группе относятся АТС, мини-АТС, административно-диспетчерские устройства, устройства громкоговорящей связи;
4. средства вычислительной техники и передачи информации. К ним относятся компьютеры, устройства вывода и ввода, средства передачи данных.

Бухгалтерский учет оргтехники

Согласно ОКОФ большинство объектов оргтехники относится к средствам механизации и автоматизации управленческого труда (код 14 3010000). Объектом классификации оргтехники считается каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

Как правило, срок полезного использования предметов оргтехники составляет больше года, поэтому согласно п. 38 Инструкции N 157н их следует учитывать в составе основных средств на счете 0 101 04 000 «Машины и оборудование».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Принимаются к учету объекты оргтехники по первоначальной стоимости, которой признается сумма фактических вложений в их приобретение, с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками (кроме их приобретения в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ) (п. 23 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. 47 Инструкции N 157н в целях определения первоначальной стоимости объекта оргтехники при ее приобретении за плату к фактическим вложениям относятся:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением (созданием, изготовлением) объекта основного средства;
• регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с приобретением (созданием, изготовлением) объекта основного средства;
• таможенные пошлины, таможенные сборы и иные аналогичные платежи, связанные с приобретением (с уступкой) имущественных прав правообладателя;
• суммы вознаграждений, уплачиваемых посреднической организации, через которую приобретен объект основного средства;
• затраты на доставку объекта основного средства до места его использования;
• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта основного средства, включая проценты по займам на их приобретение (создание), затраты по договору лизинга.

Закупка оргтехники осуществляется в соответствии с Федеральными законами N N 44-ФЗ и 223-ФЗ .

Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Отметим, что принятие к учету объектов основных средств ранее отражалось в бухгалтерском учете на основании оформленного акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001). В связи с принятием Приказа Минфина России N 52н вместо данной формы акта учреждения применяют акт приема-передачи (ф. 0504101). При этом в Методических указаниях по применению первичных документов, утвержденных этим же Приказом, отмечено, что новый акт не составляется при осуществлении операций по приобретению основных средств, если иное не установлено учетной политикой учреждения. Таким образом, теперь для того, чтобы отразить принятие оргтехники к учету, такой акт оформлять не обязательно.

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (находится на регистрации в Минюсте). С принятием такого Приказа утрачивает силу Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н с одноименным названием.

В то же время Приказом Минфина России N 52н введен дополнительный первичный документ — приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), который составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений). Такой приходный ордер служит основанием для принятия объекта к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения.

Начиная с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия к бухгалтерскому учету, на объекты оргтехники ежемесячно начисляется амортизация до полного погашения стоимости этих объектов либо их выбытия (п. 86 Инструкции N 157н). Для отражения начисленных амортизационных отчислений в данном случае применяются соответствующие аналитические счета счета 0 104 04 000 «Амортизация машин и оборудования».

Пример 1. По договору с поставщиком бюджетное учреждение культуры приобрело многофункциональное устройство (МФУ) (включает в себя принтер, сканер и копировальный аппарат) стоимостью 40 000 руб. за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. Отдельно (не включены в стоимость МФУ) в договоре выделены расходы на доставку в сумме 500 руб. Для установки, подключения и привязки к локальной сети был приглашен специалист из технического центра. Стоимость его услуг составила 3000 руб. Срок полезного использования МФУ равен пяти годам (60 мес.). Устройство отнесено к иному движимому имуществу учреждения. Сумма ежемесячных амортизационных отчислений согласно учетной политике включается в состав общехозяйственных расходов.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Источник