Ремонт служебного автомобиля за свой счет

Автомобиль казенного учреждения сломался на трассе: правовые последствия и учетные решения

«Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2014, N 7

Банальная ситуация — поломка автомобиля в результате ДТП или внутренних неисправностей нередко вызывает вопросы у практикующих специалистов. В настоящей публикации анализируются особенности бюджетного учета последствий такой ситуации и даются ответы на типичные вопросы бухгалтеров казенных учреждений.

Эвакуация поврежденного автомобиля

Эвакуация транспортного средства может понадобиться в различных ситуациях, и все они связаны со значительными поломками, когда своими силами приехать к месту назначения нет возможности.

В такой ситуации возникают дополнительные расходы у учреждения — производится оплата в пользу исполнителя работ по эвакуации. Крайне важно при этом правильно выбрать нужную статью (подстатью) КОСГУ для классификации расходов. Дело в том, что проведение кассовых расходов получателями бюджетных средств по статьям (подстатьям) КОСГУ, которые не соответствуют их экономическому содержанию, может быть квалифицировано как нецелевое использование бюджетных средств. Это следует из норм п. 1 ст. 306.4 БК РФ.

В настоящее время порядок применения статей (подстатей) КОСГУ установлен в разд. V Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н). При применении данного документа в рассматриваемой ситуации нужно прежде всего исходить из того, в рамках какого договора осуществляется эвакуация. При этом возможно возникновение двух ситуаций, которые в учете необходимо отражать по-разному.

Первая ситуация — с исполнителем заключен договор перевозки. В таком случае расходы следует отразить по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ. В учете казенного учреждения при осуществлении оплаты в пределах лимитов бюджетных обязательств на текущий финансовый год необходимо сделать следующие проводки:

Отражены принятые бюджетные обязательства по договору на оказание услуг по перевозке автомобиля

Отражены затраты по эвакуации автомобиля

Отражены принятые денежные обязательства по оплате договора на оказание услуг по перевозке автомобиля

Оплачены услуги по эвакуации автомобиля

Вторая ситуация — эвакуация транспортного средства проводится в рамках договора на проведение ремонта. В таком случае все действия исполнителя (в том числе эвакуация) включаются в единый комплекс работ. Расходы следует отразить по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ. В учете казенного учреждения делаются следующие проводки:

Учтены затраты на ремонт автомобиля

Оплачено производство работ

В данном случае для упрощения изложения мы не рассматриваем записи по санкционированию расходов бюджета, однако соответствующие бухгалтерские записи в практической работе отражению подлежат.

На практике часто возникает вопрос, как верно определить экономическое содержание операции, если наименование договора с исполнителем сформулировано не совсем четко или же содержит ошибки. В этом случае нужно руководствоваться текстом договора (с обязательным сопоставлением его условий) и нормами гражданского законодательства, посвященными разновидностям отдельных видов договоров.

Так, в соответствии с п. 1 ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату. В случае же эвакуации в рамках ремонта заключается договор, по своему экономическому содержанию близкий к договору подряда: когда одна сторона — подрядчик выполняет за плату работы для другой стороны — заказчика (ст. 702 ГК РФ).

Поскольку в настоящей статье прежде всего рассматривается ситуация поломки автомобиля на трассе, чаще всего речь идет о договоре перевозки (оказания транспортных услуг). Ведь в данном случае требуется оперативно эвакуировать автомобиль.

Напомним, что при заключении договора казенному учреждению необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Федеральный закон N 44-ФЗ). Однако, как правило, цена рассматриваемых договоров незначительна. В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ закупка товара (работы, услуги) возможна на сумму, не превышающую 100 000 руб., без проведения торгов, если совокупный годовой объем таких закупок не превышает 5%-ного размера средств от общего объема закупок по плану-графику и составляет не более чем 50 млн руб. в год.

Оплата сотрудником ремонта

Практика нередко расходится с тем порядком, который предполагается в нормативно-правовых документах. Если автомобиль учреждения сломался на трассе и поручение, которое было выдано водителю работодателем, не выполнено, сотрудник может организовать доставку транспортного средства к ремонтной мастерской (например, с использованием буксировки) и самостоятельно, оплатив стоимость запчастей и мелкого ремонта, а затем двинуться дальше к месту назначения. Разумеется, в данной ситуации сотрудник надеется получить возмещение своих расходов от работодателя.

Важно понимать следующее. Положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения должны быть отражены определенные учетные операции. На основании заявления работника о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном законом порядке.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Поэтому ситуация с оплатой сотрудником соответствующих товаров, работ, услуг за свой счет до согласования с работодателем крайне нежелательна. Об осуществлении расходов стоит проинформировать работников казенного учреждения.

Поломка машины в пути к месту командировки

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Действующее законодательство РФ не ограничивает выбор вида транспорта для проезда к месту командировки и обратно. Поэтому вполне возможен такой вариант организации проезда командированного сотрудника, как использование служебного автомобиля. Если автомобиль сломался при движении к месту командирования или обратно, необходимо принимать во внимание правовые последствия данной ситуации.

Во-первых, речь идет о последствиях в сфере регулирования трудового права. Из-за поломки автомобиля командированный сотрудник не сможет своевременно добраться к месту назначения. Важно учитывать, что срок командировки при этом автоматически продлевается.

За время вынужденной задержки работодатель обязан выплатить сотруднику суточные по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке. Это следует из п. п. 11, 17 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749).

Кроме того, работодатель обязан начислить сотруднику зарплату в размере среднего дневного заработка за рабочие дни по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения N 749).

Важно, чтобы факт поломки автомобиля (который собственно и вызвал задержку в пути) был документально подтвержден, например документами, которые сотрудник ГИБДД оформляет на месте ДТП, если поломка автомобиля связана с дорожно-транспортным происшествием.

Еще одна группа последствий поломки автомобиля на трассе во время следования по поручению в рамках командировки связана с выплатами по социальному страхованию. Если в результате ДТП пострадал сам командированный сотрудник и по окончании командировки он предъявил в бухгалтерию работодателя листок нетрудоспособности, необходимо учитывать, что за период болезни сотруднику нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности.

Хотелось бы обратить внимание читателей на следующие существенные обстоятельства.

Вызвавшее повреждение здоровья сотрудника ДТП в момент следования к месту командировки и обратно следует расценивать как несчастный случай на производстве.

Начиная с 08.04.2013 пособие по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве выплачивается за весь период временной нетрудоспособности застрахованного до его выздоровления или установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности в размере 100% его среднего заработка, исчисленного в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

При назначении и выплате пособия применяются правила, установленные ст. ст. 8, 9, 12, 13, 14 и 15 Федерального закона N 255-ФЗ (в части, не противоречащей Федеральному закону N 125-ФЗ). Иные нормы Федерального закона N 255-ФЗ не применяются. То есть, например, если ДТП было связано с нахождением сотрудника в состоянии опьянения, пособие подлежит снижению до МРОТ в расчете на полный календарный месяц, поскольку нормы о снижении размера пособия по временной нетрудоспособности предусмотрены ст. 8 Федерального закона N 255-ФЗ.

Средний заработок сверх пособия за дни болезни не начисляется. Суточные же выплатить необходимо. Такие правила установлены п. 25 Положения N 749.

Замена запчастей

После эвакуации автомобиля с трассы возникает необходимость заменить неисправные детали. В предыдущих разделах мы уже затрагивали вопрос учета затрат на ремонт автомобиля. В данном же разделе мы остановимся на более узком аспекте — произведение замены неисправных запчастей.

Необходимо понимать, что порядок документального оформления и отражения в бухучете указанной хозяйственной ситуации зависит от того, производит казенное учреждение замену запчастей собственными силами или с привлечением сторонних исполнителей.

Запчасти для автомобиля учитываются в составе материальных запасов. Списание запчастей при ремонте автомобиля собственными силами следует отразить проводками:

Источник

Особенности бухгалтерского учета ремонта автомобиля

Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Вопрос: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на текущий ремонт автомобиля, полученного по договору аренды без экипажа, произведенный вспомогательным производством организации?
Затраты на текущий ремонт автомобиля составили 40 000 руб. (в том числе материалы, заработная плата работников, страховые взносы). В месяце завершения ремонтных работ использованные материалы стоимостью 24 000 руб. полностью оплачены, а заработная плата и страховые взносы оплачены в следующем месяце. Автомобиль используется в основном производстве организации. Резерв на ремонт основных средств (ОС) для целей налогообложения прибыли организацией не создавался. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на последнее число каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Вопрос: Организация на ОСН приобрела в лизинг автомобиль. В январе произошло ДТП не по вине лизингополучателя, в результате которого автомобиль не подлежит ремонту. Можно ли учесть лизинговые платежи с января по июль до окончания срока лизинга в составе расходов по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Вопрос: Как отразить в учете организации-дилера проведение гарантийного ремонта проданных автомобилей (приобретенных у дистрибьютора), если затраты на ремонт возмещаются дистрибьютором в размере понесенных расходов? Организация признает оценочное обязательство в связи с необходимостью проведения гарантийного ремонта в бухгалтерском учете, но оно уже полностью использовано ранее, и произведенные расходы им не покрываются. В налоговом учете резерв на гарантийный ремонт не создается.
Стоимость проведенного гарантийного ремонта составила 52 000 руб. (в том числе стоимость запчастей — 20 000 руб. (без НДС), сумма НДС, ранее принятого к вычету при их приобретении, — 4 000 руб.). Отчет о стоимости выполненных работ и использованных запчастей направлен дистрибьютору. Возмещение получено на расчетный счет в том отчетном периоде, в котором произведен гарантийный ремонт.
Посмотреть ответ

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 51 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

В каком размере организация-арендодатель может учесть для целей налога на прибыль расходы на ремонт застрахованного автомобиля, переданного в аренду (п. 1 ст. 260 НК РФ)?

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.

Источник