Счет за ремонт принтера

Ремонт офисной техники — о дымящемся принтере и расплавленной клавиатуре

Жизнь в офисе постоянно кипит — создаются и печатаются документы, делаются ксерокопии, пачки бумаги распаковываются одна за другой, гудит притер и плавится клавиатура. И обычно в самый неподходящий момент что-то ломается. Ничто не вечно, в том числе офисная техника, испытывающая повышенные нагрузки. Затраты на ремонт офисной техники необходимо отразить в бухгалтерском и налоговом учете. Для отражения расходов не обойтись без оформления первичных документов. Как это правильно сделать, разберемся в этой статье.

Ремонт или модернизация

Первое, что нужно сделать – определить модернизируют или ремонтируют основное средство. Учет этих двух процессов происходит по-разному, и важно знать, чем они отличаются. Если вместо сломанных запчастей ставятся точно такие же новые, это однозначно ремонт. Но в офисной технике (особенно в компьютерах) часто детали заменяют на другие. Как определить, не произошла ли модернизация?

Ремонт подразумевает починку техники с целью восстановления ее первоначальных технических характеристик. В случае проведения модернизации свойства техники улучшаются.

Предположим, у сотрудника сломался компьютер. Его отнесли на ремонт системному администратору. У сисадмина не было деталей, идентичных исходным, и он заменил их на другие. В результате этого увеличился объем памяти компьютера. Несмотря на то, что изначально технике требовался просто ремонт, в процессе починки произошла модернизация. И расходы уже нельзя признать расходами на ремонт офисной техники.

Документы

Чтобы иметь право принять в расход затраты на ремонт, компания должна оформить документы. Прежде всего, руководитель компании должен издать приказ о проведении ремонта неисправного основного средства.

Для того, чтобы подтвердить, что технике требуется ремонт, нужно составить дефектную ведомость. Форму вы можете разработать по собственному усмотрению (и не забудьте утвердить ее в учетной политике). В ведомости должно быть указано:

— данные основного средства (наименование, марка, инвентарный номер ОС),

— сведения о поломке. По возможности укажите, что именно неисправно, или опишите, в чем заключается проблема с техникой,

— что нужно сделать с техникой, чтобы она заработала. Укажите, какие детали необходимо заменить.

Данный документ заполняется и подписывается комиссией, в которую должны входить: сотрудник подразделения, в котором сломалась техника, специалист по ремонту (если в компании нет такого работника, пригласите представителя ремонтной организации), сотрудник бухгалтерии.

При выполнении починки собственными силами желательно составить график и план проведения ремонта, а также смету расходов. Если технику ремонтируют не на том месте, где она всегда стоит, а переносят в другое подразделение, следует также оформить акт на внутреннее перемещение по форме ОС-2. После проведения ремонтных работ компания должна составить акт по форме ОС-3. Если для ремонта закупались детали, вам также понадобятся накладные, счета-фактуры, товарные чеки от продавца, чтобы принять в расход понесенные затраты. Передача материалов в ремонт оформляется требованием-накладной или лимитно-заборными картами.

Если ремонт офисной техники будет проводиться сторонней организацией, вам следует получить у подрядчика акт выполненных работ и счет-фактуру (если подрядчик является плательщиком НДС). ОС-3 при этом также составляется. Ее оформляет заказчик, а представитель компании, которая осуществляла ремонт, ставит на ней свою подпись. Если основное средство перевозилось из офиса в ремонтную мастерскую, а потом обратно, следует составить акты о перемещении офисной техники.

После завершения ремонта сведения о проведенных действиях заносятся в инвентарную карточку основного средства (форма ОС-6).

Бухгалтерский учет

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 60 – отражены расходы на ремонт сторонней организацией,

Д 10 К 60 – куплены детали для ремонта техники,

Д 19 К 60 – отражен НДС с услуг по ремонту, покупке запчастей и т.д. (на каждое событие отдельная проводка),

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 10 – стоимость деталей списана в расход после ремонта ОС,

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 70 – начислена зарплата за осуществление ремонта ОС,

Налоговый учет

Налог на прибыль

Расходы на ремонт офисной техники признаются при расчете налога на прибыль в момент фактического осуществления таких расходов (п. 1 ст. 260 НК РФ), т.е. когда сделан ремонт, оформлен ОС-3 и получен акт выполненных работ, если ремонт производила сторонняя организация.

Компании, применяющие УСН с объектом «доходы – расходы», имеют право признать расход по объекту основных средств (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), когда выполнены 2 условия:

— ремонт произведен и учтен,

— ремонтные работы оплачены.

Пример 1

ООО «Лютик» занимается торговлей покупными товарами и находится на ОСНО. 1 августа в компании сломался компьютер, и 5 августа фирма пригласила подрядчика для ремонта техники в свой офис. Стоимость работ составила 2000 руб., в т.ч. НДС 305,08 руб. 5 августа компьютер был починен, все необходимые документы оформлены. ООО «Лютик» оплатило расходы по ремонту 1 сентября.

5 августа в бухгалтерском учете компания сделает следующие проводки:

Д 44 К 60 – 1694,92 руб. – стоимость ремонтных работ отнесена на расходы,

Д 19 К 60 – учтен НДС с ремонтных работ.

Пример 2

Рассмотрим ситуацию, когда ООО «Лютик» применяет УСН «Доходы — расходы».

Д 44 К 60 – 2000 руб. (т.к. компания находится на УСН, «входной» НДС принимается в расход).

Расход в налоговом учете будет признан 1 сентября в момент совершения оплаты услуг.

О бухгалтерском учете ремонта основных средств можно прочитать здесь.

Про учет основных средств на ЕНВД написано тут.

Источник

Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Работу любой фирмы или офиса в настоящее время сложно представить без офисной техники. В данной статье рассмотрим порядок отражения операций, связанных с расходами по приобретению и списанию картриджей и по их заправке в бухгалтерском учете и в целях налогообложения. Сначала рассмотрим порядок отражения операций по приобретению и списанию картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Документальное оформление

Приемка и оприходование картриджей

Согласно п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование картриджей оформляют приходным ордером по форме N М-4.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Картриджи принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).

Списание картриджей

Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.

Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.

Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.

При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

Бухгалтерский учет

Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная поставщиком картриджа, принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия картриджа к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость картриджей учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организация приобрела картриджи на сумму 17 700 руб., в том числе НДС — 2700 руб.

Материалы поступили в организацию в полном объеме.

Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура.

Материалы оплачены безналичным путем.

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10.9 Кредит 60

— 15 000 руб. — поступили материалы (оформлен приходный ордер по форме N М-4);

Дебет 19 Кредит 60

— 2700 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 51

— 17 700 руб. — оплачены материалы с расчетного;

Дебет 68 Кредит 19

— 2700 руб. — входной НДС принят к вычету;

Дебет 26 (44) Кредит 10.9

— 15 000 руб. — картриджи переданы в эксплуатацию (оформлен документ требование-накладная по форме N М-11).

Для целей налогообложения прибыли стоимость картриджей, переданных в производство, учтена Организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Теперь рассмотрим порядок отражения операций по заправке картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Заправка картриджей

Бухгалтерский учет

В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).

Работнику производственной организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной организации.

Работником в этот же день в бухгалтерию организации представлены авансовый отчет и документы, подтверждающие заправку картриджа (акт приемки — сдачи работ, счет — фактура), на сумму 11 800 руб. (включая НДС 1 800 руб.)

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Источник

Порядок отнесения затрат на ремонт и модернизацию компьютеров и другой оргтехники

Опубликовано в номере: Консультант бухгалтера №4 / 2004

В настоящее время производственная и хозяйственная деятельность любой организации неразрывно связана с использованием компьютерной техники и оргтехники. Применение данной техники требует осуществления расходов на ее содержание и ремонт, а с течением времени также и на модернизацию. В каждом случае при производстве таких расходов необходимо учитывать положения законодательства о порядке их отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Как правило, в комплект компьютерной техники входят процессор, монитор, принтер, мышь, клавиатура. В приобретаемый организацией комплект могут также включаться модемы, сканеры, лицензионное программное обеспечение и др.

Так как срок использования большинства из указанных выше предметов составляет свыше 12 календарных месяцев, то согласно ПБУ 6/01, каждый из них должен быть отражен в составе объектов основных средств организации. Отнесение вычислительной техники к объектам основных средств подтверждено в пункте 5 ПБУ 6/01.

Вместе с тем, возникает вопрос как следует отражать приобретаемую компьютерную технику в составе объектов основных средств — единым обособленным комплексом или по отдельным частям, то есть что принимать за единицу бухгалтерского учета.

В соответствии с пунктом 6 ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета основных средств являетсяинвентарный объект, под которым признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций,или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

В свою очередь комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

При установлении единицы бухгалтерского учета также следует учитывать положение ПБУ 6/01, согласно которому в случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть должна учитываться как самостоятельный инвентарный объект.

Так как каждый из отдельных предметов, входящих в состав персонального компьютера, самостоятельно функционировать не может, или по крайней мере для таких целей он не предназначен, то стоимость инвентарного объекта «Персональный компьютер» должна определяться путем суммирования стоимости каждого предмета, входящего в состав ЭВМ.

Пример 1. Предприятием в 2004 году приобретен персональный компьютер следующей комплектации:

• процессор — 9440 руб. (в том числе НДС 18% — 1440 руб.);
• монитор — 8260 руб. (в том числе НДС 18% — 1260 руб.);
• принтер — 5900 руб. (в том числе НДС 18% — 900 руб.);
• клавиатура — 590 руб. (в том числе НДС 18% — 90 руб.);
• мышь — 118 руб. (в том числе НДС 18% — 18 руб.).

Всего стоимость комплекта — 24308 руб. (в том числе НДС 18% — 3708 руб.).

дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет «Приобретение объектов основных средств» кредит счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — 20600 руб. (24308 руб. — 3708 руб.) — стоимость приобретенного компьютера (без учета НДС);

дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит счетов 60, 76 — 3708 руб. — НДС со стоимости приобретенного компьютера;

дебет счета 01 «Основные средства» кредит счета 08, субсчет «Приобретение объектов основных средств» — 20600 руб. — ввод в эксплуатацию приобретенного компьютера;

дебет счетов 60, 76 кредит счета 51 «Расчетные счета» — 24308 руб. — оплата стоимости приобретенного компьютера;

дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» кредит счета 19 — 3708 руб. — при расчетах с бюджетом зачтены суммы «входного» НДС со стоимости приобретенного компьютера (зачет производится на основании выставленных поставщиками счетов-фактур и документов об оплате имущества).

В соответствии с положениями постановления Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» электронно-вычислительная техника (включая персональные компьютеры, печатающие устройства к ним, серверы, сетевое оборудование и др.) отнесена к третьей группе имущества, что означает следующее — амортизация по такому имуществу может приниматься в целях налогообложения по налогу на прибыль в течение срока полезного использования от 3 до 5 лет включительно.

В целом ряде случаев при приобретении персонального компьютера на него устанавливается соответствующее программное обеспечение или же в состав комплекта включаются материальные носители (диски, дискеты) с таким программным обеспечением.

Если программное обеспечение включается в состав приобретаемого комплекта персонального компьютера, его стоимость относится на увеличение первоначальной стоимости данного комплекта как в целях бухгалтерского (пункт 8 ПБУ 6/01), так и налогового учета (пункт 1 статьи 257 НК РФ).

Если программное обеспечение приобретается в ходе эксплуатации персонального компьютера, и это никак не связано с приобретением организацией исключительных прав на него, то в бухгалтерском учете его стоимость отражается в составе расходов организации (подтверждено письмом Минфина России от 9 октября 2001 г. № 16-00-11/456 «О правилах отнесения имущества к основным средствам с 1 января 2001 года»). При этом возможны и иные варианты, но данная тема заслуживает отдельного внимания.

В целях налогового учета стоимость приобретаемого в течение эксплуатации персонального компьютера программного обеспечения (на которое к организации не переходят исключительные права) отражается в составе прочих расходов организации, признаваемых в целях налогообложения по налогу на прибыль (подпункт 26 пункта 1 статьи 264 НК РФ), если только стоимость программного обеспечения не превышает 10000 руб. В случае превышения указанной величины, стоимость программного обеспечения включается в состав амортизируемого имущества с дальнейшим начислением амортизации в установленном порядке.

При покупке на законных основаниях по договору купли-продажи дискеты с записью компьютерной программы с правом на использование (воспроизведение) этой записи, организация приобретает неисключительные программы для ЭВМ, что подтверждается наличием в пакете документов на программу фирменной инструкции, карточки пользователя и договора на передачу прав на использование объекта авторского права.

При дальнейшем использовании приобретенной компьютерной программы для ведения деятельности, направленной на получение дохода, стоимость программы принимается в составе расходов, уменьшающих налоговую базу периода начала использования при наличии дополнительных документов, свидетельствующих об одновременной передаче имущественных прав на использование копии программы. В отсутствии указанных документов покупатель получает в собственность только материальную ценность. Если стоимость дискеты составляет до 10000 руб. (включительно), расходы организации принимаются в целях налогообложения как материальные затраты, если более 10000 руб., то расходы организации должны быть оформлены как приобретение амортизируемого имущества (см. письмо Управления МНС по г. Москве от 13 марта 2003 г. № 26-08/13973 «О налоге на прибыль организаций» со ссылкой на письмо МНС России от 14 января 2003 г. № 02-5-11/8-Б186).

К оргтехнике относятся множительно-копировальная техника, офисные АТС, пишущие машины, калькуляторы и т.п. предметы (см., в частности, Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94 (ОКОФ), утвержденный постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 359).

Каждый из приобретаемых указанных предметов относится к отдельному объекту учета, так как они могут самостоятельно функционировать и выполнять задачи по прямому предназначению.

Если срок полезного использования предмета превышает 12 месяцев, он должен быть включен в целях бухгалтерского учета в состав объектов основных средств с последующим начислением амортизации в установленном порядке. При этом,если стоимость предмета оргтехники составляет 10000 руб. и меньше, организации вправе на основании пункта 18 ПБУ 6/01 относить их стоимость единовременно на затраты производства (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию — дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. кредит счета 01 (см. письмо Минфина России от 19 февраля 2003 г. № 16-00-10/02).

Если срок полезного использования предметов оргтехникисоставляет 12 месяцев и менее, их стоимость отражается в составе материально-производственных запасов организации, а именно на счете 10, субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

В аналогичном порядке стоимость приобретенного имущества принимается к налоговому учету. Если его срок использованиясоставляет 12 месяцев и менее,или же стоимостьсоставляет 10000 руб. и менее, то расходы на приобретение имущества отражается в целях налогообложения по налогу на прибыль в составе материальных расходов. В противном случае имущество относится к амортизируемому с признанием в целях налогообложения амортизационных отчислений на его восстановление.

Согласно положениям действующего законодательства, срок полезного использования имущества для целей бухгалтерского учета организации вправе определять самостоятельно (пункт 20 ПБУ 6/01), а для целей налогообложения по налогу на прибыль — в соответствии с положениями постановления Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (в редакции изменений и дополнений).

Расходы на обслуживание

Расходы на обслуживание персональных компьютеров и оргтехники и поддержание их в рабочем состоянии включают в себя расходы на технический осмотр, уход, приобретение сменных элементов (бумага для факса, картриджи для принтеров и копировальных аппаратов и т.п.) и т.п. расходы.

В бухгалтерском учете такие расходы отражаются по счетам учета производственных затрат и расходов на продажу (см. пункт 73 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств). При этом учитываются не только расходы на приобретение соответствующих расходных материалов, но и расходы на оплату труда привлекаемых работников с отчислениями на социальное страхование и обеспечение:

дебет счета 10, субсчет «Инвентарь и принадлежности» кредит счетов 60, 76 — стоимость расходных материалов, необходимых для обслуживания компьютерной техники и оргтехники (бумага для факса, картриджи, салфетки для мониторов и т.п.), поставленных организациями (по стоимости без учета НДС);

дебет счета 10, субсчет «Инвентарь и принадлежности» кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — стоимость расходных материалов, необходимых для обслуживания компьютерной и оргтехники (по стоимости без учета НДС, если подотчетными лицами будут представлены счета-фактуры на приобретенное имущество);

дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44 и др. кредит счета 10, субсчет «Инвентарь и принадлежности» — стоимость расходных материалов, использованных для обслуживания техники;

дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44 и др. кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — суммы оплаты труда, начисленные работникам, занятым обслуживанием техники;

дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44 и др. кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — отчисления с сумм оплаты труда на уплату единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44 и др. кредит счетов 60, 76 и др. — оплата стоимости услуг по содержанию (проверке, диагностике и т.п.) компьютерной и оргтехники, оказанных сторонними организациями (по стоимости без учета НДС);

дебет счета 19 кредит счетов 60, 76 и др. — НДС со стоимости услуг по содержанию техники, оказанных сторонними организациями.

Расходы на ремонт

В течение срока своей эксплуатации персональные компьютеры и оргтехника требуют восстановления своих свойств, которая может осуществляться путем ремонта, модернизации и реконструкции.

Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, расходы на ремонт компьютерной и оргтехники относятся на затраты производства.

При организации бухгалтерского учета расходов на ремонт объектов основных средств организациям следует руководствоваться положениями ПБУ 6/01 и Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств.

При этом в письме Минфина России от 14 января 2004 г. № 16-00-14/10 разъяснено, что основанием для определения видов ремонта должны являться соответствующие документы, разработанные техническими службами организаций в рамках системы планово-предупредительных ремонтов. По той причине, что понятия текущего, среднего и капитального ремонта не регулируются законодательством о бухгалтерском учете, их классификация в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств не приведена.

Капитальный ремонт компьютерной и оргтехники как правило характеризуется проведением работ по разборке агрегата, ремонту базовых и корпусных деталей и узлов, замене или восстановлению всех изношенных деталей и узлов на новые и более современные, сборке, регулированию и испытанию техники.

Обычно ремонт компьютера заключается в замене вышедших из строя материнских плат, оперативной памяти или иных узлов процессора, ремонте монитора или принтера, замене клавиатуры или мыши. При этом, если по результатам ремонта улучшаются ранее принятые показатели функционирования техники (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.), то речь идет не о ремонте, а о модернизации и (или) реконструкции техники (пункт 27 ПБУ 6/01).

Согласно пункту 67 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств затраты по ремонту компьютерной и оргтехники отражаются в бухгалтерском учете на основании соответствующих первичных учетных документов по дебету соответствующих счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счетов учета произведенных затрат.

Непосредственно порядок отражения расходов на ремонт в бухгалтерском учете зависит от способа выполняемых ремонтных работ (своими силами, то есть хозяйственный способ, или же силами сторонних организации, то есть подрядный способ), а также от принятого учетной политикой организации на соответствующий год варианта отражения расходов (с использованием резерва расходов на ремонт основных средств, счетов учета расходов будущих периодов, непосредственно на счета учета расходов).

Резерв расходов на ремонт объектов основных средств формируется в организации в целях обеспечения равномерного включения предстоящих расходов на ремонт в затраты производства (расходы на продажу). При создании в организации такого резерва производимые расходы на ремонт погашаются за счет сумм созданного резерва с последующей корректировкой резерва в конце года при проведении инвентаризации.

Пример 2. Учетной политикой предприятия на 2004 г. предусмотрено формирование резерва расходов на ремонт объектов основных средств, включая компьютерную и оргтехнику.

Всего по предварительным оценкам стоимость ремонтных работ за год составит 420 тыс.руб., исходя их чего сумма ежемесячных отчислений в созданный резерв составит 35 тыс.руб.

В марте 2004 г. у организации возникла необходимость осуществить капитальный ремонт персонального компьютера, заключающийся в замене материнской платы, а также капитального ремонта копировального аппарата, заключающийся в замене оптического элемента.

Для ремонта компьютера организация приобрела новую материнскую плату стоимостью 11800 руб. (в том числе НДС 18 процентов — 1800 руб.). Замена платы осуществлена собственными силами организации. Сумма заработной платы работника за ремонт процессора составила 540 руб., отчисления с них — 193 руб.

Для замены копировального аппарата привлечена сторонняя организация. За ремонт организация уплатила сумму в 5900 руб. (в том числе НДС 18 процентов — 900 руб.).

дебет счета 20 кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов» — 35000 руб. — ежемесячные отчисления в резерв расходов на ремонт объектов основных средств;

дебет счета 10 кредит счета 71 — 10000 руб. — стоимость приобретенной материнской платы;

дебет счета 19 кредит счета 71 — 1800 руб. — НДС со стоимости приобретенной новой материнской платы;

дебет счета 96 кредит счета 10 — 10000 руб. — стоимость замененной материнской платы;

дебет счета 96 кредит счета 70 — 540 руб. — сумма заработной платы, начисленной работнику, занятому ремонтом компьютера;

дебет счета 96 кредит счета 69 — 193 руб. — отчисления с сумм заработной платы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

дебет счета 96 кредит счета 60 — 5000 руб. — стоимость услуг по ремонту копировального аппарата (без НДС);

дебет счета 19 кредит счета 60 — 900 руб. — НДС со стоимости услуг по ремонту копировального аппарата.

Если на конец года сумм созданного резерва для погашения фактически произведенных расходов на ремонт недостаточно, осуществляются дополнительные отчисления в резерв — дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44 и др. кредит счета 96.

Если резерв расходов на ремонт организации не создают, фактически произведенные расходы отражаются непосредственно на счетах учета затрат или же на счете 97 «Расходы будущих периодов».

Пример 3. По условиям примера 2 организация не создает резерва расходов на предстоящий ремонт объектов основных средств.

дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44, 97 кредит счета 10 — 10000 руб. — стоимость замененной материнской платы;

дебет счета 20, 23, 25, 26, 44, 97 кредит счета 70 — 540 руб. — сумма заработной платы, начисленной работнику, занятому ремонтом компьютера;

дебет счета 20, 23, 25, 26, 44, 97 кредит счета 69 — 193 руб. — отчисления с сумм заработной платы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

дебет счета 20, 97 кредит счета 60 — 5000 руб. — стоимость услуг по ремонту копировального аппарата (без НДС);

дебет счета 19 кредит счета 60 — 900 руб. — НДС со стоимости услуг по ремонту копировального аппарата;

дебет счета 20 кредит счета 97 — 1748 руб. (15733 руб. / 9 мес.) — списание учтенных в составе расходов будущих периодов затрат на ремонт в течение принятого организацией срока (например, до конца года) (см. пункт 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

В целях налогообложения по налогу на прибыль расходы на ремонт принадлежащих организации объектов основных средств (включая компьютерную и оргтехнику) принимаются в порядке, установленном статьей 260 НК РФ. Согласно пункту 1 указанной статьи расходы на ремонт основных средств рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.

Для обеспечения равномерного включения расходов на проведение ремонта основных средств в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, организации вправе также создавать резервы под предстоящие ремонты в порядке, определенном статьей 324 НК РФ.

Как представляется, расходы на ремонт компьютерной и оргтехники стоимостью до 10000 руб. за единицу (то есть тех предметов, стоимость которых была единовременно отнесена на затраты производства) в полной мере могут относиться на расходы как в целях бухгалтерского, так и налогового учета. Во всяком случае каких-либо ограничений на данный счет действующее законодательство не содержит.

Выполненные работы по ремонту компьютерной и оргтехники должны быть оформлены «Актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» (форма № ОС-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7).

Расходы на модернизацию

К работам по модернизации компьютерной и оргтехники относятся работы по изменению данных объектов и приведению их в соответствие с новейшими требованиями и нормами.

К модернизации компьютеров, в частности, следует отнести работы, в результате которых увеличивается производительность компьютера.

Если в результате модернизации и реконструкции улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.) техники, то такие расходы в соответствии с пунктом 27 ПБУ 6/01 относятся на увеличение первоначальной стоимости соответствующего объекта.

При отражении в бухгалтерском учете расходов по модернизации компьютерной и оргтехники следует учитывать, что учет таких расходов осуществляется в порядке, установленном для учета капитальных вложений (пункт 70 Методических указаний по учету основных средств).

Исходя из этого, расходы по модернизации техники оформляются следующими записями по счетам учета:

дебет счета 10 кредит счетов 60, 71, 76 — стоимость приобретенных запасных частей и комплектующих, которые будут заменены или установлены при модернизации объекта (по стоимости без учета НДС);

дебет счета 19 кредит счетов 60, 71, 76 — НДС со стоимости приобретенных запасных частей и комплектующих;

дебет счета 08 кредит счета 10 — стоимость использованных в ходе модернизации запасных частей и комплектующих;

дебет счета 08 кредит счетов 60, 76 — расходы по модернизации, осуществленные подрядным способом;

дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит счетов 60, 76 — НДС по расходам по модернизации, выполненной силами сторонних организаций;

дебет счета 08 кредит счетов 10, 69, 70 и др. — расходы по модернизации, осуществленные собственными силами организации (без НДС);

дебет счета 01 кредит счета 08 — расходы по модернизации компьютерной и оргтехники, улучшающие ранее принятые нормативные показатели функционирования, отнесены на увеличение стоимости соответствующих объектов;

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» кредит счета 08 — списаны расходы по модернизации объектов, не улучшающие ранее принятые нормативные показатели их функционирования;

дебет счета 68, субсчет «Расчеты по НДС» кредит счета 19 — принятие к зачету НДС по окончании модернизации и принятии модернизированного объекта в эксплуатацию.

Согласно пункту 2 статьи 257 НК РФ расходы организаций на модернизацию амортизируемого имущества относятся в целях налогообложения по налогу на прибыль на увеличение его первоначальной стоимости, с дальнейшим отнесением на расходы, уменьшающие налоговую базу, посредством начисления амортизации.

В том случае, если модернизации будет подлежать объект, остаточная стоимость которого равна нулю, организациям следует руководствоваться письмом Минфина России от 4 августа 2003 г. № 04-02-05/3/65 «Об учете реконструкции основных средств, остаточная стоимость которых равна нулю» (учитывая, что принципы отражения расходов на реконструкцию и модернизацию идентичны, по мнению автора, указанное письмо может применяться и для случаев модернизации объектов основных средств).

Если срок использования объекта еще не истек, организация вправе начислять амортизацию со стоимости объекта, сформированной с учетом расходов по его модернизации, до окончания указанного срока полезного использования.

Если срок полезного использования модернизированного объекта истек, организация вправе установить новый срок исходя из проведенной модернизации, в течение которого и должны быть списаны в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль осуществленные расходы по модернизации.

Во всех случаях следует учитывать, что согласно пункту 1 статьи 258 НК РФ организация вправе увеличить в целях налогообложения срок полезного использования объекта только в пределах сроков, установленных для той амортизационной группы, в которую ранее было включено такое основное средство (пункт 1 статьи 258 НК РФ).

В отдельных случаях требуется произвести дооборудование имеющегося комплекта техники (в частности, модемом, факс-модемом, принтером и т.п.). Расходы на дооборудование оформляются в таком же порядке, что и при модернизации техники.

Изменение стоимости учтенных в установленном порядке объектов основных средств в результате их дооборудования допускается согласно пункту 14 ПБУ 6/01.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются записями:

дебет счета 08, субсчет «Приобретение объектов основных средств» кредит счетов 60, 76 — стоимость приобретенного оборудования, которым планируется дооснастить комплект персонального компьютера (без НДС);

дебет счета 19 кредит счетов 60, 76 — НДС со стоимости оборудования;

дебет счета 08 кредит счетов 10, 60, 69, 70, 76 и др. — стоимость работ по дооборудованию комплекта персонального компьютера (включая стоимость использованных запасных частей, комплектующих и др.) (без НДС);

дебет счета 19 кредит счетов 60, 76 — НДС со стоимости работ по дооборудованию, выполненному силами сторонних организаций;

дебет счета 01 кредит счета 08, субсчет «Приобретение объектов основных средств» — увеличение стоимости комплекта персонального компьютера на стоимость дополнительного оборудования, работ по дооборудованию, стоимость использованных запасных частей и комплектующих;

дебет счета 68, субсчет «Расчеты по НДС» кредит счета 19 — зачтены суммы НДС со стоимости оборудования и работ по дооборудованию после принятия дооборудованного объекта в эксплуатацию.

Вопросы использования замененных узлов и деталей

Если организация производит замену отдельных узлов и деталей компьютерной и оргтехники, что особенно характерно для модернизации данных объектов, замененные детали (оперативная память, материнская плата и т.п.) могут быть использованы для установки на других объектах или для замены вышедших из строя.

В бухгалтерском учете стоимость таких деталей в соответствии с пунктом 9 ПБУ 5/01 отражается по рыночной стоимости — дебет счета 10 кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

По такой же, а именно рыночной, стоимости приходуемые детали и узлы должны увеличить налоговую базу по налогу на прибыль (см. пункт 13 статьи 250 НК РФ).

Источник