Счет затрат ремонту принтера

Ремонт офисной техники — о дымящемся принтере и расплавленной клавиатуре

Жизнь в офисе постоянно кипит — создаются и печатаются документы, делаются ксерокопии, пачки бумаги распаковываются одна за другой, гудит притер и плавится клавиатура. И обычно в самый неподходящий момент что-то ломается. Ничто не вечно, в том числе офисная техника, испытывающая повышенные нагрузки. Затраты на ремонт офисной техники необходимо отразить в бухгалтерском и налоговом учете. Для отражения расходов не обойтись без оформления первичных документов. Как это правильно сделать, разберемся в этой статье.

Ремонт или модернизация

Первое, что нужно сделать – определить модернизируют или ремонтируют основное средство. Учет этих двух процессов происходит по-разному, и важно знать, чем они отличаются. Если вместо сломанных запчастей ставятся точно такие же новые, это однозначно ремонт. Но в офисной технике (особенно в компьютерах) часто детали заменяют на другие. Как определить, не произошла ли модернизация?

Ремонт подразумевает починку техники с целью восстановления ее первоначальных технических характеристик. В случае проведения модернизации свойства техники улучшаются.

Предположим, у сотрудника сломался компьютер. Его отнесли на ремонт системному администратору. У сисадмина не было деталей, идентичных исходным, и он заменил их на другие. В результате этого увеличился объем памяти компьютера. Несмотря на то, что изначально технике требовался просто ремонт, в процессе починки произошла модернизация. И расходы уже нельзя признать расходами на ремонт офисной техники.

Документы

Чтобы иметь право принять в расход затраты на ремонт, компания должна оформить документы. Прежде всего, руководитель компании должен издать приказ о проведении ремонта неисправного основного средства.

Для того, чтобы подтвердить, что технике требуется ремонт, нужно составить дефектную ведомость. Форму вы можете разработать по собственному усмотрению (и не забудьте утвердить ее в учетной политике). В ведомости должно быть указано:

— данные основного средства (наименование, марка, инвентарный номер ОС),

— сведения о поломке. По возможности укажите, что именно неисправно, или опишите, в чем заключается проблема с техникой,

— что нужно сделать с техникой, чтобы она заработала. Укажите, какие детали необходимо заменить.

Данный документ заполняется и подписывается комиссией, в которую должны входить: сотрудник подразделения, в котором сломалась техника, специалист по ремонту (если в компании нет такого работника, пригласите представителя ремонтной организации), сотрудник бухгалтерии.

При выполнении починки собственными силами желательно составить график и план проведения ремонта, а также смету расходов. Если технику ремонтируют не на том месте, где она всегда стоит, а переносят в другое подразделение, следует также оформить акт на внутреннее перемещение по форме ОС-2. После проведения ремонтных работ компания должна составить акт по форме ОС-3. Если для ремонта закупались детали, вам также понадобятся накладные, счета-фактуры, товарные чеки от продавца, чтобы принять в расход понесенные затраты. Передача материалов в ремонт оформляется требованием-накладной или лимитно-заборными картами.

Если ремонт офисной техники будет проводиться сторонней организацией, вам следует получить у подрядчика акт выполненных работ и счет-фактуру (если подрядчик является плательщиком НДС). ОС-3 при этом также составляется. Ее оформляет заказчик, а представитель компании, которая осуществляла ремонт, ставит на ней свою подпись. Если основное средство перевозилось из офиса в ремонтную мастерскую, а потом обратно, следует составить акты о перемещении офисной техники.

После завершения ремонта сведения о проведенных действиях заносятся в инвентарную карточку основного средства (форма ОС-6).

Бухгалтерский учет

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 60 – отражены расходы на ремонт сторонней организацией,

Д 10 К 60 – куплены детали для ремонта техники,

Д 19 К 60 – отражен НДС с услуг по ремонту, покупке запчастей и т.д. (на каждое событие отдельная проводка),

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 10 – стоимость деталей списана в расход после ремонта ОС,

Д 20 (26, 44 и т.д.) К 70 – начислена зарплата за осуществление ремонта ОС,

Налоговый учет

Налог на прибыль

Расходы на ремонт офисной техники признаются при расчете налога на прибыль в момент фактического осуществления таких расходов (п. 1 ст. 260 НК РФ), т.е. когда сделан ремонт, оформлен ОС-3 и получен акт выполненных работ, если ремонт производила сторонняя организация.

Компании, применяющие УСН с объектом «доходы – расходы», имеют право признать расход по объекту основных средств (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), когда выполнены 2 условия:

— ремонт произведен и учтен,

— ремонтные работы оплачены.

Пример 1

ООО «Лютик» занимается торговлей покупными товарами и находится на ОСНО. 1 августа в компании сломался компьютер, и 5 августа фирма пригласила подрядчика для ремонта техники в свой офис. Стоимость работ составила 2000 руб., в т.ч. НДС 305,08 руб. 5 августа компьютер был починен, все необходимые документы оформлены. ООО «Лютик» оплатило расходы по ремонту 1 сентября.

5 августа в бухгалтерском учете компания сделает следующие проводки:

Д 44 К 60 – 1694,92 руб. – стоимость ремонтных работ отнесена на расходы,

Д 19 К 60 – учтен НДС с ремонтных работ.

Пример 2

Рассмотрим ситуацию, когда ООО «Лютик» применяет УСН «Доходы — расходы».

Д 44 К 60 – 2000 руб. (т.к. компания находится на УСН, «входной» НДС принимается в расход).

Расход в налоговом учете будет признан 1 сентября в момент совершения оплаты услуг.

О бухгалтерском учете ремонта основных средств можно прочитать здесь.

Про учет основных средств на ЕНВД написано тут.

Источник

Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Работу любой фирмы или офиса в настоящее время сложно представить без офисной техники. В данной статье рассмотрим порядок отражения операций, связанных с расходами по приобретению и списанию картриджей и по их заправке в бухгалтерском учете и в целях налогообложения. Сначала рассмотрим порядок отражения операций по приобретению и списанию картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Документальное оформление

Приемка и оприходование картриджей

Согласно п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование картриджей оформляют приходным ордером по форме N М-4.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Картриджи принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).

Списание картриджей

Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.

Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.

Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.

При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

Бухгалтерский учет

Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная поставщиком картриджа, принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия картриджа к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость картриджей учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организация приобрела картриджи на сумму 17 700 руб., в том числе НДС — 2700 руб.

Материалы поступили в организацию в полном объеме.

Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура.

Материалы оплачены безналичным путем.

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10.9 Кредит 60

— 15 000 руб. — поступили материалы (оформлен приходный ордер по форме N М-4);

Дебет 19 Кредит 60

— 2700 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 51

— 17 700 руб. — оплачены материалы с расчетного;

Дебет 68 Кредит 19

— 2700 руб. — входной НДС принят к вычету;

Дебет 26 (44) Кредит 10.9

— 15 000 руб. — картриджи переданы в эксплуатацию (оформлен документ требование-накладная по форме N М-11).

Для целей налогообложения прибыли стоимость картриджей, переданных в производство, учтена Организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Теперь рассмотрим порядок отражения операций по заправке картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Заправка картриджей

Бухгалтерский учет

В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).

Работнику производственной организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной организации.

Работником в этот же день в бухгалтерию организации представлены авансовый отчет и документы, подтверждающие заправку картриджа (акт приемки — сдачи работ, счет — фактура), на сумму 11 800 руб. (включая НДС 1 800 руб.)

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Источник

Учет расходов на ремонт офисной техники

Работу любой фирмы или офиса в настоящее время сложно представить без компьютерной техники. Но отражение в учете связанных с ней операций порой создает немалые проблемы для бухгалтерии. К примеру, не секрет, что компьютеры гораздо скорее устаревают морально, нежели физически. Поэтому неудивительно, что фирмы помимо проведения необходимого ремонта по возможности стремятся заменять элементы ПК-техники на более современные. Причем обновление комплектующих в каждом из этих случаев специалисты Минфина расценивают совершенно по-разному.

Письмо Министерства финансов РФ от 09.10.2006 № 03-03-04/4/156

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросам, относящимся к компетенции департамента, сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 256 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) амортизируемым имуществом в целях главы 25 Кодекса признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено настоящей главой), используются им для извлечения дохода и стоимость которых погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 рублей.

Амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования (ст. 258 Кодекса). Срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию данного объекта амортизируемого имущества с учетом Классификации основных средств, утверждаемой Правительством Российской Федерации.

В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Правительством Российской Федерации от 01.01.2002 № 1, срок полезного использования компьютеров составляет от трех до пяти лет включительно (компьютеры входят в третью амортизационную группу).

Компьютер учитывается как единый инвентарный объект основных средств, так как любая его часть не может выполнять свои функции по отдельности. Замена в компьютере любой детали может привести к изменению эксплуатационных характеристик компьютера.

Затраты, связанные с заменой вышедшего из строя монитора на новый, вызваны необходимостью поддержания компьютера в работоспособном состоянии. Указанные расходы – при условии, что изменение эксплуатационных характеристик компьютера не приводит к изменению его функционального назначения – относятся к расходам на ремонт основных средств, учитываемым в порядке, установленном статьей 260 Кодекса. При этом следует отметить, что первоначальная стоимость основных средств при ремонте меняться не будет.

Аналогичный порядок учета расходов на ремонт основных средств, установленный статьей 260 Кодекса, применяется для основных средств, амортизация по которым начислена полностью.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ А.И. Иванеев

На протяжении нескольких лет финансисты в своих разъяснениях, которые касаются учета расходов при смене компьютерных комплектующих, четко разграничивают два понятия – ремонт и модернизацию. От того, как именно будет квалифицирована установка новой детали, зависит отражение затрат в налоговом учете фирмы.

По мнению финансового ведомства, когда компания заменяет вышедший из строя элемент на работоспособный, можно вести речь о ремонте. И соответственно включать затраты в текущие расходы по ремонту основных средств (ст. 260 НК РФ). Первоначальная стоимость компьютера при этом останется неизменной. Если же причиной смены комплектующих послужил моральный износ, то есть вместо устаревшей детали установили современную, с лучшими характеристиками, такую операцию в качестве ремонта расценивать нельзя. Издержки на ее проведение относятся уже к модернизации. Поэтому их сумма увеличивает первоначальную стоимость компьютера (письмо Минфина России от 01.12.2004 № 03-03-01-04/ 1/166).

Списать или амортизировать?

Опубликованный документ посвящен “ремонтной” замене одной из частей компьютера – монитора. Финансовые работники остались верны позиции, которой придерживались в прежних разъяснениях. То есть, если старый “экран” вышел из строя, расходы на покупку нового монитора можно учесть в налоговой базе текущего периода. Модернизацией это не считается.

Обратите внимание: в комментируемом документе специалисты Минфина отметили, что поступать так можно и когда компьютер на момент обновления полностью самортизирован.

ООО “Интерполис” приобрело в апреле 2004 года для административных нужд компьютер в комплекте (системный блок, монитор, клавиатура, мышь) стоимостью 18 000 руб. (в т. ч. НДС – 3240 руб.). Компьютер был оприходован как единый амортизируемый инвентаризационный объект со сроком полезного использования 60 месяцев. В октябре 2006 года вышел из строя монитор (составлен “дефектный” акт). В связи с этим фирма купила новый ЖК-монитор по цене 15 000 руб. (в т. ч. НДС – 2700 руб.).

Первоначальная стоимость компьютера при замене монитора осталась неизменной, а затраты на покупку нового монитора бухгалтер “Интерполиса” включил в расходы при расчете налога на прибыль единовременно и в полном объеме (15 000 руб.). В бухгалтерском учете фирмы были сделаны следующие проводки:

Дебет 10-5 Кредит 60

– 12 300 руб. (15 000 – 2700) – отражена покупка нового монитора;

Дебет 19-3 Кредит 60

– 2700 руб. – отражена сумма НДС при покупке монитора;

Дебет 60 Кредит 51

– 15 000 руб. – перечислена поставщику оплата за монитор;

Дебет 68 субсчет “Расчеты по НДС” Кредит 19-3

– 2700 руб. – принят к вычету НДС, уплаченный поставщику;

Дебет 26 Кредит 10-5

– 12 300 руб. – списана стоимость нового монитора.

Таким образом, компаниям, в которых замена мониторов носит единичный характер, выгоднее оформить выбытие старого “экрана” как непригодного к дальнейшему использованию. После чего списать издержки на его замену как ремонтные. Но если фирма обновляет большое количество мониторов одновременно, подобный шаг может показаться подозрительным для инспекторов, поэтому лучше не рисковать. Тем более что на расходы по модернизации с начала этого года распространяется положение об амортизационной премии. То есть их 10-процентную долю в любом случае можно списать сразу (п. 1.1 ст. 259 НК РФ). Для этого достаточно закрепить соответствующее положение в учетной политике фирмы.

Источник