Сервисная документация по ремонту

Ремонт бытовой техники: документация и сервисный центр

Представьте, что случилось страшное, и ваша стиральная машина стала отказываться выдавать чистое белье. Или любимый холодильник приказал долго жить, испустив печальный стон на прощание. Что делать? Конечно, бежать в сервисный центр. Наш материал расскажет вам, как выбрать сервисный центр, и какие документы необходимо захватить с собой.

Документация

Приобретая определенный бытовой прибор, убедитесь, что он снабжен соответствующей сопроводительной документацией, которая представляет собой:

• технический паспорт
• инструкция по применению
• гарантийный талон (он должен быть снабжен подписью продавца, датой продажи, реквизитами данной модели и координатами сервисных центров)

Обратите внимание, что существует не только гарантия производителя, но и гарантия продавца: законодательство позволяет торговым организациям давать гарантию на товары своего ассортиментного ряда. Относитесь к такой гарантии с долей скепсиса — недобросовестный продавец может вручить вам талон на «серую» технику, заключив договор на сервисное обслуживание с такой же ненадежной компанией. Официальные сервисные центры крупных производителей техники обеспечат вам большую уверенность в завтрашнем дня вашего холодильника или телевизора.

Итак, гарантийный талон обеспечивает вам предоставление определенного набора услуг по устранению неисправностей купленных бытовых приборов. Гарантия предоставляет:

• Бесплатное обслуживание в сервисном центре на протяжении оговоренного срока за исключением случаев игнорирования потребителем правил эксплуатации. Кроме того, производитель/продавец может отдельно указать варианты, когда гарантия становится недействительной. Обязательно ознакомьтесь с этими предписаниями до совершения покупки.
• Возможность получить отремонтированный бытовой прибор в установленные сроки. Количество дней, которое не должны превышать ремонтные работы оговаривается в гарантии. Исключение составляют случаи, когда в наличии у сервисного центра недостает необходимой детали, которую приходится долго ждать из-за границы.

Сервисное обслуживание по гарантийному талону бывает:

• гарантийным (бесплатным)
• постгарантийным

Вместе с пакетом необходимых документов, вам следует отправиться в сервисный центр. Сервисные центры подразделяются на несколько категорий:

• официальные сервисные центры производителей бытовой техники
• авторизованные сервисные центры
• неавторизованные сервисные центры

В случае с первым вариантом все ясно: вы купили технику известного производителя, значит, при ее поломке вы обращаетесь в тот центр, который указан в вашем гарантийном талоне. Такие сервисные центры обеспечат вам качественный ремонт, однако, в случае если срок гарантии уже закончился, заставят вас вложить немалые средства в дело «оживления» бытового прибора.

Авторизированные сервисные центры заключают договор с представителями компании-производителя. Эти центры связаны с производителем лишь экономически и фактически являются самостоятельными предприятиями. Качество обслуживания подтверждается сертификатом авторизации. Цены — меньше, чем в официальных центрах производителей, но значительно выше, чем в неавторизированных.

Неавторизированные центры считаются независимыми и существуют за счет прямых заказов потребителей, которые принимаются диспетчером. Иногда такие центры договариваются о гарантийном обслуживании непосредственно с компанией-продавцом. Следует отметить, что надежность таких гарантий довольно сомнительна, и зачастую мастера не в состоянии справиться со сложными поломками или просто не имеют в наличии необходимых деталей.

Вариант обращения к частному специалисту характеризуется высокой степенью риска: вы можете получить качественный ремонт, а можете отдать деньги за вконец испорченную вещь. Готовы ли вы рискнуть жизнью вашей стиральной машины?

При обращении в сервисный центр, обратите внимание на:

• Срок его существования на рынке
• Репутацию сервисного центра
• Наличие авторизации
• Методы найма сотрудников (постоянные сотрудники сервисного центра надежнее, чем сторонние мастера, между которыми распределяет заказы диспетчер сервиса)
• Систему предоставления услуг (разумеется, предпочтительней полный цикл, когда специалист не просто сообщает вам о том, что сломалось, и какую деталь необходимо найти на замену, но выполняет все операции по ремонту)

Источник

Документы для оказания услуг

Договора, акты, квитанции, чеки и другие нормативные документы, требуемые при приеме техники в ремонт.

— Договор. Заключается с клиентом при сдаче техники в ремонт.

— Счет. Необязательный документ, выставляется по просьбе заказчика. Содержит банковские реквизиты и список оказанных услуг.

— Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчетности. Выдаются при оплате наличными или картой. Если клиент рассчитывается банковским переводом, остается платежный документ, заверенный банком и подтверждающий оплату.

— Акт оказания услуг/ выполненных работ и счет фактура(при наличии). Исполнитель выдает клиенту по итогу оказанных услуг.

Договор

Регламентирует права и обязанности сторон при оказании услуги. Несмотря на то, что законодательство разрешает устную форму договора, письменное оформление условий лучше защищает от возможных ущемлений прав. На основании письменного договора намного проще доказать свою правоту перед заказчиком и судом.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи и печати (при наличии) каждой стороны.

В нашей программе «ПРИЕМ-В-РЕМОНТ» договор распечатывается автоматически при добавлении заказа. В настройках предусмотрена возможность редактирования или добавления собственного шаблона. Договор распечатывается в одном экземпляре вместе с Заказ — нарядом на выполнение работ. Договор предоставляется клиенту, заказ-наряд остается в сервисном центре.

Не является обязательным документом. Представляет собой соглашение, в котором Исполнитель фиксирует цену своей услуги и указывает реквизиты для перечисления оплаты. Заказчик принимает эти условия, оплачивая сумму в счёте.

Как правило, счет выставляется при оплате заказа на расчетный счет Исполнителя. Печать счетов в программе «ПРИЕМ-В-РЕМОНТ» не предусмотрена.

Платежные документы

Платёжным документом может быть платёжное поручение, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности. Основное предназначение — подтвердить факт оплаты оказанной услуги. Когда оплата проходит безналичным платежом, клиент получает в банке платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.
При оплате наличными или картой, вы должны выдать Заказчику кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности.

Кассовый чек – выдаётся покупателям при использовании кассовой техники. Некоторым категориям ИП все еще можно не использовать онлайн кассы.

Товарный чек – выдаётся только по требованию покупателя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности – выдаётся вместо кассового чека при оказании услуг населению из справочника ОКУН. Можно разработать любую форму, главное, чтобы присутствовали обязательные реквизиты: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
Обратите внимание: бланки нужно заказать в типографии или распечатать с помощью специального сервиса для БСО.

Акт об оказании услуг

Документ, который подтверждает факт оказания услуги, её стоимость и сроки выполнения. Акт обязательно подписывают две стороны: заказчик и исполнитель – это необходимо, чтобы подтвердить соответствие оказанной услуги условиям договора.

В нашей программе Акт выполненных работ распечатывается при выдаче отремонтированного устройства.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает, на общей системе налогообложения. Организации и ИП, применяющие УСН и ЕНВД, не являются плательщиками НДС и поэтому выставлять счёта-фактуры не обязаны.

Источник

Порядок документооборота Сервисного Центра — УКЦ

А) Пример движения документов при приеме техники в ремонт выглядит следующим образом:

1. Прием заявок от клиентов

Информация по всем заявкам на ремонт заносится в журналы:

• 
  «Журнал заявок»
  
  — для клиентов, оформляющих заказ на ремонт с выездом;
• 
  «Прием в ремонт»
  
  — для клиентов, которые привозят оборудование в СЦ, на руки клиенту выдается
  
  «Накладная»
  
  В журналах отражается следующая информация: порядковый номер, дата поступления заявки, клиент, контактное лицо, контактный телефон, оборудование, кто и когда выполнил, если региональный клиент — фамилия
  менеджера.
• В момент сдачи оборудования клиент предоставляет
  
  гарантийный талон
  
  .
• После приемки на оборудование наносится
  
  бланк-бирка
  
  , содержащая информацию: модель оборудования, серийный номер, номер накладной, кто и когда ремонтировал.
• Необходимые инженеру для ремонта запасные части фиксируются в ведомости

2. Оформление внутреннего акта произведенного ремонта

После выполнения ремонта составляется внутренний акт, который содержит:

• Дату выполнения ремонта
• Данные о клиенте
• Контактное лицо и телефон
• Номер счета (заполняется менеджером сервисного центра, когда акт будет заведен в компьютер)
• Оборудование
• Номер заявки/накладной
• Кто и когда выполнил
• Отзыв клиента

Акты на частное лицо и юридическое лицо отличаются друг от друга.

3. Обработка Актов менеджерами СЦ

По каждой выполненной заявке в базе данных заводится отдельный

счет на ремонт

.

По виду ремонта счета подразделяются на

гарантийные

и

платные

В каждом занесенном в базу счете содержится следующая информация

О клиенте:

• по юридическим лицам — наименование, реквизиты, контактное лицо, контактный телефон;
• по физическим лицам — контактное лицо, контактный телефон, адрес, паспортные данные.

Об оборудовании:

О выполненных работах:

• характер работ
• стоимость работ
• наименование и стоимость запчастей и расходных материалов

В примечание к счету обязательна ссылка на номер заявки либо номер накладной.

После оплаты счета из программы распечатывается следующие бухгалтерские документы:

• счет
• счет-фактура
• акт выполненных работ

Стоимость работ должна определяться на основании прейскуранта, который должен находиться на информационном стенде Сервисного Центра

Б) Если Вы предполагаете заключать Договора на сервисное обслуживание, Вы можете воспользоваться следующими образцами:

• Образец договора на обслуживание бытового климатического оборудования:

Образец договора БК.doc

Образец договора на обслуживание систем центрального кондиционирования:
ЦК.rar

Источник

Какие документы брать с мастера при ремонте бытовой техники?

Въехали на съемную квартиру. Стиральная машина не работала, и хозяева собрались починить ее за свой счет. Они дали нам номер, по которому нужно было вызвать мастера. Главное условие: после ремонта мы должны были передать им гарантийный талон и чек.

Когда мастер приехал, мы сразу же спросили его об этих документах. Он сказал, что проблем нет: он работает в компании, и после оплаты менеджеры нам все отправят.

В итоге машинку он починил, но документы так и не пришли. Позже выяснилось, что этот мастер работает на себя. Расписку с него мы не взяли, за ремонт платили наличными. Теперь у нас нет доказательств стоимости ремонта для хозяев квартиры и гарантии на эти работы.

Как нам нужно было правильно поступить изначально: составить договор или взять расписку?

Если вам важно только получить компенсацию от хозяев квартиры за ремонт стиральной машины, подойдет любой документ: расписка, чек, гарантийный талон или акт о проведенном ремонте. Если смотреть с юридической точки зрения, то же самое: мастер должен был выдать хоть что-то .

Какие документы обязан выдать мастер по ремонту бытовой техники

Отношения между заказчиком бытовых услуг и мастером, который работает на фирму или является ИП, регулируются правилами бытового обслуживания населения. В документе сказано, что с таким мастером нужно заключить договор оказания услуг или бытового подряда.

Однако если услуга или работа выполняется в присутствии потребителя, то договор считается оформленным, если мастер выдал кассовый чек или любой другой подобный документ. То есть полноценный договор мастер может и не подписывать.

У бытовых мастеров в ходу акты о проведенном ремонте. У таких актов нет типовой формы — каждый мастер или фирма делает свой бланк. По закону в них должна быть такая информация:

1. Наименование фирмы и юридический адрес, если это юрлицо, или ФИО предпринимателя, а также ИНН.
2. Вид работ.
3. Цена.
4. Наименование, описание и цена материалов.
5. Отметка об оплате работ или информация об авансе, если он предусмотрен.
6. Дата приема и исполнения заказа.
7. Гарантийный срок.
8. Подписи мастера и заказчика.

Стороны могут заключить и полноценный договор: на нескольких листах, с перечислением прав и обязанностей, последствиями форс-мажора и размерами штрафов и неустоек. Но при мелком ремонте составлять многостраничный документ вряд ли целесообразно — можно обойтись нашим образцом на один лист или подписать другой равнозначный документ. К крупным договорам прибегают, когда нужен, например, комплексный ремонт квартиры, а работы займут несколько недель и вести их будет целая бригада.

Вместо акта или в дополнение к нему мастер может выдать чек. Ремонтники обычно не носят с собой терминалы, но иногда это и не нужно. Если мастер работает как самозанятый, он формирует чек в мобильном приложении «Мой налог». Мастер может не распечатывать чек, а переслать его заказчику в электронном виде — на почту или в мессенджер.

Мастера, которые работают на других налоговых режимах, могут также выдавать квитанции или заказ-наряды. Их заполняют от руки прямо в квартире.

Это документы на ремонт посудомоечной машины в 2018 году. Мастер выдал мне нумерованную квитанцию — бланк строгой отчетности, БСО — и акт выполненных работ В акте указаны условия ремонта и есть информация о гарантии. С лета 2019 года выдать БСО взамен кассового чека нельзя, если организация или ИП обязаны применять ККТ

Это документы на ремонт посудомоечной машины в 2018 году. Мастер выдал мне нумерованную квитанцию — бланк строгой отчетности, БСО — и акт выполненных работ. В акте указаны условия ремонта и есть информация о гарантии. С лета 2019 года выдать БСО взамен кассового чека нельзя, если организация или ИП обязаны применять ККТ

Бывает, что мастер работает неофициально и не платит налоги. С точки зрения закона он такое же физлицо, как и заказчик. Единственное, что можно попросить у такого исполнителя помимо договора, — расписку о получении денег. Мастер, скорее всего, не захочет давать расписку, ведь она может стать доказательством, что он уклоняется от уплаты налогов и ведет теневой бизнес.

Вам номер мастера дали хозяева. Возможно, они работали с ним раньше и знают, из какой он фирмы. Позвоните им и объясните ситуацию. Также можно позвонить мастеру напрямую и напомнить, что он обещал вам документы.

Источник