Учет гарантийного ремонта в сервисном центре
Порядок учета расходов на проведение гарантийного ремонта имеет ряд особенностей. Важно, кто именно осуществляет ремонт (сервисный центр или изготовитель). Также существуют различные точки зрения по порядку отражения сумм расходов сервисного центра на проведение ремонта, которые возмещаются производителем.
Наталья Гашеева,
руководитель отдела методологии и контроля качества компании BDO Unicon Outsourcing
Продавец должен передать покупателю качественный товар, причем товар должен соответствовать требованиям качества, установленным договором купли-продажи, в течение гарантийного срока 1 .
Гарантийный срок — это период времени, в течение которого изготовитель или продавец гарантируют его соответствие требованиям договора, показателям качества, данным технического паспорта, а в случае обнаружения в товаре (работе) недостатка обязаны удовлетворить требования потребителя о бесплатном ремонте товара, его замене, возврате, уменьшении цены покупки 2 .
Гарантийный срок отсчитывается с момента передачи товара покупателю, если иное не предусмотрено договором купли продажи 3 .
Продавец вправе самостоятельно установить гарантийный срок, если изготовитель этого не сделал, или взять на себя дополнительные гарантийные обязательства по окончании гарантийного срока производителя, то есть фактически увеличить его 4 .
Гарантия нормальной бесперебойной работы, надежного функционирования, сохранения требуемых свойств, пригодности к использованию в течение гарантийного срока действует при условии соблюдения покупателем (потребителем) условий хранения и использования товара.
Под гарантийным ремонтом понимается ремонт, который осуществляется в период гарантийного срока.
Под гарантийным обслуживанием понимаются услуги, которые оказываются покупателю по техническому и иному обслуживанию товара в период гарантийного срока 5 . Целью гарантийного обслуживания является поддержание товара в состоянии, не требующем ремонта.
Изготовитель или продавец имеют право передать обязанность по гарантийному ремонту (обслуживанию) уполномоченной организации, в качестве которой могут выступать либо существующая специализированная организация, либо организация, специально созданная на территории РФ изготовителем (продавцом), в том числе и иностранным (так называемый сервисный центр). В качестве уполномоченного лица может выступать также индивидуальный предприниматель, зарегистрированный на территории РФ.
Сервисный центр (уполномоченная организация) выполняет определенные переданные ему изготовителем (или продавцом) функции на основании договора и за счет изготовителя (продавца). Изготовитель (продавец) за услуги, оказанные покупателю сервисным центром, выплачивает последнему вознаграждение, установленное договором.
Схемы работы при осуществлении гарантийного ремонта и гарантийного обслуживания представлены на рисунке ниже.
Бухгалтерский и налоговый учет
Сервисный центр, по сути, выполняет поручение продавца по проведению гарантийного ремонта и гарантийного обслуживания поставленных продавцом товаров за вознаграждение.
В бухгалтерском учете сумма вознаграждения, полученная по договору, учитывается как доходы от обычных видов деятельности 6 .
В учете делаются следующие записи:
ДЕБЕТ 76 (62) КРЕДИТ 90-1
– отражена выручка от оказания услуг по гарантийному ремонту;
ДЕБЕТ 90-3 КРЕДИТ 68
– начислен НДС с выручки от оказания услуг.
В налоговом учете вознаграждение относится к доходам от реализации 7 .
Что касается суммы возмещения расходов сервисного центра на гарантийный ремонт, полученной от изготовителя (или продавца), то встречаются два мнения по вопросу отражения ее в бухгалтерском и налоговом учете.
Чиновники указывают, что данную сумму в налоговом учете можно относить к доходам от реализации 8 . При этом в бухгалтерском учете эти суммы учитываются как доходы от обычных видов деятельности 9 :
ДЕБЕТ 76 (62) КРЕДИТ 90-1
– отражены в составе доходов от обычной деятельности суммы возмещаемых изготовителем (продавцом) расходов сервисного центра.
Однако некоторые специалисты считают, что такое возмещение расходов можно учитывать в составе внереализационных доходов 10 при налогообложении прибыли, а в бухгалтерском учете — относить к прочим доходам (как возмещаемые убытки) 11 :
ДЕБЕТ 76 (62) КРЕДИТ 91-1
– отнесены к прочим доходам суммы возмещаемых изготовителем (продавцом) расходов сервисного центра.
По мнению автора, обе точки зрения имеют право на существование, однако, учитывая порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов, связанных с ремонтом и обслуживанием, первый вариант признания расходов выглядит более логичным.
Отметим, что документальным подтверждением полученных доходов является отчет сервисного центра.
В отношении расходов, связанных с гарантийным обслуживанием и ремонтом товара, стоит от¬метить, что в бухгалтерском учете они учитываются как расходы по обычным видам деятельности 12 , а в налоговом — как прочие расходы, связанные с производством и реализацией 13 .
При этом бухгалтер сервисного центра делает в учете следующую запись:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 (70, 69)
– отражены расходы, связанные с гарантийным обслуживанием и ремонтом.
Не стоит забывать, что такие расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.
В качестве оправдательных документов могут выступать:
- договор, которым установлена обязанность сервисного центра по проведению гарантийного ремонта;
- претензия покупателя;
- акт (ведомость) выявленных дефектов;
- гарантийный талон;
- заказ-наряд на проведение гарантийного ремонта;
- первичные документы, подтверждающие затраты на материалы (запасные части);
- документы, подтверждающие командировочные расходы, если ремонт проводится на территории покупателя;
- акт или накладная на передачу запасных частей, если замену производит покупатель самостоятельно;
- акт сдачи-приемки работ.
НДС
Услуги по ремонту и техни¬ческому обслуживанию товаров, оказываемые без дополнительной платы в период гарантийного срока их эксплуатации, а также стоимость израсходованных запчастей не облагаются НДС 14 . При этом не имеет значения, каким образом организация выполняет гарантийный ремонт: собственными силами или через специализированные сервисные центры.
Если гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание выполняет сервисный центр, то НДС не облагаются только суммы, за которые организация получает компенсацию 15 . Сумма дополнительного вознаграждения, получаемого по договору от изготовителя (продавца), облагается НДС в общем порядке.
«Входящий» НДС, который отно¬сится к необлагаемым операциям по гарантийному ремонту, нельзя принять к вычету, он должен быть учтен в стоимости товаров (работ, услуг), использованных при выполнении таких ремонтных работ 16 .
Если организация одновременно осуществляет как облагаемые налогом, так и освобождаемые от налогообложения операции (например, осуществляет как гарантийный, так и постгарантийный ремонт оборудования на территории РФ), она обязана вести раздельный учет затрат. Поскольку законодательно методика ведения раздельного учета затрат не закреплена, организация должна разработать ее самостоятельно и закрепить в налоговой учетной политике. НДС с прямых расходов, связанных с оказанием услуг по гарантийному ремонту, учитывается в их стоимости, а НДС с прямых расходов, связанных с выполнением услуг постгарантийного ремонта, прини¬мается к вычету. Входящий НДС с косвенных расходов, относящихся как к гарантийному, так и пост¬гарантийному ремонту, принима¬ется к вычету либо учитывается в стоимости услуг в пропорции, которая определяется исходя из стоимости услуг, подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения), в общей стоимости услуг, оказанных за нало¬говый период 17 ).
Часто сервисные центры, создан¬ные в РФ иностранными компаниями, осуществляют гарантийный и постгарантийный ремонт оборудования, поставляемого как в Россию, так и в страны СНГ и другие зарубежные страны. В этом случае требуется вести раздельный учет как в разрезе вида ремонта, так и в разрезе места нахождения оборудования, поскольку ремонт оборудования, находящегося за рубежом (как гарантийный, так и постгарантийный) НДС не облагается 18 . Организовать эффективный раздельный учет затрат в этом случае помогает ведение табеля учета рабочего времени.
Счета-фактуры по гарантийному и постгарантийному ремонту и обслуживанию (включая поставляемые для этих целей запасные части) оборудования, находящегося за рубежом, не составляются. По гарантийному ремонту оборудования, осуществляемому на территории РФ, несмотря на освобождение таких операций от налогообложения, необходимо составлять счет-фактуру с указанием «Без налога (НДС)» 19 .
Пример
Компания «Ноутбук» ремонтирует по гарантии компьютеры российских и иностранных производителей на территории РФ. Кроме того, «Ноутбук» осуществляет и постгарантийный ремонт компьютеров. Все расходы на проведение ремонта возмещает производитель.
В январе затраты компании (зарплата сотрудников, амортизация основных средств, командировочные расходы и т. д.) составили:
- по проведению гарантийного ремонта — 500 000 руб.;
- по проведению постгарантийного ремонта — 300 000 руб.
Для проведения гарантийного ремонта «Ноутбук» получила от изготовителей запчасти на сумму 100 000 руб., а также самостоятельно приобрела запчасти на сумму 23 600 руб. (в т. ч. НДС — 3600 руб.). Все эти запчасти использованы в ремонтных работах. Расходы по гарантийному ремонту в сумме 523 600 руб. (500 000 + 23 600) были возмещены производителями оборудования.
Для проведения постгарантийного ремонта «Ноутбук» приобрела запчасти на сумму 35 400 руб. (в т. ч. НДС — 5 400 руб.). Все приобретенные запчасти были также использованы в ремонтных работах. Выручка от оказания услуг по проведению постгарантийного ремонта составила 236 000 руб. (в т. ч. НДС — 36 000 руб.).
В учете компании «Ноутбук» операции по гарантийному и постгарантийному ремонту необходимо отразить следующим образом:
– 100 000 руб. — оприходованы запчасти для гарантийного ремонта, полученные от производителей;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
– 20 000 руб. — оприходованы запчасти, приобретенные для гарантийного ремонта компанией за свой счет;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 3600 руб. — учтен НДС по запчастям, приобретенным для гарантийного ремонта;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 19
– 3600 руб. — учтен НДС по запчастям, приобретенным для гарантийного ремонта;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
– 30 000 руб. — оприходованы запчасти, приобретенные для постгарантийного ремонта;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 5400 руб. — учтен НДС по запчастям, приобретенным для постгарантийного ремонта;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 5400 руб. — принят к вычету НДС по запчастям, приобретенным для постгарантийного ремонта;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 (69, 02. )
– 500 000 руб. — списаны расходы (кроме стоимости запчастей) на гарантийный ремонт;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10
23 600 руб. — списана стоимость запчастей, использованных для проведения гарантийного ремонта;
– 100 000 руб. — списаны запчасти, использованные при гарантийном ремонте и полученные ранее от производителей;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 (69, 02. )
– 300 000 руб. — списаны расходы (кроме стоимости запчастей) на постгарантийный ремонт;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10
– 30 000 руб. — списана стоимость запчастей, использованных для проведения постгарантийного ремонта;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 90-1
– 523 600 руб. — отражена возмещаемая производителями компьютеров сумма расходов по гарантийному ремонту;
ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90-1
– 236 000 руб. — отражена выручка от оказания услуг по постгарантийному ремонту;
ДЕБЕТ 90-3 КРЕДИТ 68
– 23 600 руб. — начислен НДС с выручки от оказания услуг по постгарантийному ремонту;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 76
– 523 600 руб. — поступили деньги от производителей компьютеров в качестве компенсации расходов за проведенный гарантийный ремонт;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62
– 236 000 руб. — поступили деньги от заказчиков пост¬гарантийного ремонта.
World-wide warranty (всемирная гарантия)
Многие иностранные производители предоставляют на свои товары так называемую всемирную гарантию, дающую возможность ремонтировать товар в любой точке мира.
Как правило, при продаже таких товаров гарантийный талон не предоставляется. Вся информация о товаре хранится в электронном виде, и потребитель в любой момент по заводскому номеру может выяснить сроки гарантии на купленный товар и обратиться в сервисный центр на территории соответствующего государства, в том числе и в России. При этом при обращении в авторизованные сервисные центры для осуществления гарантийного ремонта нужно представить только чек о покупке.
Возникает вопрос: а как же в этом случае самому сервисному центру подтвердить, что ремонт производился в гарантийные сроки и льгота по НДС применена обоснованно? Ведь гарантийные талоны производителем не предоставляются. По нашему мнению, подтвердить сроки гарантии поможет выписка из реестра World-wide warranty, заверенная производителем.
Источник
Сервисные центры: хитрости и уловки с «гарантией»
Клиент чаще всего несет неисправную технику туда, где покупал – в магазин или поставщику. Но если у торговой организации нет собственного авторизованного сервисного центра, правильнее будет сразу отправить устройство в СЦ производителя – все равно магазин сделает то же самое, только это может быть дольше. Выигрыш во времени особенно важен для небольших компаний, которые самостоятельно обслуживают свой парк компьютерной и офисной техники и часто не имеют достаточного подменного фонда на время ремонта.
Работоспособность устройства и устранение заводских дефектов гарантирует производитель, а не магазин, компания-поставщик или авторизованный сервисный центр. В части гарантийного ремонта торговые организации и сервисные центры руководствуются инструкциями, полученными от вендора или головного сервис-провайдера.
Обычно срок гарантии на технические изделия составляет от 6 месяцев до 3-х лет в зависимости от типа устройства и конкретного производителя. Интересно, что срок редко зависит от надежности, технической сложности и размеров устройства. Например, на системный блок компьютера может быть всего год гарантии, а на маленький навигатор – два. Часто это оказывается маркетинговым ходом производителя ради привлечения покупателей.
Срок гарантии редко зависит от надежности, технической сложности и размеров устройства
Уже на этапе установления срока гарантии начинаются различные ухищрения. Торговые организации могут «играть» ими, обеспечивая себе более благоприятные условия работы. Например, на товар может быть установлена гарантия 2 года, а продавец озвучивает только 1 год. Этим могут грешить небольшие магазины и точки продаж, которые не хотят связываться с сервисным обслуживанием.
Почему так происходит? Работники сервисных центров знают, что есть два гарантийных срока: один – со дня продажи – устанавливается для покупателя, второй – с даты производства – для торговой организации. Из-за того, что устройства проходят довольно долгий путь от фабрики до кассы (транспортировка, таможенное оформление, складское хранение), второй гарантийный срок больше. Например, при гарантии на 3 года с даты продажи максимальный гарантийный срок со дня производства составит 3 года 6 месяцев.
Как только установленный срок со дня производства истекает, производитель снимает с себя ответственность по гарантийному ремонту. И, если по талону гарантия есть, а в реальности она закончилась, это означает лишь, что товар слишком долго не продавался. Претензии надо предъявлять уже не к производителю или сервисному центру, а к магазину. Поэтому при покупке нужно обратить внимание еще и на дату изготовления устройства.
Страхуясь от таких случаев, магазины самостоятельно сокращают гарантийные сроки на некоторые виды товаров. Особенно несоответствие сроков гарантии касается компьютерных комплектующих.
Как правильно сдать товар
Существует расхожее мнение, что сервисные центры всеми силами стараются отказать клиентам в гарантийном ремонте. Обычно это не так. Хотя авторизованный сервисный центр и не берет денег за гарантийный ремонт, эта работа оплачивается ему производителем или центральным сервис-провайдером. То есть, даже на гарантийном ремонте СЦ зарабатывает деньги. Поэтому ему нет смысла увиливать от ремонта или «отфутболивать» клиента по разным причинам.
Однако есть определенные правила приема техники и условия гарантийного обслуживания. Соответственно, у сотрудников сервисного центра имеются определенные инструкции по приему гарантийной техники. Для признания поломки «гарантийным случаем» необходимы как определенные документы, так и соответствие состояния техники определенным критериям. И здесь могут возникать ситуации, когда СЦ освобождается от обязательств по гарантийному ремонту.
У клиента должны быть чек или товарная накладная с датой продажи товара и заполненный гарантийный талон. Однако по закону отсутствие гарантийного талона не является причиной отказа в гарантии. По идее, для СЦ главное – идентифицировать товар. Его сотрудники могут сделать это по серийному номеру и узнать, выпускалось ли вообще изделие с этим номером, когда оно было изготовлено и не закончился ли гарантийный срок. Так поступают многие компании.
Дополнительное преимущество проверки по серийному номеру – возможность отсеивания «серых» устройств. СЦ не будет бесплатно ремонтировать товар, который ввезен неофициально и, соответственно, не имеет гарантии. Иногда поступает информация, что, например, среди сканеров определенной марки официально было поставлено только 10% от всех проданных розницей. Соответственно только небольшая часть всего реализуемого товара подлежит гарантийному обслуживанию и этой модели уделяется особое внимание при проверке. Большей части техники будет отказано в гарантийном ремонте с формулировкой: «Ввиду отсутствия данного серийного номера в базе устройств, официально поставляемых в Россию».
Источник