Искусство управления ремонтами
Какие возможности могут предоставить предприятию информационные системы управления ТОиР.
Денис Сушко, заместитель генерального директора ЗАО «Ключевой элемент»
Задача сокращения издержек стоит сегодня перед любым предприятием, а значит, ему приходится «открывать» свои бизнес-процессы, делать их максимально прозрачными, чтобы видеть всю структуру и эффективность расходов. В первую очередь это касается планирования ремонтных работ, одного из самых затратных и непрозрачных бизнес-процессов на предприятии. Информационная система управления ТОиР выводит этот процесс из тени и, тем самым, обеспечивает компании оптимальный режим функционирования производства.
Планирование работ и ресурсов наряду с ведением нормативно-справочной информации (НСИ) относится к ключевым бизнес-процессам предприятия. Производственные предприятия принимают решение о его автоматизации в первую очередь. В то же время функционал планирования является частью информационной системы, неотделимой от других бизнес-процессов. На рис. 1 представлена схема процесса ТОиР, причем его основные операции (подпроцессы) одинаковы для всех предприятий независимо от использования средств автоматизации.
Ниже мы рассмотрим, какие возможности могут предоставить предприятию информационные системы управления ТОиР при планировании ремонтных работ и ресурсов для их проведения.
Рис. 1. Схема процесса ТОиР
Горизонты планирования
Основой планирования в системах управления ТОиР является процесс автоматического формирования графиков ремонтных работ на определенный период, совпадающий с принятым на предприятии горизонтом планирования. Для использования функционала планирования в системе ведется следующая НСИ:
- объекты ТОиР, их основные параметры,
- типовые ремонтные работы, в том числе нормативные для объектов ТОиР,
- нормативы использования ресурсов для типовых ремонтных работ.
На основании нормативной информации в системе формируется календарный график планово-предупредительных работ (ППР) в необходимом аналитическом разрезе. В наиболее распространенных системах управления ТОиР реализованы возможности формирования графиков ППР на любой горизонт планирования: месяц, год или несколько лет с требуемой разбивкой по всевозможным периодам. Процедура планирования может быть произведена как для всех объектов ТОиР предприятия, так и для относящихся к отдельному подразделению, местонахождению либо закрепленных за ответственным лицом. Это позволяет вводить регламенты процедуры планирования для крупных производственных компаний с распределенной структурой.
При планировании ППР без использования информационных систем на предприятиях обычно применяется методика формирования планов «по календарной периодичности» (в виде временного интервала, например, каждые 2 месяца), реже – методика «по наработке» (как правило, она применяется для подвижного состава, значительно реже – для промышленного оборудования). Однако далеко не для всех предприятий эти методики являются оптимальными.
В современных системах управления ТОиР реализованы другие эффективные методики управления бизнес-процессами ремонта оборудования, в частности, метод планирования ремонтных работ «по состоянию». Он предполагает инициализацию процессов ремонта при достижении оборудованием неких контрольных показателей или их превышении. Наиболее эффективным может оказаться комплексное применение подходов к проведению ТОиР, в зависимости от конкретного вида оборудования. Например, для оборудования, использование которого регламентируется производителем, необходимо использовать планирование по календарной периодичности, а для оборудования с загрузкой, близкой к 100%, простой которого критически важен для предприятия – комбинацию методов «по наработке» и «по состоянию» (последнее – в случае возможности постоянного контроля ключевых показателей, например, с использованием данных АСУ ТП).
Применение информационных систем управления ТОиР является единственным эффективным средством контроля планирования и фактического выполнения ремонтных работ для предприятий с большим количеством объектов ремонта. В большинстве данных систем реализован удобный интерфейс, отображающий календарный график ремонтных работ в необходимом разрезе (рис. 2 – пример из системы «1С:ТОиР»). Возможно, например, отображать данный график для начальника цеха – с отбором цехового оборудования, а для главного инженера – с отбором оборудования по предприятию в целом, сгруппированным по цехам.
Рис. 2. Пример из системы 1С:ТОиР
Дополнительной возможностью систем управления ТОиР является интеграция с системами управления проектами, например, MS Project, что особенно актуально при проведении длительных и сложных ремонтных работ с большим количеством ресурсов.
План ремонтных работ является основополагающим для формирования связанных подробных плановых показателей и бюджетов, например:
- Плановых запасов ремонтного фонда;
- Плана (бюджета) закупок запасных частей и материалов;
- Плана необходимых трудозатрат;
- Плана (бюджета) привлечения подрядчиков на ремонтные работы.
Постановка автоматизированного планирования и учета ресурсов, контролируемых при помощи данных бюджетов, дает существенный экономический эффект, о чем будет подробнее сказано ниже.
Функции управления на одном приводе
Использование для управления процессами ТОиР информационных систем дает предприятию качественно новые возможности по учету ключевых ресурсов, таких как: материальные (запчасти, ремонтные материалы, ГСМ), трудовые (конкретные сотрудники, трудовые единицы по должностям или ролям, ремонтные бригады), подрядчики (выполняемые виды работ, повременные работы).
Функциональность систем управления ТОиР, используемая на производственных предприятиях наряду с календарным планированием ремонтных работ – это оптимизация материально-технического снабжения и управления запасами.
Что включает в себя данный «функционал» и за счет чего обеспечивается оптимизация? Во-первых, в результате планирования ППР в системе формируется потребность в материальных ресурсах на конкретные работы, согласно календарю плановых ремонтных работ. Во-вторых, если в системе ведется актуальное состояние склада ремонтного фонда, эти данные учитываются при формировании плановой потребности в запчастях и материалах. Здесь стоит упомянуть особый эффект автоматизации данных бизнес-процессов для предприятий, представляющих из себя распределенную сеть производственных площадок. Централизованный складской учет в этом случае без систем автоматизации практически невозможен. В-третьих, при использовании функциональности материально-технического снабжения в системе ведется информация о сделанных заказах поставщикам, что позволяет учитывать планируемые к поступлению материалы и запчасти при расчете потребности на ремонтные работы.
Кроме того, современные системы управления ТОиР позволяют учитывать возможности поставщиков по поставке конкретных номенклатурных позиций, а также учитывать их аналоги, что дает возможность формирования плановых заказов поставщикам автоматически. Причем при необходимости возможно указание для ряда позиций (например, часто и много используемых для ремонта) ведения планирования по страховому запасу. То есть при планировании данных позиций на складе всегда будет поддерживаться минимально необходимый запас.
Стоит упомянуть еще об одной интересной особенности некоторых информационных систем. Это возможность ведения номенклатурных позиций с разными наименованиями на разных производственных площадках (возможно, даже на разных языках), что актуально для распределенных международных компаний с необходимостью единого планирования и учета.
Отдельно отметим возможности ведения суммового учета материальных затрат. В системах управления ТОиР реализованы возможности формирования планируемых и фактических суммовых затрат на основе плановых цен, а также расчета фактических затрат (при ведении складского учета или при интеграции с информационной системой бухгалтерского учета). Это позволяет получить оценку плановой и фактической себестоимости ремонта в части материальных затрат.
Функциональность управления трудовыми ресурсами применяется, как правило, на предприятиях с высокими затратами на собственный ремонтный персонал. Использование информационных систем позволяет учитывать при планировании ремонтной работы доступность трудовой единицы, необходимой для ее выполнения. Речь может идти и о конкретном сотруднике, и о сотруднике ремонтного подразделения с конкретной должностью или заданной ролью (применяется, скажем, при проведении длительных ремонтных работ, для которых формируются проектные команды из разных подразделений). Кроме того, для крупных предприятий возможно планирование целых ремонтных бригад или подразделений. Аналитические возможности системы позволяют контролировать наличие запланированных трудовых ресурсов и оперативно регистрировать необходимость привлечения дополнительных или замены. Стоит заметить, что наиболее эффективно данная функциональность применима при наличии на предприятии информационной системы управления персоналом и интеграции с ее бизнес-процессами.
Суммовой учет трудовых затрат применяется, как правило, в двух случаях:
- необходимость расчета полной себестоимости ремонта, в том числе в части затрат на собственный персонал;
- данные о проведенных ремонтах используются в целях начисления заработной платы работникам ремонтных подразделений.
Во втором случае в системе ведется информация о стоимости нормочаса работы сотрудников соответствующей квалификации или должности. В первом случае возможно указание стоимости работы в целом в справочнике ремонтных работ.
Управление подрядными работами необходимо для предприятий, существенная часть оборудования которых находится на техническом обслуживании внешних подрядчиков. В этом случае возможно нормативное указание данных работ, если они выполняются на постоянной основе. Кроме того, данная функциональность применяется при проведении больших и сложных ремонтов, для выполнения которых привлекаются сторонние организации.
Для работ, выполняемых сторонними организациями, указывается стоимость конкретной работы, либо стоимость нормочаса работника сторонней организации. По результатам проведения ремонтов формируется их себестоимость в части подрядных работ, а также рассчитывается кредиторская задолженность для учета в системе бухгалтерского учета.
В каждой отрасли – свой секрет
Для бизнес-процессов управления ТОиР, в частности, календарного и ресурсного планирования, большую роль играют отраслевые особенности предприятия.
Пример 1. Строительная отрасль.
Рассмотрим предприятия, осуществляющие производство и доставку товарного бетона и бетонных растворов. Данная отрасль активно развивалась в последние годы, причем рост предприятий отличался следующими особенностями:
- активно приобреталось новое производственное оборудование (бетоносмесительные узлы – БСУ), преимущественно зарубежного производства;
- активно расширялся автопарк предприятий, как за счет приобретения спецтехники российского производства, так и зарубежного;
- предприятия в крупных городах расширялись за счет строительства распределенных производственных площадок (сети БСУ).
С точки зрения использования систем управления ТОиР на предприятиях отрасли видны следующие особенности.
1. Эксплуатируется производственное оборудование и спецтранспорт (бетоновозы). Специфика производства требует минимальных простоев БСУ, что связано, во-первых, с непрерывностью процесса отгрузки продукции, а во-вторых, со спецификой самого продукта производства. Причем планирование простоев в обязательном порядке должно учитывать логистические процессы (заказы на производство часто планируются с точностью до нескольких минут). Оптимальная стратегия планирования ППР в данном случае – по наработке, поскольку ключевой показатель загрузки производства – кубометры произведенной продукции. Причем интеграция с системами АСУ ТП (повсеместно используемыми для управления новыми БСУ) дает возможность производить корректировку планируемых ремонтных работ автоматически и практически ежедневно.
Для спецтранспорта применяется метод планирования ППР по наработке, то есть по количеству моточасов. Однако для бетоновозов как спецтехники необходимо дополнительно учитывать наработку бетоносмесителя, то есть количество перевезенных кубометров бетона. Для данного оборудования наработка также может определяться автоматически при интеграции с информационной системой учета отгрузки и доставки продукции. В то же время для бетоновозов зарубежного производства необходимо учитывать требования производителя по проведению планового технического обслуживания (комбинация с методом планирования по календарной периодичности).
2. Существенен эффект от централизованного управления ремонтным фондом для распределенных производственных площадок. Еще больший плюс достигается, если большинство эксплуатируемых производственных мощностей однотипны, или закуплены у одного производителя.
3. Внедрение систем управления ТОиР существенно облегчается, если спецификации оборудования предоставлены в электронном виде, поскольку введение данной информации в систему является одной из наиболее трудоемких операций. Такую информацию может предоставить поставщик нового оборудования (как правило, зарубежного производства, реже – российского).
Пример 2. Судоремонтная отрасль.
Рассмотрим предприятия, осуществляющие эксплуатацию и ремонт судов речного и морского флота. Этой отрасли, также как и судостроению, в последние годы уделяется повышенное внимание государства, ставится цель повышения конкурентоспособности в глобальном масштабе, поэтому сокращение издержек является приоритетной задачей. Особенности ремонтных работ на предприятиях отрасли:
- высокий процент судов с высокой степенью износа;
- большое количество номенклатурных позиций ремонтного фонда;
- большое количество поставщиков запчастей и материалов;
- сезонный характер ремонтных работ (для речного флота);
С точки зрения использования систем управления ТОиР на предприятиях отрасли необходимо учитывать следующие особенности.
1. Большое количество типовых ремонтных работ и связанных с ними нормативов использования материалов и трудозатрат
2. Планирование использования инструмента при проведении работ
3. Широкое использование аналогов при планировании запчастей и материалов, учет вариантов большого количества поставщиков
4. Строгое планирование исполнителей работ, учет уровня квалификации
5. Максимально удобная процедура расчета вариантов плана ремонтных работ (сложность и большая стоимость ремонта заставляет находить максимально эффективные варианты для минимизации сроков и стоимости)
6. Предприятия данной отрасли можно смело отнести к тем, где использование информационных систем управления ТОиР жизненно необходимо. Ведь высокая сложность ремонтных работ делает управление им в ручном режиме крайне неэффективным.
Данные примеры показывают, что при схожести бизнес-процессов управления ТОиР на предприятиях различных отраслей отраслевые особенности играют значительную роль. Это необходимо учитывать как при выборе системы, так и при ее внедрении.
Подсчет эффективности
Не будет преувеличением сказать, что за счет автоматизации процессов календарного и ресурсного планирования достигается основной эффект использования систем управления ТОиР. Для примера рассмотрим основные процедуры планирования (рис. 3).
Рис. 3. Основные процедуры планирования
Схема на рис. 3 показывает взаимосвязь всех процессов планирования на предприятии, относящихся к управлению ТОиР. Конечно, регламентация данных процессов возможна и без использования средств автоматизации, но как показывает практика, ответственные за эти процедуры при расчетах используют неполные данные, как по причине их отсутствия, так и по причине ответственности разных структурных подразделений. Автоматизация планирования реализует сквозной бизнес-процесс, состоящий из взаимосвязанных подпроцессов. Это, во-первых, минимизирует трудозатраты на подготовку плановой отчетности, а, во-вторых, минимизирует планируемые ресурсы – за счет использования реализованных в системе алгоритмов.
Основными источниками экономической эффективности от внедрения календарного и ресурсного планирования в системах управления ТОиР являются:
- Снижение складских запасов материалов: уменьшение затрат на хранение,
- Снижение трудоемкости ТОиР: исключение избыточных работ,
- Уменьшение времени простоев: снижение времени сверхнормативного простоя,
- Уменьшение избыточных закупок: снижается благодаря более точному определению потребностей и обоснованному выбору уровня минимальных запасов,
- Предотвращение авральных закупок: снижение расходов на снабжение,
- Увеличение прозрачности плановых и фактических затрат на ТОиР: максимальные возможности контроля всех бизнес-процессов планирования и учета со стороны руководства,
- Уменьшение потребности в оборотных средствах: снижение кредитной нагрузки на предприятие.
Проекты внедрения информационных систем управления ТОиР являются экономически эффективными. Срок окупаемости подобных проектов составляет от 4 месяцев.
Источник