Сопроводительное письмо гарантийный ремонт

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Источник

Заявка на ремонт оборудования

На предприятиях с большим количеством оборудования нередко происходит его поломка. Тогда требуется произвести ремонт своими силами (специальный отдел в организации) или пригласить сотрудника сервисного центра или подобной компании для ремонта. Первым делом нужно заполнить заявку.

Общая информация

Чтобы сдать оборудование в ремонт или пригласить специалиста, необходимо сначала заполнить заявку. Как правило, это делается в двух экземплярах: один — для заказчика, другой — для исполнителя.

Необходимо описать как можно подробнее, в чем проявляется неисправность оборудования. Это поможет существенно сэкономить на диагностике.

Если на предприятии есть свой отдел, который занимается ремонтом какого-либо оборудования, и не нужно прибегать к помощи сторонних организаций, то для ремонта также понадобится заполнить заявку. Форма ее может быть и электронная.

Такая заявка важна для организаций, где каждое действие нужно подтверждать документами: она удостоверит, что специалист для ремонта приглашен. После ремонта оборудования всю документацию по этому процессу нужно хранить вместе: заявку, заключение эксперта, акты, чеки.

Как составить заявку на ремонт оборудования

Законодательством не утверждена какая-то определенная форма такой заявки. Сервисные центры или другие организации разрабатывают ее самостоятельно. Как правило, она представляет собой таблицу с данными о приборе или оборудовании. Оформляют на листе А4, рекомендуется также оформление на бланке организации, оказывающей услуги ремонта.

Что может быть указано в таблице бланка заявки на ремонт:

• Дата заявки.
• Наименование организации, сделавшей заявку, и ФИО ответственного лица или ФИО физического лица.
• Адрес организации или физлица, номер телефона.
• Что нужно произвести: ремонт, техническое обслуживание или диагностику.
• Наименование прибора или оборудования.
• Марка, модель.
• Год выпуска.
• Серийный номер.
• Дата покупки, подключения оборудования, дата, с которой началась эксплуатация.
• Характер неисправности прибора или оборудования. Лучше составить подробное описание. Если на экране прибора высвечивались коды ошибок или оборудование издавало типичные для неисправностей сигналы, то все это нужно написать в заявке.

На бланке должны стоять подписи заказчика услуги и исполнителя.

К сведению! Наш бланк можно при необходимости изменить под свои нужды.

Образец заявки на ремонт оборудования

Заявка на ремонт оборудования

Дата	19 февраля 2021 года
Заказчик	ИП Миронов А.В.
Адрес заказчика	г. Сарапул, ул. Мельничная, д. 45, пекарня «Сдоба»
Телефон	89091231212
Что нужно выполнить (ремонт, техническое обслуживание, диагностика)	Ремонт
Наименование оборудования	Печь конвекционная электрическая
Марка, модель, год выпуска, серийный номер	Danler BQ-10E, 2019 год, № RT1234567
Дата покупки, дата введения в эксплуатацию	Введена в эксплуатацию 12.05.2019
Описание неисправности	Включается не с первого раза, при готовке снизу подгорает выпечка. Печь шумит.

Заказчик: Миронов / А.В. Миронов
Исполнитель: Романов / Г.П. Романов

Источник

Порядок сдачи приборов учета МКТС в ремонт/поверку

Для предоставления в Сервисный центр (СЦ) оборудования МКТС с целью проведения ремонта и/или поверки Вам необходимо:

• Заполнить форму «Заявка на ремонт, поверку» или «Заявка на выезд монтажной бригады». Оборудование, поступившее в СЦ без сопроводительной информации, в работу не принимается.
• При отправке обеспечить наличие оригинала паспорта на оборудование. Наличие паспорта на оборудование является обязательным для проведения гарантийного ремонта.
• Очистить оборудование, подготовленное к отправке, удалить паронитовые прокладки. При несоблюдении данных условий «Интелприбор» оставляет за собой право выставить счет за дополнительные услуги по очистке оборудования.
• Тщательно упаковать оборудование во избежание его повреждения при транспортировке.
• При очередной поверке обеспечить наличие полного комплекта теплосчетчика, вкл. оригинал паспорта на каждый элемент теплосчетчика.

Обращаем Ваше внимание:

• На все грузы, отправляемые в СЦ Транспортной компанией «Деловые линии», просим указывать адрес доставки – Терминал Томилино.
• Обратная доставка оборудования Заказчику, по умолчанию, осуществляется Транспортной компанией «Деловые Линии».
• Для оформления первичных документов при получении оборудования после ремонта и/или поверки (самовывоз) необходимо в обязательном порядке иметь при себе печать или доверенность на каждый счет от организации плательщика.

Для получения счета/заключения договора на ремонт и/или поверку оборудования необходимо предоставить:

• Свидетельство, удостоверяющее факт государственной регистрации Общества;
• Приказ о назначении руководителя;
• Карточку реквизитов предприятия.

Уважаемые заказчики, обращаем Ваше внимание на то, что с 2015 года Сервисный центр «Интелприбор» перешел на авансовую систему оплаты предоставляемых услуг:

• При необходимости проведения поверки Теплосчетчика МКТС Заказчику выставляется авансовый счет для оплаты данной услуги, действительный в течение 10 (десяти) рабочих дней с даты выставления. Теплосчетчик МКТС отправляется на поверку только после оплаты авансового счета.
  Если в результате проведения поверки Теплосчетчика МКТС будет установлено, что оборудованию требуются соответствующие ремонтные работы, замена преобразователей температуры (ПТ) и/или преобразователей давления (ПД), то по окончанию работ Заказчику будет выставлен дополнительный счет за ремонт, замену ПТ и/или ПД.
• При необходимости проведения ремонта Теплосчетчика МКТС сначала Заказчику выставляется авансовый счет за диагностику, действительный в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты выставления.
  После проведения диагностики Заказчику выставляется счет за требуемые ремонтные работы, действительный в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты выставления. Теплосчетчик МКТС отправляется в ремонт только после оплаты авансового счета.

В случае неоплаты авансовых счетов в указанные выше сроки, оборудование МКТС, поступившее в Сервисный центр для проведения поверки и/или ремонта от региональных заказчиков, будет незамедлительно отгружено в адрес заказчиков транспортной компанией за счет Получателя.

Настоящие меры были приняты «Интелприбор» в связи с многочисленными неплатежами за услуги, оказанные Сервисным центром, а также в связи с дефицитом мест складирования.

Источник

Гарантийное и сервисное обслуживание

Приложения (образцы):

НИКИРЭТ осуществляет гарантийное обслуживание изделий и комплексов безопасности, а также послегарантийное, сервисное обслуживание и ремонт.

Отдел ремонта НИКИРЭТ одно из старейших подразделений предприятия. Целью подразделения является обеспечение гарантийного и послегарантийного обслуживания изделий производства НИКИРЭТ.

При отправке в ремонт приложите к посылке СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО на бланке организации, содержащее следующую информацию:

1. Наименование изделия и его заводской номер с указанием даты выпуска и/или номера и даты документа поставки.
2. Характер неисправности. По возможности указывайте подробности (условия, при которых возникла неисправность и описание места установки на объекте).
3. Контактные данные ответственного лица.

Гарантийный ремонт

Для сдачи приборов в гарантийный ремонт, необходимо предоставить:

• Сопроводительное письмо с приложением Рекламационного акта.
• Паспорт изделия (в случае отсутствия – указать для изготовления дубликата).

Послегарантийный ремонт

По окончании гарантийного срока (для каждого изделия он прописан в Паспорте), а также в случае эксплуатационного дефекта, ремонт производится за счёт клиента.

Для сдачи в послегарантийный ремонт необходимо предоставить:

Изделия с военной приёмкой

Для проведения гарантийного ремонта изделий с ПЗ необходимо выслать в адрес НИКИРЭТ рекламационный акт или сообщение о неисправности.

Для сдачи изделий с ПЗ в послегарантийный ремонт нужно направить технический акт в соответствии с требованиями ГОСТ РВ 15.703-2005 и акт приёма-передачи (формы по ОКУД 0306001 и ОКУД 0306031) в соответствии с приказом Министра обороны РФ от 15.04.2013 № 300.

Ориентировочные сроки гарантийного ремонта до 1 месяца, послегарантийного ремонта до 2 месяцев. В редких случаях, в связи со сложностью ремонта или длительностью поставки КИ (комплектующих изделий), сроки ремонта могут быть увеличены, о чем заказчик извещается дополнительно.

Контактное лицо: Власова Елена Владимировна.

Источник