Учет текущего ремонта арендуемых помещений

Как оформить и учесть ремонт в арендованном помещении

Сделаем его работу от 1666 руб/мес.

Многие организации чаще предпочитают брать необходимые им помещения в аренду, чем покупать собственные. Рано или поздно любой арендатор сталкивается с необходимостью проведения ремонта в снятом помещении и тут же появляется вопрос — как правильно оформить документы и учесть понесенные расходы? Об этом рассказывает Полина Бондарь, бухгалтер компании Ascour

Сделаем его работу от 1666 руб/мес.

Документальное оформление

Учет понесенных расходов

• Если ремонт был связан с поддержанием текущего состояния арендуемого помещения и после такого ремонта его характеристики принципиально не поменялись, то проведенные улучшения считаются текущим ремонтом.
• Если во время ремонта у помещения появились новые или значительно изменились имеющиеся характеристики, а также если возникшие улучшения нельзя отделить от арендованного помещения, не причинив ему ущерб, такие ремонтные работы являются неотделимыми улучшениями в арендованное имущество.

Учет текущего ремонта

Учет неотделимых улучшений

Что делать при расторжении договора аренды?

Автоматизируем ваш учёт и отчётность за 10 минут.

Источник

Учет расходов на ремонт и реконструкцию арендованного помещения

ГК РФ не содержит специальных норм об аренде помещений. Судебная практика исходит из того, что к аренде помещений применяются нормы ГК РФ об аренде зданий и сооружений (§ 4 гл. 34 ГК РФ, Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53 «О государственной регистрации договоров аренды нежилых помещений», пп. 6, 9 Постановления Пленума ВАС РФ от 17.11.2011 № 73 «Об отдельных вопросах практики применения правил Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре аренды»).

Таким образом, условия договора аренды офисного помещения должны соответствовать нормам главы 34 ГК РФ «Аренда» и нормам § 4 ГК РФ «Аренда зданий и сооружений».

Перечислим важные положения договора аренды, которые следует учесть бухгалтеру компании – арендатора, намеренного произвести улучшения в арендованном помещении:

• По закону обязанность проводить капитальный ремонт предмета аренды возложена на арендодателя, а текущий ремонт на арендатора. Иное распределение обязанностей должно быть прописано в договоре аренды (п. 1 ст. 616 ГК РФ). При анализе экономической оправданности расходов на ремонт арендованного помещения важно обращать внимание, чтобы такая обязанность была предусмотрена договором или вытекала из норм ГК РФ.
• Посмотрите, как прописаны договоренности арендатора и арендодателя по отделимым и неотделимым улучшениям арендованного имущества, в частности, порядок согласования неотделимых улучшений, возмещения их стоимости арендатору (ст. 623 ГК РФ).

Произведенные без согласия арендодателя неотделимые улучшения арендованного имущества не подлежат возмещению. Возмещаемые арендодателем улучшения у арендатора не амортизируются (п. 1 ст. 258 НК РФ).

• Проверьте срок действия договора аренды помещения. Если он меньше 12 месяцев, то договор аренды не подлежит государственной регистрации. Если договор заключен на срок не менее года, то он считается заключенным с момента его государственной регистрации (п. 2 ст. 652 ГК РФ). Договор аренды помещения, заключенный на неопределенный срок не нуждается в регистрации (п. 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 16.02.01 № 59).

Произведенные арендатором капитальные вложения в арендованное помещение подлежат амортизации в течение срока действия договора аренды. После окончания срока действия договора аренды арендатор должен прекратить начисление амортизации по указанному имуществу (Письмо Минфина РФ от 13.05.2013 № 03-03-06/2/16376).

Пролонгация договора аренды приравнивается к заключению нового договора (п. 10, п. 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 16.02.01 № 59). Амортизация неотделимых улучшений при пролонгации (или возобновлении) договора аренды может привести к спорам с налоговым органом.

Минфин РФ в ряде свежих писем разъясняет, если арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения срока договора аренды при отсутствии возражений со стороны арендодателя, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Арендатор продолжает начислять амортизацию по капитальным вложениям в арендованное имущество до тех пор, пока одна из сторон не объявит о расторжении договора аренды. Ранее ФНС РФ выражала другое мнение: договор с истекшим сроком прекращает действовать, а возобновленный договор на неопределенный срок следует рассматривать как новый договор аренды (см. Письма Минфина России от 31.07.2018 № 03-03-06/1/63831, от 11.08.2017 № 03-03-06/1/51578, ФНС РФ от 13.07.2009 № 3-2-06/76).

Не исключено, что проверяющие займут формальную позицию, так как в НК РФ прямо не предусмотрена возможность в рамках «нового» договора аренды учитывать капитальные вложения, произведенные в рамках прежнего договора.

Источник

Правовые аспекты текущего ремонта арендованного имущества

Обязанность проведения текущего ремонта имущества возложена на арендатора ст. 616 ГК РФ. Норма не содержит определения термина. В статье отсутствует перечень работ, которые должны выполняться в арендуемых помещениях. Абстрактность формулировок нередко становится причиной острых споров между участниками договора. Разрешать такие конфликты позволяет комплексный анализ законодательной базы.

Общие положения

Первостепенной задачей юристов становится поиск четкого определения текущего и капитального ремонтов. Разграничение объема работ и установление различий приобретает ключевое значение для урегулирования конфликтов. Письмом № 16-00-1410 Минфин России предписал руководствоваться актуальными стандартами технических служб. Однако “свежих” нормативных актов так и не было издано.

При аренде зданий и прочих сооружений опираться можно на постановление Госстроя РФ № 15/1 от 05.03.04. Пункт 3.8 этого акта дает подробную характеристику каждому виду ремонта:

Капитальный

Текущий

К таковому относят восстановление либо замену частей здания, инженерно-коммуникационных сетей, встроенного технического оборудования. Работы могут проводиться из-за разрушения или повреждения механизмов, а также с целью улучшения эксплуатационных характеристик объекта. Капитальным ремонтом признается замена канализации, водопровода, газоснабжения, озеленение придомовой территории, отделка фасадов, организация проездов, благоустройство тротуаров и пешеходных дорожек

Этот вид работ включает устранение мелких повреждений и недостатков, а также мероприятия, направленные на исключение преждевременного износа. Основной задачей здесь становится профилактика резкого ухудшения состояния объекта

Положения методики МДС 81-35.2004 применяются преимущественно к производственным нежилым помещениям. Похожие определения дает ст. 2 закона 185-ФЗ. Термины даны в контексте правил эксплуатации многоквартирных жилых домов.

Перечень работ, отнесенных к текущему ремонту, содержится в ВСН 58–88 (Р). В список включены:

• устранение деформации фундамента местного характера путем укрепления стен и усиления несущих опор;
• восстановление гидроизоляции;
• реставрация облицовки;
• заделка трещин в стенах;
• ликвидация сырости;
• укладка отдельных выпавших элементов на скрепляющие растворы;
• частичная замена деревянных перекрытий;
• пропитка материалов антисептиками;
• укрепление водосточных труб и мн. др.

При составлении сметной документации подрядчики могут использовать государственные стандарты (например, приказ Росстандарта № 469-ст). Однако суды на такие регламенты не ссылаются. Технические нормативы остаются обязательными для строительных организаций, независимых экспертов. Понятийный же аппарат формируется с опорой на советские акты.

Если предметом соглашения является транспорт, опираться также потребуется на документы минувшей эпохи. Формально они не были отменены, а потому могут использоваться в качестве терминологической базы. Так, положение Минавтотранса СССР от 20.09.1984 содержит полную характеристику технического обслуживания и предупредительно-профилактических работ. Общий смысл определений сводится к следующему:

• капитальный ремонт – замена частей, агрегатов, устранение серьезных повреждений, восстановление утраченной работоспособности.
• текущее обслуживание – ликвидация мелких отклонений, заправка горюче-смазочными материалами, настройка и отладка систем.

Таким образом, при составлении договора аренды следует максимально точно разграничить обязанности сторон. Абстрактная ссылка на закон грозит длительными судебными разбирательствами. Искать определения придется в различных нормативных актах, ряд из которых принят еще в период существования СССР.

Возложение обязанности ремонта на арендатора

Статья 616 ГК РФ вводит правило, согласно которому обе стороны контракта несут обязанность по содержанию арендованного имущества. Текущее обслуживание ложится на плечи непосредственного пользователя. Арендатор должен за свой счет производить мелкий ремонт, поддерживать работоспособность и эксплуатационные характеристики объекта. Иные правила стороны могут закрепить соглашением.

Следование классической схеме распределения обязанностей, упрощает списание затрат. Расходы на текущий ремонт арендатор принимает к бухгалтерскому и налоговому учету. Проводки выглядят следующим образом:

Наименование операции	Дебет	Кредит
Затраты на проведение работ	26 (44)	60
Начисление НДС с их стоимости	19	60

Списать издержки в состав коммерческих расходов арендатор вправе при выполнении ряда условий (ПБУ 10/99):

• первичные документы оформлены на имя налогоплательщика;
• сумма четко определена;
• соглашением текущий ремонт возлагается на арендатора;
• работы проводились реально;
• имущество используется в хозяйственной деятельности.

Учитывать суммы следует под видом прочих издержек. Соответствующий вывод можно сделать из ст. 260 НК РФ.

В практике встречаются иные схемы распределения обязанностей. Так, арендодатель может пойти на уступки и зачесть издержки на ремонт в счет договорной платы. В этом случае проводки у арендатора будут выглядеть иначе.

Наименование операции	Дебет	Кредит
Отражение стоимости работ	76	90
Начисление на сумму НДС	90	68
Себестоимость ремонта	90	20
Списание в счет арендной платы	76	76

Напрямую включить издержки в расчет прибыли не удастся. Списать разрешат лишь прямые затраты на материалы и оплату труда специалистов. Наценку к себестоимости придется отражать в составе реализационных доходов.

Ряд проводок составит и арендодатель:

Наименование операции	Дебет	Кредит
Формирование задолженности по арендной плате	62	90
Приемка ремонтных работ	20	60
Взаимный зачет требований	60	62
Получение остатка долга по арендной плате (при наличии)	51	62

Анализ судебной практики

Вопросы технического обслуживания и содержания арендованного имущества часто становятся предметом споров. Юристы выделили наиболее значимые позиции по направлению.

1. Объем обязательств. Если стороны не утвердили четкого перечня работ, который должен выполнять арендатор, применению подлежат действующие стандарты и регламенты. Так, суды активно используют разъяснения Госстроя СССР № 279. Упоминание советского документа содержится, например, в постановлении Северо-Кавказского окружного ФАС по делу А63-11768/2012. Служители Фемиды опираются на него при разграничении капитального и текущего ремонта, а также при разрешении споров о неотделимых улучшениях (постановление 9 ААС № 09АП-17354/14).
2. Коммунальные услуги. Если участники придерживаются классической схемы распределения обязанностей (ст. 616 ГК РФ), в договоре аренды стоит прописать порядок работы с обслуживающими организациями. Такой вывод следует из Обзора судебной практики ВС РФ № 2 за 2015 год. Высшая инстанция отметила, что гражданско-правовые контракты не порождают обязательств для третьих лиц. Претензии относительно задолженности за коммунальные услуги предъявляют к собственнику помещения. Сотрудничество с фактическим пользователем допускается лишь при заключении отдельного договора.
3. Поддержание в надлежащем состоянии. Нормативные акты и судебная практика не отождествляют термин с текущим ремонтом. Так, коллегия 18 ААС в постановлении 18АП-15153/15 от 30.12.15 ограничила обязанность арендатора работами по сохранению объекта в том состоянии, в котором он был передан по соглашению. Объем обязательных работ определяется судами индивидуально в ходе комплексного анализа договорных отношений.
4. Естественный износ. Наличие в договоре пункта о текущем ремонте не обязывает арендатора возмещать стандартные эксплуатационные потери. Их определение содержится в методике ВСН 53-86(р). Естественным износом, например, являются потертости пола, ухудшение состояния внутренней отделки, незначительные царапины. Признаками старения оконных блоков признают трещины, расслоение древесины, сколы, увеличение подвижности креплений. На обоях допускаются загрязнения, выгорание и обесцвечивание рисунка. Естественный износ – оценочная категория. Единого определения ее в нормативных актах не содержится. При возникновении споров значение имеет период эксплуатации имущества, поэтому обойтись без помощи экспертов не удается. При этом проявление нормального старения имущества не может служить доказательством недобросовестного исполнения соглашения (решение АС Ростовской области по спору № А53-4101/16).
5. Отказ от проведения ремонта. Уклонение от выполнения договора является основанием его расторжения. Арендодатель вправе настаивать на прекращении отношений в одностороннем порядке и возмещении убытков (ст. 619 ГК РФ). В качестве таковых рассматриваются расходы на приведение имущества в надлежащий вид. Однако простого заявления об отсутствии ремонта будет недостаточно. Суд потребует привести доказательства существенного ухудшения состояния по вине арендатора (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-3602/04ГК, решение Орджоникидзевского суда Перми по делу № 2-1933/17).

В заключение отметим, что регулирование вопросов технического обслуживания и содержания имущества строится на диспозитивном принципе. Если стороны не желают принимать базовые правила ГК РФ, они могут согласовать собственные. Закон не запрещает включать в текст договора аренды перечни обязательных работ. Такие списки разрешено оформлять в виде приложений к контракту. При возникновении споров они станут приоритетными.

Источник