Учет выполненных заявок по ремонту

Разработка автоматизированной системы для выполнения и учета заявок по ремонту офисного оборудования для организации ООО «МФС-Центр»

экономические науки

• Дудкина Анастасия Сергеевна , бакалавр, студент
• Баш­кирс­кий го­су­дарст­вен­ный аг­рар­ный уни­вер­си­тет

• ПОДАЧА ЗАЯВКИ
• MYSQL
• ООО«МФС-ЦЕНТР»
• АНАЛИЗ
• ИНФОРМАЦИОННЫЕ МОДЕЛИ
• АРХИТЕКТУРА КЛИЕНТ-СЕРВЕР
• БАЗА ДАННЫХ

Похожие материалы

Общество с ограниченной ответственностью ООО«МФС-Центр» осуществляет финансово-хозяйственную деятельность на территории Республики Башкортостан и за ее пределами, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц», Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» с 2014 года. Общество является юридическим лицом, полное фирменное наименование — общество с ограниченной ответственностью «Многофункциональный Сервис-Центр». Общество имеет филиалы в годах: Нефтекамск, Стерлитамак, Туймазы.

ООО«МФС-Центр»обеспечивает эффективное взаимодействие между гражданами и органами исполнительной власти в одном месте, быстро и в удобное время.

Каждая компания обладает организационной структурой, определяющей состав его подразделений (отделов, служб, отделений, филиалов и др.). В зависимости от нее осуществляется разделение полномочий между инстанциями, передача распоряжений от вышестоящих инстанций к нижестоящим, координация деятельности различных подразделений организации.

Генеральному директору подчиняются: заместитель директора, отдел кадров, отдел учета и отчетности, отдел информационного обеспечения, отдел правой и кадровой, отделы по работе с гражданами и организациями.

Генеральный директор ООО «МФС-Центр» является непосредственным руководителем, организует и несет полную ответственность за результаты работы учреждения, утверждает штатное расписание, обеспечивает рациональное использование имущества, заключает договоры, издает приказы и осуществляет контроль за исполнением работниками своих должностных обязанностей.

Объектом исследования данной работы будет являться, процесс подачи заявок на обслуживание оборудования.

В отделе информационного обеспечения и технической защиты информации ООО «МФС-Центр» специалисты ИТ отдела занимаются обслуживанием и ремонтом различной техники .

В настоящее время наибольшую сложность вызывает процесс приема заявок от пользователей на техническую поддержку. Это возникает из-за большого объема деятельности сотрудников ИТ отдела, в результате чего не каждый сотрудник может вовремя известить специалистов ИТ отдела о возникшей проблеме . Также все обращения регистрируются в настоящее время в специальном журнале, что влечет за собой многие неудобства при его заполнении, а также поиске и анализе необходимой информации. Кроме того, по окончании рабочего дня, а также раз в месяц необходимо составлять отчет, который содержит сведения о поступивших заявках, причинах возникновения проблем, принятых мерах и их последствиях. Отчет позволяет проводить мониторинг состояния ИТ-оборудования организации, однако его составление является трудоемким занятием.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса технической поддержки так, как она существует в настоящее время

Рисунок 1. Декомпозиция функциональной модели «как есть»

Исходя из данных можно сказать ,что ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник ИТ отдела занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем и выработке необходимых мероприятий) остается менее 40% рабочего времени, что крайне неэффективно. Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• низкая скорость и точность выполнения расчетов;
• неэффективное использование рабочего времени;
• слабый контроль работы сотрудника;
• увеличивающийся «поток» бумажной работы;
• усталость служащих — усиление негативного воздействия человеческого фактора.

Проанализировав полученную информацию во время исследования организации о деятельности огранизации , изучив ее общую структуру и отдельного подразделения в частности, спроектировав модели отдельных бизнес процессов, были выявлены проблемы подачи заявок от пользователей на техническую поддержку. Опираясь на эти данные можно сформулировать цель и задачи работы.

Для решения главной задачи существует огромное количество методов и систем — как платных, так и бесплатных. Мною была выбрана среда MySQL — это многопоточная, многопользовательская СУБД, основными достоинствами которой является быстрота, надежность и простота использования. Для функционирования создаваемой автоматизированной системы необходимо создать веб- сервер. Веб-сервером называют как программное обеспечение, выполняющее функции веб-сервера, так и компьютер, на котором это программное обеспечение работает.

В своей работе я выбрала Apache — веб-сервер с открытым исходным кодом.

Основными достоинствами Apache считаются надёжность и гибкость конфигурации. Он позволяет подключать внешние модули для предоставления данных, использовать СУБД для аутентификации пользователей, модифицировать сообщения об ошибка

Таким образом, для функционирования разработанной веб-ориентированной системы необходима дополнительная установка следующего программного обеспечения:

• PHP 5.0;
• MySQL 5.1;
• Apache.

Рисунок 2. Декомпозиция функциональной модели «как будет»

Система управление заявками предназначена для автоматизации функций учета и регистрации заявок на обслуживание и ремонт компьютерной техники. Входной информацией является заявка, а выходной — выполнение или отказ от выполнения заявки. Система выполняет следующие функции:

• учет сведений о поступивших заявках;
• регистрация новых пользователей в системе;
• регистрация заявок от клиентов;
• поиск и отображение информации о выполненных или не выполненных заявках.

Система позволяет подключаются одновременно всем пользователям. Руководство может отслеживать количество выполненных или не выполненных заявок тем или иным работником. Упорядоченность существенно упрощает контроль над деятельностью сотрудников и дает возможность определить приоритетных клиентов.

Создание автоматизированной системы позволит формализовать учёт ИТ — заявок и оборудования, повысить прозрачность занятости сотрудников ИТ-отдела. Это даст возможность увеличить эффективность работы персонала, а так же создаст дополнительные возможности по сбору статистики и более эффективному управлению ИТ — отделом.

Список литературы

1. Стандарт организации СТО 0493582-003-2009. Самостоятельная работа студентов. – Уфа: БГАУ. Введен 01.06.06. – 32 с.
2. Смирнова, Г. Н. Проектирование экономических информационных систем [Текст] / Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов ; под ред. Ю. Ф. Тельнова // учебник для студ. экон вузов, обуч. по спец. «Прикладная информатика в экономике» и др. М. : Финансы и статистика 2014. – С. 510
3. Тагиров И.М., Саитова Э.С. Факторы успешного внедрения корпоративных информационных систем [Текст] / И.М. Тагиров, Э.С.Саитова // Материалы V Международной студенческой электронной научной конференции: электронная научная конференция (электронный сборник) 2013. – С. 50-52.
4. Саитова Э.С. Использование информационных технологий для разработки системы поддержки принятия решений в управлении экономикой [Текст] / Э.С. Саитова // Материалы X Международной научно-методической конференции: в 3 томах 2010. – С. 233-235.

Завершение формирования электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»

Создание электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»

Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

Соучредители СМИ: Долганов А.А., Майоров Е.В.

Источник

Как вести журнал регистрации заявок

Журнал регистрации заявок поможет госзаказчику избежать множества проблем и доказать свою правоту, если у поставщика на этапе приема предложений возникнут необоснованные претензии. Разберемся, как составить и заполнить такой документ.

Когда необходим журнал регистрации заявок

Этот вспомогательный документ обусловлен потребностью конкретного заказчика. Обязательной или строго установленной формы нет. Однако вести и пополнять его актуальной информацией не только удобно, но, как правило, необходимо.

Предложение на ряд процедур может быть подано в письменной форме в запечатанном конверте. У заказчика в связи с этим возникает обязанность зарегистрировать ее и выдать расписку о получении. В ряде госорганов установлен порядок приема корреспонденции. Тогда обязанность вести регистрационную книгу подкрепляется внутренним регламентом.

Другим примером необходимости вести такую книгу является регистрация с указанием хронологии подачи предложений в запросе котировок. Согласно правилу 44-ФЗ, при их рассмотрении заказчик ориентируется на критерий наиболее низкой цены. Но когда возникает ситуация с подачей нескольких предложений с одинаковой низкой ценой, закон установил, что победит та, которая поступила ранее других (ч. 6 ст. 78 44-ФЗ).

Заполненный заказчиком журнал регистрации котировочных заявок придет на помощь. Дата и время поступления каждого конверта будут подтверждены соответствующей регистрационной записью. Еще такой документ предотвратит прием двух и более заявок на котировочную процедуру (запрет по ч. 4 ст. 78) и поможет при нарушении участником сроков подачи.

В целом документ находит применение в любой закупочной процедуре. Так, и в конкурсе, и в запросе предложений, на которые предусмотрена бумажная форма подачи заявок, зафиксированные в книге регистраций данные окажут поддержку заказчику. Более того, даже в электронных процедурах от функции ведения журнала не отказались, а делегировали ее оператору электронной площадки. Он присваивает номер корректно направленному предложению и отклоняет те, которые поступили с нарушениями.

Как заполнить журнал регистрации

Рекомендуем вести сквозную нумерацию, четко фиксировать даты и время события. Если данные в журнал заносятся со слов третьих лиц, то упоминать их Ф.И.О. и их должности. Также следует заносить сведения о способе поступления предложений.

Также имеет смысл указывать данные по каждой процедуре (номер и дата извещения) и включить в содержание в отношении поступивших заявок следующую информацию:

1. № п/п.
2. Дата и время поступления.
3. Регистрационный номер.
4. Форма (бумажный носитель, электронный документ).
5. Отметки о состоянии при поступлении (без повреждений / с наличием повреждений).
6. Способ передачи.
7. Ф.И.О., подпись лица, от которого получено поступление (действует непосредственно или через представителя).
8. Отметки о выдаче расписки в получении.
9. Ф.И.О., должность и подпись ответственного лица заказчика.

Источник

Как вести учет заявок в ЖКХ

Житель оставляет заявки в управляющую компанию (УК) о проблемах с водоотведением или отоплением, неисправной сантехнике или неработающем освещении в подъезде. Управляющая организация должна сразу зафиксировать информацию по требованию жильца и запланировать соответствующие работы.

Для компании важно владеть информацией о входящих обращениях и давать оценку результативности работы по заявкам. Это нужно для улучшения качества обслуживания жильцов и повышения лояльности к управляющей организации.

Бумажный и электронный учет заявок

Заявки жильцов обрабатывают работники коммунальной организации. Обработка происходит через бумажный журнал заявок или через программное обеспечение, например, встроенную систему аварийно-диспетчерской службы в программе 1С ЖКХ.

Ведение бумажного журнала учета заявок отнимает время и требует дополнительных ресурсов.

Поиск информации на носителях, которые ведутся вручную, занимает больше времени. Как следствие, компания теряет клиентов и деньги.

Программа учета заявок освобождает от непродуктивной работы, давая возможность обработать большее количество обращений.

Преимущества электронного учета:

Заявки регистрируются и хранятся в электронном журнале.

Управляющая компания видит всю информацию по заявкам:

дата и время создания,

адрес и контакты обратившегося жильца,

предполагаемые сроки исполнения заявки,

кто назначен исполнителем,

Быстрый поиск нужной заявки.

Быстрое создание новой заявки.

Формирование аналитических отчетов.

Экспорт и печать стандартного бумажного журнала, который удобно предоставить жильцам и проверяющим органам. Создается на основе заявок, занесенных в программу.

Переход на электронный учет заявок поможет руководителям повысить эффективность управления жилым фондом, увеличить производительность работы исполнителей, оперативно анализировать информацию по заявкам и повысить лояльность жителей.

Типы заявлений в управляющую компанию

Правовые отношения собственников с управляющей компанией закреплены договором, который заключается в двустороннем порядке (Постановление правительства № 491).

Подать заявление в управляющую компанию можно по волнующим вопросам:

Качество услуг. Согласно договору управляющая компания обязана обеспечивать содержание и ремонт подотчетного имущества, а также предоставлять услуги владельцам квартир. Если горячая вода недостаточно горяча и отопление не греет, в подъезде грязно и забит мусоропровод, владелец вправе требовать исправить это.

Неисправное техническое оборудование. Сюда относят неработающие лифты и батареи в подъездах, текущие краны. Неисправности УК обязана замечать и устранять в сроки, прописанные в постановлении Госстроя РФ №170.

Информирование о работе управляющей организации. Управляющие компании оказывают услуги жителям домов. Потребители хотят быть в курсе деталей работы организации. Порядок раскрытия информации о действиях УК закреплен законодательством (Постановление Правительства РФ №731).

Ремонт здания. УК обязана вовремя организовывать капитальный и косметический ремонт дома. Поводом для заявки будут текущие крыши, аварийное состояние подъезда, разбитые окна (Статьи 39 и 156 Жилищного Кодекса РФ).

Контроль за внутриквартирным оборудованием. Управляющая компания контролирует состояние технического оборудования, которое находится в квартирах: проверяет счетчики воды и газа.

Перерасчет платы за оказанные услуги. Перерасчет за оказанные услуги происходит в двух случаях:

услуги не соответствуют нормам;

владелец отсутствовал по месту регистрации больше 5 полных календарных дней подряд.

Во втором случае нужно подтвердить отсутствие владельца документально и обратиться с заявлением об уменьшении оплаты за услуги (Постановление Правительства РФ №354).

Способы подать заявку в аварийно-диспетчерскую службу

Есть три способа подачи заявки:

Способ 1. Позвонить по телефону

Позвонить по многоканальному телефону единой диспетчерской службы региона и оставить заявку. Заявка будет передана исполнителю, который свяжется для определения деталей работы.

Способ 2. Через мобильное приложение

Управляющая организация использует мобильное приложение «ЖКХ: Личный кабинет», которое скачивают жители. Из приложения заявки передаются в несколько кликов. Подробнее

Способ 3. Через личный кабинет на сайте

Жителям нужно зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ЖКХ. В дальнейшем подавать заявки можно через личный кабинет.

Учет заявок через аварийно-диспетчерскую службу в 1С: Сайт ЖКХ

Система аварийно-диспетчерской службы в 1С: Сайт ЖКХ поможет управляющим компаниям поддерживать взаимодействие с жителями, повышать качество выполнения услуг и экономить время.

Возможности сайта по работе с заявками

регистрация заявок от жителей на проведение работ;

разделение по категориям, типам работ, статусам;

распределение, передача запросов на исполнение;

определение сроков выполнения работ;

контроль за исполнением;

оповещения жильцам при помощи:

составление нарядов заказов;

списание материалов по итогу работ;

фильтрация заявок по адресу, периоду и прочим параметрам;

учет времени проведения работ;

планирование работ и количества расходного материала;

по работе сотрудников;

по расходу материалов.

Доступ к системе аварийно-диспетчерской службы для жильцов

Жителю удобнее подать заявку из личного кабинета Сайта ЖКХ, не приходя лично в офис управляющей организации или не дожидаясь соединения с диспетчером по телефону. Это не займет много времени.

Вы узнали, какие есть способы для учета заявок при управлении жилым фондом. Чтобы было легче работать с заявками жителей, выбирайте автоматизированные методы.

Источник