Учет запасных частей для ремонта оборудования

Как проводится учет автозапчастей

Практически каждая организация имеет в составе своих основных средств автотранспорт, часто и не одно-два наименования. Это значит, что для него необходимо периодически покупать запасные части, кроме того, они могут появиться в результате разборки списываемого авто.

Как провести эти средства по бухгалтерии и отразить на балансе или забалансовых счетах? Можно сделать это автоматически через программу 1-С, нужно только помнить о важных нюансах. Разберемся в статье.

Где юрлицу брать запчасти

Поскольку содержание автомобильного транспорта является постоянной статьей расходов, организации заключают договоры на поставку запасных частей с одним или несколькими поставщиками. Коммерческие организации используют обычные договоры поставки. Если речь идет о транспорте бюджетных организаций, то регламент поставок запчастей выписан в следующих законодательных актах:

• ФЗ №44 – для казенных учреждений;
• ФЗ №223 – для автономных организаций;
• За счет субсидий либо дохода от сопутствующей деятельности (согласно положений вышеупомянутых ФЗ) – для бюджетной сферы.

Вопрос: Организация, основным видом деятельности которой является оптово-розничная торговля запасными частями к автомобилям, в результате инвентаризации выявила неликвидный товар. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете его списание и затраты на утилизацию?
По результатам инвентаризации выявлены неликвидные запасные части балансовой стоимостью 150 000 руб. Комиссией организации составлен акт, в котором вышеуказанные товары признаны неликвидными в связи с длительным хранением и потерей товарного вида. Затраты на утилизацию (вывоз на свалку), оказанные сторонней организацией, составили 12 000 руб. (в том числе НДС 2 000 руб.).
Посмотреть ответ

В зависимости от объема будущих заказов их можно делать с единственным поставщиком либо с группой, которых нужно выбирать свободно либо конкурентно (путем конкурса, аукциона, сравнивания коммерческих предложений и т.п.).

ВАЖНО! У одного поставщика можно брать запчасти для фирмы на сумму не более 100 тыс. руб., если закупаемое количество относительно невелико — в течение года на них тратится меньше 2 млн руб. либо 5% всех закупок.

Бухучет запасных частей для авто

Автозапчасти поступают в собственность организаций несколькими путями:

• приобретаются за соответствующую оплату: наличный либо безналичный расчет;
• могут выявиться в результате внутренней динамики основных средств: разборки, ремонтных работ, утилизации какой-то части автопарка;
• могут изготавливаться или приспосабливаться к работе в собственными силами предприятия.

ВАЖНО! Образец ведомости учета расходных материалов и запчастей от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Каждый вид отражения запасных частей, предназначенных для ремонта и замены отслуживших свое деталей в автотранспорте, следует учитывать в бухгалтерии по-своему.

Для этого следует издать специальный приказ организации, где будут оговорены следующие ключевые моменты:

1. Перечисление запчастей, которые могут выдаваться со склада для внутреннего использования по документу с подписью руководящего звена.
2. Регламент взятия со склада запчастей на продажу.
3. Формирование резерва запасных частей по утвержденному перечню.

Отражение приобретенных запчастей

Купленные у поставщика автомобильные детали, не важно, в каком количестве и за какую сумму, по сути своей являются материальными запасами. Аналогично к ним относятся и изготовленные на предприятии изделия, в том числе узлы и агрегаты к авто. Так их и нужно проводить по бухгалтерскому учету от постановки до списания. Для этого ПБУ предусмотрен специальный субсчет к счету 10 «Материалы», а именно 10.5 «Запасные части». Порядок:

1. Постановка вновь поступивших запчастей на учет. В документах отражается фактическая себестоимость приобретенных или изготовленных деталей, то есть сумма, которая была затрачена на то, чтобы они появились в наличии. НДС и другие налоги в нее не включаются.
2. Оприходование. Для учета запчастей в 1-С существует специальная программа, в которой нужно отразить их технические характеристики. Это нужно для того, чтобы не перепутать одну деталь с другой: ведь запчастей с похожими наименованиями существует множество.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Счетами в корреспонденции к основному могут выступать, в зависимости от способа приобретения, счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ПРИМЕР ПРОВОДКИ. Представим, что ООО «Трансмагистраль» приобрело у поставщика для замены новый аккумулятор для легкового автомобиля. Проводка будет выглядеть так:

• дебет 10.5, кредит 60 – уплачена сумма за приобретение автоаккумулятора;
• дебет 19 «НДС», кредит 60 – отражение НДС поставщика;
• дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам», кредит 19 – предъявление НДС к вычету.

Учет запчастей, поступивших от разборки

Время от времени подходит к концу срок полезной эксплуатации любых основных средств, транспорт не исключение. Кроме того, машина может прийти в непригодное для дальнейшего использования состояние после аварии. Если ремонт окажется нецелесообразным, авто спишут, предварительно демонтировав с него все детали, которые могут пригодиться, а также материал, годящийся на металлолом. Все это и нужно поставить на бухгалтерский учет. Происходит это на ту дату, когда было списано транспортное средство. Вся остальная стоимость, что не войдет в результаты демонтажа, списывается по кредиту 91.1 «Прочие расходы».

Счета, на которых отражают стоимость снятых материалов, могут быть следующими:

• дебет 10, субсчет 10.5 «Запасные части» – для тех деталей, которые намереваются эксплуатировать в рамках предприятия;
• дебет 10, субсчет 10.6 «Прочие материалы» – для тех материалов, которые данная организация использовать не правомочна, но они годятся на переработку (металл, утиль).

ВНИМАНИЕ! Стоимость запчастей, отраженная на этих счетах, определяется как текущая рыночная на дату постановки на учет, то есть цена, которую бы за них дали, если из продать прямо сегодня. Для удобства принято применять те же цифры, что и при налоговом учете.

ПРИМЕР ПРОВОДКИ. В результате списания старого грузовика у компании в распоряжении остались детали и материалы на сумму, которую определила комиссия. Проводка:

• дебет 10.5, кредит 91.1 – оприходование запасных частей для дальнейшего использования.

Учет запчастей, оставшихся после ремонта

Иногда в процессе ремонта автопарка еще рабочие запчасти заменяют на новые для модернизации, производят тюнинг и т.п. Снятые детали еще пригодны к эксплуатации либо подлежат ремонту, и их также нужно определить на учет. Проводка будет такой же, как и в случае с материалами от утилизации машины: дебет 105, кредит 91. Что касается стоимости, отражаемой на балансе, она не поменяется от состояния детали:

• если запчасть в порядке, она принимается по текущей рыночной стоимости;
• если ее решат отремонтировать, то расходы на это просто спишутся с текущего месяца;
• в тех редких случаях, когда решение о ремонте и его осуществление предпринимается сразу, себестоимость детали увеличат на ремонтные затраты плюс расходы по доставке в автосервис.

Учет отпуска запасных частей

Когда запчасти идут «в дело» – все равно, в продажу или в эксплуатацию, нужно правильно провести оценку их себестоимости. Для этого нужно определить в учетной политике, какой именно способ будет принят на фирме:

• учитывается себестоимость каждой детали отдельно;
• средняя себестоимость запчастей;
• метод ФИФО – отражение себестоимости в порядке поступления запчастей на баланс, так называемый «кто раньше пришел, тот первым уходит».

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Какой бы ни был способ закреплен в нормативных актах фирмы, если запчасти разнородные и не могут заменить друг друга, их надо оценивать каждую по своей себестоимости.

Запчасти списываются в эксплуатацию по дебету счета 20 «Основное производство» или «Вспомогательные производства».

ПРИМЕР ПРОВОДКИ. На складе находится несколько аналогичных автомобильных редукторов. Они поступили в разное время, поэтому стоимость их разная. Один из них забирают для использования в основном производстве. В зависимости от выбранной политики себестоимость списания может быть:

• такой же, какой она была при поступлении;
• средней от себестоимости всех имеющихся редукторов;
• такой, какая была у первого поступившего редуктора.

• дебет 20, кредит 10.5 – отражена себестоимость списанного в эксплуатацию редуктора.

Окончательное списание запчастей

Если дальнейшее применение снятой запасной части уже невозможно, а ремонт ее нецелесообразен, ее нужно списать уже бесповоротно. Однако она все еще имеет некоторую материальную ценность: цену лома (утильсырья). Организация сдает металл или сырье на специализированные пункты, получая за это определенные деньги. Эти средства и нужно оприходовать.

ПРИМЕР ПРОВОДКИ. Старая машина, разбитая в результате аварии, не подлежит восстановлению. Фирма сдала ее на пункт приема металлолома. Была произведена оценка, и на счет фирмы поступила некая стоимость металлолома, которая будет совпадать с текущей стоимостью списываемого авто. Проводки будут выглядеть так:

• дебет 10.5 «Запасные части», кредит 91.1 «Прочие расходы» – оприходование металлических частей авто (по цене лома);
• дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражение продажи металлолома;
• дебет 91.2, кредит 10.5 – списана стоимость металлолома.

Источник

Учет ремонта запасных частей, бывших в употреблении

«Финансовые и бухгалтерские консультации», 2006, N 1

При проведении ремонтов (в том числе гарантийных) объектов основных средств производится замена вышедших из строя запасных частей, для чего у организаций имеется специальный фонд, включающий как новые, так и бывшие в эксплуатации пригодные к использованию запасные части. После осмотра работники технических служб делят вышедшие из строя запасные части на подлежащие ремонту и не пригодные для дальнейшего использования. Восстановить запасные части, подлежащие ремонту, организация может силами своих работников либо привлечь подрядные организации, которые перед проведением ремонта выполняют тестирование запасных частей и долю из них бракуют как не подлежащие восстановлению. Восстановленные запасные части вновь используются для ремонта оборудования, а не подлежащие ремонту — разукомплектовываются в случае наличия деталей, пригодных к использованию.

Рассмотрим схему учета запасных частей в хронологическом порядке. Тот факт, что производственный процесс предполагает работу с тремя видами запасных частей — новые, подлежащие ремонту (еще не пригодные к эксплуатации) и восстановленные (пригодные к использованию) — означает необходимость организации соответствующего аналитического признака в бухгалтерском учете. Вероятнее всего, эту аналитику удобнее строить не на имеющихся субсчетах счета 10 «Материалы» (здесь применяются другие аналитические разрезы — как правило, по номенклатуре запасных частей), а путем введения отдельного аналитического справочника, например «Состояние запасных частей», который и будет содержать три указанные позиции: субсчета «Новые запасные части», «Запасные части, подлежащие ремонту» и «Восстановленные запасные части». Номер соответствующего субсчета будет зависеть от номенклатуры.

Приобретение запасных частей

Порядок учета новых запасных частей является общепринятым, отметим лишь, что все записи организация должна вести с использованием указанной аналитики:

Д 10, субсчет «Новые запасные части» — К 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражено приобретение запасных частей у поставщика ;

Д 20, 23 и т.д. — К 10, субсчет «Новые запасные части» — отражено списание запасных частей в ремонт (в том числе гарантийный).

Вместо аналитической позиции «Новые запасные части» можно не ставить никакого признака, т.е. отдельно будут выделены только подлежащие ремонту и восстановленные запасные части.

Поступление запасных частей после ремонта оборудования

После сортировки запасные части делятся на подлежащие ремонту и не пригодные для дальнейшего использования. Первые из них должны быть оприходованы по соответствующей аналитической позиции:

Д 10, субсчет «Запасные части, подлежащие ремонту» — К счетов учета затрат — оприходованы запасные части после ремонта оборудования.

Основанием для данной записи должны служить первичные документы (накладные) на внутреннее перемещение запасных частей (см. п. 57 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утверждены Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н; далее — Методические указания).

Предлагаемый порядок учета основывается на том, что высвобождаемые после ремонта оборудования запасные части рассматриваются как «отходы» ремонтного производства:

«Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества. Стоимость отходов определяется организацией исходя из сложившихся цен на лом, утиль, ветошь и т.п. (т.е. по цене возможного использования или продажи).

Учет отходов должен способствовать обеспечению контроля за их сохранностью и использованием.

Стоимость учтенных отходов относится в уменьшение стоимости материалов, отпущенных в производство.

В случае последующего использования отходов на изготовление изделий (деталей и т.д.) их отпуск в производство оформляется выпиской требований (требований-накладных)» (п. 111 Методических указаний).

Из приведенных положений необходимо выделить следующие требования:

• о порядке оформления операций первичными документами;
• порядке оценки стоимости приходуемых запасных частей (они оцениваются по стоимости возможного использования или продажи);
• необходимости приходования запасных частей, подлежащих и не подлежащих восстановлению, — если невосстанавливаемые части могут быть использованы как источник вторичного сырья (лом черных, цветных или драгоценных металлов) или в иных целях.

В указанной проводке под счетом учета затрат понимается счет, на котором организация учитывает затраты на ремонт (например, счет 23 «Вспомогательные производства») в аналитике по статье материальных расходов (или по статье запасных частей, если такая выделена).

Порядок определения оценки стоимости возможного использования или продажи запасных частей должен быть установлен учетной политикой организации. На практике чаще всего используется два варианта — берется документально подтвержденная текущая стоимость аналогичных новых частей и уменьшается:

1. с учетом процента их износа, который определяется экспертно специально уполномоченным сотрудником организации. Процент износа указывается в справке, акте, служебной записке или ином документе, указанном в учетной политике. Поскольку унифицированной формы такого документа нет, она также утверждается организацией, прилагается к учетной политике и должна содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц;
2. на стоимость ремонта этих запасных частей, которая также должна быть подтверждена документально (например, расценками договоров с подрядчиками, плановыми калькуляциями при ремонте собственными силами и т.п.).

В налоговом учете эта операция отражается иначе — аналогично учету материальных ценностей, полученных при демонтаже и ликвидации основных средств, т.е. подлежащие восстановлению запасные части не имеют налоговой стоимости (поскольку организация не несла затрат на их приобретение или создание). Однако требования уменьшить для целей налогообложения затраты на ремонт основных средств в зависимости от поступления пригодных к использованию запасных частей законодательство тоже не содержит.

Ремонт запасных частей, подлежащих восстановлению

При построении порядка бухгалтерского учета операций по ремонту восстанавливаемых запасных частей организация должна определить в своей учетной политике или ином внутреннем документе, в каком случае восстановление связано с выполнением производственных процессов, а в каком — нет. Например, промывка и просушка деталей не являются производственным процессом, а рассматриваются как их доработка, а напайка, наплавка — как ремонт, т.е. производственный процесс .

Данные вопросы должны решаться с привлечением технологических служб организации.

Восстановление деталей только путем доработки (без производственных процессов) отражается на счетах учета материалов. Согласно п. п. 71, 72 Методических указаний расходы по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в предусмотренных целях, включают в себя затраты организации по переработке, обработке, доработке и улучшению технических характеристик приобретенных материалов, не связанные с производственным процессом. Эти работы могут выполняться как собственными силами организации-покупателя, так и сторонними организациями. В последнем случае в расходы по доведению материалов включаются стоимость выполненных работ и расходы по перевозке к месту выполнения работ и обратно, по погрузке и выгрузке, понесенные сторонними организациями.

Д 10, субсчет «Восстановленные запасные части» — К 10, субсчет «Запасные части, подлежащие ремонту» — отражено поступление отремонтированных запасных частей.

Затраты на транспортировку, таможенные сборы, тестирование запасных частей отражаются в зависимости от принятой организацией учетной политики:

• на счете 10, субсчет «Транспортно-заготовительные расходы»;
• на счете 10 путем включения в стоимость данных запчастей;
• на счете 15 «Заготовление или приобретение материальных ценностей» (п. п. 70 — 72 и 83 Методических указаний).

Восстановление деталей с применением специальных производственных процессов (ремонт) отражается на счетах учета затрат. Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении силами организации определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных материалов. Учет и формирование затрат на производство материалов ведется организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции (п. 64 Методических указаний).

Д 23 (20) — К 10, субсчет «Запасные части, подлежащие ремонту» — отражено списание запасных частей в ремонт (восстановление частей до требуемого состояния); основание — отчет ремонтирующей организации о количестве принятых в ремонт запасных частей;

Д 23 (20) — К 60 (76) — отражены транспортные расходы, услуги по сортировке запасных частей, таможенные сборы, работы по восстановлению частей силами подрядных организаций;

Д 23 (20) — К 70, 10 и т.д. — отражены затраты организации в случае восстановления запасных частей собственными силами;

Д 10, субсчет «Восстановленные запасные части» — К 23 (20) — оприходованы отремонтированные запасные части по сумме фактических затрат.

Далее стоимость отремонтированных частей списывается на затраты по ремонту оборудования в общепринятом порядке. Однако следует учесть, что, поскольку они не принимались к налоговому учету в момент оприходования, для целей налогообложения будет принята не вся их стоимость, сформированная в бухгалтерском учете, а только затраты, связанные с восстановлением (включая транспортные услуги, тестирование и таможенные платежи).

Учет запасных частей, признанных непригодными после тестирования

Списание запасных частей, признанных непригодными после соответствующего тестирования, зависит от направлений их дальнейшего использования.

Если запасные части разукомплектовываются на детали, пригодные к дальнейшему использованию, это отражается в аналитическом учете по счету 10 — возможно изменение номенклатуры подлежащих восстановлению частей, а возможно сразу принимать их к учету в качестве восстановленных (если разукомплектованная часть не требует дополнительной обработки). Стоимость не подлежащих восстановлению запасных частей распределяется на стоимость частей, поступивших после разукомплектования. Порядок данного распределения должен быть установлен в учетной политике организации.

Если запасные части не пригодны для разукомплектования, они подлежат списанию на убытки:

Д 91 «Прочие доходы и расходы» — К 10, субсчет «Запасные части, подлежащие ремонту» — отражено списание запасных частей, признанных после тестирования непригодными для восстановления; основание — отчет ремонтирующей организации о количестве не принятых в ремонт частей.

Поскольку данные запчасти не принимались к налоговому учету, убыток не будет принят для целей налогообложения прибыли.

Если запасные части могут быть использованы как вторичное сырье (лом черных, цветных или драгоценных металлов), они подлежат отражению на соответствующих аналитических позициях счета учета материалов. При этом производится экспертная оценка стоимости вторичного сырья (по цене его возможного использования или продажи), а разница в оценках относится на убытки организации (которые также не будут учтены для целей налогообложения):

Д 10 (по статье вторичное сырье, лом) — К 10, субсчет «Запасные части, подлежащие ремонту» — отражено списание запасных частей в качестве вторичного сырья — по экспертной оценке стоимости;

Д 91 — К 10, субсчет «Запасные части, подлежащие ремонту» — отражена разница между стоимостью списанных частей и стоимостью оприходованного вторичного сырья.

Источник