Замена фискального накопителя это ремонт

Замена фискального накопителя

Волков Евгений, копирайтер

Замена фискального накопителя (ФН) — операция, с которой сталкивается каждый владелец кассового аппарата. Даже если касса абсолютно исправна, блок ФН подлежит обязательной замене, иначе аппарат заблокируется и не сможет пробивать чеки. Рассказываем про общие моменты, связанные с заменой ФН.

Причины замены ФН

Есть три наиболее частые причины замены блока ФН: истечение срока эксплуатации, поломка, перерегистрация по причине смены владельца.

Замена ФН по истечении срока эксплуатации

ФН бывают с возможным сроком работы 15 и 36 месяцев. Даже если не было пробито ни одного чека, после истечения срока эксплуатации касса будет заблокирована. За 1–3 месяца до конца срока на чеке автоматически будет печататься предупреждение о скором окончании действия блока ФН. Желательно поменять блок заранее, иначе могут возникнуть сложности при замене и простой в работе магазина.

Если в ФН закончилась память, заменить его практически невозможно даже на кассах круглосуточных гипермаркетов.

Замена ФН по причине поломки

Современные блоки ФН ломаются редко. Основная причина экстренной замены блока ФН — занесение в него чеков с неправильной датой. Это происходит при сбое часов кассы из-за разряженного аккумулятора или батарейки. Исправить дату последнего документа в блоке ФН в меньшую сторону невозможно. Вводя новую дату, будьте предельно внимательны.

Замена ФН при перерегистрации на другое юридическое лицо

При перерегистрации кассы требуется заменить ФН, только если меняется ИНН предприятия (владельцем становится другое юридическое лицо). Во всех остальных случаях достаточно перерегистрации уже работающего блока.

ФН не надо менять при смене:

• системы налогообложения (например, при переходе с ЕНВД на другую систему налогообложения);
• названия организации;
• адреса деятельности (изменение КПП);
• ОФД.

Порядок замены блока ФН

Замена ФН проводится поэтапно:

• покупка нового блока и подготовка к замене,
• закрытие архива старого ФН,
• непосредственная замена ФН,
• активация нового блока,
• регистрация замены на сайте ФНС.

Покупка нового блока ФН и подготовка к замене

Срок эксплуатации блоков ФН — 15 или 36 месяцев.

ФН со сроком действия 36 месяцев обязаны применять организации, продающие товары (кроме подакцизных) и находящиеся на налоговом специальном режиме: УСН, ЕНВД, ПСН, ЕНСХ.

ФН на 15 месяцев применяют организации на общей системе налогообложения (или совмещающие с ней).

Производитель ФН (ООО «РИК», ООО «Прагматик» и др.) особого значения не имеет. Для исключения сложностей при замене по гарантии ФН лучше приобрести в ЦТО, который обслуживает вашу кассу. ЦТО должен быть официально аккредитован производителем кассы.

Если вы используете кассовое ПО, отличное от СБИС, согласуйте предстоящую замену с вашем программистом. Это особенно актуально при обновлении прошивки или драйверов фискального регистратора.

Чтобы зарегистрировать замену блока ФН в налоговой инспекции, магазину понадобится действующая электронную подпись.

При замене ФН 10–20 минут касса будет в разобранном состоянии, еще 10–20 минут потребуется для регистрации замены в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Кабинет часто не работает, поэтому завершить регистрацию блока ФН, возможно, придется позднее.

Закрытие архива, замена и активация нового блока ФН

У каждого производителя кассового аппарата эти действия совершаются по-разному, поэтому мы рассказали о них в отдельных статьях:

Регистрация нового блока на сайте ФНС

После замены ФН в течение одного дня надо провести перерегистрацию кассы на сайте ФНС. Для этого потребуется электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП. Подробную пошаговую инструкцию об этом читайте на нашем справочном портале.

Итогом всех действий по замене ФН является новая карточка регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика и присланная на ваш e-mail.

Сроки хранения документов после замены ФН

Сохраняйте паспорт установленного блока ФН в течение всего срока службы — без этого документа невозможно заменить ФН по гарантии.

Старый блок ФН нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования — в электронном виде в блоке содержатся все чеки, пробитые на кассе за время работы блока. Налоговая инспекция имеет право запросить их в случае проверки.

Заменим ФН под ключ

У Тензора 96 филиалов в каждом регионе России. Мы являемся аккредитованным сервисным центром всех основных производителей кассовой техники. В течение одного рабочего дня мы подготовим кассу к замене, поменяем блок ФН и поставим кассовый аппарат на техническое обслуживание.

Источник

Замена фискального накопителя это ремонт

8 МИН

Как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе

Разобрались, что такое фискальный накопитель, когда его нужно менять и как это делать

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) — это главное запоминающее устройство в контрольно-кассовой технике. Оно хранит все кассовые чеки и шифрует сохранённые данные для проверки. С помощью фискального накопителя предприятие может взаимодействовать с налоговой службой в режиме онлайн.

Согласно ФЗ-54, все субъекты, занимающиеся торговлей и услугами, обязаны пользоваться онлайн-кассами с фискальным накопителем, а также самостоятельно отвечать за замену ФН (ст. 5 п. 2 54-ФЗ).

Причины для замены фискального накопителя

Истёк срок службы

Срок действия ФН, указанный в техническом паспорте, может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от особенностей работы предприятия и режима налогообложения.

Если вы применяете общую систему налогообложения (ОСНО), нужно использовать накопитель на 13 или 15 месяцев.

Если работаете на УСН, ЕНВД, патенте или ЕСХН, то нужен фискальный накопитель сроком на 36 месяцев.

Если торгуете подакцизными товарами, можно использовать все ФН, но любой из них прослужит только 410 дней — потом потребуется замена.

Если работаете сезонно на спецрежиме, можно выбрать ФН с любым сроком действия без ограничений. Но если начнёте продавать подакцизные товары, максимальный срок службы ФН сократится до 410 дней.

Если касса работает автономно и не отправляет сведения оператору фискальных данных (ОФД), допустимо использовать накопитель и на 13, и на 15, и на 36 месяцев. Но последний проработает не больше 560 дней. А при продаже подакцизных товаров — не более 410.

Закончилось место

На микрочип, установленный в накопителе, записывается вся информация о платёжных операциях. «Очистить корзину» на ФН невозможно. Накопитель на 13 месяцев вмещает 175 – 190 тысяч документов, на 15 месяцев — 200 – 220 тысяч, на 36 месяцев — 500 тысяч. Уровень заполнения памяти можно отслеживать в сервисном меню кассового аппарата или по номеру чека. В современных кассах есть функция оповещения: техника сама напоминает владельцу за 2 месяца, что скоро придётся менять фискальный накопитель.

Блокировка кассы

Техника блокируется, если:

• на предприятии нет доступа в интернет;
• если смена не закрывалась более 24 часов;
• если платежи по кассе проходили, но сведения в ОФД по ним не отправлялись;
• если на аппарате неправильно настроено время.

Фискальный реквизит на чеке в таких ситуациях не проставляется, а значит, отправка документа в ФНС невозможна.

Технические сбои

Окислились контакты, произошло короткое замыкание или возникли программные неисправности — нужно приобрести и установить новый фискальный накопитель или обратиться к продавцу за гарантийным обслуживанием.

Сменился собственник

По ФЗ-54 только один налогоплательщик может использовать фискальный накопитель: в настройках кассы указывается ИНН владельца. При передаче онлайн-кассы другому собственнику ФН нужно менять и заново регистрировать аппарат в налоговой. Но если онлайн-касса передаётся в филиал компании, менять ФН не нужно: у фирмы единый ИНН.

Ошибки при регистрации или установке.

При вводе номера ИНН на кассовом аппарате нужно быть очень аккуратным: ошибка хотя бы в одной цифру обяжет компанию менять ФН. Кроме того, если установка произведена неверно, поставщик не компенсирует стоимость покупки, а сам ФН, возможно, придётся менять заново.

Старый ФН нельзя выбрасывать в течение 5 лет. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать его для проверки

Как менять фискальный накопитель

Предприятию даётся 30 дней на замену фискального накопителя. Кассу в течение этого времени можно использовать в автономном режиме, печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Но если за 30 дней ФН не будет переустановлен, придётся платить штраф: ИП — от 1500 до 3000 рублей, ООО — от 5000 до 10 000 рублей (ст. 14.5 КоАП РФ).

Лучше менять фискальный накопитель до того, как закончится срок его эксплуатации, чтобы сформировать на кассе чеки и произвести инкассацию. Можно обратиться в центр технического обслуживания онлайн-касс, но закон не запрещает предпринимателю менять фискальный накопитель самостоятельно.

Что нужно сделать для замены:

Закройте архив

Чеки должны быть сформированы и отправлены оператору (ОФД), количество непереданных фискальных данных должно равняться нулю. Смена должна быть закрыта. Только после этого можно зайти в меню онлайн-кассы и выбрать пункт «Закрыть архив». Кассовая техника сформирует отчёт об операции и распечатает его, а электронную версию направит в ОФД.

Пока документ не передан оператору и на экране кассового аппарата не появилось подтверждение отправки, накопитель вынимать нельзя.

Установите новый ФН

Сначала выясните, где расположен отсек для накопителя. Он может находиться в нижней части аппарата или в ёмкости для хранения чековой ленты.

Отключите аппарат от сети электропитания, откройте отсек накопителя, извлеките старый, затем установите новый ФН и подключите кассовый аппарат к сети.

Перерегистрируйте ККТ

На кассовом аппарате в меню программы регистрации нужно выбрать пункт «Перерегистрация» и синхронизировать время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и сверьте данные. После этого, следуя инструкциям на экране аппарата, сформируйте отчёт «Об изменении параметров фискализации» и распечатайте его.

Перерегистрируйте кассу в налоговой службе

Перерегистрация кассы в ФНС после замены накопителя обязательна. Это можно сделать онлайн через сайт nalog.ru в разделе «Учёт ККТ» не позднее чем через 1 день после переустановки (п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).

Кликнув на регистрационный номер нужной ККТ, выберите пункт «Перерегистрировать». Нужно ввести номер кассы, реквизиты отчётов по закрытию архива и установке устройства, затем выбрать название своего кассового аппарата, ввести его заводской номер и отправить онлайн-заявку на рассмотрение, поставив свою электронную подпись.

Если вы правильно выбрали модель кассового аппарата и предоставили полную информацию по реквизитам и отчётам, в течение 5 рабочих дней налоговая служба пришлёт новую карточку в личный кабинет руководителя на сайте ФНС.

Завершите процесс

Прежде чем приступить к работе с обновленной онлайн-кассой, проверьте новую электронную карточку в личном кабинете на nalog.ru. ФНС могут отказать в проведении перерегистрации на основании п. 17 ст. 4.2 54-ФЗ, если вы предоставили информацию не в полном объёме или ввели данные неверно.

Если вы получили электронную карточку о перерегистрации ККТ, нужно кликнуть на строку «Карточка регистрации получена», а затем нажать «Завершить перерегистрацию». Если этого не сделать, отчёты о работе онлайн-кассы с новым фискальным накопителем могут не передаваться в ОФД, и предпринимателю могут выписать штраф, как если бы он не переустановил ФН.

Если бизнес меняет адрес использования онлайн-кассы или заключает договор с другим ОФД, ККТ можно перерегистрировать в налоговой без замены фискального накопителя. Ознакомьтесь с техпаспортом ФН, чтобы узнать, сколько раз можно перерегистрировать кассу без замены накопителя

Источник

Замена фискального накопителя порядок действий

Замена фискального накопителя ККТ, порядок действий при которой напрямую зависит от нескольких факторов, требуется в случаях, установленных законом. Перед проведением процедуры следует выяснить марку и модель кассового аппарата, а также убедиться в действительности ЭЦП. При выборе фискального накопителя учитываются срок его действия и доступная флэш-память. На перерегистрацию в налоговой службе после замены накопителя пользователю даётся только 1 рабочий день.

Содержание:

Что такое фискальный накопитель и когда его нужно менять

Фискальный накопитель (далее – ФН) представляет собой компактный маленький блок, который находится внутри кассового аппарата. Его предназначение – хранение данных обо всех чеках. Федеральным законом 54-ФЗ установлено, что регулярно владельцем кассового аппарата либо специализированной сторонней организацией на основании договоренности должна проводиться замена фискального накопителя.

По каким причинам требуется проводить замену ФН:

1. Истёк срок действия. Так, накопитель рассчитан на работу не более 13 месяцев подряд (для предпринимателей-льготников 15 и 36 месяцев), после чего он должен быть заменён. К слову, современные устройства обладают функцией своевременного оповещения о скором истечении срока действия.
2. Внутренняя память заполнена. Храниться в накопителе может не более 200-250 тысяч записей, каждая из которых соответствует одному фискальному документу – чеку. Дополнительно расширить память невозможно. Модернизированные ККТ имеют функцию оповещения о том, что память заканчивается. Однако происходит это достаточно поздно, когда остаётся доступно около 1 процента места.
3. Сменился собственник кассового аппарата. В накопителе заложены сведения о владельце ККТ, в связи с этим при смене хозяина следует установить новый ФН.
4. При фискализации произошла ошибка. Если владельцем указан неверный регистрационный номер во время фискализации, то его уже нельзя будет исправить.
5. ФН неисправен. Когда произошла серьёзная поломка и отремонтировать накопитель невозможно, то устанавливается новый ФН в ККТ.

Нюансы, которые надо выяснить перед заменой

Перед началом работы следует помнить о том, что для перерегистрации в личном кабинете нужна действительная ЭЦП. Так как после замены ФН даётся только 1 рабочий день на перерегистрацию, то позаботиться о наличии действующей подписи следует заранее.

Кроме того, модели ФН 1.0 уже поддерживают формат фискальных данных 1.05. Поэтому владельцу нужно убедиться в том, что касса работает с этим форматом ФД 1.05. Фискальные данные версии 1.0 уже не принимаются налоговой.

Узнать об окончании срока действия ФН можно через ОФД, с которым работает коммерсант, а также из отчёта о закрытии смены. Если до конца срока действия накопителя остается меньше месяца, в отчёте «О закрытии смены» отображается строка «Ресурс ФН менее 30 дней». В случае заполнения объёма памяти ФН на 99 % высвечивается строка «Память ФН заполнена». Как только такие сообщения начнут поступать, лучше запланировать замену кассового аппарата. В обратном случае, то есть при окончании срока действия у ФН, он будет заблокирован, и отчёт «О закрытии ФН» не сформируется.

Что нужно для замены фискального накопителя:

• ключ ЭЦП, чтобы подписать заявление о перерегистрации ККТ в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой службы;
• новый фискальный накопитель со сроками действия в рамках законодательства РФ.

Краткий алгоритм по замене ФН

При замене фискального накопителя порядок действий должен быть следующим:

• Проведение предварительных работ. Необходимо завершить текущую смену и дождаться, пока данные будут переданы фискальному оператору. При этому нужно убедиться в подключении к Интернету. В строке «Количество непереданных фискальных данных» ничего не должно быть. Только тогда можно переходить к закрытию архива накопителя.
• Закрытие архива ФН. В программе регистрации ККТ пользователь выбирает пункт «Закрыть архив». Время должно быть указано корректно. Затем нужно нажать кнопку «Выполнить», дождаться завершения работы программы и отправки отчёта о закрытии ОФД.
• Провести извлечение старого ФН и установку нового. На этом этапе устройство отключается от электропитания, вытаскивается чековая лента. Открывается задняя стенка принтера, где расположен накопитель, который аккуратно извлекается. Всё, что останется ещё сделать — это вставить новый ФН, закрыть стенку, вставить ленту и подключить кассовый аппарат к электросети.

Какие действия следуют после замены ФН

Как только новый ФН установлен, следует включить ККТ, правильно настроить время и перерегистрировать кассу, выбрав соответствующий пункт в меню. Затем обязательно прийти в налоговую службу с целью регистрации нового ФН и получения регистрационного кода. По результатам проводится фискализация и заключение нового договора обслуживания с ОФД.

Отсчитывается срок действия ключа фискального признака с момента фискализации фискального накопителя. При этом момент фискализации накопителя может не совпадать с датой регистрации кассы, так как онлайн касса регистрируется после фискализации.

Передача фискальных данных ОФД

Перед тем, как будет проведена процедура замены ФН, все накопившиеся фискальные документы должны быть переданы в ОФД. Для этого кассовый аппарат необходимо подключить к интернету и дождаться завершения передачи. Процесс передачи данных через онлайн-кассы проводится по своим алгоритмам, которые ускорить невозможно. Если возникают при этом затруднения, следует обращаться к документации на кассовый аппарат или связаться с техподдержкой.

Когда пользователя не устраивает текущий ОФД, его можно обменить в ходе перерегистрации кассы с оформлением «триального» периода работы ОФД и оплатой после перерегистрации ККТ.

Закрытие архива фискального накопителя

Как только все фискальные документы переданы, проводится закрытие архива ФН. Этот пункт можно найти в подразделе настроек ФН и ОФД или отчётов ФН. Сами этапы процесса закрытия архива ФН зависят от программного обеспечения или модели кассы. В документации на онлайн-кассу всё указано. В случае, когда срок действия ключа фискального признака накопителя закончился и архив закрыть невозможно, следует перевести часы кассы на 23:55 последней смены. В некоторых онлайн кассах перевод часов осуществляется только путём сбоя времени. То есть необходимо разобрать корпус и вытащить батарейку часов реального времени. Смена указана в ОФД или последнем фискальном документе. Затем нужно повторить закрытие архива. Рекомендуется проводить закрытие в плановом порядке, пока ФН не заблокировался.

Обновление ПО кассового аппарата

На этом этапе могут быть стёрты все настройки ККТ – наименование организации вместе с ИНН, номера кассы (регистрационный и серийный), коды защиты и т.п. В этой связи перед обновлением ПО устройства потребуется распечатать все диагностические чеки и сохранить все настройки для последующего восстановления.

Замена предыдущего фискального накопителя на новый

Расположение фискального накопителя напрямую связано с маркой онлайн-кассы. Как правило, отсек с ФН крепится на крышку винтами или защелками, доступ к которым находится внизу кассового аппарата или фискального регистратора. Между тем в кассах «Эвотор» отсек с фискальным накопителем можно найти в ёмкости для чековой ленты, в ККТ «Элвес» или «Меркурий 185Ф» необходимо вскрыть аппарат с нарушением гарантийных пломб, если они установлены. Затем надо подключить аппарат к сети и убедиться в том, что ККМ распознал новый накопитель. Как правило, это происходит автоматически. Если формат фискальных данных имеет новую версию, то потребуется перепрошить онлайн-кассу для поддержки нового формата.

Регистрация кассы с новым фискальным накопителем

Пользователю нужно отыскать в меню кассы либо системы управления фискальным регистратором раздел «перерегистрация» и осуществить перерегистрацию кассы по причине замены ФН. Иногда система требует повторного внесения всех сведений о компании, однако, как правило, в программе остаются ранее внесённая информация о предприятии, и нужно лишь активировать новый фискальный накопитель.

Перерегистрация ККТ в налоговой службе

Процедура перерегистрации должна производится последовательно:

1. На официальном сайте ФНС пользователь входит в личный кабинет ИП или юрлица.
2. Заходит в раздел «Учёт ККТ».
3. Нажимает на регномер кассового аппарата, который надо перерегистрировать.
4. В появившемся окне кликает на кнопку на «перерегистрировать».
5. Выбирает причину перерегистрации (нужна «в связи со сменой оператора фискальных данных»).
6. Подписывает и отправляет заявление.
7. Как только письмо отправлено, на экране появляется сообщение о том, что запрос успешно добавлен.
8. Статус перерегистрации отслеживается в разделе «Учёт ККТ». Как только процедура завершится, появится пометка «ККТ перерегистрирована».

Как выбрать фискальный накопитель

ФН на 36 месяцев

Применяется организациями и индивидуальными предпринимателями, работающими на спецрежиме (ЕНВД, ПСН, УСНо, ЕСХН).

• реализация подакцизных товаров;
• одновременное применение общей системы налогообложения;
• применение онлайн-касс без передачи фискальных документов в налоговую;
• временный или сезонный характер работ.

ФН на 13 и 15 месяцев

Устанавливается организациями и индивидуальными предпринимателями, если соблюдается хотя бы одно из условий:

• применяется общая система налогообложения;
• временный или сезонный характер работ;
• онлайн-касса без передачи чеков в налоговую через ОФД;
• торговля подакцизными товарами.

Помимо срока действия ФН следует учитывать объём продаж. Чем он больше, тем бесполезнее приобретать накопитель на 36 месяцев, так как память устройства закончится быстро.

Затем следует уточнить, есть ли ограничения по сроку действия в паспорте ФН. Так, условия применения устройства сказываются на его сроке эксплуатации.

Куда девать старый фискальный накопитель

Старый фискальный накопитель владелец обязан хранить в течение 5 лет со дня окончания срока его действия. Если вдруг за этот период наведается налоговая с проверкой, то накопитель подлежит обязательному предъявлению. Ответственные сотрудники ФНС могут проверить всю информацию, которая была сохранена в памяти накопителя.

Источник